Информатика. Часть 2. Учебное пособие

запрос», «Повторяющиеся записи», «Записи без подчиненных» или вызвать режим Конструктора.

Рис. 24. Окно базы данных.

Режим «Формы»

Этот режим предназначен для создания и работы в специальных окнах формах, он открывается щелчком по вкладке «Форма». Формы предназначены для просмотра, добавления и удаления, фильтрации данных таблиц баз данных. Создание «новой» формы производится соответственно после нажатия кнопки «Создать». Для облегчения построения форм имеется «Мастер по разработке форм» со стандартным набором форм: Автоформа в столбец, Автоформа ленточная, Автоформа табличная, Автоформа сводная таблица, Автоформа сводная диаграмма.

Для внесения изменений в существующей форме, выбрать название формы в списке и кликнуть по кнопке «Конструктор». Появится панель элементов, которые используются для включения в форму какихлибо элементов управления для вывода данных и запуска процедур. Для открытия формы — щелкнуть

61

кнопку «Открыть» и выбрать нужную форму. Можно связать несколько форм между собой и управлять ими кнопками.

Режим «Отчеты»

Этот режим предназначен для создания выходных документов с возможностью форматирования текста, а также расчета промежуточных и окончательных итогов. Щелкнув по кнопке «Отчет», появится список отчетов базы данных. Изменения шаблонов отчета, формирование итогов по вертикали и горизонтали выполняются в режиме «Конструктор». При открытии отчета появится «Панель элементов», где в правом нижнем углу расположен список полей запросов, а в нижнем левом углу расположен «Бланк свойств», посредством которого настраиваются элементы управления. Если, находясь в режиме «Конструктор», щелкнуть кнопку «Просмотр», появится отчет в таком виде, как он будет выглядеть при печати.

Режим «Макросы»

В MS Access можно выполнять практически все действия с помощью макрокоманд. Это режим использования макрокоманд при работе с формами и отчетами. Они выполняют действия по открытию таблиц и форм, выполнению запросов, запуску других макросов.

Для работы в этом режиме необходимо щелкнуть кнопку «Макросы», затем кнопку «Создать», появится окно с заголовками «Макрокоманда» и «Примечание». Выбрать нужную макрокоманду, в нижней части панели появятся аргументы этой макрокоманды. При работе в режиме «Конструктор» можно проверять наличие ошибок в записях.

5.3.Создание новых баз данных, форматирование структуры таблицы, ввод

икорректировка данных в режиме таблицы.

Создание новых баз данных

Для создания новой базы данных необходимо открыть меню «Файл / Создать», выбрать диск и соответствующий каталог (папку) и ввести новое имя файла БД. Появится новое окно базы данных. Если открывается существующая БД, то автоматически выберется вкладка «Таблица» со списком имеющихся таблиц.

Создание новой таблицы

Для создания новой таблицы — щелкнуть по кнопке «Создать» на вкладке «Таблица». Появится окно, в котором можно создать новую таблицу самостоятельно или с помощью «Мастера по разработке таблиц». Щелкнув кнопку «Новая таблица» — появится пустая таблица, в которую ввести: имя, тип данных и описание каждого поля. При определении полей установить курсор в графу «Поле» и ввести имя первого поля. Далее нажать клавишу «TAB» — перейти в столбец «Тип данных», появится список выбора типа данных, ввести соответствующие значения. Затем перейти в столбец «Описание» и ввести пояснения для

62

каждого типа полей. В нижней части окна появится список соответствующих полей и их свойства.

Создание новых таблиц можно выполнять с помощью «Мастера по разработке таблиц». Для этого щелкнуть кнопку «Мастер», появится окно «Разработка таблицы», где выбрать образец таблицы и включить поля в таблицу. Чтобы включить поле, его необходимо выделить в списке образцов и щелкнуть кнопку с одной стрелочкой вправо (>), при этом его имя появится в правом окошке. Для включения всех полей необходимо щелкнуть кнопку с двумя стрелочками (>>), а затем кнопку «Далее». На следующем шаге можно ввести новое имя таблицы или установить имя, предложенное Мастером по умолчанию, а также выбрать способ задания «Первичного ключа» (автоматически или определение ключа пользователем). После чего щелкнуть «Далее» и выбрать соответствующий режим:

•«Изменение структуры»;

•«Непосредственный ввод данных в таблицу»;

•«Ввод данных в таблицу при помощи форм, создаваемых Масте-

ром».

