Информатика. Часть 2. Учебное пособие

формуле, то при перемещении мышью произойдет копирование формулы, и по ней выполнится расчет суммы в другой ячейке.

Чтобы скопировать формулу из одной ячейки в другую, если они не смежные (расположены не рядом), нужно установить курсор на любую из сторон ячейки с формулой (он примет форму стрелочки), нажать клавишу [CTRL]и, не отпуская ее, перетащить мышью формулу в нужную ячейку.

Примечание: Если при перетаскивании мышью не удерживать клавишу [CTRL], то произойдет перемещение содержимого ячейки.

Задание 29

По данным из вышеуказанной таблицы скопировать формулу расчета суммы ячейки А6 (предварительно удалить значения этой строки по столбцам В;С;D) для расчета суммы по столбцам: B,C,D этой же строки. Выполнить копирование формулы расчета суммы ячейки А6 по столбцам: С и Е. Выполнить копирование формулы расчета суммы ячейки Е1 по строкам: Е3 и Е5.

Технология выполнения задания:

1.Удалить содержимое ячеек: В6; С6; D6, для этого выделить эти ячейки и нажать клавишу [DELETE]. Установить курсор мыши в ячейку с формулой расчета суммы А6 на черный квадратик, он примет форму крестика и, не отпуская ее, перетащить мышью формулу в ячейки: В6; С6; D6.

2.Удалить значения ячеек: В6; С6; D6 и установить курсор мыши в ячейку с формулой расчета суммы А6 на любую из сторон, он примет форму стрелочки. Нажать клавишу [CTRL]и, не отпуская ее, перетащить мышью формулу в ячей-

ки: С6; Е6.

3.Копирование формулы расчета суммы по строкам выполнить аналогично.

4.4.Стандартные функции, «Мастер функций»

MS Excel имеет стандартный набор функций, которые вызываются командой

меню «Вставка / Функции» или кнопкой = на панели инструментов. Появится окно, в котором выбирается нужная функция. Функции MS Excel:

•«Финансовые» — связанные с кредитом, амортизационными отчислениями, нормой прибыли и т.д.;

•«Дата и время» — преобразовывает дату и время в другие форматы;

•«Математические и тригонометрические» — математические и тригонометрические вычисления;

•«Статистические» — вычисление дисперсий, корреляции и др.;

•«Текстовые» — позволяют выполнять различные операции с тек-

стом;

•«Информационные» — позволяют получить информацию о типе данных в ячейках.

41

Для упрощения написания формул имеется специальная программа «Мастер функций». Ее задача — исключить ошибки и выдать подсказки при написании формул. Примеры наиболее встречающихся ошибок:

•#Дел/0! — деление на «0»;

•#Имя? — ошибка в имени (например, адреса ячеек или формулы записаны буквами русского алфавита);

•# Знач! — в качестве аргумента, вместо числа — текст;

•#Ссылка! — ячейка была удалена;

•####### — данные не помещаются в области ячейки, необходимо увеличить размер ячейки.

Задание 30

Рассчитать коэффициент К, определяющий размер премиального вознаграждения в зависимости от выполнения плана работы Р. Для вычислений использовать логические функции.

4.5. Создание и оформление таблиц. Форматирование ячеек

MS Excel имеет широкие возможности по созданию, оформлению таблиц и выполняет различные операции по форматированию табличных данных. Выравнивание текста внутри ячейки (по горизонтали или вертикали) задается с помощью команд меню «Формат / Ячейки…», вкладка «Выравнивание». Длинные надписи, которые не помещаются в ячейке, можно отформатировать через меню «Формат», выбрав режим «Переносить по словам» на вкладке «Выравнивание». Произойдет разбиение длинной фразы на части. Кроме этого, можно мышью изменить высоту строки и ширину столбца. Для изменения размера необходимо установить курсор в заголовке строки, на границу между цифрами или в заголовке столбца между буквами. Когда курсор примет форму крестика можно переместить границу строки (столбца) мышью

Для оформления таблиц необходимо выделить область табличных данных и вызвать через меню «Формат / Ячейки» — команды форматирования. Появиться диалоговое окно с вкладками (рис. 14).

