Информатика. Часть 2. Учебное пособие
.pdf
Произойдет автоматическое исправление «иил» на «или» (рис. 1). Элементы автокоррекции создаются и удаляются через меню «Сервис / Автозамена». При выборе этого режима выполняется:
•замена прямых кавычек на парные;
•замена первой буквы предложения на прописную букву;
•исправление двойных заглавных букв;
•замена исходного текста в процессе набора (указывается исходный текст — имя и заменяемый текст).
Рис. 1. Окно диалога «Автозамена».
Добавление и удаление элементов автокоррекции выполняется через меню «Сервис / Параметры Автозамены». Появится окно, в котором устанавливаются нужные параметры настройки (флажки), и включается автоматический режим замены текста в процессе набора. После создания элемента автозамены, при наборе его имени в тексте после пробела, появится слово или свосочетание, предусмотренное для замены.
В процессе редактирования документа используются команды поиска и замены фрагментов текста с помощью меню «Правка / Заменить…». Можно осуществлять замену не только фрагментов текста, но и форматов, а также специ-
21
альных символов (маркеров абзаца, разрывов разделов, пробелов и др.).
3.2. Создание документа газетного стиля
Средствами MS Word можно создавать газетные тексты, где будет происходить автоматическое перетекание текста из одной колонки в другую при достижении конца страницы. В тексте можно использовать списки, выбирая маркеры в меню «Формат / Список», вставлять картинки и применять различные элементы форматирования.
При формировании газетного текста можно выбрать колончатый формат или создавать текст с разделителями колонок. Для набора текста в несколько колонок используются табуляторы, которые позволяют переходить в следующую колонку текста при нажатии клавиши «TAB». В результате произойдет выравнивание колонок с текстом, согласно установленным позициям табуляции. Позиции табуляции устанавливаются через меню «Формат / Табуляция» или левой клавишей мыши в нужных местах на линейке.
При установке табуляторов через меню «Формат / Табуляция» выбираются следующие параметры:
•положение (расстояние от левого края печатного листа);
•способ выравнивания текста относительно табулятора (влево, вправо, по центру, по десятичной точке);
•заполнитель пустого места слева от знака табулятора.
При корректировке местоположения табуляторов перемещается текст. Любые вставки или удаления текста внутри колонок автоматически обеспечивают перетекание текста в следующую колонку.
3.2.1.Создание колончатого текста
Формат колончатого текста задается через меню «Формат / Колонки» где устанавливаются:
•количество колонок;
•ширина колонки;
•наличие символа разделителя между колонками.
По окончании установки параметров, необходимо указать сферу действия команды — «Ко всему документу».
Для преобразования текста в колончатый формат необходимо выделить текст и выполнить команду меню «Формат / Колонки», установить нужные параметры и в списке «Применить» выбрать «К выделенному тексту». Если выделен весь текст или раздел документа, то соответственно выбрать режимы — «Ко всему документу» или «К данному разделу».
Для того чтобы начать новую колонку, необходимо выполнить команду меню «Вставка / Разрыв / Начать новую колонку». Для изменения количества колонок
— выполнить команду «Формат / Колонки» и установить нужное количество
22
колонок. Для преобразования колончатого текста в обычный нужно выполнить команду «Формат / Колонки» и указать число колонок — одна.
3.2.2.Установка параметров страницы
Параметры страницы устанавливаются командой меню «Файл / Параметры страницы». Появится диалоговое окно (рис.2), в котором устанавливаются параметры:
•поля — устанавливаются размеры полей и ориентация страницы (зеркальные поля — для книжного текста или развернутые страницы), отступы колонтитулов, величина поля подшивки;
•размер бумаги — высота, ширина и ориентация (книжная или аль-
бомная);
•источник бумаги — способ подачи бумаги (ручная, лоток, перфори-
рованная);
•разметка — установка порядка оформления колонтитулов.
Рис. 2. Параметры страницы.
По окончанию установки параметров щелкнуть кнопку "ОК". Если на экране появится сообщение «В некоторых разделах верхнее/нижнее поле превышает размер страницы», то в том же окне необходимо выбрать вкладку «Поля» и установить размеры всех полей — 0 см.
3.3. Использование колонтитулов при создании документа
Колонтитулы — это постоянная информация (текст, графика, номера страниц, дата, время) которые размещаются вверху или внизу печатного документа. Для вставки колонтитула вызывается меню «Вид / Колонтитулы». Появится па-
23
нель инструментов «Колонтитулы» (рис. 3), в которой выбирается нужный инструмент и колонтитул размещается в верхней или нижней части страницы. Выбор производится кнопкой «Переключение между колонтитулами». Можно установить нумерацию страниц, выбрав месторасположение номера страницы (вверху или внизу страницы), выравнивание (в центре, слева или справа страницы) и установить формат нумерации страниц. Можно отформатировать текст, обрамить и вставить рисунок в колонтитул. По окончанию установки щелкнуть кнопку "Закрыть". Кроме вышеперечисленной информации в колонтитул вставляется текущая дата и время. С помощью кнопки «Как в предыдущем» изменяются колонтитулы в разных разделах документа. После отжатия кнопки колонтитул будет добавлен только в текущий раздел. Нажав на нее вы скопируете колонтитул из предыдущего раздела в следующий.
