Документационное обеспечение туристического бизнеса. Учебное пособие

Регистрационный номер проставляется на месте:

–реквизита 10 – регистрационный номер, фиксирующий факт создания или отправления документа;

–на месте реквизита 28 – регистрационный номер, фиксирующий факт поступления документа.

При регистрации документов в организации должна быть разработана единая система индексов структурных подразделений, которая остается неизменной в течение длительного времени и может быть изменена только при реорганизации организационной структуры, перераспределении функций внутри организации.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

–экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

–оформление дел;

–описание документов постоянного и долговременного хранения;

–обеспечение их сохранности;

–передачу дел в архив учреждения, т. е. в ведомственный архив. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки

исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения. На рис. 1 представлены виды номенклатур, которые используются в организациях.

Номенклатура дел

Рис. 1. Виды номенклатуры дела

21

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

При согласовании номенклатуры дел используют:

–положение или уставы об учреждении;

–планы и отчеты о работе;

–штатное расписание;

–перечень документов;

–классификаторы;

–номенклатура дел за прошлые годы;

–список структурных подразделений;

–описи дел постоянного и временного хранения;

–справочные карточки.

В номенклатуру дел не включают:

–печатные издания;

–брошюры;

–справочники;

–информационные листки;

–бюллетени;

–реферативные журналы;

–экспресс – информация.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения находятся в течение 1–3 лет по месту их формирования, а затем подлежат передаче на хранение в ведомственный архив организации. Перед передачей в архив дела должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточных описях) в соответствии с требованиями Федеральной архивной службы.

Сроки хранения наиболее распространенных документов организаций можно изучить в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558 (ред. от 16.02.2016) «Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». В данном документе есть указатель видов документов, который составлен

валфавитном порядке.

1.5.Кадровое делопроизводство. Основные виды документов и правила их заполнения

Кадровое делопроизводство – отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате чего кадровые процедуры приобретают документальное оформление. Все движение кадрового документооборота регламентируется Трудовым кодексом Российской Федерации (далее ТК РФ).

22

На каждом предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов касающихся трудовой деятельности персонала, называется документацией по личному составу (рис. 2).

Вчастных компаниях нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.

При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности. На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании – директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя.

Всвязи с удобством большинство компаний оформляют личное дело на каждого своего сотрудника.

Документы по личному составу

Рис. 2. Виды документов по личному составу

Трудовой договор (контракт) – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ст. 56 ТК РФ).

Для заключения трудового договора законодательством установлена письменная форма. Письменная форма является более надежной, так как гаран-

23

тирует реализацию обязательных для сторон условий, которые содержатся в данном документе.

Ст. 57 ТК РФ установлены обязательные требования к содержанию трудового договора. В трудовом договоре указываются: 1) фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших трудовой договор; 2) сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя – физического лица; 3) идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями); 4) сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями; 5) место и дата заключения трудового договора.

Обязательными условиями трудового договора являются: 1) место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, – место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения; 2) трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). 3) дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, – также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом; 4) условия оплаты труда, в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты; 5) режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника отличается от общих правил, действующих у данного работодателя); 6) компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте; 7) условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути и другой); 8) условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами; 9) другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Трудовые договоры могут заключаться: 1) на неопределенный срок; 2) на определенный срок не более 5 лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен ТК РФ и другими федеральными законами.

Заявление сотрудника о приеме на работу с визой руководителя отправляется в кадровую службу организации. Уполномоченные лица кадровой служ-

24

бы организации присваивают сотруднику табельный номер, а также оформляют приказ о приеме на работу и личную карточку.

Личная карточка сотрудника заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: 1) приказа (распоряжения) о приеме на работу; 2) паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; 3) трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; 4) страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; 5) документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; 6) документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; 7) а также сведений, сообщенных о себе работником. Необходимость предъявления дополнительных документов в отдельных случаях может предусматриваться с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством РФ.

Личное дело – это совокупность личных документов работника, которые содержат наиболее полные сведения о нем и его трудовой деятельности

При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности: 1) внутренняя опись документов личного дела; 2) дополнение к личному листку по учету кадров; 3) личный листок по учету кадров; 4) автобиография; 5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке; 6) заявление о приеме на работу; 7) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

В личное дело не могут быть включены: 1) копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания); 2) справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы.

Характеристика – это официальный документ, который содержит сведения о трудовой, общественной и иной деятельности работника. Она может быть оформлена как на общем бланке в произвольной форме, так и на стандартном листе бумаги формата А4. В характеристике должны быть указаны следующие сведения: 1) название вида документа (в данном случае – характеристика); 2) фамилия, имя, отчество характеризуемого лица; 3) текст, в котором указаны: год рождения, образование, занимаемая должность, структурное подразделение, стаж работы в данной организации и данной должности, деловые и моральные качества; 4) оценки трудовой деятельности, а также повышения профессиональных качеств; 5) поощрения, правительственные награды (если имеются), а также целевое назначение характеристики. Внешнюю характеристику должен подписывать руководитель организации, и заверяется она печатью нанимателя. Внутреннюю характеристику подписывает руководитель структурного подразделения, в которой занимается своей трудовой деятельностью работник, обязательно с указанием даты.

