Информатика. Часть 2. Учебное пособие
.pdf
Рис. 17. Сведения об успеваемости студентов.
1. Выполнить сортировку по столбцу “Таб. № препод.”. Для этого установить курсор в поле списка и ввести команду меню «Данные / Сортировка».
51
Рис. 18. Сортировка списка.
Появится окно (рис. 18), где установить:
•в строке «Сортировать» — поле «Таб. № препод.», по возрастанию;
•в строке «Затем» — поле «№ группы», по возрастанию;
•в следующей строке «Затем» — поле «Код предмета», по возраста-
нию.
Список будет отсортирован по возрастанию табельного номера преподавателя, внутри по возрастанию номера группы и по возрастанию кода предмета.
2. Скопировать таблицу «Сортировка» на Лист 3 и переименовать лист в «Выборка».
3. Установить курсор в область списка и выполнить команду меню «Данные / Фильтр / Автофильтр». Появится окно, в котором задать следующие условия отбора: (рис. 19)
•для преподавателя — А1, выбрать сведения о сдаче экзамена на оценки «4» и «5», вид занятий — Л. Для этого:
•в столбце «Таб. № препод.» установить условия отбора — А1;
•в столбце «Оценка» задать условия отбора — >3;
52
Рис. 19. Выборка данных.
•в столбце «Вид занятий» задать условия отбора — Л.
•условия отбора для преподавателя — А2, выполнить аналогично;
•отменить автофильтрацию, установить курсор в список и выполнить команду «Данные / Фильтр / Автофильтр». Появится окно, где поставить условия отбора для группы –133, аналогично.
4. Скопировать таблицу на новый лист, переименовать в «Итоги» и создать итоги по следующим уровням:
•1-й уровень итогов. Установить курсор в область списка и выполнить команду меню «Данные / Итоги». Появится окно (рис. 19), где указать:
−«При каждом изменении в»: — Номер группы;
−«Использовать функцию»: — Среднее;
−«Добавить итоги по»: — Оценка;
−«Заменять текущие итоги»: — Нет;
−«Конец страницы между группами»: — Нет;
−«Итоги под данными»: — Да;
•2-й уровень итогов. Установить курсор в область списка, выполнить команду меню «Данные / Итоги». Выбрать параметры подведения промежуточных итогов, согласно списку;
•3- й уровень итогов создается аналогично.
Создадутся три уровня итогов, у которых слева появятся символы структуры со знаками «+» или «-». Для открытия или закрытия уровня иерархии щелкнуть
53
соответствующий знак.
Рис. 20. Формирование итогов.
Вверхней части таблицы расположены кнопки с номерами: 1,2,3. Для открытия нужного уровня — щелкнуть по соответствующему номеру кнопки.
Врезультате выполнения этого задания должна получиться таблица, соответствующая рис. 21.
54
Рис. 21. Итоги по уровням.
Задание 34
В табличном процессоре MS Excel создать список Клиенты склада. Заголовки столбцов: N пп, Название фирмы, Адрес, Контактный телефон, Дата первой покупки, Наименование товара, Фирма производитель, Цена, Количество, Стоимость. Заполнить десять записей списка. С помощью формы отобрать записи фирм, делавших покупки в 2003 году. Рассчитать количество лет работы с фирмами-покупателями, число продаж для каждого наименования товара, скидки для постоянных клиентов.
Технология выполнения задания:
1.Создать список из 10 записей с заголовками столбцов: № пп; Название фирмы; Адрес; Контактный телефон; Дата первой покупки; Время сотрудничества (лет); Наименование товара; Фирма производитель; Цена; Торговая скидка; Количество; Стоимость.
2.Определить форматы ячеек, выполнив команду «Формат / Ячеек / Число»: для Дат — формат Дата; Цена, Стоимость — Денежный; Торговая скидка
—Процентный. Ввести исходные данные. Для добавления, удаления, изменения записей можно использовать окно Форма, команда «Данные / Форма…», предварительно установив курсор в область списка. Добавление и удаление записей производится с помощью кнопок с соответствующими названиями. Кнопки «Назад» и «Далее» предназначены для перемещения по записям списка. Кнопка «Критерии» позволяет отбирать записи по заданному признаку. Для просмотра данных о фирмах, пользовавшихся услугами склада в 2003 году не-
55
обходимо кликнуть по кнопке «Критерии» и в поле «Дата первой покупки», задать условие отбора <31.12.02, и после этого нажать любую из кнопок: «Далее» или «Назад».
