Личная эффективность руководителя. Учебное пособие

§ 1.3. Организационное обеспечение деятельности руководителя в сфере молодежной политики

ния или органа власти организует работу в целях их исполнения. Назовем основные нормативные акты, которыми руководствуется руководитель государственного или муниципального учреждения по работе с молодежью:

1)федеральный закон от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

2)федеральный закон от 24 июня 1999 г. № 120-ФЗ «Об основах системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних»;

3)закон Свердловской области от 29 октября 2013 г. № 113-ОЗ «О молодежи в Свердловской области»;

4)постановление Правительства Свердловской области от 19 декабря 2019 г. № 920-ПП «Об утверждении государственной программы Свердловской области “Развитие системы образования и реализация молодежной по-

литики в Свердловской области до 2025 г.”».

Для руководителей муниципальных организаций по работе с молодежью также актуальны нормативные правовые акты муниципального образования.

Исполнение нормативных актов организацией находится под контролем, который чаще всего носит форму отчетности. Назовем основные формы контроля, на которые руководитель ориентируется в своей деятельности:

1)отчетность перед вышестоящими организациями по исполнению планов работы в установленные сроки;

2)отчетность по исполнению отдельных межведомственных программ перед вышестоящими организациями;

3)отчетность по исполнению законодательства;

4)отчетность по исполнению протокольных решений вышестоящих организаций и комиссий.

В сфере молодежной политики отчетность по выполнению плана работы перед вышестоящими организациями осуществляется, как правило, ежеквартально. Представляются финан-

41

Раздел 1. Теоретические основы эффективности руководителя

совые и информационные отчеты, из которых становится понятно, что организация выполняет свои задачи.

Своевременное исполнение планов работы и решений вышестоящей организаций является показателем состоятельности руководителя, его персональной оценкой, поэтому руководители ответственно относятся к своевременности выполнения поручений. Иногда стремление представить своевременный отчет об исполнении работы может привести к формализму. В таком случае при представлении отчета работа может быть выполнена формально или не выполнена вовсе. Такие явления, к сожалению, присутствуют в практике деятельности руководителей.

Помимо отчетности перед вышестоящими организациями по исполнению планов и решений, существует контроль, который осуществляется органами законодательной власти. Так,

вСвердловской области сложилась практика регулярной отчетности органов исполнителей власти по делам молодежи перед законодательным собранием по исполнению областного закона от 29 октября 2013 г. № 113-ОЗ «О реализации молодежной политики на территории Свердловской области»1. Позитивность такой формы отчетности заключается в том, что представляется аналитическая информация не по отдельным мероприятиям в сфере молодежной политики, а по принципиальным задачам, которые должны быть решены в сфере работы с молодежью

вобласти в соответствии с законом. Это позволяет проводить мониторинг развития молодежной политики в области, давать оценку деятельности органа исполнительной власти, проводить необходимые корректировки законодательства в сфере молодежной политики.

Еще одна важная форма контроля, которая носит внешний по отношению к организации характер,— проверка (например,

1О реализации молодежной политики на территории Свердловской области [Электронный ресурс] : закон Свердлов. обл. от 29 окт. 2013 г. № 113-ОЗ : с изм. на 9 апр. 2021 г. Доступ из электрон. фонда правовых и норматив.-техн. док. «Кодекс».URL:https://docs.cntd.ru/document/453130410(датаобращения:01.06.2021).

42

§ 1.3. Организационное обеспечение деятельности руководителя в сфере молодежной политики

проверка прокуратурой Свердловской области исполнения законодательства). При этом проверяется исполнение и законодательства субъекта РФ, и федеральных законов. Такая практика касается проверки норм, наиболее актуально и остро стоящих перед регионом. Например, не утрачивает своей актуальности федеральный закон от 24 июня 1999 г. № 120-ФЗ «Об основах системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних»1. Закон определяет полномочия органов

иучреждений молодежной политики в сфере профилактики безнадзорности правонарушений несовершеннолетних. В связи с тем, что уровень правонарушений среди несовершеннолетних

