Документационное обеспечение туристического бизнеса. Учебное пособие

следующие стадии:

1)инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа;

2)сбор и анализ информации по вопросу;

3)подготовка проекта распорядительного документа;

4)согласование проекта документа;

5)внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руко-

водства;

6)принятие решения (подписание документа);

7)доведение распорядительного документа до исполнителей.

Далее рассмотрим правила оформления некоторых документов ОРД и дадим им определения.

Организационно-нормативные Устав негосударственного предприятия должен включать в обязатель-

ном порядке:

а) наименование, цели и задачи негосударственной некоммерческой организации, ее организационно-правовую форму, территорию, в пределах которой она осуществляет свою деятельность;

б) структуру и руководящие органы негосударственной некоммерческой организации, при необходимости, ее контрольно-ревизионные органы (для общественных фондов - обязательно) или обязательность привлечения аудиторов (аудиторских фирм);

в) компетенцию и порядок формирования руководящих органов, сроки их полномочий, место нахождения постоянно действующего руководящего органа;

г) условия и порядок приобретения и утраты членства, права и обязанности членов для объединений с установленным членством;

д) источники.

Пример устава турфирмы приведён в приложении Б.

Учредительный договор – договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Положение подписывают руководитель структурного подразделения, деятельность которого регламентируется, вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик. Датой положения является дата утверждения

11

документа, если в тексте не указана другая дата.

Регламент – документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы (шаги), которые должна предпринимать группа участников для выполнения бизнес-процесса, как правило, с указанием требуемых сроков выполнения этапов (шагов).

Инструкция по делопроизводству – основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Правила внутреннего трудового распорядка – организационный доку-

мент, в котором отражаются следующие вопросы: организация работы предприятия; взаимные обязанности работников и администрации; предоставление отпусков; командирование сотрудников; внутриобъектный режим. Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

Структура и штатная численность – организационный документ, в кото-

ром указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей.

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, где указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы. Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

Распорядительные Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (его струк-

турного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений и их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т. д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от их подчиненности. В приказах текст излагают от первого лица единственного числа (используют слова «приказываю», «предлагаю», «прошу»).

12

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Преамбула может начинаться словами: «В целях», «Во исполнение» и т. д. Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки от поля прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: «1. Создать рабочую группу в составе...».

Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т. п. Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О наложении административного взыскания» и т. п. В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ПРЕДОСТАВИТЬ», «ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ», «ОСВОБОДИТЬ», «УТВЕРДИТЬ» и т. п. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.

Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируют. Все дела, которые хранятся в учреждениях до 75-летнего возраста работающего, что обеспечивает возможность наведения справок, в соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). Приказы оформляются на бланке приказа.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан. Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей

13

словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которое так же, как в приказах, печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какоголибо слова, т. е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия.

Информационно-справочные Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и приня-

тия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т. п. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись. Датой протокола является дата проведения заседания.

Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых, в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

В настоящее время выделяют несколько видов писем, которые можно посмотреть в табл. 2.

Т а б л и ц а 2. Разновидности писем

14

15

Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Текст документа должен четко делиться на две части: констатирующей, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация и где излагаются предложения, просьбы.

Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации. Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

–в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

–во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

–в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационноправовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне. Но это документ, не имеющий официального статуса; в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) он не предусмотрен.

Должностная инструкция – организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция утверждается руководителем предприятия. Основные разделы текста должностной инструкции: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов:

17

1)с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта;

2)о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемые распорядительным документом, по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога «о» («об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного: «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т. п. Некоторые виды актов требуют утверждения.

Характеристика – документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем. Реквизиты характеристики: наименование вида документа, текст, подписи, дата, печать. Текст, как правило, состоит из двух частей: вводной (где указывается фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии) и основной (где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград, поощрений, отношения с сотрудниками). Завершающая фраза: «Характеристика выдана для предоставления». Характеристику подписывает руководитель предприятия, подпись заверяется печатью. Может составляться в двух экземплярах.

Резюме – документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве, в настоящее время широко применяемый вид документа. Рекомендуемые реквизиты резюме: название вида документа, дата, фамилия, имя, отчество, почтовый адрес претендента, контактный телефон, текст. Сначала пишутся имя, отчество, фамилия, домашний адрес, телефон, дата рождения. Текст излагается по разделам: образование (сначала указывается высшее: какой вуз и когда закончили, полученная специальность; затем перечисляются в обратном порядке другие виды образования до года окончания школы), трудовая деятельность (перечень составляют с настоящего времени в обратном порядке. Текст резюме, как правило, не должен превышать двух страниц печатного текста.