Рис. 3. Панель инструментов Колонтитулы.
3.4. Деловая корреспонденция и работа со стилями документов
Деловая корреспонденция в MS Word создается на основе использования стилей. Стиль — это набор форматов символов и/или абзацев, которым присвоено имя. Ранее рассмотренные приемы форматирования называются непосредственным форматированием. Такое форматирование используется в тех случаях, когда требуется изменить формат одного слова или абзаца. При работе с деловой корреспонденцией используется стилевое оформление. Такой подход имеет ряд преимуществ:
•сокращается время на форматирование;
•упрощается форматирование документа, так как достаточно изменить стиль, после чего автоматически изменятся все абзацы документа, к которым этот стиль был применен.
Документы создаются на основе выбранного шаблона, который имеет определенный состав элементов. В MS Word имеется большое число шаблонов, которые включают различные стили форматирования. С помощью меню «Формат
/Библиотека стилей» вызывается диалоговое окно, в котором содержится список шаблонов документов (рис. 4). Имеется несколько опций просмотра документов и стилей:
•«Документ» — показан документ с использованием стилей выбранного шаблона;
•«Пример» — показан пример созданного документа;
24
•«Образцы» — выводится список и образцы и форматов стилей выбранного шаблона.
Если дважды щелкнуть по имени выбранного шаблона, то его стиль автоматически скопируется в шаблон активного документа.
Для того чтобы применить стиль к набранному тексту, достаточно выделить его, а затем открыть список стилей через «Формат / Стиль» и выбрать нужный стиль для оформления документа. В списке стилей находятся стили определенного вида:
•все стили — все возможные стили, доступные в данном документе;
•используемые стили — это те стили, которые используются как стан-
дартные;
•стили пользователя — стили, созданные непосредственно пользова-
телем.
Рис. 4. Библиотека стилей.
При выборе определенного стиля в окне «Пример» показан вид абзацев, тип и размер шрифта данного стиля. Так, например, стиль «Обычный» используется по умолчанию для создания новых документов. Для использования выбранного стиля — щелкнуть кнопку «Применить», для изменения существующего стиля
— «Изменить» и для удаления — «Удалить». Создание новых стилей выполняется кнопкой «Создать».
При создании нового стиля в качестве образца используется любой оформленный нужным образом абзац. Его необходимо выделить, а затем установить курсор в поле списка стилей и щелкнуть левой клавишей мыши. После этого набрать новое имя нового стиля и нажать клавишу «ENTER».
25
Для того чтобы изменить существующий стиль, необходимо выполнить следующие действия:
•выделить один из абзацев, отформатированный изменяемым стилем;
•внести изменения методом непосредственного форматирования;
•открыть список стилей панели инструментов «Форматирование» и щелкнуть мышью по имени изменяемого стиля. На экране появится запрос о подтверждении изменения стиля. Нажать кнопку "ОК" для подтверждения изменения стиля.
Примечание: изменение стиля «Обычный» нежелательно, так как оно может привести к изменению других стилей, основанных на стиле «Обычный».
3.4.1. Автоформатирование
Одним из удобных способов форматирования документа является автоформатирование. С помощью этого режима выполняется анализ форматов документа и осуществляется автоматическое форматирование с использованием всех стилей шаблона.
Форматирование выполняется по следующим правилам:
•к каждому абзацу применяется соответствующий стиль;
•удаляются лишние маркеры абзацев;
•заменяются отступы, сделанные пробелами или клавишей [TAB] на отступы абзацев.
Указанные правила устанавливаются командой меню «Формат / Автоформат». Обычно эта команда применяется к готовому документу и, в зависимости от установленных опций, выполняются указанные операции. После завершения автоформатирования пользователь имеет возможность изменить результаты или отказаться от них.
Ведение деловой корреспонденции, как правило, связано с подготовкой типовых документов. Их форма и содержание изменяют сравнительно ограниченное количество типов. Поэтому используются стандартные, заранее разработанные формы наиболее распространенных документов. С этой целью в MS Word используются «Мастера» и «Шаблоны».
26
Рис. 5. Область задач. Создание документа.
Шаблон представляет собой заготовку или пустой бланк, в котором пользователь заполняет нужные графы собственной информацией. Так, например, в шаблон могут быть занесены текст, графика, стили, параметры страницы и др. Примерами общепринятых типов документов являются деловые письма, служебные записки, отчеты.
Мастер — это средство, помогающее пользователю разместить нужную ему информацию в шаблоне в процессе диалога.
Для создания документа с помощью «Шаблона» или «Мастера» необходимо выполнить действия в следующей последовательности:
Вменю «Файл» выбрать команду «Создать». Появится Область задач следующего вида (рис. 6). В области задач выбрать гиперссылку ШАБЛОНЫ На моем компьютере…
Воткрывшемся окне, в группе «Новый документ», установить переключатель «Документ».
