Аудит систем качества. Учебное пособие

31

При возникновении вопросов по проведению аудиторской проверки и заполнению опросного листа прошу связаться по телефону:

Ведущий аудитор (подпись) (ФИО)

(дата)

3.12. Подготовка организации к проведению внешнего аудита

Внешний аудит в организации может быть диагностическим, сертификационным или инспекционным.

При диагностическом аудите организация приглашает аудиторов из консалтинговой фирмы или аудиторов из той организации, которая не будет проводить сертификационный аудит. В процессе диагностического аудита организация хочет выявить недостатки в СМК и лучше подготовиться к сертификационному аудиту.

Сертификационный аудит должен определить степень соответствия СМК требованиям стандартов и дать основания для выдачи организации сертификата соответствия системы качества.

Инспекционный аудит проводится ежегодно после получения организацией сертификата соответствия системы качества. Его цель – подтверждение эффективного функционирования и совершенствования СМК.

Организация может сертифицировать локальные системы качества, относящиеся к отдельным важным процессам. Например, планируется внешний аудит для добровольной сертификации СМК при проектировании и производстве бурового оборудования одним зарубежным органом по сертификации и внешний аудит для добровольной сертификации СМК при проектировании и производстве горного и подъемно-транспортного оборудования – другим зарубежным органом по сертификации. Требования органов по сертификации могут несколько различаться.

Ко всем видам внешнего аудита, особенно сертификационного, организации тщательно готовятся. Так, например, подготовка к внешним аудитам может включать следующие мероприятия:

обучение персонала стандарту ГОСТ Р ИСО 9001-2015;

определение перечня документов, подлежащих разработке и корректировке (положения о подразделениях, должностные инструкции и др.);

запуск документации в производство;

проведение внутренних аудитов;

обеспечение знания персоналом основных положений Политики

вобласти качества;

проверка обеспечения выполнения требований документации

СМК;

32

проверка соблюдения технологической дисциплины;

выделение специальных технологических процессов, анализ процессов, установление регистрируемых параметров;

обеспечение использования средств измерений, соответствующих требованиям;

обеспечение необходимой квалификации персонала;

обеспечение выполнения требований стандартов по управлению закупками и взаимодействию с поставщиками;

обеспечение выполнения корректирующих и предупреждающих действий.

Организация составляет план подготовки к внешнему аудиту с указанием мероприятий, сроков и ответственных.

3.13. Подготовка внутренних аудиторов

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001-2015, п.9.2.1 в организациях, внедряющих СМК, должны регулярно проводиться внутренние аудиты качества. Для этого организация готовит группу внутренних аудиторов из числа административно-управленческого персонала, инженернотехнических работников с высшим образованием, связанных с работой в области качества.

Обучение проводит организация, имеющая лицензию на право проведения обучения по курсу «Внутренний аудитор систем менеджмента качества» и выдачи удостоверений установленного образца.

Учебный курс должен содержать следующие разделы:

1.Анализ требований ГОСТ Р ИСО 9001-2015.

2.Техника проведения аудитов.

3.Анализ стандарта ГОСТ Р ИСО 19011-2012.

4.Планирование и подготовка внутреннего аудита.

5.Аудит на месте.

6.Отчет по аудиту.

7.Корректирующие действия и повторные аудиты.

Формы обучения могут быть различными: очная, очно-заочная, дистанционная. После изучения курса, выполнения практических, тестовых работ и сдачи экзамена слушатели получают удостоверение внутреннего аудитора.

3.14.Подготовка внешних аудиторов

Требования к уровню подготовленности внешних аудиторов приведены в табл. 3.2.

33

Таблица 3.2. Требования к уровню подготовленности внешнего аудитора

3.15. Подготовка к аудиторской проверке

Тщательная подготовка аудиторских проверок во многом предопределяет их успех. Как показывает анализ, время, затраченное на подготовку, составляет от 25 до 40 % от всего времени, отведенного на аудиторскую проверку. Подготовка к аудиторской проверке включает в себя шесть этапов.

