Информационные технологии. Лабораторный практикум

Палитра формул. Если начать ввод формулы непосредственно в ячейке, то в левой части строки формул, где раньше располагался номер текущей ячейки, появится раскрывающийся список функций. Он содержит десять функций, которые использовались последними,

а также пункт Другие функции.

Использование мастера функций. При выборе пункта Другие функции запускается Мастер функций, облегчающий выбор нужной функции. В списке Категория выбирается категория, к которой относится функция (если определить категорию затруднительно, исполь-

зуют пункт Полный алфавитный перечень), а в списке Функция – кон-

кретная функция данной категории. После щелчка на кнопке ОК имя функции заносится в строку формул вместе со скобками, ограничивающими список параметров. Текстовый курсор устанавливается между этими скобками.

Ввод параметров функции. В ходе ввода параметров функции палитра формул изменяет вид. На ней отображаются поля, предназначенные для ввода параметров. Если название параметра указано полужирным шрифтом, параметр является обязательным и соответствующее поле должно быть заполнено. Параметры, названия которых приводятся обычным шрифтом, можно опускать. В нижней части палитры приводится краткое описание функции, а также назначение изменяемого параметра. Параметры можно вводить непосредственно в строку формул или в поля палитры формул, а если они являются ссылками, – выбирать на рабочем листе.

Применение электронных таблиц для расчетов

Программу Excel удобно применять в тех случаях, когда требуется быстрая обработка больших объемов данных. Она полезна для выполнения таких операций, как статистическая обработка и анализ данных, решение задач оптимизации, построение диаграмм и графиков. Для такого рода задач применяют как основные средства программы Excel, так и дополнительные (надстройки).

Итоговые вычисления

Итоговые вычисления предполагают получение числовых характеристик, описывающих определенный набор данных в целом. Например, возможно вычисление суммы значений, входящих в набор,

31

среднего значения и других статистических характеристик, количества или доли элементов набора, удовлетворяющих определенным условиям. Проведение итоговых вычислений выполняется при помощи встроенных функций.

В качестве параметра итоговой функции обычно задается некоторый диапазон ячеек, размер которого определяется автоматически.

Суммирование. Для итоговых вычислений применяют ограниченный набор функций, наиболее типичной из которых является функция суммирования (СУММ). Это единственная функция, для применения которой есть отдельная кнопка на стандартной панели инструментов (кнопка Автосумма). Диапазон суммирования, выбираемый автоматически, включает в себя ячейки с данными, расположенные над текущей ячейкой (предпочтительнее) или слева от нее и образующие непрерывный блок. При неоднозначности выбора используется диапазон, непосредственно примыкающий к ячейке. Автоматический подбор диапазона не исключает возможности редактирования формулы. Можно переопределить диапазон, который был выбран автоматически, а также задать дополнительные параметры функции.

Функции для итоговых вычислений. Прочие функции для ито-

говых вычислений выбираются с использованием Мастера функций. Эти функции часто применяют при использовании таблицы Excel в качестве базы данных, а именно на фоне фильтрации записей или при создании сводных таблиц.

Использование надстроек

Надстройки – это специальные средства, расширяющие возможности программы Excel. Доступ к ним осуществляется при помощи команды Сервис → Надстройки. Рассмотрим основные надстройки, поставляемые вместе с программой Excel.

Пакет анализа. Обеспечивает дополнительные возможности анализа данных. Выбор конкретного метода анализа осуществляется в диалоговом окне Анализ данных, которое открывается командой

Сервис → Анализ данных.

Автосохранение. Обеспечивает режим автоматического сохранения рабочих книг через заданный интервал времени. Настройка режима автосохранения осуществляется с помощью команды Сер-

вис → Автосохранение.

32

Мастер суммирования. Позволяет автоматизировать создание формул для суммирования данных в столбце таблицы. При этом ячейки могут включаться в сумму только при выполнении определенных условий. Запуск мастера осуществляется с помощью команды Сер-

вис → Мастер → Частичная сумма.

Мастер подстановок. Автоматизирует создание формулы для поиска данных в таблице по названию столбца и строки. Мастер позволяет произвести однократный поиск или предоставляет возможность ручного задания параметров, используемых для поиска. Вызывается командой Сервис → Мастер → Поиск.

Построение диаграмм и графиков

В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится на основе ряда данных – группы ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных. Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Для построения диаграммы обычно используют

Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. Часто удобно заранее выделить область, содержащую данные, которые будут отображаться на диаграмме, но задать эту информацию можно и в ходе работы мастера.

Тип диаграммы. На первом этапе работы мастера следует выбрать форму диаграммы. Доступные формы перечислены в списке Тип на вкладке Стандартные. Для выбранного типа диаграммы справа указывается несколько вариантов представления данных (палитра Вид), из которых следует выбрать наиболее подходящий. На вкладке Нестандартные отображается набор полностью сформированных типов диаграмм с готовым форматированием. После задания формы диаграммы следует щелкнуть на кнопке Далее.