27
Рис. 6. Создание документа с помощью «Шаблона» или «Мастера».
Выбрать вкладку, а затем значок нужного шаблона или мастера. В окне «Просмотр» отобразится выбранный шаблон. Нажать кнопку "ОК".
Если выбран «Шаблон», то на экране появится шаблон, который можно заполнять необходимой информацией. Если выбран «Мастер», то будет выдаваться последовательность диалогов, руководящих созданием документа.
Задание 26
С помощью «Мастера» создать служебную записку и сохранить документ в папке: D\ЭКЗАМЕН\ (под любым именем).
Технология выполнения задания:
1.Выполнить действия, указанные выше. В открывшемся диалоговом окне выбрать вкладку «Записки», а затем значок «Мастер записок» и нажать «ОК». Появится окно, в котором согласно подсказкам мастера следует указать элементы, которые будут включены в служебную записку.
2.После ответа на каждый вопрос мастера — нажмите кнопку «Далее».
3.По окончанию формирования служебной записки — щелкнуть по кнопке «Готово».
Аналогично можно создавать служебные письма, при этом необходимо использовать значок «Мастер писем».
В результате выполнения задания появится готовая форма служебной записки (рис. 7), в которую ввести информацию произвольной формы.
28
Служебная записка Кому: [введите имя] Копия: [введите имя] От: [введите имя]
Дата: 3/9/2012
Тема: [введите тему записки]
Рис. 7. Образец документа.
Как использовать шаблон служебной записки:
Выделите текст, который следует заменить, и введите текст своей записки. Используйте стили, такие как заголовки и обычный текст, выбирая их из списка «Стиль» на панели форматирования.
Чтобы удалить элемент подложки (круг, прямоугольник или рамку с обратным адресом), выделите его, а затем нажмите клавишу DEL. Для замены рисунка выделите его, выберите в меню «Вставка» команду «Рисунок / Из файла». Перейдите в папку, в которой находится нужный рисунок, и дважды щелкните его значок.
Чтобы сохранить этот шаблон, выберите команду «Сохранить как» в меню «Файл». В дальнейшем, чтобы открыть этот шаблон, достаточно выбрать команду «Создать» в меню «Файл», а затем дважды щелкнуть по ярлыку шаблона
вокне «Создание документа».
3.4.2.Создание новых шаблонов и внесение изменений в существующие шаб-
лоны
В том случае, когда пользователя не удовлетворяют существующие «Мастера» и «Шаблоны», он имеет возможность создать новые шаблоны на основе нового документа. Шаблон можно создать тремя способами:
1. Открыть существующий шаблон (шаблоны хранятся в файлах с расширением .dot) и сохранить его под новым именем.
2. Сохранить существующий документ в качестве шаблона с помощью команды «Сохранить как» из меню «Файл» (при этом в списке «Тип файла» выбрать Шаблон документа (*.dot)).
3. Создать новый шаблон с помощью команды «Создать» из меню «Файл», установив флажок «Шаблон».
В качестве примера рассмотрим задачу по разработке шаблона.
Задание 27
Разработать шаблон фирменного бланка для писем, учитывая следующие требования:
29
•в верхнем колонтитуле страницы создать шапку, содержащую логотип фирмы (эмблема фирмы), ее адрес и телефон, используя спецсимволы;
•отформатировать текст;
•выполнить обрамление снизу жирной линией;
•сохранить полученный шаблон в папке «Письма и факсы»;
•использовать шаблон при создании нового делового письма фирмы. Технология выполнения задания:
1. В меню «Файл» выбрать команду «Создать».
2. В группе «Новый документ» выбрать значение «Шаблон».
3. Во вкладке «Общие» выбрать «Обычный» или «Новый документ» (чтобы
создать новый шаблон на основе уже существующего, выбрать вкладку «Письма и факсы»).
4.Установить верхний колонтитул страницы — через меню «Вид» / «Колонтитулы».
5.В левой части колонтитула поместить рисунок, набрать наименование фирмы, ее адрес, телефон и вставить спецсимволы.
6.Отформатировать текст и выполнить обрамление снизу жирной линией через «Формат / Обрамление и заливка».
7.Сохранить полученный шаблон в папке «Письма и факсы» через меню «Файл / Сохранить».
8.Создать новое письмо, для этого выбрать команду меню «Файл / Создать», выбрать значок «Новый документ» и установить переключатель «Документ».
9.Во вкладке «Письма и факсы» выбрать имя файла, в котором сохранен шаблон фирменного бланка и, нажать "ОК".
10.На экране появится шаблон фирменного бланка, в котором набрать текст письма (произвольно).
11.Сохранить документ под любым именем.
В результате выполнения задания должен получиться документ следующего вида:
350000, г. Краснодар, ул. Павлова, 2, к. 4.
Коммерческое предложение
Краснодарское представительство ООО «СТИЛЬ», является структурным подразделением Московской компании «СТИЛЬ». Представительство ООО
30