•При создании базы данных можно выполнить:

•внесение изменений;

•удаление и переименование таблиц;

•переименование и вставку полей, их копирование и удаление;

•объединение и разбиение таблиц;

•сжатие базы данных.

Создание первичного ключа

Каждая таблица в БД должна иметь первичный ключ. Для его создания нужно, находясь в режиме «Конструктор», щелкнуть по области маркировки, расположенной слева от имени поля в окне таблицы. После того как будут определены все поля, из которых будет создан ключ, щелкнуть кнопку «Определить ключ» в панели инструментов. Во всех полях появится значок ключа. Для сохранения созданной таблицы выбрать в меню режим «Файл / Сохранить как», указать имя папки и имя файла, после чего щелкнуть кнопку «Сохранить».

Работа с базой данных

Этот режим предусматривает: просмотр данных, сортировку и поиск данных, фильтрацию и работу с данными при помощи запросавыборки.

Для просмотра БД одной из таблиц необходимо открыть базу данных, выбрать нужную таблицу и дважды щелкнуть мышью ее имя. В процессе просмотра можно вставлять новые значения, удалять, перемещать, копировать записи.

При просмотре можно отсортировать данные в порядке возрастания или

63

убывания данных какого-либо столбца, используя соответствующие кнопки. Сортировка по нескольким полям выполняется с помощью фильтра. Щелкнув по кнопке «Изменить фильтр», в окне появится список полей таблицы. Выбрать нужные поля и щелкнуть кнопку «Сортировка», где установить нужные параметры и нажать «ОК».

Фильтрация данных осуществляется через меню «Правка / Найти». В поле ввода «Образец поиска» ввести значения данных, которые нужно найти. Для поиска по нескольким полям используется окно «Фильтр», в котором задаются условия отбора. Данные, представленные в режиме «Таблица», можно распечатать. При этом выполняется предварительный просмотр и настройка печати.

При работе с данными в режиме «Запросавыборки» происходит отбор информации из таблиц и других запросов БД. В результате создается набор записей с выбранными данными. Чтобы открыть окно запроса, необходимо, находясь в режиме «Конструктор», щелкнуть корешок «Запрос», а затем кнопку «Создать». В открывшемся окне можно создать запрос самому или с помощью «Мастера по разработке запросов». Для этого щелкнуть кнопку «Мастер» и выбрать в диалоговом окне соответствующего мастера. Например: «Поиск записей, не имеющих подчиненных». На экран выведется список таблиц, из которых выбрать нужную и щелкнуть кнопку «Создать».

При создании запросов сложной структуры используется специальный язык -SQL. Это стандартный (структурированный) язык, который используется для обработки данных и является основой выбора строк и столбцов таблиц.

5.4. Создание таблиц, форм, запросов, отчетов Разработка форм и отчетов

Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя при работе с базами данных. Различают несколько типов форм: Автоформа в столбец, Автоформа ленточная, Автоформа табличная, Автоформа сводная таблица, Автоформа сводная диаграмма.

«Форма ленточная» — используется для просмотра записей с небольшим числом полей данных. В ленточной форме записи выводятся на экран одна за другой.

«Форма Табличная» — создается для вывода на экран записей, содержащих большой объем информации. Для перемещения по записям можно пользоваться полем номера записи и кнопками.

Построение формы

Формы и отчеты создаются вручную и с помощью «Мастера по разработке форм». Для создания формы вручную — щелкнуть кнопку «Новая форма», откроется окно «Создание формы». Щелкнуть кнопку «Пустая форма», на экран выведется несколько инструментов конструктора форм, панель элементов и список полей. Установить мышью размеры области данных, затем открыть спи-

64

сок полей и свойств и установить их в «Бланке свойств». Далее вызвать построитель запросов, щелкнув «Построитель», и нажать «ОК».

При создании форм с помощью «Мастера» щелкнуть кнопку «Мастера» — выбрать нужного мастера и нажать «ОК». Появится окно «Имеющиеся поля», выбрать нужные поля и перенести в список «Порядок полей в форме», затем щелкнуть кнопку «Далее», выбрать внешний вид формы, ввести заголовок и щелкнуть кнопку «Готово». Будет создана форма, которую можно отформатировать по своему усмотрению.