Коммерческие документы

Договор – «соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей» (ст. 420 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Контракт – это письменный документ, подтверждающий факт наличия двусторонней или многосторонней сделки на определенный период. Помимо

18

этого в нем есть ряд дополнительных пунктов, которые определяют степень наказания (штрафы, полное прекращения сотрудничества) в случае невыполнения одного или нескольких условий соглашения.

1.4. Организация приема, рассмотрения, регистрации и хранения документов

В организациях прием и первоначальную обработку поступающих документов могут осуществлять:

–специальное подразделение службы документационного обеспечения управления (далее ДОУ);

–работник службы ДОУ, например инспектор по приему и отправке документов (если в структуре службы ДОУ нет экспедиции);

–секретарь руководителя (в небольших организациях).

При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие работы:

1.Проверяются правильность доставки корреспонденции и целостность упаковки, т. е. правильность адресования и наличие поврежденной упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается по назначению или отправителю. При обнаружении повреждения упаковки составляется акт об обнаруженных повреждениях.

2.Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую. Не подлежат вскрытию конверты и бандероли с пометкой "лично", адресованные общественным организациям, а также корреспонденция, содержащая документы на машинных носителях. На невскрываемой корреспонденции проставляется отметка о получении на упаковке, после чего она передается на сортировку. Остальная корреспонденция (даже если в ее адресате могут быть показаны конкретные сотрудники с указанием их должностей) подлежит вскрытию.

3.Определяется необходимость сохранения упаковки (конвертов). Конверты сохраняются и скрепляются с документами в следующих случаях:

– если получена доплатная корреспонденция;

– если на документах нет обратного адреса, что часто бывает при получении заявлений, жалоб и предложений граждан, которые указывают обратный адрес только на конверте;

– если на документах не проставлена дата и ее можно установить только по почтовому штемпелю;

– если дата документов значительно отличается от дат получения или отправки на почтовых штемпелях;

– если только по дате почтового штемпеля возможно определить, соблюдены ли сроки отправки документов (документы, отправляемые на конкурсы, исковые заявления) и др.

4.Проверяются целостность и правильность вложения каждой упаковки. После ее вскрытия особое внимание уделяется той корреспонденции, где было

19

обнаружено повреждение упаковки. Проверяется комплектность вложения, т. е. наличие всех экземпляров, количество страниц, наличие приложений, проверяются дата документа и ее соответствие текущей дате. Проверяется правильность адресования вложенных документов. При всех обнаруженных недостатках составляется акт с их перечислением, который подшивается (скрепляется) с документом.

5.Проставляется отметка о получении (реквизит 28) на первом листе документа в правом нижнем углу.

6.Производится сортировка документов и невскрываемой корреспонденции по адресатам – структурным подразделениям организации.

7.Организуется доставка документов адресатам. Это осуществляется либо курьером, либо представители структурных подразделений в определенное время (как правило, во второй половине дня) сами получают поступившие документы из экспедиции.

Организация рассмотрения документов В службе ДОУ после проведения экспедиционной обработки документов

проводят их предварительное рассмотрение с целью:

– установить маршрут движения конкретного документа;

– оперативно довести документы до конкретного исполнителя;

– определить необходимость регистрации отдельных видов документов;

– формировать информационно-поисковый массив.

При предварительном рассмотрении необходимо выделить документы следующим образом:

– документы, подлежащие рассмотрению руководством организации. Как правило, это документы из органов законодательной и исполнительной власти, из вышестоящей организации и др.;

– документы, направляемые на исполнение в структурные подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководства;

– документы, не требующие регистрации; далее необходимо определить их дальнейший маршрут и исполнителей;

– документы, решение которых не входит в компетенцию организации, возвратить их отправителям или отправить по назначению;

– обращения граждан.

Таким образом, в результате предварительного распределения поступающих документов руководству организации на рассмотрение передается не более 15–20 % общего количества документов. Это существенно снижает нагрузку руководителей, увеличивает оперативность рассмотрения наиболее важных документов.

Регистрация документов Регистрация документов – один из ключевых моментов в организации до-

кументооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических средств она осуществляется, зависят формы и технология последующих этапов документооборота.

20