•«Число» — устанавливается формат числа из списка, где выбирается категория и код формата;

•«Шрифт» — устанавливается нужный шрифт, начертание, размер,

42

цвет и эффекты шрифтов;

•«Граница» — устанавливается обрамление таблицы, цвет и тип линии обрамления;

•«Вид» — устанавливается цвет заливки, узоры и фон;

•«Защита» — защита ячеек или скрытие формул. Эти операции действуют только после защиты листа. Для защиты листа выбрать команду «Защита» в меню «Сервис», затем выполнить команду «Защитить лист». При этом можно установить пароль.

Редактирование производится так же, как в MS Word, посредством команд меню. Однако на панели «Форматирование» имеются специальные кнопки, которые имеют следующие назначения:

Рис. 14. Окно форматирования.

— уменьшение или увеличение разрядности на единицу;

— установка денежного формата «рубли». Если потребуется установить другую денежную единицу, необходимо открыть меню «Формат / Ячейки», выбрать вкладку «Число» и в ней выбрать нужную денежную единицу;

— задает процентный формат и увеличивает число в 100 раз. Например: было 1,25, — станет 125%;

43

— объединяет ячейки и устанавливает данные в центре объедненной ячейки. Для установки необходимо выделить заголовок, в пределах границ таблицы, и щелкнуть мышью эту кнопку;

— устанавливает цвет шрифта. Для выбора цвета — щелкнуть по стрелке рядом с кнопкой;

— закрашивает выделенный участок таблицы выбранным цветом фо-

на;

— украшает таблицу линейками и рамками. Для отмены выбрать левый, верхний пустой квадрат.

Для упрощения оформления таблиц можно использовать режим автоформатирования, который устанавливается через меню «Формат / Автоформат».

Создание, вычисления и оформление таблиц рассмотрим на примере задания

Задание 31

Создать таблицу “Расчет отклонений от плана”, выполнить расчеты и оформить таблицу на основе данных. Сохранить документ в папке С: \ Экзамен \ (имя файла). В результате выполнения задания должна быть таблица следующего вида (рис. 15).

Рис. 15. Расчет отклонения от плана.

44

Технология выполнения задания:

1.Ввести данные заголовка и шапку таблицы. При вводе наименований месяцев использовать стандартную функцию «Дата и время». Для этого в ячейке С4 ввести «Январь», затем установить курсор мыши на черный квадратик, нажать левую клавишу и протянуть до ячейки Н4.

2.Ввести числовые и текстовые данные и выполнить вычисления: рассчитать отклонение от плана в ячейке С8. Для этого установить курсор в ячейку С8 и написать формулу: =С6-С7 и нажать клавишу [Enter];

•установить курсор на ячейку с формулой расчета (ячейка С8), в форме стрелочки, нажать клавишу [CTRL] и переместить мышью в ячейку С11. Произойдет копирование формулы вычисления отклонения от плана в ячейке С11;

•установить курсор в ячейку С8, на черный квадратик в форме крестика, нажать левую клавишу мыши и протащить по строке до ячейки Н8. Произойдет копирование формулы и расчет сумм отклонений по строке;

3. Отформатировать данные и оформить таблицу:

• Выровнять по центру заголовок и табличные данные, используя кнопки на панели форматирования;

• отформатировать шрифты, выбрав в меню «Формат / Ячейки» вкладку «Шрифт» и установить начертание, размер и цвет шрифта;

• обрамить таблицу и колонки с данными. Для этого выделить таблицу и выбрать в меню «Формат / Ячейки» вкладку «Границы», выбрать вид линии обрамления и цвет.

4. Сохранить документ. Для этого выбрать в меню «Файл / Сохранить как», порядок сохранения такой же, как и в MS Word.

