Делопроизводство в коммерческой деятельности. Учебное пособие

этого подразделения, тем более сама канцелярия не исполняет никаких, даже самых срочных и секретных документов. Вместо этого за канцелярией в ГС ДОУ впервые попытались закрепить роль не только методического центра, но и информационного менеджера, ответственного за общее состояние работы с документами во всех подразделениях организации, в филиалах и подведомственных управленческих структурах.

Унификация документов - установление единого комплекса их видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления.

Унифицированная система документоведения (УСД) - система, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Работа по унификации включает:

1)разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

2)внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

3)ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

4)разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику

11

отрасли и не вошедшие в УСД, а также их государственную регистрацию;

5) разработку отраслевых классификаторов техникоэкономической информации, отражающих специфику отрасли.

В 1980-х гг. в нашей стране было разработано и утверждено 16 унифицированных систем документации общегосударственного значения, 27 государственных стандартов на УСД и 26 общегосударственных классификаторов технико-экономической информации.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

4. ГРУППИРОВКА ДОКУМЕНТОВ ПО ОТДЕЛЬНЫМ ПРИЗНАКАМ ОДНОРОДНОСТИ

Документная информация, циркулирующая на предприятии, группируется по отдельным признакам однородности.

1. По порядку оформления документы подразделяются

на:

o общие (индивидуальные) документы - оформляются по усмотрению работников с учетом установленных правил и требований (заявления, служебные письма, протоколы, приказы и т.д.);

o стандартные (трафаретные) - оформляются в определенной последовательности по строго обязательным правилам (доверенность, командировочное удостоверение и т.д.);

o типовые - строго оформляются не только по форме, но и по содержанию (типовые договоры).

2. По содержанию документы могут быть:

простые - содержат информацию по одному вопросу, факту, событию, явлению;

12

сложные - отражают несколько вопросов, затрагивают несколько исполнителей, подразделений (положение, устав и т.д.).

3.По направленности движения документы подразделяют:

o входящие - поступают в данное предприятие от других организаций, учреждений, предприятий, от лиц, не являющихся работниками данного предприятия;

o исходящие - направляются из предприятия;

o внутренние - оформляются и используются на самом предприятии.

4.По происхождению различают:

Для документов двух последних групп существуют особые правила использования и хранения.

6. По срокам исполнения документы подразделяются на:

срочные - устанавливается срок исполнения или действия (например, приказ, предписывающий лицу выполнить определенные действия к определенной дате). К ним также следует отнести документы с отметкой "срочно", телеграммы, телефонограммы, документы с определенным сроком действия (например, доверенности, командировочные удостоверения и т.д.). Срок исполнения документов может быть предопределен резолюцией руководителя, существующими предписаниями.

несрочные - должны исполняться в порядке общей очередности в минимально короткий срок.

7. По наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д.

13

Оформление этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными.

8.По стадии образования документы делят на следующие:

o подлинник (оригинал) - это первый или единственный экземпляр официального документа;

o копия - это документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или их часть;

o дубликат - это повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника;

o выписка из официального документа – копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке;

o отпуск - полная копия отосланных документов, подшитая в дело предприятия-отправителя, удостоверенная отметкой "Верно" и подписью лица, ответственного за делопроизводство.

9.По средствам фиксации: письменные, графические, фото-кинодокументы и т.д.

ЛЕКЦИЯ 2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ЭТАПЫ СОСТАВЛЕНИЯ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения (например, Постановление Правительства РФ «О государственных нормативных требованиях по охране труда в РФ». Постановлением является также заключительная часть

14

протокола заседания коллегиального органа. Эти постановления включаются в протокол или прилагаются к нему, при необходимости могут оформляться как выписки из протокола.

РЕШЕНИЕ - правовой акт, принимаемый местными органами государственной власти и государственного управления, оформляющий результаты деятельности коллегиальных органов - коллегий министерств и ведомств, научных и др. советов и т.д. Например, Решение Законодательного собрания Ростовской области «О выборах в представительные органы местного самоуправления».

РАСПОРЯЖЕНИЕ – документ, издаваемый по указанию председателя коллегиального органа или самостоятельно в пределах предоставленных ему прав по оперативным вопросам, не требующим коллегиального обсуждения. Распоряжение имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Распоряжения делятся на:

1)распоряжения общего, длительного действия;

2)распоряжения разового (единовременного) случая,

касающиеся конкретного узкого вопроса.

ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителями органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие отдельные сферы общественных отношений, и актом применения норм права.

