Делопроизводство в коммерческой деятельности. Учебное пособие

ЛЕКЦИЯ 3. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

1. ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ И ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ

Объяснительная записка - это документ, в котором работник предприятия, организации, учреждения объясняет причины невыполнения какого-либо распоряжения, приказа, инструкции, устного указания, а также нарушения правил.

Различаются также объяснительные записки, которые в соответствии со своим названием прилагают к некоторым документам, например, к отчетам, актам, сметам. Их назначение в этом случае - дать пояснение каким-либо фактам в указанных документах.

Объяснительные записки оформляются рукописным способом на чистом листе бумаги в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003, они имеют унифицированную форму. На объяснительной записке проставляют только дату ее подписания. Объяснительные записки могут иметь приложения, включая вещественные.

Реквизиты объяснительной записки:

1.наименование организации;

2.наименование вида документа;

3.дата;

4.заголовок к тексту;

5.текст;

6.подпись;

7.адресат.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки бывают:

- внутренние;

21

- внешние.

Если докладная записка содержит сведения внутреннего характера, то она оформляется рукописным способом на чистом листе бумаги и подписывается составителем. На внутренней докладной записке проставляют дату подписания, а индекс не проставляют.

Если докладная записка адресована в вышестоящую организацию от имени учреждения или структурного подразделения, то она оформляется машинописным способом на общем бланке, подписывается руководителем учреждения (структурного подразделения), имеет дату и исходящий номер, заголовок к тексту.

Реквизиты докладной записки:

1.наименование организации;

2.наименование вида документа;

3.место составления;

4.дата;

5.заголовок к тексту;

6.текст;

7.подпись;

8.адресат.

2. СПРАВКИ Справка – документ информационного характера,

содержащий описание производственной деятельности организации или подтверждение каких-либо фактов, событий.

Справки составляют по указанию вышестоящего органа или должностного лица. Они содержат запрашиваемую информацию без выводов и предложений по ней.

Справки, составляемые внутри учреждения, подписывает составитель, а справки, составляемые по требованию вышестоящего органа, подписывает руководитель учреждения.

Справки оформляются на общих бланках в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Правила их оформления и

22

состав реквизитов сходны с оформлением докладных записок. Если справка содержит несколько вопросов, то текст

рекомендуется расчленить на подразделы. Число подразделов определяется количеством рассматриваемых вопросов. Текст справки может быть оформлен таблицей.

Если справка содержит сведения финансового характера, то ее подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер, кроме того, ставится печать.

Справки личного характера (о факте работы, занимаемой должности, прописки, учебы и т.п.) оформляются, как правило, на трафаретных бланках, подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером, заверяются гербовой печатью.

Основные реквизиты справки:

1)наименование учреждения;

2)адресат;

3)название вида документа;

4)дата;

5)индекс;

6)место составления;

7)заголовок;

8)текст;

9)отметка о наличии приложения (если есть);

10)подпись.

3.АКТЫ

Акт - это документ, составленный несколькими лицами

иподтверждающий установленные факты и события.

Вбольшинстве случаев этот вид документа составляется несколькими лицами с целью объективного фиксирования фактов или определенной ситуации (авария, хищения и т.п.) Однако возможно составление акта и одним, но специально уполномоченным лицом (ревизор, инспектор).

Акты готовятся по результатам ревизий при приемепередаче дел, проведении испытаний новых изделий и

образцов, экспертизе на новизну рационализаторских

23

предложений или изобретений, приеме объектов в эксплуатацию, сдаче документов на уничтожение и т.д. В некоторых случаях акты подлежат утверждению вышестоящими организациями.

Характерной особенностью текста актов является то, что акты содержат выводы и предложения по фиксируемому факту. В них указываются документы, определяющие полномочия лиц-составителей.

Число экземпляров акта определяется нормативными документами или практической необходимостью.

Лицо, имеющее замечания по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии и излагает свое мнение на отдельном листе-приложении. Небольшое по объему замечание можно указать ниже подписей лиц, составивших акт.

В том случае, если выводы и предложения в акте излагаются в распорядительной форме, с указанием сроков исполнения предписываемых действий, акт представляется руководителю, который расписывается об ознакомлении с содержанием акта.