Разработка отчетов

Отчеты создаются на основе данных одной или нескольких таблиц или запросов. Отчеты могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов, материалов для презентации. Для создания отчета необходимо в окне БАЗА ДАННЫХ вкладка ОТЧеТЫ щелкнуть кнопку «Создать». В окне «Новый отчет» выбрать Конструктор и в качестве источника таблицу или запрос из ниспадающего списка. На экране появится пустой бланк, в который перетащить все поля из выбранной таблицы.

При создании отчета с помощью «Мастера» щелкнуть кнопку «Мастера» — выбрать нужного мастера и нажать «ОК». В диалоговом окне мастера — выбрать поля для создания отчета. Затем выбрать стиль оформления отчета:

•«Строгий» — использует разделительные линии между разделами;

•«Доклад» — использует более крупные шрифты;

•«Табличный» — данные отчета заключаются в рамку.

В последнем диалоговом окне мастера ввести заголовок отчета и выбрать команду «Расположить все поля на одной странице». После завершения создания отчета выбрать команду «Просмотреть отчет с данными» и щелкнуть кнопку «Готово».

Задание 36

Создать базу данных Штат, содержащую две Таблицы: Сотрудники и Оклады. Создать Формы с такими же названиями. Заполнить таблицы 10-ю записями с помощью форм. Создать Запросы на выборку списка работающих сотрудников, принятых на работу до 01.01.00 для начисления премии, а так же запрос «Уволенные сотрудники». Сформировать отчет Список сотрудников для начисления премии.

Технология выполнения задания:

1.Запустить программу MS Access, в открывшемся диалоговом окне выбрать «Новая база данных» и нажать «ОК». После чего сохранить файл на диске D:\Мой док~1 в своем каталоге под именем «Штат.mdb».

2.На вкладке «Таблица» нажать кнопку «Создать». В диалоговом окне «Новая таблица» выбрать режим «Конструктор» и нажать «ОК». Определить

65

поля и их типы: Табельный номер (тип данных — числовой); Фамилия (текстовый); Отдел (текстовый); Должность (текстовый); Дата приема на работу (Дата / Время — Краткий формат даты); Дата увольнения с работы (Дата / Время — Краткий формат даты), Увольнение (логический), как это показано на рис.25. Поле «Табельный номер» сделать ключевым, для этого выделить соответствующую строку таблицы и нажать кнопку с изображением ключа на панели инструментов. Выбрать команду меню «Файл / Закрыть» ввести название таб-

лицы Сотрудники.

3.Аналогично создать и сохранить таблицу «Оклады» со следующими полями: Отдел (тип поля — текстовый); Должность (текстовый), Фамилия (текстовый), Табельный номер (числовой), Оклад (денежный, формат поля Денежный). Сделать ключевым поле «Табельный номер».

4.Активизировать вкладку «Формы» и нажать на кнопку «Создать».

Вокне «Новая форма» выбрать «Автоформа»: в столбец, в качестве источника данных таблицу Сотрудники, нажать «ОК». С помощью созданной формы заполнить таблицу 10 записями сотрудников из отделов Реализации, Контроля и Снабжения. Таким же образом создать форму для заполнения таблицы Оклады (10 записей).

Рис. 25. Режим Конструктора таблиц.

66

5.Создать «Запрос» на выборку списка сотрудников для начисления премии. Для этого активизировать вкладку «Запросы» и нажать кнопку "Создать". В окне «Новый запрос» выбрать режим «Конструктор» и нажать "ОК". Для создания запроса добавить таблицы Оклады и Сотрудники. В верхней части появится изображение полей таблицы и связь между ними по ключевым полям (см. рис. 26). В запрос включить следующие поля: Табельный номер (Оклады) сортировка по возрастанию; Фамилия (Оклады); Должность (Оклады); Дата приема на работу (Сотрудники.), Увольнение (Сотрудники). Для всех полей, кроме поля «Увольнение», включить флажок «Вывод на экран». Задать условие отбора для полей: Дата приема на работу <01.01.00; Увольнение — «нет». Закрыть и сохранить запрос под именем Премия. Открыть и просмотреть запрос.

6.Аналогично создать запрос с полями: Табельный номер (Оклады,) сортировка по возрастанию; Фамилия (Оклады), Дата приема на работу (Сотрудники.), Дата увольнения (Сотрудники), Увольнение (Сотрудники). Определить условие отбора записей для поля «Увольнение» — «да». Закрыть и сохранить под именем Уволенные. Открыть и просмотреть запрос.

