Информатика. Часть 2. Учебное пособие

«СТИЛЬ» осуществляет поставки, сервисное обслуживание копировальной техники и цветных принтеров в Краснодарском и Ставропольском краях. Компания осуществляет прямые поставки техники из Европы.

Компания предлагает Вам рассмотреть вопрос о приобретении поставляемой нами техники.

С уважением, коммерческий представитель

3.4.3. Создание бланков с помощью форм Форма — представляет собой шаблон или документ с незаполненными по-

лями, в которые вводятся данные. Экранные формы могут содержать поля для ввода данных, флажки и раскрывающиеся меню со списками элементов.

Многие формы состоят в основном из текста с включенными в него полями формы, в которые вводятся необходимые данные. В других формах используются сетки, которые сочетают в себе такие свойства таблиц, как выравнивание текста, рамки для выделения заполняемых полей, выделение цветом заголовков и другие специальные приемы, которые делают форму более удобной в использовании.

Создание нового шаблона. При создании нового шаблона разрабатывается форма с полями, в которой размещается и форматируется текст, а также могут размещаться таблицы и рисунки. Для создания шаблона вызывается панель инструментов «Формы» в меню «Вид», появится панель «Формы» (рис. 9), на которой выбираются инструменты и вставляются поля формы в нужные места документа.

Рис. 9. Панель «Формы».

Назначение кнопок панели инструментов следующее:

- кнопка для вставки в документ текстовых полей;

- поле — флажок и поле — список для формирования данных списка;

- защита поля формы. При нажатии этой кнопки разрешается

31

ввод данных в поле формы;

- затенение поля формы. Для включения/выключения выделения необходимо нажать эту кнопку;

- кнопки вставки таблиц и текста в рамке.

При создании шаблона необходимо выполнить настройку параметров полей. Для настройки параметров «Текстового поля», «Поля флажок» и «Поля со списком» установить указатель на поле и дважды щелкнуть кнопкой мыши. Для текстового поля появится окно «Параметры текстового поля», в котором можно определить: Тип (обычный текст, число, дата, время), Максимальную длину, Текст по умолчанию, Формат данных, Имя закладки. Для поля со списком в окне диалога «Параметры поля со списком» можно добавить новые элементы в список (кнопка «Добавить»), удалить, изменить порядок их следования, а также прикрепить к полю текст. Когда будет установлена защита, в текстовые поля вводятся данные, из поля со списком выбираются элементы.

Рассмотрим использование полей формы на примере листка по учету кадров. Место для фотографии зарезервировано с помощью текстового поля, таблица используется для выравнивания текстовых данных о фамилии, имени и отчестве сотрудника, размещаемых в специальных текстовых полях формы.

3.5. Работа с документами сложной структуры

MS Word предоставляет пользователю возможность для работы с большими

32

документами. Большим документом называется документ, имеющий сложную структуру.

Под структурой документа понимается схема, определяющая взаиморасположение элементов в документе и взаимосвязь его составных частей. Так, например, в структуре дипломной или курсовой работы на самом высоком уровне иерархии находится название работы, далее следуют названия глав, разделов, подразделов и т.д. На самом низшем уровне располагается текст, таблицы, иллюстрации или формулы.

Большое значение имеет правильное структурирование документа. Число уровней иерархии документа должно быть согласовано с объемом и важностью информации, которая в нем заключена.

При создании большого документа применяются различные подходы. Приступая к разработке документа необходимо сначала создать структуру, а затем набирать текст. Однако можно выполнить структурирование документа после того, как он будет создан.

Процесс структурирования заключается в следующем: находясь в режиме просмотра структуры документа, с помощью кнопок панели инструментов «Структурирование» нужным абзацам присваиваются уровни (Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д.). После этого абзац становится заголовком, оформленным в определенном стиле. Заголовки могут автоматически нумероваться и, на их основе может создаваться оглавление документа. Благодаря использованию стилей при оформлении заголовков, достаточно изменить шрифт или его начертание, и это автоматически отобразится на всех заголовках данного уровня, использующих данный стиль.

Чтобы переключиться в режим просмотра структуры документа, необходимо выбрать в меню «Вид» команду «Структура». На экране появится панель инструментов «Структурирование» с кнопками, которые имеют следующие назначения:

1 — повышает уровень выделенного абзаца на единицу;

2 — понижает уровень выделенного абзаца на единицу;

3 — преобразовывает выделенный заголовок в обычный текст; 4, 5 — перемещает выделенные абзацы выше предыдущего (нижеследующе-

го) элемента в структуре документа;

33

6 — кнопка «Развернуть» — отображает следующий, более низкий по отношению к выделенному фрагменту, уровень структуры;

7 — кнопка «Свернуть» — прячет самый низкий уровень в выделенном фрагменте;

8–14 — отображает заголовки соответствующего уровня; 15 — отображает заголовки всех уровней и текст;

16 — кнопка «Показать первую строку» — включает и выключает режим отображения первой строки текста;

17 — кнопка «Показать формат» — включает отображение символов отображения документа;

18 — кнопка «Главный документ».

