Делопроизводство в коммерческой деятельности. Учебное пособие

РАСПОЛОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ЛИЧНОМ ДЕЛЕ На каждого сотрудника учреждения, организации,

предприятия в отделе кадров заводится личное дело.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о трудовой деятельности работника. Личные дела являются важным источником для изучения деятельности учреждений, организаций и предприятий.

В состав документов личного дела должны входить в порядке перечисления следующие документы:

1) внутренняя опись документов, имеющихся в личном

деле;

2)заявление о приеме на работу, направление или представление;

3)анкета или личный листок по учету кадров;

4)автобиография;

5)копии документов об образовании;

6)выписки из приказов (о приеме, перемещении, увольнении);

7)дополнение к личному листку по учету кадров;

8)дополнение к личному делу по учету поощрений;

9)справки и другие документы, относящиеся к данному

лицу.

Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного характера группируются отдельно от личных дел. Не помещаются в личное дело также выписки из приказов о наложении взысканий, о поощрениях, об изменении фамилии в связи с тем, что эти записи делают в дополнение к личному листку по учету кадров и в дополнение к личному делу по учету поощрений.

Личные листки по учету кадров, помещаемые в личное дело работника, представляют собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, семейном положении, пребывании за границей и др.

51

В «Дополнение к личному листку по учету кадров»

заносятся сведения о прохождении службы работников организации: в первый раздел – сведения о перемещениях, увольнении (с указанием причин); во второй – данные об изменениях в образовании, семейном положении, о повышении квалификации сотрудника, награждениях и др. сведения.

При формировании личных дел учреждению разрешается изготовлять копии необходимых документов. Снимать копию можно только с подлинника. В нотариальных конторах имеются бланки для снятия копий с документов, касающихся личных прав и интересов граждан.

3. ДОВЕРЕННОСТИ, РАСПИСКИ К документам по личному составу относят и такие

документы личного характера, как доверенность и расписка. Доверенность - документ, который организация или

предприятие выдает должностным лицам на получение ими от поставщиков товароматериальных ценностей.

Доверенности оформляются на трафаретных бланках, подразделяются на официальные и личные.

Реквизиты официальной доверенности:

1.название вида документа;

2.полное наименование организации, выдавшей доверенность, и ее адрес;

3.дата выдачи доверенности;

4.номер;

5.срок действия доверенности;

6.должность, ФИО лица, которому доверяется получить ценности;

7.серия, номер и дата выдачи паспорта получателя доверенности, наименование организации, в которой должны быть получены товароматериальные ценности, и документ, являющийся основанием;

товароматериальных ценностей;

9.образцы подписи получателя доверенности;

10.подписи руководителя организации

иглавного бухгалтера;

11.печать организации.

Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение ценностей.

Реквизиты личной доверенности:

1.название вида документа;

2.ФИО лица, выдавшего доверенность;

3.ФИО лица, которому выдана доверенность;

4.содержание доверенности;

5.наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности;

6.подпись лица, выдавшего доверенность;

7.дата выдачи доверенности;

8.должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;

9.дата удостоверения подписи;

10.печать.

Для юридической полноценности документа следует указывать срок действия доверенности. В противном случае этот документ сохраняет силу в течение года со дня выдачи.

При получении денег или материальных ценностей по доверенности необходимо предъявить паспорт или заменяющий его документ.

Расписка - письменный документ, подтверждающий какое-либо совершившееся действие, чаще всего получение денег или материальных ценностей от учреждения или

53

частного лица. Составляется расписка в произвольной форме, но должна включать следующие основные сведения:

1.наименование документа;

2.должность, ФИО лица, дающего

расписку;

3.сумму денег или наименование материальных ценностей;

4.дату;

5.подпись автора.

Полученную сумму в расписке указывают цифрами, а в скобках - прописью (словами). В этом документе

категорически не допускается каких-либо исправлений или подчисток. Все свободные места между текстом и подписью перечеркивают. Составляют расписку в одном экземпляре и хранят наравне с денежными и ценными документами.

4. ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ Трудовая книжка - это основной документ,

подтверждающий трудовую деятельность рабочих и служащих. Она служит для установления общего, непрерывного и специального стажа. Порядок заполнения этого документа регламентируется КЗоТ и другими нормативными актами.

Если до поступления на работу в данную организацию гражданин не имел трудового стажа, то трудовая книжка заводится впервые (не позднее недельного срока начала его работы); если же он работал, то обязан предоставить трудовую книжку администрации. Трудовая книжка заводится только один раз. Законом запрещается передача трудовых книжек в пользование другим лицам, запрещается также иметь несколько трудовых книжек. Это уголовно наказуемые правонарушения.

Трудовая книжка выдается работнику при увольнении под расписку. В случае утери трудовой книжки ее дубликат выдается по последнему месту работы.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается. В том случае, если работник предварительно решает

54

вопрос о переходе на другую работу, а также при оформлении на работу по совместительству, ему выдается заверенная выписка из его трудовой книжки (заверяется подписями руководителя, начальника отдела кадров и гербовой печатью учреждения).

Все записи в трудовой книжке следует производить в строгом соответствии с формулировками приказов по личному составу, на основании которых записи вносятся. В трудовой

книжке нельзя допускать помарок, подчисток и других исправлений. Если все же возникает необходимость исправления записи, то эти исправления специально оговариваются и удостоверяются подписью и печатью.

Втрудовую книжку вносятся:

1)сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность);

2)сведения о работе (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение).

Втрудовую книжку вносятся также сведения о награждениях, поощрениях и т.д. Взыскания в трудовые книжки не записываются.

С каждой записью, вносимой в трудовую книжку, о назначении, перемещении, увольнении администрация обязана ознакомить владельца этой книжки.

Втом случае, если трудовая книжка (особенно раздел «Сведения о работе») заполнена, выдается вкладыш, в котором продолжается ведение записей. На самой книжке делается надпись «Выдан вкладыш серия ______ № ________».

При увольнении все записи, вносимые в трудовую книжку, должны быть заверены подписью руководителя учреждения или специально уполномоченного лица и печатью.

Последняя запись организации заверяется подписью руководителя или установленного должностного лица и печатью.

55

ЛЕКЦИЯ 8. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций.

Начинается работа над исходящим документом с составления его проекта. На этой стадии исполнитель должен знать требования, предъявляемые к тексту документа, и требования ГОСТов к оформлению документов. Перепечатанный и сверенный проект документа передается исполнителю для дальнейшего оформления - согласования, визирования, подписания.

Руководители учреждений должны быть освобождены от решения множества второстепенных вопросов и, следовательно, подписания соответствующих документов. Право подписания таких документов передается руководителям структурных подразделений и ответственным исполнителям, что оговаривается в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. Перед подписанием исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличия всех приложений, необходимых виз. После подписания документы передаются на отправку.

Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Они проходят следующие стадии:

подготовка проекта документа;

перепечатка;

согласование;

визирование;

подписание;

исполнение.

Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами

56

входящих документов.

Однако различные виды внутренних документов будут иметь свои маршруты. Например, распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.д.) проходят через юридический отдел; протокол не требует составления проекта; докладные записки, справки и т.п. поступают прямо к тому руководителю, на имя которого они написаны и т.д. Внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию (протоколы, приказы), часто требуют размножения и рассылки в структурные подразделения.

6. УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА

Объем документооборота - это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и учреждения в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов. В учреждении должны учитываться все документы, независимо от авторства, содержания, объема, количества копий.

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции (секретарь). Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ должен быть учтен только один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет составлять таблицы, показывающие динамику его роста по годам, месяцам, дням недели, объемы потоков документов, поступающих в структурное подразделение. Анализ этих данных используется при определении штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников.