1.Ознакомление членов аудиторской группы с планом проверки. Совместное обсуждение плана является основой для настроя группы на рабочий лад.

2.Распределение обязанностей в аудиторской группе. Ведущий аудитор производит необходимые назначения в группе, определив конкретные задания каждому члену группы.

3.Сбор и анализ документации, на соответствие которой должна

проводиться проверка. Ведущий аудитор получает в службе

34

внутреннего аудита все указанные в плане проверки документы, содержащие критерии аудита. Также для анализа могут быть использованы материалы, относящиеся к объекту проверки: организационнораспорядительные документы (приказы, распоряжения), положения об аудитируемом подразделении, должностные инструкции сотрудников, отчеты по предыдущим проверкам и др.

Каждый член аудиторской группы анализирует все относящиеся к его заданию документы и материалы с целью выявления наиболее существенных вопросов, подлежащих квалифицированному обсуждению с персоналом аудитируемого подразделения.

При ознакомлении с новым документом целесообразно провести его экспертизу. По результатам экспертизы аудитор должен сделать необходимые, на его взгляд, замечания и довести их до сведения разработчика документа или руководителя службы внутреннего аудита.

4.Подготовка опросного листа и направление его руководителю аудитируемого подразделения (если это признано целесообразным). Данный лист направляется владельцу процесса или руководителю подразделения вместе с уведомлением об аудиторской проверке.

5.Подготовка контрольных вопросников. Как правило, они готовятся индивидуально каждым членом аудиторской группы исходя из особенностей задачи, которую ему предстоит решить в ходе проверки.

6.Обеспечение рабочими материалами. Аудиторская группа в нужном количестве должна быть обеспечена такими рабочими материалами, как журналы аудитора, бланки протокола о несоответствии, бланки отчета об аудиторской проверке.

3.16. Опросный лист

Опросный лист – анкета, содержащая перечень вопросов для руководителя аудитируемого процесса (подразделения), ответы на которые используются для предварительного оценивания аудитируемого объекта. Ниже приведена форма опросного листа.

ОПРОСНЫЙ ЛИСТ № ___

по проведению проверки в Организационная единица ___________________________________

(наименование подразделения)

Объект проверки ___________________________________________

(наименование вида деятельности или процесса)

Критерии проверки ___________________________________________

(код и наименование документа)

35

Руководитель процесса (подразделения) __________________________

обозначение процесса (наименование подразделения), ФИО., дата.

Использование опросного листа позволяет:

сократить время аудиторской проверки;

сделать руководителя аудитируемого процесса (подразделения) участником аудиторской проверки;

психологически подготовить руководителя аудитируемого процесса (подразделения) к работе аудиторов.

Положительный ответ на вопрос опросного листа дается только тогда, когда он может быть подтвержден документом или визуально.

Подписанный опросный лист может выступать в качестве официального документа при аудиторской проверке и должен быть сохранен.

Вопросы, включаемые в опросный лист, должны строиться на основе документа, определяющего критерии аудиторской проверки, и охватывать наиболее существенные части этих критериев. К вопросам опросного листа предъявляются следующие требования:

1.Вопросы должны формулироваться лаконично, четко и недвусмысленно с тем, чтобы они были понятны отвечающим.

2.Вопросы должны формулироваться в определенной последовательности, чтобы служить своеобразным «путеводителем» аудиторской проверки.

3.Вопросы должны предусматривать только однозначный ответ «да» или «нет».

4.Количество вопросов должно быть минимальным, но достаточным для анализа объекта аудиторской проверки.

Заполненный опросный лист должен анализироваться аудитором на предмет полноты, правильности и достоверности ответов.

Ответы, которые вызывают сомнения в достоверности, должны быть рассмотрены с ведущим аудитором, а затем - с руководителем аудитируемого подразделения и подвергаться дополнительной проверке.

