Тайм-менеджмент студента университета. Учебное пособие

Ресурсно-календарное планирование – технология планирования и бюджетирования расходов времени, заключающаяся в «раскройке» бюджета времени, представленного в виде поля (дни по горизонтали, часы по вертикали), с

учетом календарных привязок (deadlines) и приоритетности задач (на более приоритетные ресурс времени «выкраивается» в первую очередь). При этом ресурсно-календарный график задает не время выполнения задач в течение дня, но количество времени, которое необходимо на них выделить, являясь таким образом скорее инструментом бюджетирования времени, чем планирования. График является примером перенесения в личную работу инструментов управления проектами (календарного и ресурсного графиков, объединенных в один график),

упрощенных с учетом отличий организации личной работы от корпоративной деятельности.

Ресурсы – измеримые, организуемые, управляемые материальные и нематериальные «субстанции», необходимые для достижения целей. К наиболее универсальным ресурсам, могущим выступать в качестве «универсального эквивалента», мерила при обмене, можно отнести время, деньги, информацию,

энергию.

Рефлексия («отражение») – взгляд на себя и свою деятельность «со стороны», анализ своей деятельности и поиск способов ее совершенствования.

Центральный процесс для системы личного тайм-менеджмента; большинство ТМ-

техник являются конкретизацией, практической реализацией философского понятия рефлексии.

Слоновая задача – задача, которую невозможно выполнить сразу, и каждый маленький шаг в выполнении которой не дает заметного результата. Типичный пример -изучение иностранного языка. Типовой способ решения – «разрезать» слона на измеримые, доступные ежедневному поеданию «бифштексы». Термин

Time Manager International.

«Творческая лень» – состояние лени, отличающееся осознанностью применения, высоким удовлетворением от процесса (отсутствием чувства вины) и

высокими творческими результатами. Творческую лень наиболее эффективно

применять после «загрузки» подсознания информацией по небанальной проблеме, с

целью дать ему возможность в спокойных и благоприятных условиях «родить» решение.

ТМ-бацилла (бацилла эффективности). Совокупность рациональных и эмоциональных представлений и установок относительно времени и эффективности, «забрасываемая» в организацию, «прививаемая» к корпоративной культуре и создающая в ней аналог того, что в личной работе называется «мышлением,

направленным на эффективность», т.е. стремление к повышению эффективности, «прошитое» в мышление людей, а не просто заложенное в формальные процедуры.

Механизм действия ТМ-бациллы – создание начального интереса к рациональному управлению личным (невосполнимым и весьма ограниченным) временем, что приводит к пониманию людьми необходимости оптимизировать корпоративные процедуры и схемы деятельности, а также к самостоятельной работе людей в этом направлении, без давления «сверху». Термин «ТМ-бацилла» восходит к

«организационно-трудовой бацилле» отечественного классика организации труда А.К.Гастева, стыкуясь с его концепцией «трудовой установки», стремления развивать и совершенствовать деятельность, которую необходимо прививать рабочему, помимо обучения четкому исполнению стандарта («инструкционной карточки»).

Указатель на задачу – любой носитель информации, кратко и емко напоминающий о задаче. Может существовать в электронном виде (напр. запись в файле, задача или заметка в Outlook) либо в виде материального объекта (стикер,

записка, и т.п.) Частный полезный случай – указателем на задачу является предмет,

ее «содержащий» (папка с документами, положенная на видное место; e-mail,

скопированный в папку «Сделать в течение недели»).

Управление временем, организация времени, тайм-менеджмент –

комплексная технология организации деятельности, акцентирующая внимание на необратимости времени. Такое понимание является более широким, чем классический взгляд на тайм-менеджмент как технологию управления ресурсом времени, задачами, сроками, и т.п. Аналогия: «Тотальное управление качеством» –

комплексная технология организации деятельности, акцентирующая внимание на качестве.

Управление личным временем как управление фирмой – подход к организации личной деятельности, сравнивающий человека с фирмой («Корпорация Вы», «Персональное ЗАО») и переносящий на управление собой все методы,

известные в общем менеджменте. Этот подход эпизодически проявляется во многих работах 90-х г.г.; в нашей работе, по всей видимости, впервые положен в основу построения системы личного тайм-менеджмента и изложен комплексно. Некоторые реализации подхода: персональный управленческий учет (хронометраж, анализ личной эффективности); персональное стратегическое планирование (жизненные цели, «маркетинг» – ориентация на рынке труда); персональное корпоративное управление (баланс интересов между различными «акционерами» – семьей, работой,

личным развитием, и т.п.); персональный Human Resource Management (самомотивация, управление рабочей нагрузкой, борьба с ленью); персональное управление проектами, и т.п.

Хронос / кайрос – линейное, измеримое, «астрономическое» время / «уместное», «подходящее» время, удачный момент для совершения каких-либо действий. В отечественной литературе «кайрос» часто расшифровывают как

«психологическое время», что является одним из возможных частных случаев

«уместного» времени, но ни в коем случае не исходным значением классического древнегреческого термина.

