Документационное обеспечение управления. Курс лекций

5.4. Записки

Записки - обобщенное название документов вспомогательного, по отношению к организационно – распорядительным документам, характера. Они делятся на виды:

1) Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой – либо вопрос с выводами и предложениями.

Цель докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации, имеющих место фактах и т.п. и побудить к принятию определённого решения или сообщить о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне – снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

Текст докладной записки делится на две части:

-в первой части текста излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки;

-во второй части выводы и предложения, которые, по мнению автора, должны быть выполнены в связи с изложенными фактами.

41

2)Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Служебные записки обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Служебная записка направляется обычно от одного руководителя

кдругому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного статуса, в противном же случае это будет докладная записка. Служебные записки – это своего рола переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определённую просьбу, предложение. Как правило, служебные записки составляются по вопросам мате- риально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.

Служебная записка оформляется на листе формата А4, (приложение 14) подписывается составителем, в её оформлении должны присутствовать реквизиты:

08 – наименование структурного подразделения (автора справки);

10 – наименование вида документа СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место издания документа;

15 – адресат;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

22 – подпись (с указанием должности).

3)Объяснительная записка - документ, поясняющий пункты отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия).

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.

Объяснительная записка, где объясняются причины поведения, поступки, ситуации, составляется отдельными работниками и может оформляться рукописным способом. Подписываются такие записки составителем.

Объяснительная записка адресуется конкретному лицу, оформляется на стандартном листе бумаги формата А 4 и содержит следующие реквизиты:

42

08 - наименование структурного подразделения (если объяснительную записку подписывает составитель); 08 - наименование организации (если объяснительную записку подписывает руководитель);

10 - название вида документа – ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер;

18 - заголовок;

20 - текст;

22 - подпись.

Текст объяснительных записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, четкие разъяснения.

5.5. Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений коллегиальными органами.

Протоколы оформляются на бланках организации и в их оформлении должны присутствовать реквизиты:

08 – наименование организации;

10 - наименование вида документа – ПРОТОКОЛ;

11– дата документа (дата заседания);

12– регистрационный номер документа;

14– место издания документа;

18– заголовок к тексту;

20– текст документа;

22– подписи.

Текст протокола состоит из двух частей:

1) вводной части, в которой указываются председатель, секретарь совещания, инициалы и фамилии присутствующих в алфавитном порядке, а также приглашенных. Если присутствующих больше 15, то указывается их общее количество, а в скобках делается запись «регистрационный лист прилагается». В регистрационном листе следует отразить инициалы, фамилию, должность и место работы каждого участника. Завершает вводную часть повестка дня. В ней в виде пунктов записываются вопросы, подлежащие обсуждению, фамилия, инициалы и должность основного выступающего, время, требуемое для выступления. Повестка дня формируется по степени важности обсуждаемых вопросов. Пункт «Разное» в повестке дня недопустим.

43

2) основной части протокола, в которой фиксируется ход обсуждения каждого вопроса и оформляется в виде пронумерованных разделов по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ГОЛОСОВАЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ)

Вподразделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы основного докладчика (или докладчиков), и через тире приводится краткое изложение текста выступления. Если к протоколу прилагается текст или тезисы доклада, то вместо содержания пишут: «Доклад прилагается».

Вподразделе «ВЫСТУПИЛИ» отражаются все выступления, вопросы и ответы с указанием фамилий выступающих.

Входе обсуждения каждого вопроса участники совещания высказывают предложения по принятию решений. Председатель обязан проголосовать каждое предложение. Решение принимается в соответствии с итогами голосования. Голосование по высказанным предложениям проводится либо сразу после внесения, либо в конце обсуждения. Итоги голосования оформляются в подразделе «ГОЛОСОВАЛИ» в виде отчета, где указывают количество голосов, поданных «за» и «против», число воздержавшихся, а также приводят список лиц, не участвовавших в голосовании. О наличии особого мнения делают запись в протоколе после записи решения.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствующими на собрании. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол (визы проставляются на левом поле документа).

Протокол датируется тем числом, когда происходило описываемое событие. Если оно продолжалось с перерывами в течение нескольких дней, то через тире указывают даты его начала и окончания.

Заголовок в протоколе представляет собой название коллегиального органа, заседание которого состоялось. Заголовок формулируется в родительном падеже и печатается полностью строчными буквами.

44

Контрольные вопросы:

1.Какие документы относятся к группе справочно – информационных документов?

2.На каких бланках оформляются справочно – информационные документы?

3.Как строится структура текста служебного письма?

4.Как оформляется внешняя справка?

5.Какие виды записок Вы знаете?