3.17. Контрольный лист

Для аудита требуется основательная подготовка. В частности, рекомендуется разрабатывать контрольные листы (которые называются чек-листы, вопросники, листы аудитора и др.).

36

Контрольный вопросник – заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволяют аудитору непосредственно в ходе аудиторской проверки получать информацию, достаточную для оценки состояния объекта аудита.

Контрольный вопросник - своеобразная «шпаргалка» аудитора.

В отличие от работы с опросным листом, работа с контрольным вопросником дает аудитору возможность:

разъяснять собеседнику поставленные вопросы;

уточнять ответы собеседника путем дополнительных вопросов;

запросить подтверждения положительных ответов;

задать один и тот же вопрос нескольким собеседникам с целью повышения объективности полученной информации;

использовать полученные ответы для последующего анализа. Заполненный и подписанный аудитором (и при необходимости

его собеседником) контрольный вопросник, как и опросный лист, может рассматриваться в качестве официального документа аудиторской проверки.

Для составления вопросов необходимо, на основании плана аудита подразделения, провести анализ текста нормативного документа в пределах области аудита, выделить мероприятия для реализации требований и на этой базе сформулировать вопросы. Схема методики составления вопросов представлена на рисунке.

Приведем пример составления контрольного листа для аудита.

В плане аудита (параграф 3.7) при проверке отдела материальнотехнического обеспечения в графе «Разделы, пункты» записан среди прочих пункт 4.4.2 по ГОСТ Р ИСО 9001-2015. Он регламентирует требования к документации:

в п. 4.4.2,а записано, что организация должна разрабатывать, актуализировать и применять документированную информацию для обеспечения функционирования процессов.

К документированной информации, в частности, относятся политика и цели в области качества;

в п.5.2.1, d говорится, чтобы политика включала требование постоянного улучшения системы менеджмента качества;

в п.5.2.2, b требуется, чтобы политика должна быть доведенной до сведения работников, понятной и применяемой внутри организации;

в п. 6.2.1 требуется, чтобы организация установила цели в

37

области качества для соответствующих функций, уровней, а также процессов, необходимых для системы менеджмента качества. Также эти цели должны быть, в частности, измеримы, подлежали мониторингу и доведены до работников.

На основе указанных положений стандарта и необходимых мероприятий можно сформулировать несколько вопросов.

1.Есть ли записи о том, что персонал подразделения знаком с Политикой?

2.Какие основные положения политики касаются Вашего подразделения? (на понимание Политики)

3.Что запланировано для улучшения деятельности Вашего подразделения? (на основании Политики)

4.В каком документе установлены цели для Вашего подразделения?

5.На каком уровне достижения целей в области качества Вы сейчас находитесь?

6.К Вашему подразделению относится склад. В каком документе установлены цели для улучшения деятельности склада?

По данной методике можно составить вопросник и по другим направлениям аудита. Важно, чтобы вопросы соответствовали пунктам критериев аудита.

Важно помнить, что использование контрольного вопросника не должно ограничивать объем действий по аудиторской проверке, который может изменяться в зависимости от информации, собранной в ходе аудиторской проверки.

Контрольные листы разрабатываются и систематически пересматриваются командой аудиторов применительно к каждой организации и характеру аудита. Для углубленного изучения СМК контрольный лист полезно разбить на разделы, соответствующие областям изучения.

Обновление контрольных листов необходимо для того, чтобы задаваемые аудиторами вопросы не становились рутинными. Иначе сотрудники проверяемых подразделений будут заранее знать, какие вопросы им будут задавать. Такую ситуацию У. Фрей называет «феноменом усталости от аудита».

Если в контрольных листах используются стандарты, методики испытаний или процедуры, то соответствующий вопрос должен иметь ссылку на раздел и страницу документа.

Аудитору следует избегать общих, недостаточно конкретных вопросов.