Рис. 26. Режим Конструктора запросов.

7. Создать отчет «Премии»: на вкладке Отчет нажать кнопку «Создать». В окне «Новый отчет» выбрать Автоотчет: в столбец, в качестве источника данных выбрать запрос Премии и нажать "ОК". Просмотреть и сохранить отчет под тем же именем.

67

отображения любой информации в виде слайдов на экране монитора или экране. Файлы презентаций имеют расширение .ppt (для MS Power Point 2007 —

.pptx). С помощью этой программы можно демонстрировать текстовую, графическую, звуковую и видео информацию, настраивать анимационное и звуковое сопровождение, создавать презентации на основе готовых шаблонов или самостоятельно их конструировать.

Создание презентаций, сохранение файлов на диске

Создавать презентацию можно на основе шаблона (файлы с расширением

.pot, (для MS Office 2007 — .potx), мастера автосодержания, на основе пустой презентации.

Для создания презентации на основе шаблона выбрать команду Файл→Создать и в области задач перейти по гиперссылке Шаблоны На моем компьютере. Откроется окно СОЗДАТЬ ПРЕЗЕНТАЦИЮ и на вкладке ПРЕЗЕНТАЦИИ выбрать один из шаблонов. При создании презентации на основе шаблона к каждому слайду уже применены оформление и разметка, заголовок и подсказки о вводимой информации по определенной тематике. Пользователю необходимо лишь выделить текст заготовки и заменить его своим. Графические объекты, объекты WA, схематические диаграммы, таблицы, диаграммы добавляются на слайды с помощью меню ВСТАВКА.

Для создания презентации с помощью Мастера автосодержания выбрать ко-

манду Файл→Создать и в области задач перейти по гиперссылке Создание Из мастера автосодержания. Этот мастер выбрать предлагает пользователю в пошаговом режиме выбрать:

1.Вид презентации (общие, служебные, проекты, сведения деловые или личные и т.д.);

2.Стиль презентации: (Предполагаемый способ вывода презентации);

3.Параметры презентации: заголовок, нижний колонтитул и др. дополнительные параметры;

Можно использовать готовые Шаблоны оформления, в этом случае к каждому слайду применены оформление и разметка.

При создании презентации на основе пустых слайдов можно выбрать стандартную разметку и самостоятельно применить любое оформление слайдов.

Для этого выбрать команду Файл → Создать и в области задач перейти по гиперссылке Создание Новая презентация. После чего пользователю в области задач предлагается применить разметку к пустому слайду из готовых макетов.

Чтобы сохранить созданную презентацию на диске выбирается команда

Файл Сохранить или Файл→Сохранить как, выбирается место на диске и набирается имя файла.

69

6.2. Режимы работы с презентацией

Пользователь может работать со слайдами в следующих режимах:

•Режим слайдов. На экран выводятся слайды, как страницы документа MS Word, перемещение по презентации осуществляется с помощью полосы прокрутки. Он предназначен для редактирования слайдов — замены или ввода текста в текстовые рамки, вставки рисунков, диаграмм, организационных диаграмм, форматирования текста и объектов, изменения разметки слайдов, цветовой схемы, фона, применения готового оформления, настройки анимации;

•Режим структуры. Слайды отображены в виде заголовков различных уровней. Можно повышать и понижать уровни заголовков, менять их расположение, сворачивать и разворачивать элементы структуры, изменять заголовки;

•Режим сортировщика. Можно настроить режим показа слайдов, анимацию текста, время смены слайдов.

•Режим страниц заметок. Для ввода комментариев к слайдам.

•Режим показа слайдов. Отображение перехода слайдов, анимационных эффектов. В этом режиме осуществляется переход по гиперссылкам.

6.3. Создание презентаций на основе шаблонов и пустых слайдов с применением макетов

Создание презентации на основе готового шаблона

Чтобы создать презентацию на основе готового шаблона, нужно выбрать ко-

манду Файл→Создать и в области задач перейти по гиперссылке Шаблоны На моем компьютере. В открывшемся окне Создать презентацию, на вкладке ПРЕЗЕНТАЦИИ найти Бизнес-план, кликнуть по названию и кнопке ОК. Окно представлено на рис. 27.

70