Документационное обеспечение управления. Курс лекций
.pdf34,48 – для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».
При подготовке текстов с использование компьютерной техники рекомендуется использовать шрифт Times New Roman Cyr размером №
12-14.
Контрольные вопросы:
1.В каких целях проводится унификация документов?
2.Перечислите известные вам унифицированные системы.
3.Расскажите о направлениях унификации понятий.
4.Раскройте роль стандартизации.
5.Назовите классификацию документов по функциональному признаку.
6.Охарактеризуйте классификацию документов по направленности документопотока на предприятии.
7.Назовите требования к информации в управлении.
8.Укажите существующие требования к тексту документа.
9.Дайте понятие терминам «реквизит» и «формуляр».
10.Перечислите состав реквизитов.
11.В чем назначение бланка документа. Назовите виды бланков.
12.Укажите требования к бланкам документов.
13.Перечислите обязательные реквизиты бланка документа, и какие существуют варианты расположения реквизитов на бланках организаций.
21
Лекция 2.
Документирование управленческой деятельности. Особенности работы с договорно-правовой документацией
2.1.Назначение оферты и акцепта в договорных отношениях.
2.2.Общие правила составления и оформления договоров. Виды наиболее часто встречающихся договоров.
2.3.Особенности оформления приложений к договорам.
2.1.Назначение оферты и акцепта в договорных отношениях
Под офертой в коммерческой практике понимается письменное предложение продавца (фирмы, предприятия), направленное возможному покупателю, о продаже партии товара на определенных продавцом условиях.
Оферта содержит все основные условия предстоящей сделки: наименование товара, количество, качество, цену, условия поставки, условия платежа, срок поставки, характер тары и упаковки. Текст должен быть кратким, четким, ясным.
Различают два вида оферты: твердая и свободная.
Твердая оферта – это документ, в котором дается письменное предложение на продажу определенной партии товара, посланное продавцом (фирмой, предприятием) одному возможному покупателю, с указанием срока, в течение которого продавец является связанным своим предложением. Срок действия оферты зависит от спроса на рынке предлагаемого товара. Чем больше спрос, тем короче срок действия оферты.
При согласии покупателя со всеми условиями оферты он посылает продавцу ответ – письменное подтверждение (почтой, телеграфом, телексом, факсом) готовности заключить контракт.
Свободная оферта – это документ, который может быть выдан на одну и ту же партию товара нескольким возможным покупателям на одном или нескольких рынках. Такое предложение не связывает продавца, так как в нем не установлен срок для ответа.
Лицо, сделавшее предложение с указанием срока для ответа, связано на протяжении всего этого периода. До его истечения оно не может отменить или изменить предложение, отозвать оферту. Иные случаи, могут быть оговорены в самой оферте или могут вытекать из существа предложения или обстановки, в которой оно было сделано. То есть норма о безотзывности оферты является диспозитивной.
22
Оферта не обязательно должна быть сделана определенному лицу, однако договор не возникает, пока она не будет принята конкретным лицом.
Акцепт оферты представляет собой выраженное словами или соответствующим поведением согласие с условиями оферты, сделанное в предписанном или указанном оферентом порядке.
При заключении договора намерение акцептанта принять предложение должно быть выражено таким образом, чтобы не было сомнений ни в отношении факта акцепта, ни в отношении совпадения условия акцепта с условиями оферты. Эти требования могут быть выражены в общем правиле, согласно которому акцепт должен быть абсолютным и соответствовать условиям оферты.
Внастоящее время при использовании средств электронновычислительной техники для заключения договоров последние считаются заключенными не только при условии, что акцепт сообщен, но также и при поступлении обратной информации о получении сообщения об акцепте оферентом на компьютер акцептанта. Такое сообщение может быть направлено посредством особого электронного документа «Подтверждение», подписанного электронной подписью акцептанта, или автоматического подтверждения (квитанции) без электронной подписи.