В результате выполнения задания должна получиться таблица следующего вида (рис. 22).
Рис. 22. Использование стандартных функций.
3.Для подсчета числа лет работы с фирмой, необходимо использовать функцию «ОТБР» (отбрасывает дробную часть числа, остается целая). Для этого выбрать кнопку «Вставка формулы», из категории «Математические», выбрать нужную функцию и сформировать формулу для первой записи: =ОТБР(($B$15-E2)/365,25). В одну из ячеек внести значение текущей даты. В качестве аргумента функции выбрать разность «Текущей даты» и «Даты первой покупки», деленную на среднее количество дней в году — 365,25. Чтобы копировать формулу вниз по столбцу необходимо задать абсолютную ссылку на ячейку с текущей датой. Для этого кликнуть мышью в строке формул в области ссылки и нажать F4 нужное число раз.
4.Чтобы определить число продаж необходимо подсчитать, сколько раз в таблице встречается товар определенного наименования. Для этого на текущем листе книги оформить таблицу с заголовками столбцов: Наименование товара;
56
Число продаж. Для расчета нужно использовать функцию «СЧеТЕСЛИ» (категория статистические) и сформировать формулы следующего вида: =СЧеТЕСЛИ($G$2:$G$11;C15), где $G$2:$G$11 — диапазон ячеек с перечнем товара, C15 — наименование товара (условие при котором производится подсчет).
5.На Листе 1, ниже списка сформировать таблицу со следующими заголовками: Работа со складом (число лет); Скидка. Расчет скидки производится с помощью функции «ЕСЛИ» (категория Логические). В качестве условия проверяется количество лет сотрудничества с фирмой (<1-го-0,00%; от 1 до 2-х лет10,00%; >2-15,00%) Чтобы рассчитать скидку необходимо сформировать формулу, содержащую вложенные условия, в качестве первого «Срок сотрудничества» сравнивается с 1, во втором он же сравнивается с 2. В результате для первой записи должна получиться формула: =ЕСЛИ(F2<1;$I$15;ЕСЛИ(F2<=2;$I$16;$I$17)), в которой используются абсо-
лютные ссылки на ячейки, хранящие величину скидки в %.
6.На последнем этапе рассчитывается стоимость товара с учетом скидки.
57
Базы данных и управление базами данных
Семинар по теме 5. Базы данных и управление базами данных
5.1.Базы данных. Основные понятия и типы баз данных
5.2.Программный пакет MS ACCESS, основные понятия и работа с паке-
том
5.3.Создание новых баз данных, форматирование структуры таблицы, ввод
икорректировка данных в режиме таблицы
5.4.Создание таблиц, форм, запросов, отчетов
Вопросы для самопроверки
1.Что такое «база данных», «типы баз данных»?
2.Что является основными компонентами баз данных?
3.Что такое «системы управления базами данных» (СУБД)?
4.СУБД MS ACCESS , запуск программы, функциональные возможности?
5.Способы работы с базами данных.
6.Назначение и порядок работы в режиме «Окно базы данных».
7.Создание новых баз данных, форматирование структуры таблицы, ввод и корректировка данных в режиме таблицы.
8.Разработка однотабличных форм. Принципы разработки отчетов и формирования запросов.
9.Взаимодействия с внешними приложениями.
Практические задания Задание 35
С помощью СУБД MS Access создать БД, состоящую из 2-х таблиц. СТУДЕНТЫ, ПРЕПОДАВАТЕЛИ. Поля 1-й таблицы: Номер зачетки, Фамилия_Студента, Имя, Группа, Предмет, Оценка. Поля 2-й таблицы: Фамилия_Преподавателя, Имя_Отчество, Группа, Предмет. Создать связь между таблицами по полю Группа. Создать две автоформы в столбец для заполнения таблиц. Создать запросы:
•Выбрать преподавателей, поставивших студентам только положительные оценки;
•Выбрать студентов, получивших неудовлетворительные оценки
На основе запросов создать запросы с помощью мастера.
