Документационное обеспечение управления. Курс лекций

НОУ ВПО «ВОЛГОГРАДСКИЙ ИНСТИТУТ БИЗНЕСА»

О.В. Глухова

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Курс лекций

Специальности 080114 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям),

260807 Технология продукции общественного питания,

030912 Право и организация социального обеспечения,

120714 Земельно-имущественные отношения

2013

ББК 65.050.2

Г 55

Специальности 080114 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям), 260807 Технология продукции общественного питания, 030912 Право и организация социального обеспечения, 120714 Земельно-имущественные отношения

Утверждено на заседании научно-методического совета НОУ ВПО «Волгоградский институт бизнеса Протокол № 4 от 11.04.13 г.

Автор:

преподаватель кафедры менеджмента, экономики и товароведения НОУ ВПО «Волгоградский институт бизнеса» Глухова О.В.

Рецензенты:

начальник отдела организации работы с документами и контроля НОУ ВПО ВИБ Пестова М.Н.

преподаватель ДОУ ГБОУ СПО «Волгоградский колледж ресторанного сервиса и торговли» Гасанова И.Ю.

Глухова, О.В.

Г 55 Документационное обеспечение управления: курс лекций / О.В. Глухова – Волгоград: НОУ ВПО ВИБ, 2013. – 72 с. – (Специальности 080114 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям), 260807 Технология продукции общественного питания, 030912 Право и организация социального обеспечения, 120714 Земельно-имущественные отношения)

Цель настоящего пособия – способствовать формированию общих и профессиональных компетенций в соответствии с требованиями ФГОС СПО. Курс лекций создан на основе изучения и обобщения существующей практики работы с документами и в соответствии с действующими в Российской Федерации законодательными актами и нормативно-методическим документам по вопросам документирования и документационного обеспечения управленческой деятельности организаций. Пособие предназначено для студентов, изучающих дисциплину «Документационное обеспечение управления» с использованием ТСО, а также преподавателей, ведущих данный курс.

ББК 65.050.2

©НОУ ВПО Волгоградский институт бизнеса, 2013 © Глухова, О.В., 2013

3

4

Предисловие

Трудно себе представить какой-либо вид деятельности, не связанный с получением, переработкой, хранением и генерацией информации. В современном динамичном мире специалисты тратят от 50 до 90% своего рабочего времени на коммуникации, связующие процессы, сопряженные с обработкой информации.

Предлагаемый учебный курс лекций по дисциплине «Документационное обеспечение управления» входит в цикл общепрофессиональных дисциплин. Изучение данного пособия обеспечивает необходимую подготовку специалистов по организации документационного обеспечения управленческой деятельности на основе информационных компьютерных технологий. Основное отличие предлагаемого учебного курса заключается в том, что он рассчитан, в основном, на студентов заочной формы обучения. Материал изложен в сжатой форме, что позволяет быстро получить информацию, необходимую для успешного ведения современного компьютерного делопроизводства, то есть обеспечить учащемуся:

знание теории основ делопроизводства;

умение составить основные виды документов по управленческой деятельности;

умение оформить на компьютере документы, отвечающие современным требованиям и установленным нормативным актам;

умение оперативно работать с информацией, используя современные средства связи;

умение организовать свое рабочее место и деятельность в соответствии с требованиями современного делопроизводства.

Состав и содержание предлагаемого учебного пособия направлены на реализацию требований ФГОС СПО по дисциплине «Документационное обеспечение управления» и способствовать подготовке компетентных специалистов в области права, земельно-имущественных отношений, экономики и бухгалтерского учета, технологии продукции общественного питания.

5

Введение

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления. Основные задачи делопроизводства:

1.Создание документа;

2.Регистрация и контроль исполнения;

3.Продвижение документа;

4.Систематизация и хранение документа.

Для решения основных задач делопроизводства на современном этапе используют программное обеспечение компьютеров:

Для создания документов используются текстовые редакторы, специальные программы-переводчики, табличные процессоры (Word, STYLUS, Excel).

Для обмена информацией используют компьютерные сети (локальные, корпоративные, глобальные).

Для регистрации документов и для контроля их исполнения ис-

пользуются программы по автоматизации управления и организации труда секретарей (Microsoft Office, Outlook).

Для хранения и систематизации документации используются сис-

темы управления базами данных (Access).

Наше время характеризуется достижениями науки, быстрым ростом производства. Это требует изменений в сфере управления. Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами современного делопроизводства становятся:

оперативность в составлении и прохождении документа;

высокое качество документов;

оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т.д.);

безбумажные технологии обмена информацией, где это возможно. Успешной реализации этих принципов в управлении способствуют

следующие организационные меры:

оптимизация распределения обязанностей между управляющим персоналом;

оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой;

организация компьютерных сетей и внедрение сетевых технологий;

6

применение специализированного программного обеспечения, учитывающего специфику конкретных отраслей, для организации работы с документами.

