Аудит систем качества. Учебное пособие

41

4.3. Обмен информацией во время аудита

Во время аудита в зависимости от его области и сложности может возникнуть необходимость в обмене информацией. Группа по аудиту должна периодически обмениваться информацией, оценивать аудит.

Впроцессе аудита руководитель группы должен периодически обмениваться информацией о статусе аудита и о том, что имеет отношение к проверяемой организации и заказчику аудита. Свидетельство относительно предполагаемого существенного риска, полученное во время аудита, должно быть представлено без задержки проверяемой организации и, если необходимо, заказчику аудита.

Вслучае, когда свидетельство аудита указывает на невыполнимость поставленных целей, руководитель группы должен доложить проверяемой организации и заказчику о причинах, чтобы предпринять соответствующие действия.

Такими действиями могут быть переутверждение плана аудита, ограничение аудита или изменение его целей или области. Любые необходимые изменения области аудита, которые могут его улучшить, должны анализироваться заказчиком и проверяемой организацией.

Все, что выходит за пределы области аудита, должно быть принято во внимание и сообщено руководителю группы с тем, чтобы осуществить обмен информацией с проверяемой организацией и заказчиком аудита.

4.4. Роль и ответственность сопровождающих лиц и наблюдателей

Сопровождающие лица и наблюдатели могут содействовать группе по аудиту, но они не являются ее частью. Они не должны оказывать влияние на проведение аудита.

Там, где предусмотрены сопровождающие, они должны оказывать помощь группе по аудиту и действовать по просьбе руководителя группы. В их обязанности входит:

1)обеспечение контактов и назначение времени для бесед;

2)обеспечение посещений определенных участков организации;

3)обеспечение безопасности и ознакомление группы по аудиту с правилами безопасности.

Сопровождающие могут исполнять роль свидетелей аудита от имени проверяемой организации. По просьбе аудитора сопровождающие могут вносить ясность или осуществлять оценку правильности информации во время ее сбора.

42

4.5. Методы сбора информации и источники информации при аудите

Целью сбора и обработки информации является подготовка заключения по результатам аудиторской проверки.

Процесс сбора и обработки информации осуществляется по схеме, представленной на рисунке.

При аудите используются такие методы сбора информации, как опрос, осмотр, наблюдение за деятельностью и выводы, анализ документов, доказательство, оценивание.

Источники информации зависят от сложности аудита и могут также включать:

документы: политику, цели, планы, процедуры, инструкции, нормативные документы, чертежи, контракты и др.;

записи по инспекционному контролю, протоколы совещаний, отчеты по аудитам, записи по отслеживанию программ, результаты измерений;

итоговые данные, показатели, отчеты;

компьютеризированные базы данных и веб-сайты.

4.5.1. Опрос как метод сбора информации

Опрос является одним из важных средств сбора информации, при этом аудитор должен принимать во внимание следующее:

опрос должен проводиться на разных уровнях с лицами, осуществляющими функции в пределах области аудита;

обычно опрос проводится на рабочем месте в рабочее время;

опрашиваемое лицо должно быть психологически подготовлено;

необходимо объяснить причину опроса;

опрос должен начинаться с просьбы рассказать о своей работе;

результаты опроса должны быть обобщены и проанализированы вместе с опрашиваемым лицом;

необходимо избегать наводящих вопросов;

необходимо поблагодарить опрашиваемого за сотрудничество. В ходе опроса необходимо помнить, что свидетельства

собеседника могут рассматриваться как объективные только тогда, когда они подтверждаются фактами, в противном случае они не могут быть использованы аудитором.

Выявленные в ходе беседы несоответствия должны фиксироваться с непременной ссылкой на несоблюдаемый пункт нормативного документа. Информация на данную тему, полученная в ходе беседы, должна анализироваться путем ее сопоставления с информацией при беседе с другими проверяемыми сотрудниками.

