Документационное обеспечение управления. Курс лекций

менной форме (кол-во документов на контроле, % выполненных в срок, % не выполненных в срок, причины, по которым не выполнены в срок). Документ считается исполненным, когда решен поставленный в нем вопрос и корреспонденту дан ответ.

Жалоба - устное или письменное обращение в суд, государственный орган, орган местного самоуправления или к должностному лицу по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов гражданина или юридического лица.

Жалоба - это официальное заявление о незаконном или неправильном действии какого-либо лица, учреждения, организации. При составлении жалобы следует обращать внимание на аргументацию приводимых в ней доводов со ссылками на законы и иные нормативные правовые акты, которые, по мнению лица, подающего жалобу, уполномоченное должностное лицо должно было применить при рассмотрении дела, но не сделало этого либо применило неправильно, подтверждая свои доводы имеющимися в деле доказательствами. Жалоба должна завершаться изложением требований заявителя.

Недостатки содержания жалобы не могут повлечь неблагоприятных правовых последствий для заинтересованных лиц: приостановления, прекращения производства и т.д. Подача жалобы с соблюдением правил, установленных ст. 30.2 и 30.3 КоАП РФ, автоматически вызывает обязанность вышестоящего суда рассмотреть ее, проверить законность и обоснованность постановления по делу.

Если рассмотрение жалобы не относится к компетенции судьи, которому обжаловано постановление по делу об административном правонарушении, жалоба направляется на рассмотрение по подведомственности в течение 3 суток. В этом случае выносится определение о передаче дела по подведомственности.

Предметом жалобы могут быть действия (бездействие), решения, совершенные либо принятые в нарушение установленных правовых предписаний закона или иного нормативного правового акта федеральных органов, органов субъектов Российской Федерации или органа местного самоуправления, относящиеся к конкретному гражданину, заинтересованному в правильном (адекватном) применении к нему соответствующего правового предписания. По смыслу закона, адресность нарушенного правового предписания конкретному гражданину является очевидной и бесспорной, не требует доказывания и оценки правоприменителем. К примеру, жалобы в связи с отказом в регистрации автотранспортного средства и о признании недействительным ордера на предос-

51

тавление жилья. По правовой природе и по существу в обоих случаях дела возникают из административно - правовых отношений, могут быть связаны с действиями (бездействием) органов государственного управления (местного самоуправления).

Контрольные вопросы:

1.Перечислите виды организационных структур службы ДОУ.

2.Назовите задачи службы ДОУ.

3.Раскройте функции службы ДОУ в зависимости от ставящихся задач.

4.Дайте характеристику должностному и численному составу службы ДОУ.

5.Дайте понятие регистрации документа.

6.Опишите процесс регистрации документов.

7.В чем заключается контроль за сроками исполнения документов?

52

ветствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

7.2. Организация оперативного хранения дел

Формирование и хранение дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если в деле больше листов, то его нужно делить на два тома. Номер тома указывается в заголовке, например: «Входящая корреспонденция. Т.1».

Расположение документов внутри дела производится в соответствии с порядком разрешения вопросов, хронологией, индексацией и т.д. Принципы расположения дел могут комбинироваться. Вопросный принцип систематизации предусматривает расположение документов в соответствии с последовательностью решения того или иного вопроса (доку- мент-ответ подшивается вслед за инициативным документом, приложение, независимо от даты утверждения или составления, присоединяется к соответствующему документу). Хронологический принцип систематизации состоит в расположении документов в соответствии с их датировкой. Различают две формы брошюровки – правую и левую. Если документы располагаются в порядке поступления, т.е. последний документ подшивается сверху, то это правая брошюровка; если наоборот – левая. Предпочтительной является левая форма брошюровки. Для брошюровки документов постоянного и долговременного хранения используются папкирегистраторы, которые позволяют без затруднений вкладывать и изымать документы.

На обложке каждого дела указывают название вышестоящей организации, данного учреждения и его структурного подразделения, а также номер дела по номенклатуре, его заголовок, дату, количество листов, срок хранения.

Для сдачи дел в архив необходимо провести экспертизу научной и практической ценности документов, оформить дела с постоянными и долговременными сроками хранения, составить описи на них. В начале каждого дела помещаются внутренняя опись документов, которая включает индексы документов, краткое содержание, даты, номера листов. Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел.

Оформление дел включает в себя комплекс работ:

описание дела;

брошюровку;

нумерацию листов;

54

составление заверительной подписи.