Издается в следующих случаях:

по вопросам создания, ликвидации,

реорганизации учреждений или их структурных

15

частей;

по вопросам утверждения положений, инструкций, правил;

по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия;

по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников.

Приказ обязателен для всех работников данной

1.1.Определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить.

1.2.Сбор необходимой информации по существу поставленного вопроса (для этого используются информационно-справочные документы - отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебная переписка).

2. Подготовка проекта документа - проводится одним или несколькими структурными подразделениями или отдельным должностным лицом.

3. Согласование документа.

4. Подписание документа.

Текст распорядительного документа состоит из 2-х частей:

 констатирующая - введение в существо

рассматриваемого вопроса (могут быть перечислены факты, события, дана оценка; иногда приводят пересказ акта вышестоящего органа - указывается вид акта, его автор, полное название (заголовок, номер и дата). Эта часть необязательна в ряде случаев;

распорядительная - излагается в

повелительной форме (постановляет, решает,

16

приказываю, предлагаю и т.д.)

В постановлениях и решениях перед словами «постановляет» и «решает» указывается название коллегиального органа.

Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста. Реквизит «Приложение» после текста распорядительного документа самостоятельно не оформляется.

Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, - постановлений и решений - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения можно вносить поправки и дополнения. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителями. Постановления и решения имеют 2 подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа.

4. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ УСТАВ – это юридический акт, которым оформляется

образование организаций и предприятий и определяется их структура, функции и правовое положение. Устав после его утверждения подлежит обязательной регистрации в органах; после регистрации вновь созданная организация может начать свою деятельность (например, Ветеринарный устав, Дисциплинарный устав).

Текст устава структурно разбивается на разделы:

1)общие положения (определяются задачи и цели создаваемой организации);

2)регламентация деятельности (формы управления,

17

права и обязанности должностных лиц);

3)отчетность и ревизионная деятельность;

4)порядок ликвидации и ответственности по делам организации.

ПОЛОЖЕНИЕ – правовой акт, определяющий порядок

образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о ГАИ), структурного подразделения.

Положения разрабатываются индивидуальные и типовые:

индивидуальные – о всех отделах, о цехах, а также о других самостоятельных инженерно-технических или управленческих подразделениях, включенных в утвержденную схему организационной структуры управления предприятием;

типовые – о цехах основного производства, о структурных подразделениях.

В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Положение об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях).

Положения утверждаются в установленном порядке. Датой введения положения в действие является дата его утверждения, если в тексте не указана другая дата.

ИНСТРУКЦИЯ – организационно-распорядительный документ длительного действия, в котором определяются правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятий, их подразделений и должностных лиц. Например, «Должностная инструкция инспектора по кадрам».

Все инструкции можно разделить на две основные группы:

1)

выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие несколько исполнителей (подразделений или должностных лиц);

2) должностные инструкции, которые регламентируют деятельность одного должностного лица, принимающего участие в осуществлении одного или нескольких процессов.

Начинается инструкция разделом «Общая часть», где формулируется цель, для достижения которой разрабатывается данная инструкция, и указывается, что послужило основанием для ее создания.

За общей частью должны следовать разделы (один или несколько), в которых в логической последовательности излагается основное содержание, т.е. описывается порядок выполнения регламентируемого процесса. При этом по каждому этапу (операции) указывается:

1)что необходимо сделать (т.е. содержание работы);

2)кто должен выполнять эту работу (подразделение или должностное лицо);

3)срок выполнения работы;

4)какой документ при этом используется (с указанием количества экземпляров).

При необходимости в конце инструкции может быть выделен раздел, в котором определяются права и ответственность исполнителей, участвующих в выполнении работ.

Текст инструкции носит указующий характер с четкими формулировками типа «должен», «следует», «необходимо» и т.д.; излагается от третьего лица или в безличной форме.

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения, если в тексте не указана другая дата.

ПРОТОКОЛ - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях

идругих формах работы коллегиальных органов.

19

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная – слова «председатель», «секретарь», «присутствовали». Переменная – инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих.

Фамилии членов коллегиальных органов и приглашенных располагают в алфавитном порядке.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Вопросы нужно располагать таким образом, чтобы наиболее важные и сложные из них стояли первыми.

Основная часть протокола строится по схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» - отдельно по каждому вопросу повестки дня.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ прилагаться к протоколу.

Датой протокола является дата проведения заседания, а не дата оформления или подписания протокола.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Протоколы бывают:

1)краткой формы - указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения;

2)сокращенной формы - после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок доклада. Пункт повестки дня подчеркивается и под чертой печатают ФИО докладчиков и выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.

20