58
Методические рекомендации к ответам на вопросы
5.1. Базы данных. Основные понятия и типы баз данных
Табличная форма представления данных позволяет объединить их в большой единый объект, который называется базой данных (БД). Базы данных подразделяются на три типа:
•иерархические БД, в которых используется структура данных в виде
деревьев;
•сетевые БД, где данные представляются сетями;
•реляционные БД — характеризуются табличным представлением
данных.
Базы данных включает такие составляющие, как отчеты, запросы, формы, и позволяют хранить их в едином дисковом файле. Основными компонентами БД являются таблицы, которые содержат необходимую информацию об объектах (элементах БД). Весь технологический процесс по созданию, ведению и использованию баз данных обеспечивается системой управления базами данных (СУБД). Самой популярной СУБД является MS Access.
5.2. Программный пакет MS ACCESS, основные понятия и работа с пакетом.
MS Access обладает возможностями системы ввода, накопления и хранения данных, взаимосвязанных между собой. Может работать с данными, созданными в других СУБД (DBASE, Paradox, Fox Pro), имеет возможность импорта данных из приложений MS Office: MS Word, MS Excel, а также текстовых файлов. MS Access используется в малом бизнесе, а также в крупных компаниях и корпорациях.
Режимы работы с объектами БД
Запуск программы осуществляется через «Главное меню / Программы / MS Access». Появится панель задач, в которой выбрать Новая база данных (рис. 22). После этого откроется окно ФАЙЛ НОВОЙ БАЗЫ ДАННЫХ, в котором нужно ввести имя файла и выбрать путь для сохранения.
При открытии окна БД активизируется вкладка «Таблица». В вверху части расположены три кнопки: "Создать", "Открыть", "Конструктор". Они позволяют создавать и открывать таблицы и вносить изменения в БД.
Режим «Таблица»
Этот режим предназначен для просмотра таблиц БД и внесения корректировок в таблицы. Таблица является объектом для хранения данных. Она содержит информацию о субъектах определенного типа. Поля (столбцы таблицы) служат для хранения различных характеристик субъекта. Записи (строки) содержат сведения о конкретном субъекте. При создании таблицы БД необходимо учитывать, что каждое поле таблицы должно представлять уникальный тип информа-
59
ции, а также каждая таблица должна иметь уникальный идентификатор (первичный ключ), состоящий из одного или нескольких полей. Значение ключевого поля (или полей) не должно повторяться ни в одной записи.
Рис. 23. Создание новой БД.
Если выбрать одну из таблиц созданной БД и щелкнуть кнопку «Конструктор», то появится таблица с перечнем полей. Каждая строка таблицы соответствует одному из ее полей. При выборе строки в списке полей, в нижней части экрана увидим свойства этого поля.
Если щелкнуть кнопку «Открыть» откроется таблица в режиме таблицы. Кнопка «Создать» — предназначена для создания новой таблицы.
Режим «Запросы»
На вкладке «Запросы» в окне базы данных, можно создавать запросы в режиме конструктора или с помощью мастера. С помощью Мастера создаются простые запросы на основе готовых таблиц или запросов.
Для изменения запроса, его нужно открыть в режиме «Конструктора», кликнув по кнопке «Конструктор». При выборе команды «Создание запроса в режиме конструктора» появится список полей таблиц или других запросов. Их необходимо выбрать и кликнуть по кнопке Добавить. Если вы уже создали связь между таблицами, то поля будут соединены линиями, показывающими взаимосвязь таблиц или запросов, на основе которых был создан данный запрос. Связь между таблицами создается с помощью команды «Сервис / Схема данных».
Кнопка «Создать» — предназначена для создания новых запросов. В открывшемся окне можно выбрать запросы: «Простой запрос», «Перекрестный
60