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работ-

25

ника. Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ст. 66 ТК РФ). Администрация предприятия по истечении недельного срока со дня приема на работу сотрудника производит заполнение трудовой книжки в присутствии этого работника. Изготовление бланков трудовых книжек, порядок их ведения и хранения устанавливаются Правительством РФ.

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» утверждены правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, которые устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Особенности внесения сведений об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность). При увольнении (прекращении трудового договора), связанном с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю, в другую организацию, в гр. 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки производится запись о порядке осуществления перевода. Перевод может осуществляться с согласия работника или по его просьбе. Если работник принят на новое место работы в порядке перевода, в трудовой книжке в гр. 3 раздела «Сведения о работе» делается запись, предусмотренная п. 3.1. Инструкции, с соответствующим указанием. В случае увольнения (прекращения трудового договора) в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю, в другую организацию, в трудовой книжке делается запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), п. 5 ст. 77 ТК РФ». На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в гр. 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник. В гр. 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

Отметим, что в настоящее время Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации предложило внести изменения в Трудовой кодекс

26

по учету сведений о трудовой деятельности граждан путем введения электронных трудовых книжек.

Вопросы и задания для самопроверки

1.Перечислите названия документов, оформляемые отделом кадров при официальном трудоустройстве на работу.

2.Чем отличается докладная записка от служебной? Какого документа нет в ОКУД ?

3.Прочитайте фразы из деловых писем. Определите вид письма.

–Сообщаем Вам, что документы в архив на хранение не поступали.

–Направляем Вам на экспертизу проект создания развлекательного парка.

–Просим Вас принять участие в работе конференции.

–Просим Вас оказать содействие в выделении арендных помещений.

–Фирма гарантирует прием на преддипломную практику студента Никифорова А. Ф.

4. Распределите в соответствии с порядком составления и оформления приказов следующие этапы их разработки:

–подготовка проекта;

–инициирование решения;

–согласование проекта;

–подписание документа;

–внесение на рассмотрение руководства;

–доведение документа до исполнителей;

–сбор и анализ информации.

5.Согласно данному примеру оформления реквизитов, определите его наименование:

– 05.11.2010 № 11-03/132;

– Об участии в конкурсе;

– В. А. Петров 243-11-12.

6.Оформить на формате А4 служебное письмо со следующими дан-

ными:

«О рассмотрении заявки на участие в выставке. Уважаемый Олег Николаевич! Сообщаем Вам, что заявка Вашего предприятия на участие в весенней экспозиции нашего Выставочного центра рассмотрена отборочным советом и принята к исполнению. Для подготовки выставочной экспозиции Вам необходимо командировать в ВЦ «Экспо-Бизнес» не позднее 00.00.0000 сроком на 3 дня ответственного исполнителя по вопросам участия в выставке Вашего предприятия. С уважением».

7.Составьте и оформите приказ на угловом бланке «О создании экспертной комиссии и проведении экспертизы ценности документов» (текст документа разработать самостоятельно).

8.Составьте и оформите распоряжение на продольном бланке «О раз-

работке новых учебных планов» (текст документа разработать самостоятельно).

27

9. Сформулируйте заголовки для указанных ниже документов. Что в этих документах является реквизитом «наименование вида документа», а что реквизитом «заголовок к тексту»?

Письмо, в котором сообщается о проведении выставки новых видов товаров;

приказ, где содержится информация об увольнении П. И. Павлова, С. Д. Комарова, В. Н. Сотниковой;

положение, в котором излагаются основные принципы деятельности отдела маркетинга;

акт, в котором сообщается о результатах проведения инвентаризации;

протокол, который велся на общем собрании трудового коллектива;

должностная инструкция, где сформулированы основные права и обязанности для должности секретаря-референта.

10. Заполните таблицу соответствующими сведениями для следую-

щих реквизитов: «справочные данные об организации», «гриф согласования документа», «подпись», «текст».

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ТУРИСТСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

2.1.Специфика документационного обеспечения управления

втуроператорской и турагентской деятельности

2.1.1.Общая классификация документов в туристской деятельности

Работа с документами является одной из наиболее важной составляющих работы туристской фирмы, на которую тратится основная часть рабочего времени. Внимательное и серьезное отношение к документальному сопровождению обусловлено спецификой таких причин:

–во-первых, туристическая услуга (как и любая другая услуга) отличается от товара изменчивостью своего качества, по этой причине все составляющие турпродукта должны быть строго регламентированы, их малейшие изменения требуют оперативного отражения в соответствующих документах;

–во-вторых, туристская деятельность представляет собой большой поток информации, проходящей через туристскую фирму. При этом практически любая входящая и исходящая информация нуждается в учете и носит порой принципиальный характер для самой туристской фирмы;

28

– в-третьих, наличие определенного перечня документов установленного образца является необходимым условием легального туристского бизнеса.