имолодежи является серьезной социальной проблемой, органы прокуратуры Свердловской области, регулярно проверяют исполнение норм закона в части функций органов и учреждений органов по делам молодежи. Руководители обязаны представить исчерпывающую информацию по исполнению закона. Такие проверки носят не формальный, а принципиальный характер. В ходе проверок проводится анализ внутренних документов организации по исполнению закона, анализ принимаемых мер, своевременность и результативность принимаемых решений. Если руководителем не были приняты меры, не проведены мероприятия или их объем недостаточен, то прокуратура делает выводы о компетентности и исполнительности руководителя. Так, в Свердловской области в сфере работы с молодежью имела место практика вынесения выговоров государственным гражданским служащим за неудовлетворительное исполнение этого закона. При этом, как известно, достаточно двух выговоров, для того чтобы уволить госслужащего с работы. Таким образом, руководителя мотивируют на серьезное отношение к исполнению норм законодательства.

1Об основах системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних [Электронный ресурс] : федер. закон РФ : с изм. на 24 апр. 2020 г. Доступ из электрон. фонда правовых и норматив.-техн. док. «Кодекс». URL: https://docs.cntd.ru/document/901737405 (дата обращения: 15.05.2021).

43

Раздел 1. Теоретические основы эффективности руководителя

Еще одна форма работы, которая занимает существенное место в мотивации руководителя на исполнение решений вышестоящих организаций,— это исполнение протокольных поручений руководителей, комиссий областного или муниципального уровня. Известно, что не все актуальные решения можно оперативно прописать в законодательстве. Кроме того, в организации работы органа или учреждения постоянны практики исполнения конкретных мероприятий, принятия мер, по которым требуются быстрые решения и действия. В этом случае в качестве распорядительных документов выступают протокольные решения областных или муниципальных комиссий, закрепленные по срокам и ответственным. К исполнению решения таких комиссий руководители органов и учреждений относятся с большим вниманием. Исполнение поручений комиссий руководители контролируют так же, как исполнение других поручений. Комиссии, как правило, включают представителей вышестоящих организаций или внешних экспертов. Статус комиссий достаточно высок. Например, один из важнейших вопросов в молодежной политике Свердловской области был решен благодаря поручениям комиссии, которую возглавлял заместитель председателя Правительства Свердловской области В.А. Власов. Поручение касалось разработки нормативов финансирования учреждений органов по делам молодежи. Для исполнительного органа это поручение было непростым, но протокольное поручение заместителя председателя Правительства Свердловской области о разработке нормативов финансирования учреждений молодежной политики обязывало специалистов органов исполнительной власти сесть за стол переговоров и найти решение по указанному поручению. В случае неисполнения поручения руководителю ведомства (в рассматриваемом случае это было Министерство финансов Свердловской области) было бы определено взыскание за это.

В целях регулирования всех видов контроля и своевременного исполнения поручений в организациях возникла и прочно ут-

44

§ 1.3. Организационное обеспечение деятельности руководителя в сфере молодежной политики

вердилась исполнительская дисциплина, которая является важным организующим механизмом. Как правило, руководитель обязательно контролирует вопросы исполнительской дисциплины. Если выявляется информация о неисполнении какогото пункта исполнительского плана, срочно предпринимаются меры для ликвидации проблемы неисполнения.

Рассмотрим такой организационный инструмент деятельности руководителя, как формирование и исполнение поручений.

Деятельность организации направлена на исполнение решений, планов, поручений, норм законодательства. Каждый из этих видов задания должен быть оформлен, как поручение. Действительно, существуют государственные программы, нормативные правовые акты, протоколы различных комиссий, планы и программы. Все эти виды документов существуют в определенных архивах, информационных системах, системах делопроизводства. Сами по себе программы или законы не являются поручениями. Эти документы содержат нормы деятельности и рекомендации. Для того чтобы норма документа стала поручением, ее необходимо трансформировать в поручение:

1)определить формулировку поручения;

2)определить сроки исполнения поручения;

3)определить конкретного исполнителя;

4)дать отчет о выполнении поручения в организацию, которая дала его.