Дела хранят в шкафах в вертикальном или горизонтальном положении. На дверце шкафа с внутренней стороны прикрепляют копию номенклатуры дел. Если какое-либо дело выдается на руки для временного пользования, то на его место ставят карточку-заменитель. Дела, выданные сотрудникам во временное пользование, должны быть возвращены в течение дня.

Взависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения:1, 3, 5, 10, 15, 50, 75 лет и постоянно. Документы, поступающие из вышестоящих органов, хранятся, как правило, до истечения их актуальности или до замены их новыми.

Впроцессе работы все документы можно подразделить на три

группы:

1.Предназначенные для архивного хранения.

2.Подлежащие уничтожению.

3.Необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для определения сроков хранения и подготовки документов к ар-

хивному хранению приказом руководителя предприятия, учреждения, организации создается постоянно действующая экспертная комиссия. Как правило, в нее входят заместитель директора, ведущий специалист и сек- ретарь-референт. Определение конкретных сроков хранения дел и документов производится на основе создаваемых министерствами и ведомствами перечней, которые проходят экспертизу в Архивной службе РФ (основу ведомственных перечней составляют перечни типовых документов и типовых номенклатур дел).

Контрольные вопросы:

1.В чем заключается роль номенклатуры дел в делопроизводстве?

2.Перечислите и раскройте основные моменты в формировании и хранении дел организации.

55

Список литературы

1.Унифицированные системы документации: Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: ГОСТ Р 6.30 - 2003. – Введ. 03.03.2003. – М. : Изд-во стандартов, 2003.

2.Кочарова, О.В. Документационное обеспечение управления: курс лекций / О.В. Кочарова. – Волгоград, Изд-во ВКБ, 2006. - 226с.

3.Румынина, Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Л.А. Румынина.

– 6-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2008. – 224 с.

4.Соколов, В.С. Документационное обеспечение управления: учебник. / В.С. Соколов. – 2-е изд. – М. : ФОРУМ : ИНФРА-М, 2007. – 176 с. – (Профессиональное образование).

56

Приложение 1

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор подпись О.Р. Дымов

27.03.2009

Открытое акционерное общество «ТреУгольник» ПОЛОЖЕНИЕ

г. Челябинск

Ослужбе главного технолога

1.Общие положения

2.Основные положения

3.Функции

4.Права и обязанности

5.Руководство

6.Взаимоотношения. Связи.

Юрисконсульт Л.п. К.Н. Ткачев

26.03.2009

57

Приложение 2

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор подпись О.Р. Дымов

27.03.2009

Открытое акционерное общество «ТреУгольник»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

г. Челябинск

Повара - кондитера

1.Общие положения.

2.Функции.

3.Должностные обязанности.

4.Права.

5.Ответственность.

6.Взаимоотношения (связи по должности).

58

Приложение 3

Администрация города Пензы Глава администрации города Пензы ПОСТАНОВЛЕНИЕ

О проведении торгов по продаже в собственность земельного участка из состава земель населенных пунктов, расположенного по адресу: г. Пенза, в районе ул. Зеленодольская (стр.№3)

На основании ст. 30.1, 38.1 Земельного кодекса РФ, решения Пензенской городской Думы от 25.04.2008 г. № 949-45/4 «Об утверждении Положения о порядке предоставления земельных участков, находящихся в ведении органов местного самоуправления города Пензы, гражданам и юридическим лицам»,

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить проект границ земельного участка из состава земель населённых пунктов № 104 от 12.03.2008 г. Под строительство индивидуального жилого дома (стр.3) в районе ул. Зеленодольская согласно приложению к настоящему Постановлению.

2. Комитету по управлению муниципальным имуществом г. Пензы:

59

Подготовить и осуществить мероприятия по проведению торгов по продаже в собственность земельного участка площадью 1500 кв. м из состава земель населенных пунктов, расположенного по адресу: Первомайский район г. Пензы, в районе ул. Зеленодольская (стр.3) под строительство индивидуального жилого дома.

Осуществить государственный кадастровый учет земельного участка и определить начальную цену продажи в собственность земельного участка на основании отчета независимого оценщика.

Организовать торги (аукцион, открытый по форме подачи предложений по продаже в собственность земельного участка в соответствии со ст. 38.1 Земельного кодекса РФ).

3. Контроль выполнения настоящего Постановления возложить на Комитет по управлению муниципальным имуществом г. Пензы.

Л.п. И.И. Иванов

60