Документы туристской фирмы можно классифицировать по ряду признаков. Ведущей классификацией документов является классификация по отношению содержащейся в документах информации к той или иной сфере деятельности туристской фирмы.

На основании этой классификации можно выделить:

уставные документы: устав турфирмы, учредительный договор, свидетельство о государственной регистрации фирмы, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, свидетельства о постановке на учет во внебюджетных фондах;

бухгалтерские и статистические документы: банковские документы

(платежные поручения, счета, счета-фактуры и др.), кассовые документы (ордера, кассовая книга и др.), документы по учету материальных ценностей или документов строгой отчетности, документы по заработной плате (ведомости) и т. д.

документы внутреннего распорядка, которые в свою очередь делятся:

1)на отношения туристской фирмы с персоналом (личные дела сотрудников, трудовые договора, должностные инструкции, приказы по найму, продвижение по службе, увольнению, предоставлении отпусков и т. д.);

2)организационные вопросы текущей деятельности фирмы (штатное расписание, график рабочего дня, организационная структура фирмы, схемы взаимоотношения между отделами);

3)проблемы экологичности и безопасности (правила пожарной безопасности на рабочем месте, планы эвакуации в случае пожара и т. д.).

документы, регламентирующие отношения с поставщиками услуг (договора, акты сверки выполненных работ (оказанных услуг), заявки на бронирование и т. д.;

технологическая документация (технологическая карта туристского путешествия по маршруту, график загрузки туристского предприятия группами туристов на определенное время, информационный листок к путевке туристского путешествия). Созданный туроператором туристский продукт подразумевает его обязательное методическое обеспечение, которое воплощается в виде подготовки специальной технологической документации, которая призвана полностью описать сам тур, процессы его производства и услуги, предоставляемые туристам;

документы, регламентирующие отношения туроператора с тур-

агентами: агентские договоры, специальные предложения (регулярно рассылаемые туроператором информация об изменении условий, сроков или стоимости туров), подтверждение бронирования, ценовые предложения и конфиденциальные тарифы, стоп-листы (содержащие информацию об отелях или турах, продажа которых на указанные даты закончена, счета на оплату;

В деятельности компании туроператора активно используются три типа

29

договоров:

–договоры с поставщиками туристских услуг;

–договоры с туристскими агентами;

–договоры о реализации туристского продукта с туристами.

2.1.2. Документационное обеспечение управления сотрудничества между туроператором и турагентом

Разбирая вопрос сотрудничества компании туроператора (далее ТО) с компанией турагентством (далее ТА), необходимо сразу отметить, что по Федеральному Закону «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» от 24.11.1996 г. № 132 под туроператорской деятельностью понимается деятельность по формированию, продвижению и реализации туристского продукта, осуществляемая юридическим лицом; под турагентской деятельностью – деятельность по продвижению и реализации туристского продукта, осуществляемая юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем.

Сотрудничество между туроператором и турагентом по продвижению и реализации туристского продукта выражается в заключение агентского дого-

вора.

По агентскому договору одна сторона (агент) обязуется за вознаграждение совершать по поручению другой стороны (принципала) юридические и иные действия от своего имени, но за счет принципала либо от имени и за счет принципала.

Правовой составляющей создания агентского договора является Гражданский кодекс Российской Федерации (статьи 1005, 1006).

Агентский договор является консенсуальным и возмездным. Принципал (туроператор) обязан уплатить агенту вознаграждение в размере и в порядке, установленных в агентском договоре (ст.1006 ГК РФ). Если в агентском договоре размер агентского вознаграждения не предусмотрен и он не может быть определен исходя из условий договора, вознаграждение подлежит уплате в размере, определяемом в соответствии с п. 3 ст. 424 ГК РФ. При отсутствии в договоре условий о порядке уплаты агентского вознаграждения принципал обязан уплачивать вознаграждение в течение недели с момента представления ему агентом отчета за прошедший период, если из существа договора или обычаев делового оборота не вытекает иной порядок уплаты вознаграждения. Это означает, что агентский договор считается заключенным и тогда, когда в нем отсутствуют условия о размере и порядке выплаты вознаграждения.

По агентскому договору турагент обязуется за вознаграждение совершать по поручению туроператора юридические и иные действия от своего имени, но за счет туроператора либо от имени и за счет туроператора.

В зависимости от того, как заключен агентский договор, различаются права и обязанности каждой из сторон договора. По сделке, совершенной турагентом с третьим лицом от своего имени и за счет туроператора, приобретает

30