Рассмотрим создание структуры документа на примере «Планирование рекламной кампании».

Рис. 10. Структура документа.

3.5.1. Технология создания структуры документа

1.Перейти в режим структуры документа, выбрав в меню «Вид / Структу-

ра».

2.Набрать названия глав, разделов и подразделов (согласно представленному примеру).

3.Используя описанные выше кнопки панели инструментов «Структурирование», повысить (понизить) каждый абзац до нужного уровня.

Пронумеруем заголовки нашего примера указанным способом:

34

нумерации и формат маркеров сносок. Переключатель «Другая» — позволяет пользователю самостоятельно выбирать тип нумерации и формат маркеров сноски. Кнопка «Символ» — вставляет символы в качестве маркера сноски. Кнопка «Параметры» — открывает другое окно, в котором можно определить другие параметры для сносок, в частности, с какого номера будет начинаться сноска и будет ли нумерация сносок сквозная для всего документа или начинаться отдельно для каждой страницы.

Чтобы отредактировать сноску, достаточно щелкнуть мышью в тексте сноски и далее редактировать как обычный текст. Для удаления сноски необходимо выделить маркер сноски и удалить как обычный символ.

Вкачествепримераприведенасноска1 вконцеданнойстраницы(нарис11).

3.5.3. Создание оглавления

Средствами MS Word можно автоматически создавать оглавление. Создание оглавления выполняется в следующей последовательности:

•установить курсор в то место, где будет создано оглавление;

•в меню «Вставка» выбрать строку «Оглавление и указатели»;

•в открывшемся диалоговом окне, выбрать вкладку «Оглавление», а в списке «Форматы» — нужный формат (согласно образцу) и щелкнуть «ОК»;

•появится окно, в котором установить нужные флажки.

Флажок «Номера страниц по правому краю» — выравнивает вправо все номера страниц в оглавлении. В поле «Уровни» устанавливается число уровней заголовков, которые будут включены в оглавление. После создания оглавления его можно отредактировать. Для этого установить курсор в область обновляемого оглавления и нажать клавишу [F9]. Появится окно «Обновление оглавления», где установить необходимые переключатели и изменить нумерацию страниц или состав заголовков.

36

Табличный процессор MS Excel

Семинар по теме 4. Табличный процессор MS Excel

4.1.Назначение и функциональные возможности табличного процессора MS Excel. Назначение меню и панели инструментов

4.2.Основные приемы работы с пакетом. Типовые операции с «Рабочими книгами» и «Листами». Оформление рабочих листов, создание и сохранение «Рабочих книг»

4.3.Расчеты в MS EXCEL. Копирование формул

4.4.Стандартные функции, «Мастер функций»

4.5.Создание и оформление таблиц. Форматирование символов и сохранение результатов

4.6.Сложные расчеты и создание диаграмм в MS EXCEL

4.7.Структурирование и отбор данных. Сортировка данных, фильтрация

списков

4.8.Консолидация данных и создание сводных таблиц

Вопросы для самопроверки

1.Назначение и функциональные возможности табличного процессора MS Excel. Назначение меню и панели инструментов.

2.Что такое «Рабочая книга» и «Рабочие листы»? Как осуществляется набор и корректировка данных?

3.Что такое «Типы полей», «Вставка и редактирование формул»?

4.Как выполняются расчеты и оформляются таблицы?

5.Порядок создания и форматирования диаграмм.

6.Создание списков, копирование на другой лист, сортировка по различным уровням.

7.Выбор данных из списков по условию, автоматическое подведение итогов, консолидация данных.

8.Создание сводных таблиц.

9.Автоструктурирование и обмен данными.

Литература [ Л.1 стр.549-558, 302-318, Л.5,6].

4.1. Назначение и функциональные возможности табличного процессора MS Excel

Табличный процессор — самая популярная программа электронных таблиц. Табличный процессор MS Excel умеет вычислять суммы по столбцам и строкам таблиц, вычислять проценты, среднее арифметическое, в нем используются различные стандартные функции: финансовые, логические, статистические,

37

математические. MS Excel имеет возможность создавать и оформлять таблицы, форматировать данные, вставлять объекты из собственной библиотеки, а также из других программ. Запуск процессора выполняется через «Главное меню / Программы / MS Excel». Появится экранная форма следующего вида (рис. 12). В общем, экран MS Excel напоминает MS Word, однако, есть отличия, присущие табличному процессору MS Excel. В верхней части экрана, кроме меню и панели инструментов, расположена строка формул. В ней повторяются те же данные, которые набираются в ячейках. В строке формул выполняется корректировка введенных данных или формул.