6.Цель составления записок в управленческой деятельности?

7.Какие виды справочно – информационных документов оформляются на формате А4?

8.Кто подписывает протокол?

45

Лекция 6. Организация работы с документами

6.1.Служба ДОУ. Виды организационных структур службы ДОУ.

6.2.Требования к организации документооборота и контроль исполнения документов.

6.1. Служба ДОУ. Виды организационных структур службы ДОУ

1.Управление делами создается в министерствах и ведомствах. Осуществляет работу с документами, контроль и координацию делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли.

2.Канцелярия – создается на предприятиях, в научноисследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях.

3.Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления. В общих отделах обычно создаются такие же участки, как и в канцелярии.

4.Секретарь учреждения выполняет работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

1.обеспечение документирования управленческой деятельности;

2.организация работы с документами в учреждении;

3.совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельно-

сти могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

разработка и проектирование бланков, обеспечение их изготовления;

обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверения доку-

ментов.

Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

установление единого порядка прохождения документов;

экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

46

регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

контроль за исполнением документов;

систематизация документов, обеспечение их хранения и использования;

организация работы с обращениями граждан;

обеспечение защиты информации.

Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительской дисциплины;

постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Должностной и численный состав службы ДОУ. Основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы ДОУ, является Классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Работники службы ДОУ по характеру труда делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители (заведующий службой делопроизводства, заведующий протокольным отделом; начальник секретариата; заведующий архивом; заведующий отделом подготовки документов, копировальным бюро, экспедицией).

Основная функция руководителя – это планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных единиц и отдельных сотрудни-

47

ков. Количество руководителей не должно превышать 20% от общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты (документовед; помощник руководителя; референт; редактор; архивист; инспектор; секретарь руководителя; корректор).

Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке по заданию руководителя проектов документов.

Технические исполнители (экспедитор; делопроизводитель; машинистки и стенографистки; технические секретари; курьеры; операторы организационной техники).

Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должны составлять для министерств и ведомств – 12-15%; для промышленных предприятий и организаций – 0,5% общего числа работающих.

Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляются в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.

6.2. Требования к организации документооборота и контроль исполнения документов

В соответствии с перечнем, имеющимся на предприятии (в учреждении, организации) все документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрация документа – запись необходимых сведений о документе и проставление на нем регистрационного номера (индекса) и даты регистрации. Основное назначение регистрации состоит в придании документу юридической силы, подтверждении его создания или поступления. Регистрация обеспечивает учет, контроль и поиск документов.

Документы регистрируются однократно: входящие – в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.

Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях (распорядительные, кадровые, учетные, бухгалтерские и др.); документы, поступающие из вышестоящих, подведомственных или сторонних организаций; важнейшие внутренние документы (приказы по основной дея-

48

тельности, по личному составу, протоколы и др.); заявления и жалобы граждан.

Система регистрации может быть централизованной, децентрализованной или смешанной. Наиболее эффективна централизованная система, которая заключается в том, что все регистрационные действия осуществляются одной службой (или одним лицом). Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания и исполнения (в структурных подразделениях), т.е., например, приказы по кадрам регистрируют в отделе кадров, бухгалтерскую документацию – в бухгалтерии и т.д. При этом документы делятся на группы, каждую из которых регистрируют отдельно (входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, договоры и т.д.), используя валовую (порядковую) нумерацию в пределах каждой группы.

Индекс документа составляют исходя из принципа формирования дел, принятого для данного массива. Обязательный элемент индекса – порядковый номер в пределах регистрируемого массива (как правило, за год), в дополнение к которому указывают код места исполнения и хранения документа и т.д. Например, индекс 13/1-3 состоит из порядкового номера (13) и номера дела (1-3), в котором хранится документ.

Документы регистрируются в журналах или на карточках, а также с использованием компьютерных технологий.

Внутренние документы делят на группы (по видам), и каждую группу регистрируют отдельно. Документам присваивают регистрационные номера в пределах каждой группы, для чего используют, как правило, простую порядковую нумерацию.

Выбор технологии ведения информационно-поисковой системы находится в сфере компетенции руководства организации.

Учет электронных документов осуществляется в соответствии с требованиями и по учетным формам Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Сведения о каждой единице учета электронных документов вводятся в учетную базу данных электронных документов или в учетную карточку электронного документа. Форма учетной карточки единицы учета электронных документов приведена в приложении 43.

Электронные документы учитывают в составе архивного фонда организации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем электронных документов указывают в мегабайтах (Мбайт).

Перечень документов, не подлежащих регистрации. Перечень документов, не подлежащих регистрации, конкретизируется с учетом

49