44

тивном случае они носят субъективный характер и поэтому крайне затруднительны для использования в аудиторских доказательствах.

11.В ходе беседы следует использовать вопросы, начинающиеся со слов «Что», «Кто», «Где», «Когда», «Как», «Почему» и «Не могли бы Вы мне это показать, пожалуйста?» (эти слова-вопросы английские специалисты считают словами-помощниками аудитора).

Вопрос «Что?» подразумевает ответ, раскрывающий понимание собеседником предмета обсуждения.

Вопрос «Кто?» подразумевает ответ, раскрывающий, какое должностное лицо выполняет обсуждаемую работу.

Вопрос «Где?» подразумевает ответ о месте выполнения работы. Вопрос «Когда?» подразумевает ответ, на каком этапе процедуры

выполняется действие. Вопрос «Как?» подразумевает ответ о методе и способе работы.

Вопрос «Почему?» подразумевает ответ, раскрывающий причину события. Просьба «Покажите» дает возможность аудитору получить наглядное подтверждение той информации, которая содержится в ответах собеседника.

12.Вопросы аудитора не должны носить предвзятый характер, поскольку ответы на них могут быть также предвзятыми.

13.Аудитор не должен сам отвечать на поставленные им вопросы.

14.В ходе беседы не следует применять терминологию, непонятную собеседнику.

15.Беседа, проводимая на рабочем месте, не должна быть продолжительной, чтобы не вызвать нервозность собеседника.

16.Выявленные в ходе беседы несоответствия (существующие или потенциальные) должны фиксироваться с непременной ссылкой на невыполняемый пункт (раздел) нормативного документа.

17.Аудитор должен подытожить полученную в ходе беседы информацию, сформулировать главные (позитивные и негативные) впечатления и спорные моменты. Допустимо позволить собеседнику прочесть сделанные аудитором замечания.

18.По завершении беседы аудитор должен поблагодарить собеседника за содействие и сотрудничество.

19.Информация, полученная в ходе беседы, должна анализироваться путем ее сопоставления с информацией на данную тему, полученной из бесед с другими сотрудниками, и с личными наблюдениями.

20.Следует иметь в виду, что причины неудачной беседы могут быть в самом аудиторе: нечеткие вопросы, перенасыщенная специальными терминами речь, плохая настроенность на беседу, желание услышать в ответах то, что ожидаешь, неправильная линия поведения.

Аудитор не несет ответственности за предоставляемую ему сотрудниками аудитируемого подразделения информацию. Но он

45

может сомневаться в достоверности получаемой информации. В этом случае он должен запросить дополнительную информацию с тем, чтобы принять правильное решение о достоверности информации.

В случаях если полученная информация недостаточна для подтверждения соответствия, ведущий аудитор должен поставить об этом в известность руководителя службы внутреннего аудита с целью определения последующих действий (пересмотр плана проверки, ее прекращение или изменение цели проверки).

4.5.2. Осмотр как метод сбора информации

Осмотр – обследование, сделанное в ходе проверки и основанное на зрительном восприятии аудитора.

Известно, что благодаря зрению человек получает до 85 % поступающей к нему информации. В ходе осмотра аудитор ищет главным образом материальные доказательства соответствия. Это особенно важно при проверке, проводимой в производственных помещениях, в лабораториях, на складах хранения продукции и т.п.

В ходе осмотра можно изучить производственную среду, например на предмет наличия средств контроля и безопасности, поведение сотрудников, документацию (наличие, состояние и доступность), а также проверить наличие и состояние средств труда (оборудование и инструмент).

4.5.3. Доказательство

Доказательство – неопровержимый факт или довод, подтверждающий истинность чего-либо. Любое аудиторское доказательство состоит из тезиса и аргумента. Тезис – суждение, истинность которого должна быть доказана. Аргумент – наиболее убедительное основание, приводимое для доказательства тезиса.