Второй этап работы мастера служит для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма. Если диапазон данных был выбран заранее, то в области предварительного просмотра в верхней части окна мастера появится приблизительное отображение будущей диаграммы. Если данные образуют единый прямоугольный диапазон, то их удобно выбирать с помощью вкладки Диапазон данных. Если дан-

33

ные не образуют единой группы, то информацию для отображения отдельных рядов данных задают на вкладке Ряд. Предварительное представление диаграммы автоматически обновляется при изменении набора отображаемых данных.

Оформление диаграммы. Третий этап работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) состоит в выборе оформления диаграммы. На вкладках окна мастера задаются:

–название диаграммы, подписи осей (вкладка Заготовки);

–отображение и маркировка осей координат (вкладка Оси);

–отображение сетки линий, параллельных осям координат (вклад-

ка Линии сетки);

–описание построенных графиков (вкладка Легенда);

–отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике (вкладка Подписи данных);

–представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (вкладка Таблица данных).

Взависимости от типа диаграммы некоторые из перечисленных вкладок могут отсутствовать.

Размещение диаграммы. На последнем этапе работы мастера (по-

сле щелчка на кнопке Далее) указывается, следует ли использовать для размещения диаграммы новый рабочий лист или один из имеющихся. Обычно этот выбор важен только для последующей печати документа, содержащего диаграмму. После щелчка на кнопке Готово диаграмма строится автоматически и вставляется на указанный рабочий лист.

Редактирование диаграммы. Готовую диаграмму можно изменить. Она состоит из набора отдельных элементов, таких как сами графики (ряды данных), оси координат, заголовок диаграммы, область построения и прочее. При щелчке на элементе диаграммы он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши описывается всплывающей подсказкой. Открыть диалоговое окно для форматирования элемента диаграммы можно через меню Формат (для выделенного элемента) или через контекстное меню (команда Формат). Различные вкладки открывшегося диалогового окна позволяют изменять параметры отображения выбранного элемента данных. Если требуется внести в диаграмму существенные изменения, следует вновь воспользоваться мастером диаграмм. Для этого следует открыть рабочий лист с диаграммой или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данны-

34

ми. Запустив Мастер диаграмм, можно изменить текущие параметры, которые рассматриваются в окнах мастера как заданные по умолчанию. Чтобы удалить диаграмму, можно удалить рабочий лист, на котором она расположена (Правка → Удалить лист), или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными, и нажать клавишу Delete.

3.3. Порядок выполнения лабораторной работы

Задание 1. Создание таблицы финансового отчета условного предприятия за год по месяцам, произведение расчетов, построение диаграммы изменения результата, произведение фильтрации данных

1.Запустите редактор электронных таблиц MS Excel и создайте новую электронную книгу.

2.Назовите таблицу «ФИНАНСОВЫЙ ОТЧЕТ ЗА ГОД».

3.Оформите таблицу по образцу и заполните своими значениями ячейки, где в образце стоит слово «ЗАПОЛНИТЬ», оставляя пустыми ячейки со словом «РАССЧИТАТЬ»:

35

4. Рассчитайте значения столбца Финансовый результат по формуле

Финансовый результат = Доход – Расход,

для этого в ячейке D4 наберите формулу = В4 – С4.

Далее произведите автокопирование формулы в ячейки D5: D15.

5.Для ячеек с результатом расчетов задайте формат – Денежный

свыделением отрицательных чисел любым цветом (Формат → Ячей-

ки → вкладка → Число → Формат → Денежный → Отрицательные чис-

ла → цвет). Число десятичных знаков задайте равное 3.

6. Рассчитайте средние значения Дохода и Расхода, используя мастер функций. Для того чтобы вставить функцию Среднее значение СРЗНАЧ дохода установите курсор в ячейку В16, запустите ма-

стер функций (Вставка → Функция → Категория → Статистические → СРЗНАЧ). В качестве числа используйте столбец с данными для расчета среднего значения В4:В15.

Аналогично рассчитайте Среднее значение расхода.

7.В ячейке D18 расчитайте общий финансовый результат при помощи кнопки Автосуммирования на панели инструментов или функции СУММ для столбца с данными для расчета суммы D4:D15.

8.Постройте диаграмму (любого типа) изменения финансовых результатов по месяцам года, используя мастер диаграмм.

Для этого выделите интервал ячеек с данными финансового результата и выберите команду Вставка → Диаграмма. Далее выберите тип диаграммы, потом на вкладке Ряд в окошке Подписи оси X укажите интервал ячеек с месяцами года А4:А15.

Введите название диаграммы и подписи осей; далее следуйте по шагам мастера.

9.Произведите фильтрацию значений дохода, превышающих заданное Вами ЧИСЛО_1, которое необходимо задать в ячейке А17.

Для выбора режима фильтра установите курсор внутри таблицы

ииспользуйте команду Данные → Фильтр → Автофильтр. В заголовках полей появятся стрелки выпадающих списков. Щелкните по стрелке

взаголовке поля, на которое будет наложено условие (в столбце Доход), и выберите команду для фильтрации Условие.