Все данные в MS Excel хранятся в “Рабочих книгах” в виде файлов с расширением — *.xls (для MS Excel 2007 *.xlsx). В одной “Рабочей книге” находятся 3 электронные таблицы, которые называются “Рабочие листы”. В нижней части расположены закладки листов (Лист 1, Лист 2, Лист3), которые можно открывать, щелкая левой клавишей мыши.

Строки таблиц пронумерованы цифрами, а столбцы — буквами. Это есть адреса ячеек таблицы. В каждой ячейке может находиться число, текст или формула.

Рис. 12. Окно MS Excel.

4.2. Основные приемы работы с пакетом. Типовые операции с «Рабочими книгами» и «Листами». Оформление рабочих листов, создание и сохранение «Рабочих книг».

Создание новой «Рабочей книги» выполняется через меню «Файл / Создать», тип шаблона — «Книга». Сохранение книги выполняется так же, как в MS Word, через меню «Файл / Сохранить как». Другие операции являются ти-

38

повыми и содержат следующие режимы:

•скрыть (показать) «Рабочую книгу» — выполняется через меню «Окно/ Скрыть (отобразить)»;

•вставить рабочий лист — выполняется через меню «Вставка /

Лист»;

•удалить лист — командой меню «Правка / Удалить лист»;

•переименовать лист — выполняется через меню «Формат / Лист / Переименовать». При этом появится мигающий курсор, в области закладки листа набрать новое имя и нажать клавишу [ENTER]. Остальные операции выполняются через соответствующие команды пунктов меню.

4.3. Расчеты в MS EXCEL. Копирование формул

Вычисления в MS Excel выполняются с помощью формул и автоматически, с применением стандартных функций.

4.3.1. Суммирование данных ячеек с использованием формул

Задание 28

Выполнить суммирование данных ячеек в приведенной таблице (рис. 13), используя формулы и автоматическое суммирование, с помощью мыши и кнопки автоматического суммирования. В ячейку А9 поместить формулу: =(D4+C5)/A5*(B4-D4+C3).

Рис. 13. Данные для суммирования.

39

Технология выполнения задания

1.Просуммировать данные ячеек с А1 по А5 и результат записать в ячейке А7. Для этого установить курсор в ячейку А7 и написать формулу суммирования:=сумм(A1:A5). В формуле, через двоеточие, указывается область суммирования, причем адреса ячеек обязательно должны записываться в английском шрифте. После написания нажать клавишу [ENTER]- результат запишется в ячейке. Аналогично выполняется суммирование по другим столбцам и построчное суммирование.

2.Выполнить суммирование данных всех ячеек, результат записать в ячейке

–А8. Установить курсор в ячейку А8, написать формулу суммирования: =сумм(A1:D5) и нажать клавишу [ENTER].

3.Выполнить суммирование ячеек выборочных столбцов: A, C, D и результат записать в ячейку А10. Установить курсор в ячейку А10 и написать формулу: =сумм(A1:A5;C1:D5) и нажать [ENTER]. В формуле указываются области суммирования столбцов, разделенных «;».

4.3.2.Суммирование данных ячеек с использованием стандартных функций суммирования

•Выполнить суммирование данных ячеек по каждому столбцу и результат записать внизу столбцов в этих же ячейках. Для выполнения задания необходимо выделить мышью прямоугольную область, включающую данные всех столбцов, и нажать кнопку автоматического суммирования « ». Суммы по каждому столбцу запишутся внизу столбцов в ячейках.

•Выполнить построчное суммирование ячеек всех столбцов и записать данные в ячейках Е1:Е5. Выделить мышью прямоугольную область, включающую данные всех строк и дополнительно ячейки столбца Е от Е1до Е5, и нажать кнопку автоматического суммирования « ».

•Примечание: Если в области суммирования изменить значение любой из ячеек и нажать клавишу [ENTER], то произойдет автоматическое изменение суммы. Аналогично изменится сумма при удалении данных ячейки.

4.3.3. Арифметические операции

Арифметические операции в MS Excel выполняются с помощью формул, в которых используются различные знаки операций: +, -, *, /, ^ (возведение в степень) и скобки.

4.3.4. Копирование формул

В ячейке, где установлен курсор, в нижней части появляется черный квадратик. Если установить на него курсор мыши (он примет форму черного крестика)

ипротащить мышью по строке или столбцу, то число или текст скопируется в ячейку, куда указывает курсор. Если в ячейке была сумма, рассчитанная по

40