Для некоторых видов актов (акты государственной приемочной комиссии, акты о выделении к уничтожению документальных материалов и т.д.) нормативными документами закреплена специальная форма, изменять которую нельзя. Акт имеет унифицированную форму.

Акт является основанием для издания администрацией учреждения, организации, предприятия соответствующих

распорядительных документов.

После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку.

Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

Основные реквизиты акта:

1)наименование предприятия;

2)код предприятия по ОКПО;

24

3)код формы документа по ОКУД;

4)название вида документа;

5)дата;

6)индекс;

7)заголовок к тексту;

8)гриф утверждения;

9)текст;

10)отметка о наличии приложения (если оно имеется);

11)подпись председателя и членов комиссии;

12)отметка о визировании;

13)отметка о контроле;

14)отметка об исполнении документа и направлении его

в дело.

Текст акта имеет сложную структуру, которая состоит

из:

вводной части;

констатирующей части.

Вводная часть строится по схеме:

1.Основание:

2.Составлен комиссией в составе:

3.Присутствовали:

Если акт составлен комиссией, то вместо слова «Присутствовали» указывают председателя комиссии, затем членов комиссии, их должности, инициалы и фамилии.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты. В случае необходимости в этой части делают выводы и предложения по установленным фактам.

Как правило, акт составляют в трех экземплярах: первый направляется в вышестоящие организации, второй - руководителю организации, а третий подшивается в дело. Оформляется на общем бланке как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов. Предпочтительным

25

является угловой вариант бланка.

ЛЕКЦИЯ 4. ПЛАНОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Большую группу документации материальнотехнического снабжения составляют документы, отражающие договорные связи по снабжению и сбыту продукции, а также переписка между снабженческо-сбытовыми организациями и коммерческими службами предприятий.

Быстрая и экономически выгодная отгрузка и транспортировка продукции от поставщиков к потребителям во многом зависят от качества документации, правильности и своевременности ее составления и оформления. Для этих целей используются следующие документы:

1.транспортные накладные;

2.кипные карты поставщиков;

3.квитанции транспортных организаций;

4.коммерческие акты;

5.акты приемки и завеса тары;

6.другие документы, многие из которых выполняют роль первичных документов в бухгалтерском учете.

Особую группу документации по снабжению и сбыту составляют претензионные письма, рекламации, исковые заявления и кассационные жалобы, возникающие в связи с невыполнением одной из сторон предусмотренных договорами обязательств.

2. ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ДОГОВОРЫ Договор - это соглашение двух или более сторон,

направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.

Договор может быть заключен:

-между отдельными гражданами;

26

-между гражданами и организациями;

-между организациями.

Договоры бывают разнообразными. Гражданский кодекс предусматривает такие договоры, как поставка, купля-продажа, мена, государственная закупка сельскохозяйственной продукции у колхозов, заем, наем жилого помещения и т.д. Наиболее распространенными договорами между предприятиями и организациями являются договоры поставки, аренды помещений, подряда.

Договоры составляются в 2-3 экземплярах, подписываются уполномоченными лицами и удостоверяются печатями организаций, их заключающих.

Текст договора допускается делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты и абзацы.

Каждая часть, включая абзацы, должна иметь номер. Нумерация производится арабскими цифрами. Номер каждой составной части должен включать в себя все номера соответствующих составных частей более высоких степеней деления.

Договор поставки является основным документом, определяющим права и обязанности сторон по поставке всех видов продукции. Плановое задание по поставке продукции находит в договоре конкретное выражение, т.к. при этом уточняются количество поставляемой продукции, ее качество, ассортимент, сроки поставки и т.д.

Конкретная структура договорных связей определяется, как правило, органами, прикрепляющими покупателей к поставщикам. Опыт показал, что прямые связи наиболее эффективны при переходе на них предприятий с материальным производством стабильного, массового и крупносерийного характера.

Протоколы разногласий к договорам составляются в случае возникновения споров по тексту договора и

27

прилагаемой к нему спецификации. Часто возникают споры, связанные со сроками отгрузки или поставки продукции, по сумме договора, по формам расчетных отношений и т.д.