4.6. Создание диаграмм и сложные расчеты в MS EXCEL

Диаграммы — это графическое представление данных числового типа. Числовым данным рабочего листа соответствуют элементы диаграммы. При изменении исходных данных автоматически изменяется изображение элементов диаграммы и их месторасположение. Различают два вида диаграмм:

•внедренные диаграммы, сохраняются на «рабочем» листе вместе с

данными;

•диаграммные листы — это диаграммы в формате полного экрана на одном листе.

Диаграммы создаются с помощью «Мастера диаграмм», который вызывается кнопкой на панели инструментов либо через меню «Вставка / Диаграммы». Для построения диаграммы необходимо выделить область с исходными данными, по которым будет строиться диаграмма, и щелкнуть кнопку с изображением

45

маленькой диаграммки на панели инструментов. Мастер разбивает процесс построения диаграммы на 4 шага.

ШАГ 1 — указание блока ячеек с исходными данными для построения диаграммы;

ШАГ 2 — выбор типа диаграммы. Excel позволяет построить 14 стандартных типов диаграмм, выбор формата диаграммы указанного типа;

ШАГ 3 — задание параметров диаграммы:

-расположение данных по столбцам и строкам;

-способ использования первой строки или столбца;

ШАГ 4 — добавление легенды, ввод названия диаграммы и подписей к осям диаграммы.

Редактирование диаграмм выполняется с помощью команд контекстного меню, при котором производится:

•Изменение исходного интервала ячеек, на основании которого построена диаграмма, изменение ориентации рядов, числа столбцов и строк.

•Изменение типа диаграммы;

•Изменение и настройка параметров диаграммы;

•Изменение расположения диаграммы.

Форматирование диаграммы в целом и ее отдельных элементов выполняется при выборе различных опций в окнах, которые появляются при двойном клике мыши на отдельных элементах. Например, при двойном клике на одной из осей появится окно Формат оси, в котором на соответствующих вкладках можно выбрать:

•Вид оси и промежуточных и основных делений;

•Настроить шкалу (минимальное и максимальное значение);

•Отформатировать шрифт подписей оси;

•Выбрать формат подписей оси;

•Выравнивание и направление текста.

Удаление диаграммы выполняется после ее выделения (дважды щелкнуть мышью по области диаграммы) и нажатия клавиши [Delete].

Перемещение и изменение размеров диаграммы выполняется так же, как и рисунков.

Рассмотрим построение диаграммы на примере задачи.

46

4.7. Структурирование и отбор данных. Сортировка данных, фильтрация списков

4.7.1.Сортировка данных

Сортировка выполняется для списка и для полей таблицы. Список — это прямоугольная область ячеек, которая является аналогом таблицы реляционной базы данных. Для сортировки списка необходимо выделить сортируемую область и щелкнуть кнопку "Сортировка" на панели инструментов, выбрав режимы: "по возрастанию" или по "убыванию списка".

Сортировку данных таблицы можно выполнять по трем уровням вложенности, задав порядок сортировки (для MS Excel 2007 по 64 уровням). Для этого выбрать команды в меню «Данные / Сортировка». Появится окно, в котором указать порядок сортировки и щелкнуть кнопку "ОК".

4.7.2.Выборка данных

Выборка данных из списка производится по определенным параметрам и обеспечивается командой меню «Данные / Фильтр / Автофильтр». Для каждого столбца появится список параметров, где задаются условия отбора. После применения Автофильтра, из всего списка будут выведены на экран строки, данные

вкоторых удовлетворяют условиям отбора.

4.7.3.Автоматическое подведение итогов

Данный режим вызывается командой меню «Данные / Итоги». При этом вставляются строки промежуточных и общих итогов для выбранных столбцов. Итоги могут формироваться для одного и того же списка записей многократно. Перед подведением итогов производится сортировка. В окне ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ при выборе параметра «При каждом изменении в…» указать столбец, по которому была проведена сортировка. После этого будут подведены промежуточныеиокончательныеитоги, ислевапоявятсясимволыструктуры:

+ — показываются все детали структуры, входящие в этот уровень итогов; - — скрытие деталей структуры.

Для открытия и закрытия уровня иерархии нажать соответственно знаки «+»

или «-».

