Делопроизводство в коммерческой деятельности. Учебное пособие

-квитанции о приеме груза к перевозке с отметкой станции назначения о его прибытии (при полной утрате груза);

-документы, подтверждающие количество и стоимость отправленных и оплаченных грузов (счета поставщиков);

-расчет суммы претензии (при отсутствии такового в письме);

-другие документы, подтверждающие претензию. Если претензия не может быть урегулирована сторонами

на добровольных началах, то дело передается в арбитражный или народный суд. Основным документом в этих случаях является исковое заявление. Исковое заявление содержит следующие реквизиты:

1.наименование государственного арбитража, в который подается заявление;

2.полное наименование и адреса спорящих организаций;

3.цену иска, если иск подлежит оценке;

4.название документа и его номер;

5.текст заявления;

6.приложения;

7.подписи и дату.

Текст заявления включает следующие элементы:

-описание обстоятельств, на основании которых истец основывает свое требование, и доказательств, подтверждающих эти обстоятельства;

-обоснованный расчет взыскиваемой или оспариваемой

сумм;

-точное указание нормативных актов, на основании которых предъявляется иск;

-информацию о принятых истцом мерах для урегулирования разногласий между спорящими на добровольных началах (с указанием содержания и даты отправления другой стороне своих предложений) и их

31

результаты (с указанием содержания и даты полученного ответа);

- содержание требований истца к ответчику.

В приложении должен содержаться перечень документов, подтверждающих:

1.обоснованность иска;

2.принятие истцом мер к непосредственному урегулированию спора с ответчиком;

3.направление ответчику копии искового заявления и приложенных к нему документов;

4.уплату государственной пошлины в установленном порядке.

Истец может указать в заявлении и другие сведения, если считает, что они необходимы для правильного решения споров. Исковое заявление подписывается руководителем организации или его заместителем. Ответчик вправе до принятия решения по хозяйственному спору арбитражем предъявить к истцу встречный иск для рассмотрения его совместно с первоначальным иском. При этом встречный иск должен быть связан с первоначальным.

ЛЕКЦИЯ 5. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПЕРЕГОВОРОВ И СОВЕЩАНИЙ

Существуют три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба.

Предложения, заявления и жалобы граждан являются одной из важных форм участия населения в управлении государственными делами, средством выражения общественного мнения, источником информации о жизни государства и общества.

ПРЕДЛОЖЕНИЕ – вид обращения, цель которого, во-

32

первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач (например, о совершенствовании деятельности государственных и общественных органов в области экономики и культуры, об улучшении работы государственного аппарата, организаций и предприятий, развитии законодательства).

ЗАЯВЛЕНИЕ – вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач.

ЖАЛОБА – вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. В жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.

Во многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т.е. в самом содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Например, заявление о назначении пенсии является заявлением в чистом виде. Однако часто встречаются обращения, носящие смешанный характер. Например, в одном обращении может быть заявление об освобождении от налога и жалоба на

33

неправильные действия работника финансового органа. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и

жалобам граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства (административного, кадрового и т.д.) специально назначенным должностным лицом. Личную ответственность за состояние этого вида делопроизводства несут руководители учреждений, организаций и предприятий, которые обязаны проверять его постановку и принимать меры к совершенствованию этой работы.

Все предложения, заявления и жалобы граждан принимаются, учитываются и централизованно регистрируются в день поступления. Это же относится к предложениям, заявлениям и жалобам, поданным при личном приеме. В необходимых случаях сохраняются конверты. Регистрация осуществляется на регистрационно-контрольных карточках,

заполняется аннотационный лист. Число экземпляров регистрационно-контрольных карточек и картотек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручений по предложениям, заявлениям и жалобам граждан и их анализа.

Картотеки формируются в алфавитном порядке фамилий заявителей, либо по тематике вопросов, затронутых в предложениях, заявлениях и жалобах граждан.

Регистрационный индекс предложения, заявления или жалобы слагается из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего документа (например, А- 503, К-410). Он может быть дополнен другими обозначениями, необходимыми для систематизации, поиска, анализа и сохранности предложений, заявлений и жалоб граждан, например, буквами П (предложение), З (заявление) и Ж (жалоба).

Повторным предложениям, заявлениям и жалобам присваивается очередной регистрационный индекс (он

«Предыдущие обращения от ______ N ________» указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных предложений, заявлений и жалоб, а также на регистрационно-контрольной карточке делается пометка «Повторно». К этим документам подбирается вся предшествующая переписка.

Повторными являются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Нельзя считать повторными предложения, заявления и жалобы, в которых поднимаются новые вопросы, даже если их автором является одно и то же лицо. Не являются повторными и документы, в которых содержатся дополнительные сведения.

Предложения, заявления и жалобы одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в один и тот же государственный орган, на одно и то же предприятие, в учреждение, организацию, учитываются под регистрационным индексом первого предложения, заявления, жалобы с добавлением порядкового номера, проставленного через дробь. Например, повторное заявление гражданина Дубова А.В. должно иметь индекс Д-405/2.

Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы заявителям в соответствии с действующим законодательством.

Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан могут даваться в устной и письменной форме. Их дают руководители учреждений и предприятий и другие уполномоченные должностные лица.

Если ответ дан в устной форме, в регистрационноконтрольной карточке делается соответствующая запись. Такая

35

же запись делается и при письменном ответе.

Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела (по номенклатуре), в которое будет помещена переписка по данному заявлению, предложению или жалобе.

Например, А-231/05-24.

Своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан, а также исполнение принятых по ним решений контролируются. Контроль возлагается на назначенных для этой цели должностных лиц.

Письма граждан, направленные в государственные органы, предприятия, учреждения, организации различными адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан берутся на особый контроль.

Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Промежуточным следует считать ответ, который не исчерпывает существо вопроса, поставленного в предложении, заявлении или жалобе, а лишь информирует автора о ходе рассмотрения и решения заявления, предложения или жалобы.

Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению предложения, заявления, жалобы. Решение о снятии с контроля предложений, заявлений, жалоб граждан принимают руководители и другие должностные лица, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.

В государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях систематически осуществляются анализ и обобщение предложений, заявлений и жалоб граждан с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан, а также совершенствования работы государственных органов, предприятий, учреждений и организаций. Эту работу осуществляют руководители или по их поручению другие должностные лица.

36

Материалы для анализа и обобщения готовят лица, ведущие делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, и оформляют их в виде аналитических справок, которые представляются руководителям к 15 января текущего года.

Дела, содержащие предложения, заявления, жалобы граждан и все относящиеся к ним материалы, формируются централизованно должностным лицом, ведущим делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан. Это же лицо формирует картотеки регистрационноконтрольных карт. Формирование и хранение дел у исполнителей з а п р е щ а ю т с я.

На каждом предложении, заявлении, жалобе после окончательного решения и его исполнения должна быть надпись "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

Предложения, заявления и жалобы граждан, все документы, связанные с их решением, документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Формирование дел осуществляется на основе соответствующих положений ЕГСД.

Ответственность за сохранность документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан возлагается на руководителей государственных органов, учреждений, предприятий и организаций и должностных лиц, работающих с данной категорией документов.

Сроки хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан определяются перечнями документов, образующихся в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений и организаций. Как правило, устанавливается пятилетний срок хранения этих документов. Экспертная комиссия может принять решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений, заявлений и жалоб граждан.

37

Такие решения комиссии утверждаются руководителем учреждения или предприятия.

Прием граждан, обращающихся с предложениями, заявлениями и жалобами, проводится в установленные дни и часы, информация о которых должна находиться на видном месте. Лицо, осуществляющее запись на прием, ведет карточки (журнал) учета личного приема граждан.

ЛЕКЦИЯ 6. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Посредством письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма.

Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает "код-молния". Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику,

38

пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы - интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах мира письма составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу, коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является компьютеризация.

Письмо - обобщенное название различных документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылаются по почте).

1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА Официальные письма пишутся на специальных

бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных реквизитов, которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными реквизитами.

Если документ адресуют в два адреса, то два первых экземпляра письма печатают на бланке, а отпуск - на обычной бумаге, т.е. всего три экземпляра. Отметки о согласовании документа помещают в письме на отпуске.

В некоторых случаях письма могут заверяться печатью. Существуют типовые и трафаретные письма.

Типовой текст - это образцовый или стереотипный текст, на основе которого или с использованием которого может быть построен текст нового письма.

Трафаретизация - способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации (например, бланки справок отдела кадров, командировочных удостоверений и т.д.).

39

Текст составления трафаретного делового письма сводится к :

ограниченному выбору готовых стандартных синтаксических конструкций;

заполнению бланка письма;

построению предложений по аналогии с моделями стандартных синтаксических конструкций.

В трафаретных текстах исключаются слова, не несущие полезной нагрузки, смысловые повторы, канцеляризмы. Например, неверное выражение: "Мы обращаемся к Вам с просьбой прислать...", в данном случае правильным будет следующее предложение: "Просим выслать..." (Неверно: "При этом высылаем Вам копию договора..." - верно: "Высылаем копию договора...").

Язык служебных писем отличают следующие особенности:

-нейтральность тона изложения;

-неличный характер изложения;

-унификация (трафаретизация);

-типизация речевых средств и стандартизация

терминов;

-сужение диапазона используемых речевых средств;

-высокая степень повторяемости (частотности) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов.

Одноаспектные письма - письма, не требующие ответа. Многоаспектное письмо можно представить как сумму нескольких аспектов. Текст многоаспектного документа необходимо условно подразделить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы.

Изложение каждого аспекта содержания рекомендуется начинать с нового абзаца. Каждое последующее предложение абзаца связано с предыдущим.

Примеры:

а) письмо-запрос:

40