Ответ на предложение заключить договор (акцепт) должен быть определенным; из него должно четко явствовать намерение стороны заключить договор на предложенных ей условиях.
Если же акцептант выдвигает свои контрпредложения, например, по включению в договор новых условий, отсутствовавших в предложении, либо по изменению редакции предложенных в договоре пунктов, то такой ответ на оферту признается отказом от акцепта и в то же время новой офертой.
Акцепт не является совершенным, пока он не сообщен оференту, а из этого следует, что акцепт может быть отозван в любое время до того, как это произошло, при условии, что об отказе сообщено до получения акцепта. После получения акцепта договор считается заключенным, и речь может идти о его досрочном расторжении.
Вотношении акцепта, направленного по почте, возможно, руководствоваться следующим принципом: поскольку акцепт может считаться совершенным, как только письмо о нем сдано на почту, телефонный звонок или телеграмма, отменяющие акцепт, должны считаться недействительными, хотя бы они были получены оферентом ранее письма. В ином случае акцептант мог бы произвольно менять свое мнение, получая выгоду от совершенного по почте акцепта и от возможности его отмены.
23
2.2. Общие правила составления и оформления договоров. Виды наиболее часто встречающихся договоров
Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
Вместе с тем термин «договор» употребляется и в иных значениях. Под договором понимают совокупность условий, определяющих действия сторон. Термин «договор» используется для обозначения обязательства, возникшего из договора (соглашения). Договором часто называют документ, подписанный его сторонами.
Договоры классифицируют на двусторонние и многосторонние. Такое разграничение связано не только с количеством лиц, участвующих в договоре. Под многосторонними принято понимать договоры, в которых отсутствует встречность прав его сторон, характерная для двусторонних договоров. Права и обязанности лиц, участвующих в многостороннем договоре, как правило, не являются встречными. Многосторонним, например, является договор простого товарищества (договор о совместной деятельности). В отличие от многостороннего договора с множественностью лиц в двустороннем договоре две стороны, хотя каждую из них может представлять несколько лиц (так называемый долевой договор с несколькими покупателями или продавцами).
Форма договора – внешнее выражение взаимного волеизъявления сторон.
Письменные договоры заключаются путем:
составления единого документа, подписываемого обеими сторонами;
обмена несколькими письменными документами (письмами, телеграммами и др.), исходящими от сторон и выражающими их взаимосогласованную волю;
принятия к исполнению заказа контрагента.
Составление единого документа – основной, наиболее применяемый способ оформления договорных отношений. Сущность его заключается в том, что стороны подписывают документ, который содержит их взаимное волеизъявление.
Основными реквизитами договора являются: наименование вида документа, регистрационный номер, дата, место составления, текст документа, подписи сторон.
Существуют разнообразные формы договоров, которые отражают сложившуюся правовую ситуацию между различными организациями, предприятиями; между администрацией предприятия и работником; ме-
24
жду сотрудниками и т.д. (Например: договор поставки, договор аренды, договор купли-продажи, договор аренды, договор ренты, договор подряда, договор поручения, трудовой договор, коллективный договор, договор о полной материальной ответственности и т.д.).
Договор аренды. По договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. В аренду могут быть переданы земельные участки и другие обособленные природные объекты, предприятия и другие имущественные комплексы, здания, сооружения, оборудование, транспортные средства и другие вещи, которые не теряют своих натуральных свойств в процессе их использования (непотребляемые вещи). В договоре аренды должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды. При отсутствии этих данных в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается не согласованным сторонами, а соответствующий договор не считается заключенным.
Договор аренды включает в себя следующие основные статьи:
1.Преамбула.
2.Предмет и условия договора.
3.Обязанности арендодателя.
4.Обязанности арендатора.
5.Ответственность арендатора.
6.Арендная плата по договору и порядок расчетов.
7.Ответственность Сторон и форс-мажор.