4.8. Консолидация данных и создание сводных таблиц

4.8.1.Консолидация данных

Консолидация данных — это получение итоговой информации согласно выбранной функции обработки информации, представленной в исходных областях

— источниках. Эти области могут находиться на различных листах или книгах. Существуют следующие варианты консолидации:

•по расположению для одинаково расположенных источников;

•по категориям;

•консолидация внешних данных.

48

В первом варианте используются ссылки на файлы и ячейки для консолидированной таблицы.

Во втором варианте используются метки строк и столбцов, которые должны совпадать в различных областях — источниках. Для консолидации данных курсор устанавливается в местоназначение и выполняется команда меню «Данные / Консолидация». Появится окно, где выбираются варианты и задаются условия консолидации. При консолидации внешних данных, находящихся в других файлах, следует установить переключатель «Создать связи с исходными данными».

Врезультате будет установлена связь источника и приемника.

4.8.2.Автоструктурирование

Этот режим выполняется для таблиц, содержащих формулы. После ввода исходных данных в таблицу и форматирования формул курсор устанавливается в произвольную ячейку и выполняется команда «Данные / Группа и структура / Создание структуры». При этом будут автоматически построены все структурные части таблицы.

4.8.3. Создание сводных таблиц

Сводные таблицы создаются «Мастером сводных таблиц». Вызывается команда меню «Данные / Сводная таблица». Построение сводных таблиц выполняется в несколько этапов:

•указание вида источника сводной таблицы;

•указание интервала ячеек для построения сводной таблицы. Список должен содержать имена столбцов (полей). Если предварительно установить курсор в список, для которого строится сводная таблица, интервал ячеек будет выбран автоматически;

•построение макета сводной таблицы. Размещение полей в макете обеспечивается перетаскиванием поля левой клавишей мыши в определенную область макета. Для изменения структуры сводной таблицы выполняется перемещение полей из одной области в другую, добавление или удаление полей;

•выбор местоположения и параметров сводной таблицы. Для указания местоположения сводной таблицы используется команда меню «Окно».

Параметры сводной таблицы определяют вывод и способ хранения информации:

•общие итоги по столбцам;

•общие итоги по строкам и формирование общего итога по столбцу;

•сохранение данных вместе с макетом сводной таблицы.

После завершения построения сводной таблицы можно обновлять данные через команду меню «Данные / Обновить данные» и изменять структуру построения сводной таблицы через команду меню «Данные / Сводная таблица».

49

Режимы структурирования и отбора данных рассмотрим на примере сквозного задания.

Задание 33

На основе данных, приведенных в таблице (рис. 17), выполнить следующие действия:

1.Создать новую “Рабочую книгу” и ввести данные.

2.Выполнить копирование таблицы на другой лист.

3.На новом листе выполнить сортировку данных по трем уровням: по табельному номеру преподавателя; по номеру группы; по коду предмета.

4.Выбрать из списка данные, используя следующие критерии:

для преподавателя А1 — выбрать сведения о сдаче экзамена на оценки”4” и “5”, вид занятий -“Л”;

для преподавателя А2 — выбрать сведения о сдаче экзамена на оценки”3” и “4”, по всем предметам;

для группы 133 — выбрать сведения о сдаче экзамена на оценки –“3” и “5”. 5. Сформировать итоги по уровням:

•1-й уровень — средний балл по каждой группе;

•2-й уровень — средний балл по каждому предмету;

•3-й уровень — средний балл по каждому виду занятий. Технология выполнения задания:

1. Создать новую «Рабочую книгу» и ввести данные таблицы. Выполняется

через меню «Файл / Создать», указать имя файла и сохранить на диске.

2. Скопировать таблицу на Лист 2 и переименовать лист в «Сортировка». Чтобы скопировать таблицу, ее необходимо выделить и поместить в буфер обмена через команду меню «Правка / Копировать». Затем щелкнуть вкладку “Лист2” и выполнить команду меню «Правка / Вставить». Для переименования листа выбрать команду меню «Формат / Лист», во вкладке листа появится мигающий курсор, ввести имя «Сортировка» и нажать [Enter].

50