Формулировка поручения может быть определена уже в документе, в этом случае нет необходимости ее корректировать. Например, решением Комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав поручено Департаменту молодежной политики Свердловской области оказать консультационную помощь Артинскому городскому округу в создании учреждения по работе с молодежью. Поручение сформулировано, решением комиссии установлены сроки исполнения. В этом случае руководитель организации (директор департамента) дает аналогичное поручение соответствующему подразделению (управлению, отделу,

45

Раздел 1. Теоретические основы эффективности руководителя

специалисту). Как правило, помимо выполнения поручения, ставится задача по подготовке информационного отчета и направления информации о выполнении в организацию, которая дала это поручение, после чего поручение снимается с контроля.

Рассмотрим другой пример, когда поручение не сформировано конкретно, а содержится как правовая норма, которую необходимо исполнять. Так, в статье 17 закона Российской Федерации от 24 июня 1999 г. № 120-ФЗ «Об основах системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних» предусмотрено органам по делам молодежи и подведомственным учреждениям осуществлять мероприятия по профилактике безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних1. Статья закона носит общий характер. Для того чтобы выполнить эту норму, необходимо преобразовать ее в поручение. Для формирования поручения необходимо понимать, какие действия необходимо осуществить, чтобы положения закона были исполнены. Так, для реализации норм, предусмотренных для органов и учреждений по делам молодежи в части организации мероприятий по профилактике, Департаментом по делам молодежи Свердловской области на разных этапах его существования разрабатывались следующие мероприятия:

1)специальный проект по работе с несовершеннолетними, входящими в группы риска, «Молодежный сертификат». Проект предусматривает закрепление за несовершеннолетними гражданами персональных воспитателей в целях социальной адаптации и оказания помощи. Реализации проекта предшествовала серьезная работа группы специалистов по разработке проекта, определению механизмов поддержки в муниципалитетах, подготовке конкретных текстовых документов, определяющих алгоритм реализации проекта. Кроме того, были проведены обу-

1 Об основах системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних. URL: https://docs.cntd.ru/document/901737405 (дата обращения: 15.05.2021).

46

§ 1.3. Организационное обеспечение деятельности руководителя в сфере молодежной политики

чающие семинары по запуску проекта в муниципальных образованиях. Таким образом, только один пункт закона вызвал необходимость для формирования целой группы поручений;

2)обучающие семинары для специалистов учреждений органов по делам молодежи по обсуждению программ профилактики правонарушений, обмену опытом работы с несовершеннолетними;

3)проект «Антициклон», которым предусматривалось обучение специалистов проектированию по вопросам разработкииреализациипрофилактическихпрограмм.Врезультате

реализации проекта было подготовлено более 200 профилактических программ и проектов, реализованных в муниципальных образованиях в Свердловской области.

Даже не полный перечень мероприятий позволяет увидеть, что норма закона может быть реализована в различных формах: программах, проектах, семинарах, мониторингах реализации профилактических мер, акциях и т.д. В связи с этим при формировании поручения по реализации закона руководителю надо организовать работу по выработке предложений от исполнителей, которые позволят определить программы и мероприятия по реализации правовой нормы. Для реализации мероприятий по исполнению закона может возникнуть необходимость финансового обеспечения, что потребует от руководителя подготовки новых поручений специалистам в этом аспекте деятельности организации. Таким образом, одно поручение по исполнению правовой нормы трансформируется в серию поручений исполнителям по разработке мероприятий, их реализации и финансированию.

Квалификация руководителя определяется его способностью правильно формировать поручения исполнителям. Поручения являются двигателем выполнения решений. От правильной постановки и формулировки поручений зависит успешность функционирования всей организации.

47

Раздел 1. Теоретические основы эффективности руководителя

Нужно отличать поручения от планов работы. Планы — это сформированные по срокам и определенные по содержанию и финансовому обеспечению мероприятия. Поручения — это сформированные вышестоящим органом или руководителем задачи деятельности, которые могут быть переложены в плановые мероприятия, а также могут потребовать срочной реализации. Поручения нередко связаны с необходимостью запустить новый процесс, не учтенный в планах мероприятий. Поручения являются способом постоянного регулирования управления организацией. Порядок передачи поручений представлен на рис. 1.2.