Например, проверяемый сотрудник заявил, что требования стандартов соблюдаются (это тезис). Аудитор просит подтвердить это высказывание документально. Сотрудник приносит необходимые документы, и аудитор, после их изучения, соглашается с этим выводом.

Несоблюдение требований к доказательству обесценивает работу аудитора и результат аудита. Значимыми характеристиками аудиторского доказательства являются его достоверность и достаточность. Оно считается достоверным, если вызывает доверие аудитора. Достаточность доказательства определяется его полнотой, что в большой мере зависит от объема собранной информации. Несоблюдение требований к доказательству обесценивает результат аудиторской проверки.

46

Доказательства могут считаться объективными, если они документально или визуально подтверждаются, основываются на фактах, полученных путем наблюдения, измерения, испытания т.д.

Аудитор не должен подвергать сомнению достоверность предоставленных документов.

4.5.4. Анализ документов

Объектами анализа выступают:

документы СМК, распространяющиеся на деятельность аудитируемого подразделения или процесса;

записи об осуществлении установленного процесса или деятельности и о достигнутых результатах.

Анализ документации носит выборочный характер, поскольку ограниченность времени и ресурсов проверки не позволяет аудитору проанализировать каждый лист документа или каждый компьютерный файл с записью, особенно при большом объеме проверяемой документации. Вопрос об объеме выборки решается аудитором, отдавать решение данного вопроса аудитируемому подразделению недопустимо. Выборка документов должна быть максимально показательной.

Для определения объема выборки проверяемых документов не существует установленных правил. При объеме документов порядка 100 экземпляров представительной выборкой может считаться 20 %. Но уже при количестве экземпляров более 300 объем выборки может быть уменьшен до 10 %.

Проверка документов и записей предусматривает как анализ их содержания, так и порядок управления документацией и записями.

Наиболее значимые результаты анализа документации, включая сбор информации, должны отражаться в журнале аудитора.

4.5.5. Оценивание свидетельств аудита. Наблюдения аудита

Оценивание – определение степени соответствия объекта аудита установленным требованиям.

Свидетельства аудита – записи, изложение фактов и другая информация, которые связаны с критериями аудита и могут быть проверены. Свидетельство аудита может быть качественным (описательным) или количественным (выраженным числом).

Получение свидетельств является одним из наиболее важных и сложных моментов в работе аудитора. Ниже приводится ряд положений, знание которых может быть полезным аудитору в этой области:

свидетельства составляют основу аудиторского заключения и,

47

следовательно, без необходимых доказательств такое заключение не может быть достоверным;

свидетельства могут считаться объективными, если они содержат информацию, которая может быть признана как правдивая, основанная на фактах и полученная путем наблюдения, измерения, испытаний и других средств;

получая свидетельства о соблюдении процедур (инструкций), аудитор должен быть уверен, что эти процедуры будут соблюдаться и

вбудущем, по крайней мере, до следующей аудиторской проверки;

достоверность аудиторского свидетельства зависит от многих факторов, но прежде всего от степени его подтверждения и квалификации аудитора;

чем достовернее свидетельство, тем ниже уровень риска ошибочного аудиторского заключения.

Объективными свидетельствами соответствия при проведении аудиторской проверки являются факты, подтверждающие:

идентичность практических действий правилам и нормам, установленным в документации системы менеджмента качества;

выполнение требований тех разделов ГОСТ Р ИСО 9001-2015, которые обязательны для документирования в организации;

наличие и выполнение запланированных мероприятий в области качества;

оценивание результативности процессов;

результативность корректирующих и предупреждающих дей-

ствий;

постоянное улучшение деятельности, процессов и систем менеджмента в целом.

Свидетельство аудита оценивается с точки зрения критериев аудита. Результаты такого оценивания рассматриваются как наблюдение аудита.

Наблюдения аудита могут указывать на соответствие, либо на несоответствие критериям аудита, либо на возможность улучшения. При этом особого внимания аудитора заслуживают обнаруженные несоответствия.