Проект договора поставки обычно составляет поставщик и передает его покупателю. Если же покупатель не согласен с каким-либо пунктом или с несколькими пунктами договора, то он обязан составить протокол разногласий.

Поставщик, получивший подписанный покупателем проект договора с протоколом разногласий, обязан включить в него все принятые им предложения покупателя, а спорные вопросы передать на рассмотрение арбитража, сообщив об этом покупателю.

Коммерческие акты. Транспортные организации несут имущественную ответственность за сохранность принятого к перевозке груза с момента его принятия к перевозке и до момента выдачи грузополучателю.

По прибытии груза на станцию назначения грузополучатель обязан произвести его осмотр, обследовать, были ли соблюдены правила транспортировки груза, обеспечивающие его сохранность, проверить исправность тары, соответствие наименования груза, веса, количества перевозимых мест данным, содержащимся в транспортном документе. При обнаружении нарушений грузополучатель обязан потребовать составления коммерческого акта.

Коммерческие акты составляются для удостоверения следующих обстоятельств:

-несоответствие между наименованием, весом или количеством мест груза или багажа в натуре и данными, указанными в перевозочном документе;

-порчи и повреждения груза;

-обнаружения груза без документов или документов

без груза;

-возвращения железной дорогой похищенного

груза;

28

- непередачи железной дорогой на железнодорожный подъездной путь груза в течение 24 ч после оформления документов о выдаче груза в товарной конторе (кассе). В этом случае коммерческий акт составляется по требованию грузополучателя.

Коммерческие акты составляются:

1)при выгрузке груза на местах общего пользования

-в день разгрузки, а в соответствующих случаях - в день выдачи груза получателю;

2)при выгрузке на местах необщего пользования - в день выгрузки груза, при этом проверка груза должна производиться в процессе выгрузки или непосредственно после нее;

3)в пути следования груза - в день обнаружения обстоятельств, подлежащих оформлению коммерческим актом.

Коммерческий акт подписывают: начальник станции (его заместитель), заведующий грузовым двором, приемосдатчик станции, грузополучатель, если он участвовал в проверке.

3. ПРЕТЕНЗИОННЫЕ ПИСЬМА Письма, оформляющие обоснованные и

подтвержденные документами требования одних предприятий к другим или к транспортным организациям в связи с необходимостью восстановления нарушенных имущественных прав и законных интересов, предусмотренных договорными обязательствами, называются претензионными.

Согласно действующему законодательству претензионные письма должны выполнять функцию урегулирования разногласий на добровольных началах, и поэтому их составление является обязательным этапом перед направлением иска в арбитраж. Следует иметь в виду, что предъявление претензий предприятиями, чьи имущественные права и законные интересы нарушены, является не только их

29

правом, но и обязанностью.

Претензии могут быть предъявлены в отношении количества и качества продукции, расчетов, просрочки в поставке товаров, порчи и утраты грузов и других нарушений договорных условий.

Особое внимание должно быть уделено документированию доказательной части претензии. Так, к рекламации на качество продукции необходимо прилагать акт государственной экспертизы о недоброкачественности товара, расчет суммы уценки и штрафа с указанием количества и стоимости забракованного товара, транспортные накладные, коммерческие акты и другие документы, обосновывающие требование.

Претензии подписываются руководителем организации или его заместителем. Заявления о претензии предъявляются в установленные сроки.

Поставщик продукции, получив претензионное письмо, обязан своевременно рассмотреть его и в письменной форме сообщить покупателю о согласии удовлетворить претензию или об отказе это сделать с указанием мотивов. Претензии по количеству, качеству и комплектности продукции рассматриваются в течение одного месяца, а по другим основаниям - в течение двух месяцев. При этом предприятиепоставщик тщательно проверяет законность и обоснованность предъявленного требования. В необходимых случаях поставщик может производить выверку расчетов, экспертизу и другие действия. Непредставление заявителем дополнительной документации в срок не является основанием для отказа от рассмотрения претензии.

К претензионным письмам, связанным с утратой, недостачей, порчей или повреждением грузов, должны быть приложены:

- накладные и коммерческие акты (при частичной утрате или повреждении грузов);

30