Хронометраж. Один из ключевых методов тайм-менеджмента – фиксация расходов личного времени (либо других значимых количественных или качественных признаков деятельности), дающая материал для анализа и принятия решений. Классический аналог термина – «фотография рабочего дня», отличается тем, что производилась как правило внешним наблюдателем; при самостоятельной фиксации времени – «самофотография».

Цели – более или менее четкие описания желаемой конечной ситуации

(результата, продукта действий). В классическом ТМ «каноническими» считаются

SMART-цели – цели, удовлетворяющие критериям «конкретные, измеримые,

достижимые, реалистичные, привязанные к точному времени».

Ценности – базовые мировоззренческие установки человека, определяющие его выбор в различных ситуациях.

Эпитафия как метод личного стратегического планирования –

определение личных ценностей, жизненной миссии и «программы», с помощью написания предполагаемой эпитафии самому себе, подводящей основные итоги жизни. Другой вариант метода – представить себе содержание нагробных речей родственников, друзей, коллег, и т.д., на собственных похоронах.

Эффективность – «результат делить на затраты», показатель рациональности организации процесса с точки зрения «окупаемости» затрат на него.

Приложение Б

(справочное)

18 эффективных советов по борьбе с нехваткой времени

Времени постоянно не хватает? Вы не успеваете сделать запланированное и регулярно опаздываете? Вам не удается полноценно общаться с семьей и друзьями? Значит нужно что-то менять: в своем поведении, в отношении к окружающему миру, в расписании и т. д. О том, что именно следует скорректировать, вы узнаете, ответив на вопросы,

представленные ниже.

1 Есть ли у вас цель? Можете ли вы точно сказать, к чему стремитесь?

Составляйте список задач на каждый день, вносите в него как обязательные пункты, так и такие, которые вам бы хотелось выполнить.

Составляйте такие списки на ближайшую неделю, месяц и даже год.

Подобный подход позволит эффективней распоряжаться своим временем.

2 Выполняете ли вы дела в порядке приоритетности?

Составив список дел, сразу же расставляйте приоритеты и в дальнейшем выполняйте дела исключительно в порядке их важности.

3 «Чувствуете» ли вы время?

Проживите один день без часов. В течение этого дня периодически проверяйте себя: а правильно ли вы угадали время? Скорее всего, вы расстроитесь, узнав, что ваши внутренние часы работают очень плохо.

Постарайтесь «настроить» внутренний будильник. Для этого в течение нескольких недель засекайте количество времени, необходимое на выполнение того или иного задания.

Кроме того, несколько раз в день старайтесь определить время на глазок.

Вот увидите, спустя несколько месяцев, часы станут исключительно стильным атрибутом, а не крайней необходимостью.

4 Умеете ли вы отказывать?

Не взваливаете на свои плечи лишнюю не нужную лично вам работу лишь лишь потому, что не удобно сказать «нет». Не бойтесь отказывать, в противном случае окружающие «сядут вам на голову».

5 Соблюдаете ли вы установленные сроки?

Точность – одно из основных качеств, позволяющих экономить время.

Привыкайте к дисциплинированности – и времени сразу станет больше.

6 Всегда ли вы готовы к форс-мажорам?

Старайтесь, чтобы внеплановые критические ситуации не заставали вас врасплох. Для этого никогда не расписывайте день поминутно, а всегда оставляйте пару часов на решение внезапно возникших проблем.

7 Умеете ли вы сдерживать свои эмоции?

Старайтесь никогда не паниковать и не реагировать чересчур импульсивно даже при возникновении критических ситуаций. Только при «холодной» голове можно принять верное решение. Самоконтроль здорово помогает экономить время.

8 Оставляете ли вы себе время на выполнение особо важных задач?

Выделяйте один-два часа в день на выполнение наиболее сложных и важных дел. В этот период не отвечайте на звонки, не отвлекайтесь на мелкие задачи.

9 Умеете ли вы выражать свои мысли доступно и лаконично?

Старайтесь излагать просьбы и задавать вопросы максимально коротко.

Говорите достаточно громко, чтобы собеседнику не приходилось прислушиваться.

Не тараторьте, однако и не общайтесь чересчур медленно.

10 Не хватаетесь ли вы за несколько дел одновременно?

Не забывайте, что делать несколько дел сразу практически невозможно.

Точнее делать как раз возможно, а вот добиться положительных результатов по каждому из дел, нет. Не приступайте к новым задачам до тех пор, пока не завершите выполнение начатых ранее.

11 Часто ли вы переносите выполнение важных дел?

Чтобы этого не происходило, начинайте день именно с выполнения важных и сложных задач, и лишь потом приступайте к выполнению остальных. Разбивайте

трудоемкие задачи на несколько подзадач, тогда приступить к их выполнению вам будет проще.

12 Не страдаете ли вы перфекционизмом?

Если это так – умерьте свой пыл. Доводить каждое дело до совершенства невозможно, да и абсолютно не нужно. Если вы понимаете, что сделали достаточно для того, чтобы дело «приняли», заканчивайте его и переходите к следующему. Помните, что далеко не каждое дело нуждается в идеальном выполнении.

