Документационное обеспечение управления. Курс лекций

Устав регулирует деятельность организации, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы их деятельности. Текст устава может состоять из разделов:

1.Общие положения.

2.Предмет и цели деятельности.

3.Имущество организации.

4.Права и обязанности организации.

5.Управление организацией.

6.Филиалы, представительства и дочерние организации.

7.Регистрация и ликвидация организации.

Но структура текста устава не может быть единой для всех организаций, предприятий, учреждений и зависит от их вида хозяйственной деятельности.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие рекви-

зиты:

08 – наименование организации;

10 - наименование вида документа – УСТАВ;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место издания документа; 16 – гриф утверждения документа (если предприятие частное, указывает-

ся, кем документ зарегистрирован); 20 – текст документа; 22 - подпись.

Подписывает устав руководитель организации в конце текста.

3.3. Положение

Положение – нормативно – правовой акт, регламентирующий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов управления государством или структурным подразделением организации.

Положение разрабатывается по указанию руководителя организации или по инициативе руководителя структурного подразделения, для которого составляется документ. Проект положения согласовывается с юридическим отделом организации. Составляется положение на бланке конкретного вида документа, подписывается руководителем структурного подразделения, для которого составляется документ и утверждается руководителем организации. Датой положения является дата его утверждения (приложение 1).

31

В оформлении положения должны присутствовать следующие реквизиты:

08 – наименование организации;

08 - наименование структурного подразделения;

10 - наименование вида документа – ПОЛОЖЕНИЕ;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место издания документа;

16 – гриф утверждения документа;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

22 – подпись;

24 – визы согласования.

Структура текста положения о подразделении включает в себя раз-

делы:

1.Общие положения.

2.Задачи.

3.Функции.

4.Права и обязанности.

5.Руководство.

6.Взаимоотношения.

3.4. Должностная инструкция

Должностная инструкция – документ, в котором определяются цели, задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия.

Цели создания должностной инструкции:

1.регламентация деятельности работника;

2.контроль порядка исполнения функций и обязанностей работником;

3.разрешение спорных и конфликтных ситуаций в трудовых отношениях.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юридической службой и утверждается руководителем организации. Оформляется должностная инструкция на общем бланке организации (приложение 2).

В оформлении должностной инструкции должны присутствовать следующие реквизиты:

08 – наименование организации – автора документа;

08 - наименование структурного подразделения;

10 - наименование вида документа – ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ;

11 – дата документа;

32

12 – регистрационный номер документа;

14 – место издания документа;

16 – гриф утверждения документа; 18 – заголовок к тексту (в дательном падеже); 20 – текст документа; 22 – подпись; 24 – визы согласования.

Текст должностной инструкции состоит из следующих типовых разделов:

1.Общие положения.

2.Функции.

3.Должностные обязанности.

4.Права.

5.Ответственность.

6.Взаимоотношения (связи по должности).

Контрольные вопросы:

1.Какие документы относятся к организационным?

2.С какой целью составляются организационные документы?

3.В чем особенности организационных документов?

4.Какие реквизиты должны присутствовать при оформлении устава?

5.Какие реквизиты должны присутствовать при оформлении положения о структурном подразделении?

6.Какие реквизиты должны присутствовать при оформлении должностной инструкции?

33

Лекция 4.

Система организационно - распорядительной документации. Распорядительная документация

4.1.Назначение и виды распорядительной документации.

4.2.Документы, издаваемые коллегиально.

4.3.Документы, издаваемые на основе единоначалия.

4.1. Назначение и виды распорядительной документации

Распорядительные документы необходимы для регулирования деятельности организации, для решения возникающих в ней проблем и решения различных ситуаций. С помощью распорядительных документов совершенствуется организационная структура организации, содержание, способы и средства осуществления основной деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов.

Распорядительные документы должны строго соответствовать закону, поэтому их подготовка – сложный процесс, состоящий из этапов:

1.изучение вопроса и подготовка проекта документа;

2.согласование текста документа, его подписание;

3.обсуждение и принятие документа (при необходимости).

Сточки зрения принятия решений распорядительные документы делят на две группы:

1.документы, издаваемые коллегиально (собранием, советом, правлением или другими коллегиальными органами управления). К этой группе относятся постановления и решения;

2.документы, издаваемые на основе единоличного принятия решения должностным лицом, как правило, руководителем организации. Это увеличивает оперативность управления и персональную ответственность за принятые решения. (Приказы)

4.2. Документы, издаваемые коллегиально

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной и исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности.

Постановления оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003 на общем бланке, дата постановления – это дата заседания коллегиального органа. В оформлении постановлений должны присутствовать следующие реквизиты:

08 – наименование организации;

10 - наименование вида документа – ПОСТАНОВЛЕНИЕ;

34

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место издания документа;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

22 – подпись;

24 – визы.

Структура текста постановления состоит из двух частей:

1.констатирующая или вводная часть, в которой могут содержаться ссылки на законы и ранее изданные постановления или другие нормативно – правовые акты.

2.распорядительная часть, в которой содержатся определённые поручения, назван исполнитель, указаны сроки.

Констатирующая часть текста постановления отделяется от распорядительной части текста словом «ПОСТАНОВИЛ: » или «ПОСТАНОВЛЯЕТ: » прописными буквами на отдельной строке. Иногда постановление не нуждается во вводной части, тогда его текст начинается со слова «ПОСТАНОВИЛ: » или «ПОСТАНОВЛЯЕТ: », а затем следует распорядительная часть текста (приложение 3).

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях решения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решения издают муниципальные органы управления, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, исторические, педагогические советы и др.