Рис. 1.2. Формирование поручения для выполнения поручения

Передача поручений осуществляется от вышестоящего органа к нижестоящему. Как правило, основной структурной единицей организации является отдел. Именно начальнику отдела ставится задача о необходимости подготовить предложения по реализации вышестоящего поручения. Начальник отдела организует работу специалистов по выполнению поручения. В отделе проводится совещание по выработке предложений по реализации поручения, формируются задачи для каждого

48

§ 1.3. Организационное обеспечение деятельности руководителя в сфере молодежной политики

специалиста, обсуждаются финансовые возможности. Если в результате обсуждения формируются задачи по необходимости дополнительного финансового обеспечения поручения, готовятся соответствующие предложения руководителю. Таким образом, совместными усилиями формируется программа мероприятий по исполнению поручения вышестоящего руководителя.

Поручения часто вносят изменения в долгосрочные планы работы. Например, если для реализации поручения необходимо разработать и реализовать какой-то крупный проект, а сразу сделать это не представляется возможным, разрабатывается мероприятие для включения в план работы следующего года. В ходе исполнения федерального закона от 24 июня 1999 г. № 120-ФЗ «Об основах системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних» орган управления молодежной политикой разрабатывал проект «Молодежный сертификат», для чего было необходимо предусмотреть финансирование проекта на следующий финансовый год. Необходимо также подготовить нормативное обоснование проекта, технологическое и методическое сопровождение. Все эти этапы работы осуществлялись последовательно.

Руководитель заинтересован в мониторинге исполнения поставленных задач. Для этого проводятся оперативные совещания, выявляются проблемы, возникающие при реализации поручения. Это необходимо, т.к. при выполнении поручения могут возникнуть серьезные сложности, которые требуют оперативного регулирования и формирования новых уточненных поручений.

Руководитель должен понимать необходимость разработки серьезных и результативных проектов, направленных на решение актуальных проблем. Реализация именно таких проектов позволяет давать оценку руководителю как эффективному менеджеру. Напротив, если руководитель не понимает значимость разработки новых методов и форм работы, он не сможет полу-

49

Раздел 1. Теоретические основы эффективности руководителя

чить высокую оценку работающих с ним специалистов и в конечном счете руководства.

Полученное поручение должно быть исполнено. Для чего необходимо заниматься мотивацией сотрудников. Любой руководитель заинтересован в специалистах, которые обладают достаточными компетенциями, чтобы решать поставленные задачи. Нерешенность вопроса потребует собственного участия руководителя и привлечения дополнительных ресурсов для исполнения задания.

Мотивация специалистов связана с собственной активностью руководителя, его заинтересованностью в решении поставленной задачи. Именно отношение руководителя к своим обязанностям определяет порядок организации работы по выполнению задания. Отношение руководителя может проявляться в готовности самому решить поставленную задачу, найти оптимальные варианты ее решения. Например, в практике работы органов управления молодежной политикой нередко руководители сами возглавляли рабочие группы, занимающиеся разработкой сложных стратегических вопросов. Заместитель министра физической культуры, спорта и молодежной политики Свердловской области Е.В. Сильчук использовал практику группового обсуждения разрабатываемого актуального вопроса или нормативного правового акта. В результате обсуждения и обмена мнениями, учитывая различные точки зрения на рассматриваемый вопрос, руководитель сам вырабатывал итоговое решение. Такая практика работы вызывала уважение у специалистов, а также мотивировала исполнителей. Если в результате групповой работы для каждого была сформулировала задача, выполнение этой задачи являлось безусловным.

Формальное отношение руководителя к передаче поручений не дает такой серьезной мотивации специалистов и, что не менее важно, не создает атмосферу группового творчества, которая представляет серьезную этическую ценность для людей.

50