8.Порядок разрешения споров.
9.Защита интересов Сторон.
10.Изменение Договора.
11.Порядок расторжения договора.
12.Действие договора во времени.
13.Юридические адреса сторон.
Договор поставки. Договор поставки – гражданско-правовой договор, в соответствии с которым поставщик, т.е. продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием. Это наиболее распространенный из используемых в предпринимательской деятельности видов договора купли-
25
продажи. Все его условия должны быть конкретными, не допускающими двойственного толкования.
Договор поставки состоит из следующих основных статей:
1.Преамбула.
2.Наименование и количество поставляемой продукции.
3.Качество и комплектность.
4.Цены и сумма договора.
5.Порядок отгрузки.
6.Тара и упаковка.
7.Порядок расчетов.
8.Срок действия договора.
9.Дополнительные условия.
10.Юридические адреса, платежные и отгрузочные реквизиты сторон
Договор купли-продажи. По договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену).
Выделяют семь разновидностей договора купли-продажи:
1)розничную куплю-продажу,
2)поставку товаров,
3)поставку товаров для государственных нужд,
4)контрактацию,
5)энергоснабжение,
6)продажу недвижимости,
7)продажу предприятия.
Товаром по договору купли-продажи могут быть любые вещи с соблюдением правил, предусмотренных статьей 129 ГК РФ. Договор может быть заключен на куплю-продажу товара, имеющегося в наличии у продавца в момент заключения договора, а также товара, который будет создан или приобретен продавцом в будущем, если иное не установлено законом или не вытекает из характера товара.
Условие договора купли-продажи о товаре считается согласованным, если договор позволяет определить наименование и количество товара.
Основными статьями договора-купли продажи являются:
1.Преамбула.
2.Предмет договора.
3.Права и обязанности сторон.
4.Цена и порядок расчетов.
26
5.Качество товара.
6.Комплектность товара.
7.Ассортимент товара.
8.Количество товара.
9.Тара и упаковка.
10.Права третьих лиц.
11.Передача и приемка товара.
12.Ответственность сторон.
13.Обстоятельства непреодолимой силы.
14.Срок действия настоящего договора.
15.Конфиденциальность.
16.Разрешения споров.
17.Дополнительные условия и заключительные положения.
2.3. Особенности оформления приложений к договорам
Протоколы разногласий и согласования разногласий. Договор поставки находит широкое применение во всех сферах экономики, он часто заключается на длительные сроки. Поэтому важную роль при заключении договора играет согласование несовпадающих интересов сторон.
В ГК РФ, во-первых, установлена обязанность стороны, получившей возражения по условиям договора или предложение согласовать иные условия (в форме протокола разногласий, письма, телеграммы и др.), принять меры к согласованию таких условий договора; во-вторых, установлен 30-дневный срок для согласования соответствующих условий, если иной срок не определен сторонами; в-третьих, предусмотрена обязанность стороны, получившей предложение согласовать условия и считающей согласование нецелесообразным, в тот же срок уведомить другую сторону об отказе заключить договор на предложенных ею условиях. Таким образом, сторона, получившая в письменной форме акцепт с возражениями, должна действовать активно, т.е. либо уведомить другую сторону об отказе от заключения договора, либо принять меры к согласованию разногласий путем обмена документами, личных встреч руководителей и др. Если условия договора не согласованы и разногласия не устранены, договор признается незаключенным.
Несогласованные разногласия по договору, заключение которого не является обязательным, могут быть переданы на рассмотрение арбитражного суда только при наличии об этом соглашения сторон.
Уклонение от согласования условий, несообщение об отказе заключить договор, рассматривается как основание для предъявления вто-
27
рой стороной требований о возмещении убытков (например, о возмещении разницы в цене товаров, если уклонение стороны от выполнения активных действий привело к задержке направления заказа на изготовление товаров другому поставщику).