Пример неправильного вопроса: Подготовлен ли данный производственный участок к аварийным ситуациям?

Пример правильных вопросов:

1. По какому экологическому аспекту данный участок отнесен к категории опасных объектов?

38

2.Какие точки контроля на участке являются критическими?

3.Назначен ли ответственный за мониторинг данных точек?

4.Где фиксируются данные мониторинга?

5.Каким образом анализируются данные мониторинга?

6.Имеется ли на участке план по предотвращению аварий, локализации и ликвидации их последствий?

7.Обеспечены ли работники участка соответствующими рабочими инструкциями?

3.18.Классификация типов вопросов

В табл. 3.3 приводится классификация типов вопросов, которые могут возникнуть в практике аудитора.

Таблица 3.3. Классификация типов вопросов

Предпочтительными типами вопросов являются открытый и разъясняющий. Не следует использовать наводящий, альтернативный, утверждающий, затрудняющий общение и персонифицирующий вопросы.

39

3.19. Пример контрольного листа

КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ

Проверяемое подразделение____________________________________

Аудитор (ФИО)______________________________________________

Представитель подразделения (ФИО)____________________________

Критерии аудита: 1) ГОСТ Р ИСО 9001-2015; 2) Руководство по качеству.

Аудитор _____________

Представитель подразделения _________«____»__________201_ г.

4. Проведение аудита в организации

4.1. Этапы проведения аудита на месте

Аудиторы должны реализовать план проведения аудита, т.е. провести проверку в определенных подразделениях организации или, как говорят, провести аудит «на месте».

Аудит «на месте» содержит следующие этапы:

проведение предварительного совещания;

обмен информацией во время аудита;

участие и ответственность сопровождающих лиц;

сбор и верификация данных;

работа с выводами аудита;

подготовка к заключительному совещанию;

проведение заключительного совещания.

4.2. Предварительное совещание

Предварительное совещание должно проводиться вместе с руководством проверяемой организации или с теми, кто несет ответственность за проверяемые функции или процессы. Цели этого

40

совещания:

1)анализ плана аудита;

2)краткий обзор деятельности по аудиту;

3)подтверждение наличия каналов обмена информацией;

4)обеспечение возможности для проверяемой организации задавать организационные вопросы.

Во многих случаях, например при внутренних аудитах малых организаций, на предварительном совещании объявляется о проведении аудита и объясняется его характер. По решению ведущего аудитора вступительное совещание может быть заменено на обсуждение условий проведения проверки с руководителем аудитируемого подразделения или владельцем (руководителем) аудитируемого процесса.

В других ситуациях предварительное совещание носит официальный характер с регистрацией присутствующих. В роли председателя должен быть руководитель группы по аудиту. На совещании необходимо сделать следующее:

1)представить участников, указав на их роль в проведении

аудита;

2)подтвердить цели, область и критерии аудита;

3)подтвердить график проведения работ по аудиту, дату и время заключительного совещания, любых промежуточных заседаний группы по аудиту и руководства проверяемой организации и любые дальнейшие изменения;

4)ознакомить с методами и процедурами аудита, проинформировать организацию о том, что свидетельством аудита будут выборочные данные и поэтому будет присутствовать элемент неопределенности при проведении аудита;

5)подтвердить официальную связь между группой по аудиту и проверяемой организацией;

6)подтвердить, что проверяемая организация будет информирована о ходе аудита во время его проведения;

7)подтвердить, что любые ресурсы и средства, необходимые группе по аудиту, будут доступными;

8)подтвердить конфиденциальность некоторых вопросов;

9)подтвердить обеспечение безопасности работы, процедур для группы по аудиту;

10)подтвердить наличие и роль сопровождающих лиц;

11)ознакомить с методами составления отчетов (актов), включая классификацию несоответствий;

12)проинформировать об условиях, при которых аудит может быть прекращен;

13)проинформировать о любой системе апелляций по проведению или результатам аудита.