13 Терпеливы ли вы?

Довольно часто спешка и суетливость съедают больше времени, чем непосредственно выполнение задачи. Расслабиться и перестать торопиться помогает аутотренинг.

14 Быстро ли вы читаете и умеете ли читать «по диагонали»?

Скорочтение поможет вам тратить меньше времени на овладение информацией, а также лучше усваивать прочитанное. Чтение «по диагонали» поможет не тратить время на получение лишних сведений, а

концентрироваться лишь на тех моментах, которые нужны и важны.

15 Достаточно ли вы отдыхаете?

Только отдохнувший человек способен принимать адекватные решения,

действовать быстро и сосредоточено.

16 Стремитесь ли вы быть специалистом слишком широкого профиля?

Иными словами, не стараетесь ли вы знать и уметь абсолютно все? Не тратьте силы и время понапрасну. Как правило, гораздо выгоднее (и с точки зрения цены, и с точки зрения временных потерь) советоваться с соответствующими специалистами, нежели разбираться во всем самостоятельно. Направляйте свои усилия на то, что вы действительно умеете делать.

17 Есть ли у вас вредные привычки?

Подсчитайте, сколько времени у вас крадут вредные привычки.

18 Как вы относитесь к учебе?

Человек, который любит то, чем он занимается, способен работать быстро и

быстро и увлеченно. Если же ваше дело вам не по нраву, значит стоит задуматься над сменой вида деятельности, ведь достичь высоких результатов в «чужом» деле

очень и очень сложно.

Приложение В

(справочное)

Тайм-менеджмент: 5 «золотых талантов» успешного студента

К навыкам (умениям), которыми обязательно нужно овладеть человеку,

который желает чего-то добиться, относят:

-умение сосредоточиться;

-умение составлять планы для достижения целей;

-способность к самоорганизации;

-умение действовать;

-способность к обучению.

Остановимся на них подробнее.

1 Умение сосредоточиться.

Умеете концентрироваться даже в незнакомой обстановке? Не теряетесь в трудных ситуациях? Способны быстро принимать решения? Умеете расставлять приоритеты? Значит, вас можно поздравить – вы обладаете крайне полезным навыком – умением сосредоточиться.

Умение сосредоточиться можно назвать основой правильной организации времени. Ведь добиться максимальной продуктивности может лишь тот, кто способен сосредоточиться на главном, не отвлекаясь на малое и незначительное.

Но как же приучить себя заниматься тем, что действительно важно, а не тем,

что кажется важным или тем, что хочется? Есть 3 хороших способа.

Письменная фиксация. Держать все в голове нереально: что-то важное либо забудется, либо отступит на второй план. Чтобы не забивать голову зря, надежнее всего фиксировать свои мысли на бумаге либо в электронном органайзере. Такой подход поможет не переживать обо всем сразу и полностью сконцентрироваться на том, что важно в данный момент. Ведь теперь вы будете уверены, что ни одно дело не «потеряется», а значит, сможете не разрываться на несколько дел, а заниматься одним, что гораздо эффективней.

Если вы гораздо лучше воспринимаете информацию ушами, а не глазами, то можно не записывать свои мысли, а наговаривать их на диктофон. К тому же,

сегодня существует немало программ, которые автоматически преобразуют звуковые сигналы в текст.

Расстановка приоритетов. Зная приоритеты, жить и работать становиться гораздо легче. Не понимая, что важно лично для вас, вы превращаете свою жизнь в ежедневную борьбу.

Есть очень хороший способ определения приоритетов. Называется –

«написание истории по заданному сценарию». Вам требуется написать 4 истории о своей жизни, опираясь на 4 заданных сценария.

1-й сценарий. Что я делаю лучше всех? Что мне нравится в этом занятии?

Почему именно это занятие я выполняю отлично?

2-й сценарий. Какое достижение оставило в душе глубокое чувство удовлетворения собой и проделанной работой? (Это совсем не обязательно должно быть достижение последних лет, это может достижение любого возрастного периода).

3-й сценарий. Как вы думаете, без каких приоритетов не обойтись? Какие приоритеты достойны уважения?

4-й сценарий. Представьте, что у вас неограниченное количество времени, и

деньги больше не имеют для вас значения. Чем бы вы начали заниматься при таких обстоятельствах?

Выпишите на листок приоритеты, о которых вы упоминали в написанных вами историях. Возьмите готовый список приоритетов (таких много в сети) и

выберите 10 наиболее близких вам. Добавьте их к приоритетам, взятым из историй.

Теперь сократите весь список вначале до 10 приоритетов, а затем постарайтесь уменьшить его хотя бы до 6. Эти 6 приоритетов и положите на самое видное место – они ваши.

Создание собственного видения жизни. Как бы вам хотелось прожить свою жизнь? Что вас вдохновляет? Что заставляет трудиться лучше и лучше? Чем вы способны заработать себе на жизнь? Если более половины ваших ответов не