Решения оформляются на общем бланке, в их оформлении должны присутствовать следующие реквизиты:

08 – наименование организации;

10 - наименование вида документа – РЕШЕНИЕ;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место издания документа;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

22 – подписи (председатель, секретарь);

24 – визы.

Структура текста решения состоит из двух частей:

1.констатирующая или вводная часть, в которой указываются причины издания решения, цели, которые достигаются при его выполнении.

35

Если решение издаётся на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывают название, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа.

2. распорядительная часть, в которой содержатся определённые поручения, назван исполнитель, указаны сроки.

Констатирующая часть текста решения отделяется от распорядительной части текста словом «РЕШИЛ: » или «РЕШИЛА: » или «РЕШИЛО:» или «РЕШИЛИ:» прописными буквами на отдельной строке (приложение 4).

4.3. Документы, издаваемые на основе единоначалия

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации на основе единоначалия в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Подготовка проекта приказа состоит из этапов:

1.изучение существа вопроса, сбор информации;

2.подготовка текста приказа;

3.согласование документа (визирование);

4.подписание приказа;

5.доведение приказа до сведения исполнителей.

Приказы по содержанию и способам оформления делят на два ви-

да:

приказы по основной деятельности (организация работы предприятия, финансирование, планирование, снабжение и др.) (приложение

5);

по личному составу (увольнение, перевод работника и др.) (приложение 6).

Приказ оформляется на бланке приказа и в его оформлении должны присутствовать следующие реквизиты:

08 – наименование организации;

10 - наименование вида документа – ПРИКАЗ;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место издания документа;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

22 – подпись;

24 – визы.

36

Структура текста приказа состоит из двух частей:

1.Констатирующая часть, в которой кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издаётся на основании другого документа, то в констатирующей части указывают название, номер, дату, заголовок.

2.Распорядительная часть, в которой содержатся перечисления предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия, указаны сроки исполнения.

Последний пункт распорядительной части приказа формулируется таким образом: «контроль исполнения приказа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия)». Если руководитель сам будет осуществлять контроль, тогда пункт о контроле отсутствует.

Констатирующая часть текста приказа отделяется от распорядительной части текста словом «ПРИКАЗЫВАЮ: » прописными буквами на отдельной строке.

Подписывает приказ руководитель организации, а в его отсутствие

– его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя, при этом на приказе в подписи должна быть указана его фактическая должность, например:

И.о. директора – Заместитель директора Л.п. П.Д. Жаров по финансам

Дата приказа – это дата подписания приказа и регистрации, если в тексте не оговорены другие сроки.

Контрольные вопросы:

1.Какие документы относятся к распорядительным документам?

2.Как различаются распорядительные документы с точки зрения принятия решений?

3.Как строится текст распорядительного документа?

4.Какие виды приказов Вы знаете?

5.Кто имеет право подписи на приказах?

6.Какие реквизиты должны присутствовать при оформлении распорядительных документов?

37

Лекция 5.

Система организационно - распорядительной документации. Справочно - информационная документация

5.1. Назначение и виды справочно-информационных документов.

5.2.Служебное письмо.

5.3.Справки.

5.4.Записки.

5.5.Протокол.

5.1. Назначение и виды справочно - информационных документов

Справочно – информационные документы содержат текущую или справочно – аналитическую информацию о состоянии дел. Одновременно они являются информационной базой для принятия управленческих решений.

Особенности справочно - информационных документов:

1.при оформлении документов этой группы используют разные виды бланков;

2.документы этой группы отличаются друг от друга структурой изложения и объёмом текста;

3.как правило, справочно – информационные документы имеют одну подпись. Исключения: протоколы, гарантийные письма – 2 подписи; акты подписываются комиссией.

Кданной группе можно отнести документы: служебные письма, записки, справки, протоколы, справки и т.д.

5.2. Служебное письмо

Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности.

Письмо – самый распространённый вид документа, используемый в управленческой деятельности. Письмо оформляется на бланке письма. В оформлении писем должны присутствовать следующие реквизиты:

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

15 – адресат;

18 – заголовок к тексту;

38

20 – текст документа;

22 – подпись;

27– отметка об исполнителе.

Воформлении писем могут присутствовать следующие реквизиты:

7- код организации;

8- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

9- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

13- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14– место издания документа; (если в названии организации отсутствует указание на населённый пункт, в котором функционирует организация);

21- отметка о наличии приложения; (при необходимости).

Объём письма не должен превышать двух страниц, и оно должно быть посвящено одному вопросу. Текст письма должен быть ясным, логичным, кратким. Чаще всего текст письма строится по схеме:

- введение, в котором содержится объяснение причины составления письма;

- основная часть, в которой излагается существо вопроса, включая доказательства или опровержения;

- заключение, в котором формулируется основная цель письма.

Взависимости от содержания письма порядок частей может меняться или некоторые части могут отсутствовать.

Служебные письма, как правило, подписывает руководитель организации или его заместители, или руководители тех структурных подразделений, которым в пределах их служебных компетенций предоставлено право подписи.

Особенности оформления некоторых видов писем:

39

5.3. Справка

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных событий.

По содержанию справки могут быть:

1.Справка личного характера, в ней описываются или подтверждаются факты или события, касающиеся конкретного лица. Подписывается руководителем организации и заверяется печатью;

Справка личного характера финансового содержания подписывается руководителем организации, главным бухгалтером и заверяется печатью.(приложение 11)

2.Справка служебного характера, в ней содержится информация по различным направлениям деятельности организации (приложение 12).

В зависимости от адресата справки могут быть:

40