При оценивании свидетельств существует вероятность ошибочных выводов и, как следствие, неправильного заключения по результатам аудиторской проверки, но надо исключать ошибки, связанные с невниманием и небрежностью. Вероятность неправильных выводов уменьшается при использовании объективных данных, т.е. данных, основанных на измерениях. С другой стороны, «чем реже встречаются ошибки, тем они ценнее».

Результаты оценивания могут быть использованы аудитором:

для вывода о способности объекта аудита выполнять установленные требования;

48

для оценки значимости обнаруженного соответствия (несоответствия);

для заключения по результатам аудита;

для вывода об эффективности корректирующих или предупреждающих действий.

4.5.6. Анализ наблюдений аудита

Наблюдение аудита и любая другая информация, собранная в ходе аудита, анализируются с точки зрения целей аудиторской проверки.

Для использования данных наблюдений в заключении по результатам аудиторской проверки они должны быть систематизированы, обобщены и тщательно проанализированы с учетом при необходимости статистических методов.

Те наблюдения, которые вызывают сомнения аудитора (например, правильность интерпретации полученной информации), подлежат обсуждению в аудиторской группе, и только после такого обсуждения может быть принято окончательное решение о наблюдении аудита.

4.6. Проведение внутренних аудитов

К особенностям проведения внутреннего аудита можно отнести следующее:

‒менее формальное отношение между аудитором и проверяемым, что облегчает контакт и позволяет получить дополнительную информацию;

‒более полное знание проверяющим процессов в проверяемом подразделении;

‒возможно более негативное отношение проверяемых к проверяющим, что требует психологической настройки аудиторов.

Вариант процесса внутреннего аудита приведен в табл. 4.1.

4.7. Проведение внешних аудитов

4.7.1. Особенности проведения внешних аудитов

Особенностями проведения внешних аудитов являются:

большая значимость результатов аудита для проверяемых, что обусловливает их психологическую напряженность и не всегда адекватную реакцию;

ограниченное время контактов аудиторов и проверяемых, что влечет за собой возможность неточной информации. В этом случае особенно важно ознакомление проверяемых с промежуточными результатами аудита во избежание неточностей;

49

Таблица 4.1. Одна из возможных схем проведения внутреннего аудита

50

возрастает необходимость получения информации по одному объекту от различных источников для составления более объективной картины;

возрастает роль формальных показателей (например, требований к аккуратности заполнения записей, хранению документации и др.);

учитывая высокую квалификацию аудиторов, возможно применение более сложных научных методов анализа процессов и продукции и методов верификации.

4.7.2. Определение возможности проведения аудита

Ответственные за управление программой аудита должны определить возможность проведения аудита с учетом следующих факторов:

1)необходимого количества данных и соответствующей информации для планирования аудита;

2)адекватного сотрудничества со стороны проверяемой организации;

3)наличия времени и ресурсов.

В случае невозможности проведения аудита ответственные за управление программой аудита должны предложить клиенту альтернативное решение, консультируясь с проверяемой организацией.

4.7.3. Формирование группы по аудиту

После того как будет признана возможность проведения аудита, необходимо сформировать группу по аудиту и назначить ее руководителя с учетом компетентности, необходимой для достижения целей аудита. Если аудит осуществляет один аудитор, он должен выполнять все обязанности руководителя группы.

Те, кто несет ответственность за управление программой аудита, должны определить необходимые ресурсы, проконсультировавшись с проверяемой организацией.

При определении количества и состава группы по аудиту необходимо учитывать следующее:

1.Цели аудита, область, критерии, месторасположение и продолжительность.

2.Компетентность группы по аудиту, необходимую для достижения целей.

3.Требования органов по аккредитации/сертификации.

4.Требования по обеспечению независимости группы по аудиту от деятельности, которая должна проверяться, в целях исключения конфликта интересов.