Наличие протокола разногласий не означает, что между партнерами нет согласия. Подписывая его, стороны принимают его условия, как принимают условия любого договора. Независимо от содержания протокола он не может быть причиной признания договора незаключенным.
Имейте в виду, что наличие протокола отнюдь не означает несогласованность условий договора. Просто к договору делается приписка, что по спорным вопросам действует протокол разногласий. Он становится полноценной частью договора, его условия имеют такую же силу, что и договорные. Соответственно подписание его сторонами свидетельствует об их согласии с его положениями безо всяких оговорок.
Доверенность. Доверенность — письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу.
Доверенности могут быть как служебными, так и личными. Личная доверенность выдается гражданином и может быть удостоверена организацией, в которой доверитель работает или учится, жилищно-эксплуатационной организацией, а также в нотариальном порядке. (Например: доверенность на управление имуществом, доверенность на получение заработной платы, доверенность на управление транспортным средством). К служебным доверенностям относится, к примеру, доверенность на получение материальных ценностей. Она используется для оформления права работника выступать в качестве доверенного лица предприятия (учреждения, организации) при получении товарно-материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу или соглашению.
Одно из основных требований, предъявляемых к доверенности, - ее правильное оформление. Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы (например, сделок с недвижимостью), должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом. При выдаче доверенности от имени юридического лица необходимо наличие помимо подписи руководителя или иного уполномоченного на это учредительными документами лица также печати организации. Доверенность на получение или выдачу денег либо других имущественных ценностей от имени юридического лица, находящегося в государственной или му-
28
ниципальной собственности, должна быть скреплена также подписью главного бухгалтера.
Доверенность по общему правилу подписывается руководителем. Действительной является, однако, доверенность, подписанная и любым другим лицом, если оно наделено соответствующими полномочиями учредительным документом организации.
Предельный срок действия доверенности — три года. Доверенность, выданная на больший срок, будет действительна только в течение трех лет. Доверенность, срок действия которой не указан, сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Однако доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна. Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.
Контрольные вопросы:
1.Дайте понятие оферты и раскройте содержание и действие оферты.
2.Перечислите и охарактеризуйте виды оферты.
3.Дайте понятие акцепту.
4.Расскажите о содержании и назначении акцепта.
5.Назовите известные вам виды договоров.
6.Раскройте содержание преамбулы договора.
7.Перечислите основные реквизиты договора?
8.Опишите содержание структуры текста договора?
9.Раскройте порядок урегулирования разногласий при заключении и исполнении договора поставки.
10.Перечислите реквизиты протокола разногласий.
11.Каков порядок оформления протокола согласования разногласий.
12.Назовите, в чем заключаются различия протоколов разногласий и согласования.
13.Дайте понятие доверенности.
14.Охарактеризуйте процедуру оформления доверенности.
29
Лекция 3. Система организационно - распорядительной документации. Организационно – правовая документация
3.1.Назначение и виды организационно – правовой документации.
3.2.Устав.
3.3.Положение.
3.4.Должностная инструкция.
3.1. Назначение и виды организационно – правовой документации
Организационные документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить её структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям. Определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками. Определить порядок реорганизации и ликвидации предприятия. Фактически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.
Организационный документ оформляется на бланке конкретного вида документа. Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации (например, устав) или руководитель структурного подразделения (например, должностная инструкция).
Особенности организационных документов:
1)организационные документы вступают в силу после из утверждения;
2)организационные документы, как правило, имеют сложную структуру текста, состоящую из разделов, пунктов, подпунктов.
3)изменения и дополнения в организационные документы можно вносить в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь до-
кумент.
Содержание текста организационных документов должно соответствовать действующему законодательству. Для этого они проходят установленный в организации порядок согласования со всеми заинтересованными подразделениями и проверки юристами, заместителем руководителя организации, который курирует определённое направление деятельности организации.
3.2. Устав
Устав – правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия, организации.
30