7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОСТАВКИ ДОКУМЕНТОВ Доставку документов внутри учреждения осуществляют

57

курьерская связь и секретари. В крупных учреждениях при большом объеме документооборота целесообразно использовать технические средства.

Для повышения оперативности доставки документов должны быть разработаны рациональные маршруты движения курьера, установлено целесообразное число доставок документов в день (в крупных учреждения до четырех, в остальных - не менее двух), сокращено число операций по приему-передаче документов (отмена расписок, реестров для доставки корреспонденции и т.д.)

Порядок доставки документов фиксируется в графике, устанавливающем время и маршруты курьерской связи. Такие делопроизводственные подразделения, как экспедиция, канцелярия, машбюро, копировально-множительная служба, входят в каждый маршрут.

ЛЕКЦИЯ 9. ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Все документы организации никогда не бывают нужны всем ее сотрудникам. Исключением являются устав организации, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор администрации с сотрудниками. Остальные документы имеют ограниченный круг распространения среди тех сотрудников, которым они нужны для выполнения своих должностных обязанностей. Но в любой организации есть документы, утечка информации из которых нежелательна. Эти документы и сведения считаются конфиденциальными.

Под конфиденциальным (закрытым, защищаемым) документом, т.е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается в современном делопроизводстве необходимым образом оформленный носитель ценной

58

документированной информации, составляющей интеллектуальную собственность организации.

Особенностью конфиденциального документа является то, что он представляет собой одновременно массовый носитель защищаемой информации, основной источник накопления и распространения этой информации, в том числе ее утечки (разглашения), обязательный объект защиты, т.е. конфиденциальна информация, а затем становятся конфиденциальными и документы, в которых эта информация зафиксирована.

Обеспечение конфиденциальности документной информации содержит три аспекта:

1)определение состава информации, которую целесообразно отнести к категории конфиденциальной;

2)определение круга сотрудников, которые должны иметь доступ к той или иной конфиденциальной информации и оформление с ними соответствующих взаимоотношений;

3)организация делопроизводства с конфиденциальными документами.

Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения (коммерческую тайну), в организации должен быть составлен «Перечень сведений, составляющих конфиденциальные сведения». Перечень вводится в действие приказом руководителя в виде приложения к нему. На основании перечня составляется список документов, подлежащих защите информации и имеющих соответствующий гриф ограничения доступа.

Сотрудники организации должны под расписку ознакомиться с этим приказом, самим перечнем и списком документов. Прежде чем получить доступ к конфиденциальным сведениям и документам, они должны пройти инструктаж о сохранении конфиденциальной информации, быть предупреждены об ответственности за ее утечку. При этом могут налагаться ограничения на контакты с

59

прессой и с другими лицами, не владеющими той или иной конфиденциальной информацией. С сотрудников может быть взята подписка с обязательством не разглашать секреты организации и в течение определенного времени после увольнения.

Делопроизводственная инструкция о работе с документами, содержащими сведения конфиденциального характера, составляется с учетом специфики организации и утверждается ее руководителем. В качестве методической основы при этом целесообразно использовать утвержденное правительством в 1994 году «Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» или более раннюю, 1973 года, инструкцию о порядке учета, обращения и хранения конфиденциальных документов и дел.

Инструкция должна начинаться с уточнения о том, кто и на какой стадии работы имеет право и должен проставлять на проекте документа гриф о его конфиденциальности. Учет конфиденциальных документов должен предусматривать не только регистрацию факта создания или получения документа, но и обязательную фиксацию всех перемещений документа в процессе рассмотрения, исполнения и использования, поэтому учет этих документов, как и их хранение, следует централизовать.

Учет конфиденциальных документов должен обеспечивать:

фиксирование факта поступления или издания документа;

фиксирование местонахождения документа;

справочно-информационную и контрольную работу по документу;

предупреждение утраты копий и экземпляров документа, черновиков и редакций, приложений и отдельных листов.

60