Сотрудники, непосредственно занимающиеся делопроизводством, должны профессионально владеть современной технологией организации работы не только с документами на бумажных носителях, но и в совершенстве владеть методами и средствами обработки на компьютерах электронных документов. В то же время, в процессы делопроизводства может быть вовлечен любой сотрудник, поэтому каждому необходимо иметь хотя бы минимальные знания в этой области, например как оформить служебную записку или приказ, какие должны быть визы на подготавливаемом документе, кто должен отвечать за этот документ, также владеть основными терминами делопроизводства:

1.Документ - деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт. Документ - результат сознательного запечатления информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии при обязательной идентификации запечатленного на языке слов. ГОСТ 16487-70: документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. ГОСТ 16487-83: документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи в пространстве и во времени.

2.Документооборот – движение документа с момента создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачу на хранение. Документооборот – движение управленческой информации, необходимой руководителям и специалистам для выполнения функций управления и принятия обоснованных решений.

3.Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

4.Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нор-

мативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий. В нормативных, а также в методических документах описывается структура, штаты, техническое обеспечение и функции служб делопроизводства:

7

законодательные и правовые акты РФ, государственные стандарты (ГОСТы) на документацию, нормативные документы.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). В 1990 году появилась ГСДОУ, она является наиболее полным документом по организации документационного обеспечения управления. ГСДОУ устанавливает единые требования к организации работы с документами (в том числе создаваемыми средствами вычислительной техники) в органах государственного управления, суда, прокуратуры, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. По положениям ГСДОУ создаются инструкции по делопроизводству, методики, рекомендации по различным аспектам делопроизводства.

ЕГСД (Единая Государственная Система Делопроизводства) –

это научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по организации и ведению документационного обеспечения управления, начиная с момента создания документа до сдачи его в архив. ЕГСД действует до сих пор.

8

Лекция 1. Документирование управленческой деятельности

1.1 Унификация и стандартизация управленческой деятельности.

1.2.Классификация документов и общие требования к стилю и языку документов.

1.3.Правила оформления условно постоянных реквизитов.

1.4.Правила оформления условно переменных реквизитов.

1.1 Унификация и стандартизация управленческой деятельности

После появления разнообразных средств механизации и автоматизации для обработки документов возникла необходимость привести документы к определенному единообразию.

На сегодняшний день используются:

1.Унифицированные системы (УС) ОРД (УС ОРД).

2.УС банковской документации.

3.УС финансовой учетной, отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций.

4.УС отчетно-статистической документации.

5.УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий не бюджетной сферы.

6.УС по труду.

7.УСД пенсионного фонда РФ.

8.УС внешнеторговой документации.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Так как вопросы документирования нашли отражение во многих законодательных актах, в них соответственно закреплены и определения терминов, используемых в сфере документационного обеспечения управления.

Прежде всего потребовалось определение терминов в новой сфере. Второе направление унификации понятий - разработка стандартов

на термины и определения.

9

Одним из направлений рационализации управленческой деятельности является разработка стандартов предприятия, в т. ч. в области делопроизводства. Разрабатывая стандарты предприятия, важно правильно понимать все термины, связанные с этим направлением. Для этого в первую очередь нужен ГОСТ Р 1.12-99 «Государственная система стандартизации РФ. Стандартизация и смежные виды деятельности. Термины и определения».

В последние годы совершенствование управления организации, учреждения, предприятия любого уровня и любой организационно-правовой формы, как правило, ведется на базе международных стандартов системы менеджмента качества (серия ISO-9000). Чтобы разобраться в этой системе и поднять качество управления на уровень, требуемый стандартами системы менеджмента качества, надо, прежде всего, понять и усвоить терминологию этой системы. Она дана в стандарте ISO 9000:2000 или в его отечественном аналоге - ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь». В нем нормативно установлены термины в системе менеджмента качества и их определения. Таким образом, как в законодательных актах, так и в стандартах сегодня проводится большая работа по унификации понятий, что позволяет в документах, особенно законодательно-правовых и нормативно-методических, точно изложить требования и добиться их однозначного понимания.

1.2. Классификация документов и общие требования к стилю и языку документов

Документы можно классифицировать по различным признакам:

1)по происхождению: официальные или служебные - документы, созданные организацией или должностным лицом и оформленные в установленном порядке: управленческие, технические и правовые; личные или персональные - официальные документы, удостоверяющие личность человека или его права, служебное положение или содержащие сведения биографического характера; документы личного происхождения - документы, созданные по частной инициативе;

2)в зависимости от технологии обработки и вида носителя информации: человекочитаемые, машиночитаемые и машинные;

3)по способу создания: рукописные, машинописные и типографи-

ческие;

4)по форме изложения: индивидуальные и типовые;

5)изобразительные - документы, содержащие информацию, выраженную посредством изображений какого-либо объекта (фото, аудио,

10