В открывшемся окне Пользовательский автофильтр задайте условие Больше ЧИСЛО_1. Произойдет отбор данных по заданному условию.

10.Продемонстрируйте изменения в таблице и построенной диаграмме.

11.Сохраните созданную электронную книгу в своей папке.

36

Задание 2. Создание и заполнение таблицы, проведение расчетов, выделение минимальной и максимальной суммы покупки; построение гистограммы суммы продаж по результатам расчета

1.Создайте и заполните своими значениями приведенную таблицу.

Встолбце Наименование укажите названия единиц товара, в остальных столбцах их цену и количество:

16МАКСИМАЛЬНАЯ СУММА ПОКУПКИ РАССЧИТАТЬ

2.Для расчета результатов таблицы используйте формулы:

Сумма = Цена * Количество; Всего = сумма значений столбца Сумма.

3. Для вычисления максимального/минимального значений установите курсор в ячейке расчета, выберите функцию Excel МАКС (МИН) из категории Статистические, в качестве числа выберите диапазон ячеек значений столбца Сумма.

37

Задание 3. Создание таблицы ведомости начисления заработной платы за два месяца на разных листах электронной книги, проведение расчетов, форматирование, сортировка и защита данных

1.Создайте новую электронную книгу.

2.Создайте таблицу расчета заработной платы по образцу (см.

стр. 38).

3.Введите исходные данные – ФИО и ОКЛАД, ПРЕМИЯ = 35%, НАЛОГ = 13% (заполните все ячейки со словом «ЗАПОЛНИТЬ»).

4.Рассчитайте все значения таблицы.

Премию рассчитывайте по формуле

Премия = Оклад * % Премии.

Для этого в ячейке D5 наберите формулу = $D$4 * С5 (ячейка D4 используется в виде абсолютной адресации) и скопируйте автозаполнением.

Сумму с налогом рассчитывайте по формуле

Сумма с налогом = Оклад + Премия.

Налог рассчитывайте по формуле

Налог = Сумма с налогом * % налога.

Для этого в ячейке F5 наберите формулу = $F$4 * Е5.

Квыдаче рассчитывайте по формуле

Квыдаче = Сумма с налогом – Налог.

Рассчитайте итоги по столбцам, а также максимальный, минимальный и средний доходы по данным колонки К выдаче (Вставка → Функ-

ция → Категория → Статистические функции).

5.Назовите Лист_1 Зарплата ноябрь. Для этого дважды щелкните мышью по ярлыку и наберите новое имя или воспользуйтесь командой Переименовать контекстного меню ярлыка, щелкнув правой кнопкой мыши.

6.Скопируйте содержимое листа Зарплата ноябрь на новый лист

Правка → Переместить → Скопировать лист или Переместить → Скопи-

ровать контекстного меню ярлыка, предварительно поставив галочку

вполе Создавать копию.

7.Назовите новый лист Зарплата декабрь. Исправьте название месяца в названии таблицы. Измените значение Премии на другое. Убедитесь, что программа произвела пересчет формул.

39

8. Между колонками Премия и Сумма с налогом вставьте новую ко-

лонку Надбавка (Вставка → Столбец), значение которой Надбавка = Оклад * % Надбавки.

Значение % Надбавки примите равным от 7 до 9 %.

9. Формула для расчета значений столбца Сумма с налогом станет иметь вид

Сумма с налогом = Оклад + Премия + Надбавка.

10. Проведите условное форматирование значений колонки К выдаче. Установите формат вывода значений, исходя из ваших чисел, установите две границы меньшую и большую и далее: между меньшей

и большей – первым цветом шрифта; меньше меньшей – вторым цветом; больше большей – третьим цветом шрифта (команда Формат → Услов-

ное форматирование).

11.Отсортируйте таблицу по фамилиям в алфавитном порядке по возрастанию(командаДанные →Сортировка,сортироватьпоСтолбец В).

12.Поставьте к ячейке D3 комментарии «Премия составляет % от оклада» (команда Вставка → Примечание), при этом в правом верхнем углу ячейки появится красная точка, которая свидетельствует о наличии примечания.

13.Защитите лист Зарплата декабрь от изменений (Сервис → Защи-

та →Защитить лист)изадайтепарольналистсподтверждениемпароля.

14.Сделайте примечания к двум-трем ячейкам.

15.Постройте круговые диаграммы Суммы к выдаче всех сотрудников за оба месяца.

16.Сохраните созданную электронную книгу в своей папке.

Задание 4. Расчет зарплаты за декабрь и построение диаграммы. Создание итоговой таблицы ведомости полугодового начисления зарплаты, расчет промежуточных итогов по подразделениям

1.Откройте созданный Вами файл Зарплата, если успели его закрыть.

2.Скопируйте содержимое листа Зарплата ноябрь на новые листы электронной книги (Правка → Переместить → Скопировать лист), что-

бы всего получилось 6 листов. Для копирования поставьте галочку

вполе Создавать копию.

40