Делопроизводство в коммерческой деятельности. Учебное пособие

Для решения этих задач целесообразно вести помимо учета поступающих документов, а также исходящих и внутренних, обособленный инвентарный учет документов, дел и компьютерных носителей с конфиденциальной информацией.

В учетных формах не разрешается делать какие-либо подчистки. Исправления должны аккуратно вписываться и заверяться, как и каждая запись, росписью. Выдача документов сотрудникам осуществляется с распиской за получение и возврат документов.

При пересылке конфиденциальных документов по внутренней компьютерной сети можно использовать метод «электронной подписи» за получение и возврат электронного документа.

При регистрации конфиденциальных документов сотрудники должны сдавать:

все экземпляры документа и приложений к нему (при наличии таковых);

черновики основного документа и приложений, редакции документа, рабочие записи;

документы, послужившие основанием для составления данного документа.

В процессе обработки поступивших конфиденциальных документов необходимо выполнить следующее:

 не пропустить в организацию конфиденциальные

документы других предприятий, присланные по ошибке;

убедиться, что конверты (пакеты) с конфиденциальными документами не вскрывались по пути следования от отправителя до адресата;

удостовериться в комплектности документа, наличии всех листов и экземпляров, отсутствии факта подмены документа;

61

предотвратить утрату документов после вскрытия пакета, в том числе документов и их частей за счет неполного изъятия их из конвертов;

исключить возможность ознакомления сотрудников организации с не предназначенными им конфиденциальными документами.

Трудность выделения конфиденциальных документов из общего потока корреспонденции состоит в том, что на конвертах не ставится гриф конфиденциальности из-за нежелания отправителя обращать на корреспонденцию внимание посторонних лиц. Учитывая эту особенность, вскрытие конвертов, предварительное рассмотрение и распределение всей поступающей корреспонденции следует поручать доверенным квалифицированным сотрудникам, хорошо знающим структуру организации, функции подразделений и сотрудников, состав конфиденциальной информации.

Конфиденциальные документы могут приходить по факсимильной, телеграфной и телетайпной связи, электронной почте. Документы, поступающие по линиям факсимильной связи, также должны просматриваться этими сотрудниками с целью определения возможной их конфиденциальности.

Все поступившие конфиденциальные документы подлежат обязательному учету. Номер поступившего конфиденциального документа принято проставлять не только на документе, но и на первом листе каждого приложения. В отметке о поступлении дополнительно проставляется число листов основного документа и приложений. При наличии в поступившем пакете нескольких документов каждый из них учитывается за отдельным номером.

В процессе обработки отправляемых конфиденциальных документов необходимо решить следующие задачи:

62

1.исключить возможность вскрытия пакета и несанкционированного ознакомления с документами в процессе их пересылки (передачи) адресату;

2.ограничить возможность утери, кражи или подмены пакета с конфиденциальными документами, подмены документов и листов;

3.подтвердить факт отправки документа и его учет;

4.исключить ошибочную отправку документа, необоснованную рассылку документов ряду адресатов.

Конфиденциальные документы упаковываются в два пакета (конверта). На внутреннем пакете указываются гриф конфиденциальности, фамилия лица, которому документы адресуются, номера вложенных документов, может ставиться пометка «Лично», внутренний пакет опечатывается по склейкам.

Внешний конверт оформляется в соответствии с Почтовыми правилами, указанные выше сведения на него не выносятся. Пакеты с конфиденциальными документами пересылаются ценными отправлениями. Передача документов курьером фиксируется в специальной разносной книге или расписке. При пересылке конфиденциальных документов электронной почтой, по каналам факсимильной или иной оперативной связи текст документа следует зашифровать.

ЛЕКЦИЯ 10. СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Электронный документ — это бумажный документ,

введённый в компьютер для обработки. Финансовые электронные документы могут снабжаться электронной подписью. Электронные документы бывают структурированными, и тогда они находятся в базах данных, и неструктурированными, содержащими тексты на естественном языке.

63

информационный объект, в соответствие которому может быть поставлена совокупность файлов, хранящихся на накопителе компьютера. Необходимым признаком ЭД является "регистрационная карточка", состоящая из реквизитов документа, содержащих перечень необходимых данных о нём. Согласно законодательству, электронным является документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронные документы можно разделить на два основных типа: неформализованные (произвольные) и служебные (официальные). Неформализованный электронный документ — это любое сообщение, записка, текст, записанный на машинном носителе. Под служебным электронным документом понимается записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями.

Электронные документы по сравнению с бумажными обладают следующими преимуществами:

более низкая стоимость и время передачи электронного документа из одного места в другое;

более низкая стоимость и время тиражирования ЭД;

более низкая стоимость архивного хранения ЭД;

возможность контекстного поиска;

новые возможности защиты документов;

упрощение подготовки ЭД в сочетании с широкими возможностями;

принципиально новые возможности представления ЭД. Документ может иметь динамическое содержание (например, аудио-, видеовставки).

2.Электронный документооборот

Основные принципы построения системы электронного документооборота:

64

соответствие требованиям стандартов на формы

и системы документации;

распределённость;

масштабируемость;

модульность;

открытость;

переносимость на другие аппаратные платформы.

регистрация документов;

контроль исполнения документов;

создание справочников и работа с ними;

контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

создание и редактирование реквизитов документов;

импорт документов из файловой системы и Интернета;

создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);

работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

электронное распространение документов;

работа с документами в папках;

получение документов посредством сканирования и распознавания.

уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определённые задачи, стоящие перед организацией. К таким задачам можно отнести следующие:

обеспечение более эффективного управления за счёт автоматического контроля выполнения, прозрачности

деятельности всей организации на всех уровнях;

65

поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;

исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;

исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счёт наличия оперативного электронного архива;

экономия ресурсов за счёт сокращения издержек на управление потоками документов в организации;

поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

обеспечение кадровой гибкости за счёт большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

протоколирование деятельности предприятия в целом

(внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек"

в деятельности);

оптимизация бизнес - процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

66

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

а) основная литература:

1. ЭБС «Znanium»: Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) : учеб. пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : ИНФРА-М, 2017.— 304 с. + Доп. материалы [Электронный ресурс; Режим доступа http://www.znanium.com]. — (Высшее образование:

Бакалавриат).

2.ЭБС «Znanium»: Асалиев А. М. Основы делопроизводства : учеб. пособие / А.М. Асалиев, И.И. Миронова, Е.А. Косарева, Г.Г. Вукович. — 2-е изд., испр. и доп. — М. : ИНФРА-М, 2017.

— 146 с. — (Высшее образование: Бакалавриат).

3.ЭБС «Znanium»: Раздорожный А. А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие/ Раздорожный А. А. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2017. - 304 с

б) дополнительная литература:

1.ЭБС «Znanium»: Кузнецов, И. Н. Делопроизводство [Электронный ресурс] : Учебно-справочное пособие / И. Н. Кузнецов. - 6-е изд., перераб. и доп. - М. : «Дашков и К°», 2013.

- 520 с

2.ЭБС «Znanium»: Булат Р. Е. Документационное обеспечение управления персоналом: Учебное пособие / Булат Р. Е. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 234 с

3.ЭБС «Znanium»: Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие / Крюкова Н.П. - М.: ИНФРА- М Издательский Дом, 2014. - 268 с. - (Высшее образование).-

4.ЭБ "Труды ученых СтГАУ": Коршикова, М. В. Кадровое делопроизводство [электронный полный текст] : учеб. пособие [по направлению бакалавриата 38.03.02 «Менеджмент»] / М. В. Коршикова ; СтгАУ. - Ставрополь, 2017. .

67

5. Куняев, Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот : учебник для студентов вузов по направлениям: 032000 "Документоведение и архивоведение", 080500 "Менеджмент", 090100 "Информ. безопасность", 032001 "Документоведение и документац. обеспечение упр.", 080507 "Менеджмент орг.", 090103 "Орг. и технология защиты информации" / под общ. ред. Н. Н. Куняева. - М. : Логос, 2011. - 452 с. - (Новая университетская библиотека. Гр.).

6. Казакевич, Т. А. Документоведение. Документационный сервис : учебник и практикум для прикладного бакалавриата по экон. направлениям / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. - 2-е изд., испр. и доп. - Москва : Юрайт, 2017. - 161 с.

7. Колышкина Т.Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство : учеб. пособие для прикладного бакалавриата по экон. направлениям / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. - 2-е изд., испр. и доп. - Москва : Юрайт, 2017. - 164 с

9. Перечень ресурсов информационнотелекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть «Интернет»), необходимых для освоения дисциплины.

1.https://e.deloprost.ru/

2.https://www.profiz.ru/sr/rubric/2/

3.http://www.delo-press.ru/

4.https://www.sekretariat.ru/

5.https://www.kadrovik-praktik.ru/

6.http://www.evfrat.ru/

68

III. ТЕСТЫ И ЗАДАЧИ ДЛЯ КОНТРОЛЯ ПОЛУЧЕННЫХ ЗНАНИЙ

1.Документ это:

Абланк, имеющий наименование учреждения и порядковый номер

Взафиксированный в письменной форме акт, удостоверяющий наличие фактов (как правило юридического значения)

С стандартный лист бумаги, имеющий текст и подпись автора D стандартный лист бумаги, имеющий текст, подпись автора и печать предприятия

2.Движение документов с момента их создания или получения до момента их уничтожения или передачи на архивное хранение, это:

Арегистрация документов

Вформирование дел

Сконтроль исполнения документов D документооборот

3.Текст документа должен быть представлен в виде:

А анкеты В таблицы

Сслитного текста

D допустимо использование всех перечисленных форм

4.Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» может состоять из следующего слова:

А«Согласовано»

В«Конфиденциально»

С«Утверждаю»

D любое из перечисленных слов

69

5. Документы, функционирующие в сфере управления

предприятием:

А организационные документы

Враспорядительные документы

Ссправочно-информационные документы D все перечисленные группы

6. Государственным стандартом «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» установлен комплекс реквизитов в количестве:

А 21 реквизит

В31 реквизит

С42 реквизита

D 30 реквизитов

7 Подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз, это:

А дубликат В подлинник С копия

D выписка

8. Документ, в котором работник предприятия излагает причины невыполнения какого-либо поручения, это:

9. Датой вступления приказа в силу является:

А Дата его оформления секретарем В Дата его подписания руководителем

С Дата документа, на основании которого оформляется приказ D Дата введения его в действие, указанная в тексте

10. Документ имеет юридическую силу при наличии:

А реквизитов, обязательных для данного вида документов В подписи и печати предприятия С отметки об исполнении

70