Делопроизводство в коммерческой деятельности. Учебное пособие

УДК 005.4(075.8)

ББК 65.290-2я73 М502

Автор:

Чернобай Н.Б. – к.э.н., доцент кафедры «Проектный менеджмент»

Рецензент:

Фурсов В. А. – д.э.н. профессор кафедры государственного и муниципального управления Северо-Кавказского федерального университета

М 502: Делопроизводство в коммерческой деятельности учебное пособие / Н.Б. Чернобай ‒ Ставрополь: СЕКВОЙЯ,

2020. – 71 с.

Вучебном пособии отражены сущность, формирование

иразвитие системы делопроизводства в коммерческой деятельности организации, представлены системы документации, правила работы с документами, особенности электронного документооборота на предприятии. В пособии приведены вопросы для самоконтроля и практические задания. Предназначено для студентов, преподавателей, слушателей курсов повышения квалификации, специализирующихся в области менеджмента.

УДК 005.4(075.8) ББК 65.290-2я73

© Чернобай Н.Б, 2020

2

ЛЕКЦИЯ 1. Сущность и основные понятия документирования

ЛЕКЦИЯ 2. Распорядительные документы: этапы составления

3

КРАТКИЙ КУРС ЛЕКЦИЙ ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В КОММЕРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»

ЛЕКЦИЯ 1. СУЩНОСТЬ И ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

РОЛЬ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В УПРАВЛЕНИИ Термин «делопроизводство» характеризует

совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Решение проблем управления документацией в современный период прошло в развитых странах два основных этапа. Первый этап - 1970-1980 гг. В это время многие авторы считали, что традиционные методы работы с документами устарели, что бумажные документы будут вытеснены документами на электронных носителях. Однако в середине 80- х годов выясняется, что, несмотря на обилие компьютеров, "бумажный" поток увеличивается, и делается вывод, что сосуществование традиционного делопроизводства с обработкой информации на ЭВМ будет весьма продолжительным. В США, например, рекомендуется сохранять на неопределенный срок письменный бумажный документ наряду с машинным носителем.

Итак, сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во

4

многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных носителях с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, дискеты и т.д.)

К недокументированной информации относятся:

Преобладающей формой и носителем информации является документ.

ДОКУМЕНТ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Документ может быть получен различными способами:

Зафиксировав информацию, он (документ) тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо.

Совокупность документов, посвященных какому-либо вопросу, событию, явлению и т.д., называют документацией.

5

Условно весь массив документации делится на 2 больших класса:

1-й класс - техническая документация (конструкторская, технологическая, проектная по капитальному строительству, нормативно-техническая, по стандартизации и т.д.)

2-й класс - управленческая документация (документы, применяемые при оформлении действий органов управления во всех сферах народного хозяйства).

Многие формы управленческой деятельности выражаются соответствующими документами:

планирование - посредством подготовки различных планов;

учет - в виде составления и обработки бухгалтерской, статистической и оперативно-технической документации;

координация - изданием приказов, распоряжений, письменных указаний;

контроль - сбором сведений в письменном виде и

т.д.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - это комплекс работ по созданию, оформлению, изготовлению, движению, контролю за исполнением документов, формированию их в дела для текущего использования и хранения в архивах.

Характер делопроизводства зависит от существа работы того или иного учреждения. Например, в народном суде делопроизводство отличается от делопроизводства в сельском хозяйстве, в отделе народного образования - от делопроизводства в больнице и т.д. В связи с этим создано

образует административное делопроизводство или, иными словами, "общее" делопроизводство.

2. СТРУКТУРА И ФУНКЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫХ СЛУЖБ ПРЕДПРИЯТИЙ

Основной задачей делопроизводственных служб является своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации.

Факторами, определяющими организационное построение службы, являются:

o основные функции;

o объем работ по каждой функции; o размеры предприятия.

В практике управления действуют следующие службы документационного обеспечения:

1.управление делами - в министерствах и ведомствах РФ. В состав управления делами включаются канцелярии, инспекция при министре, секретариат, отдел рационализации делопроизводства, отдел писем и центральный архив;

2.общий отдел - в местных органах власти. В его состав включаются подразделения по учету и регистрации документов, группа контроля, протокольная часть, копировально-множительная служба и архив.

3.канцелярия - в большинстве предприятий и

организаций.

В организациях, не имеющих в структуре службы делопроизводства, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое, специально выделенное должностное лицо.

Функции службы делопроизводства:

1) функции экспедиции - прием поступающей корреспонденции, сортировка ее на регистрируемую и нерегистрируемую и распределение ее по подразделениям; количественный учет документов; отправка исходящей

7

корреспонденции; доставка корреспонденции в подразделения

иадресатам.

2)функции по учету и регистрации корреспонденции - учет и регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; ведение справочно-информационного аппарата и поиска информации; проверка правильности составления и оформления исходящих и внутренних документов.

3)функции контроля - контроль за своевременным исполнением документов; информирование руководителей; анализ исполнительской дисциплины.

4)функции архива - прием, учет, хранение и использование дел; оказание методической помощи в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив.

5)функция печатания и размножения документов. Номенклатура должностей работников служб

делопроизводства включает начальников канцелярий, их заместителей, референтов, инспекторов, секретарей, делопроизводителей, машинисток, стенографисток, операторов, курьеров, экспедиторов. Состав и количество работников делопроизводства определяется штатным расписанием.

Права, обязанности и ответственность служащих фиксируются в нормативно-должностных инструкциях.

3. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ

Документирование - это создание документов. Документирование управленческой деятельности

представляет систему операций, направленных на решение следующих задач:

1)создание документов, определение их формы и содержания;

2)обслуживание работников управления предприятия документированной информацией.

8

Делопроизводство - это особый вид управленческой деятельности, направленный на организацию и осуществление документационного обеспечения управления.

Для наведения порядка в работе с документами большое значение придается их систематизации и унификации.

Система документации - это совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности. Формирование систем и их официальное закрепление составляет основу систематизации.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГС ДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

ГС ДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель разработки – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления,

Предусмотрено, что в дальнейшем в развитие ГС ДОУ могут разрабатываться нормативные и методические документы по совершенствованию делопроизводства (ДОУ):

межотраслевые – Росархивом и Госстандартом; отраслевые – министерствами и ведомствами;

9

территориальные – правительствами и администрациями субъектов РФ.

Таким образом, в настоящее время основы ДОУ регламентированы ГС ДОУ и локальными нормативнометодическими разработками, созданными на ее основе – Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, утвержденной руководителем Государственной архивной службы по распоряжению правительства и зарегистрированной в Министерстве юстиции (1993 г.).

Поскольку в государственном аппарате продолжает сохраняться сформировавшийся еще в XIX в. командноадминистративный стиль управления, основанный на личной ответственности руководителей, то и система работы с документами в основе своей восходит к исполнительному делопроизводству. Естественно, что порядок работы с документами был по возможности упрощен технологически и адаптирован под новые реалии системы управления.

Вцелом понизились уровень и глубина регламентации делопроизводственных правил. Нормативный статус ГС ДОУ значительно ниже, чем нормативных актов XVIII и XIX вв., соответственно сама ГС ДОУ является по содержанию не законом, а скорее методическими рекомендациями. Только разделы, связанные с оформлением и хранением документов, имеют нормативный характер, но именно они продублированы

встандартах и правилах работы Государственной архивной службы.

Хотя учреждения в своей основе остались с той же административной структурой, изменив только наименования этих структур – департаментов на управления, а столов на отделы, значительно изменились функции руководителей и делопроизводственных служб в работе с документацией.

ВХХ в. канцеляриям полностью были оставлены только функции обработки всей поступающей и рассылаемой корреспонденции. Регистрация, контроль исполнения и хранение документов уже не являются прерогативой только

10