Аудит систем качества. Учебное пособие

21

намеченных результатов;

вовлечения, руководства и оказания поддержки участия работников в обеспечении результативности системы менеджмента качества;

поддержки улучшения;

поддержки других соответствующих руководителей в демонстрации ими лидерства в сфере их ответственности.

3. Планирование проведения аудита

3.1. Программа аудита

Организация должна проводить аудиторские проверки периодически в запланированное время.

Программа аудита (годовая или на какой-то другой период времени) разрабатывается руководителем службы внутреннего аудита и утверждается высшим руководством.

Цель программы аудита – спланировать вид и количество аудитов, обеспечить ресурсами, необходимыми для их проведения.

Программа аудита разрабатывается с учетом статуса и значимости процессов и видов деятельности, реализуемых в системах менеджмента, а также результатов предыдущих проверок.

Статус проверяемого процесса (вида деятельности) характеризуется следующими вариантами: проходил (не проходил) проверку, соответствует (не соответствует) требованиям, результативен (не результативен).

Важность проверяемого процесса (вида деятельности) определяется степенью его воздействия на достижение конечных результатов организации в области качества в отчетный период. Состав важных процессов (видов деятельности) на конкретный период времени определяется по результатам анализа систем менеджмента.

Наряду со значимыми процессами (видами деятельности) при разработке программы аудита учитываются также так называемые критические процессы (виды деятельности), выполнение которых на определенном этапе может представлять фактическую или потенциальную опасность для качества. Критические процессы (виды деятельности) определяются по результатам предыдущих аудиторских проверок.

В программу аудита могут включаться проверки отдельных документов, подразделений, процессов и системы в целом, а также проверки поставщиков организации.

Процедуры программы аудита должны охватывать следующее:планирование и составление графиков аудитов;

22

обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп;

выбор групп по аудиту, распределение ролей и ответственности;

проведение аудитов;

выполнение действий по результатам аудита (если требуется);

поддержание записей по программе аудита;

мониторинг показателей и результативности программы аудита;

отчетность перед высшим руководством по всей проделанной работе по программе аудита.

Для малых предприятий количество процедур может быть сокращено до одной по усмотрению организации.

Цели программы аудита могут базироваться на рассмотрении:

приоритетов менеджмента и коммерческих намерений;

требований системы менеджмента, а также требований, предусмотренных контрактом, и обязательных требований;

необходимости оценки поставщика;

требований потребителя;

потребностей других заинтересованных сторон;

рисков организации.

Объем программы аудита зависит от размера, типа и сложности процессов организации. Можно планировать проверки на календарной основе, когда конкретные процессы и подразделения проверяются через регулярные интервалы времени.

Кроме периодических проверок, могут потребоваться дополнительные проверки. На их необходимость могут указывать:

1)результаты анализа предыдущей программы аудита;

2)несоответствия, выявленные в ходе конкретных аудитов и требующие проведения внеочередной проверки для подтверждения результативности предпринятых корректирующих действий;

3)существенные изменения в структуре или деятельности организации.

При определении объёма программы аудита необходимо учитывать следующие факторы:

1)действующие программы, проекты, контракты;

2)вероятность внешней проверки;

3)результаты анализа данных, указывающие на возможность потенциальных проблем.

Изучение этих факторов покажет, требуется ли проверка деятельности конкретного подразделения или нет. При определении сроков конкретных аудитов необходимо учитывать, какая конкретно информация требуется и к какому времени, а также возможность

присутствия проверяемых на месте, предстоящие кадровые

23

перемещения сотрудников и др.

Программа аудита должна быть доведена до соответствующих должностных лиц.

3.2. Пример программы внутренних аудитов

УТВЕРЖДАЮ

_____________ /__________/

«_____»____________ 201 г. ПРОГРАММА ВНУТРЕННИХ АУДИТОВ

ОАО «ГАММА» на 201_ г.

3.3. Ресурсы по программе аудита

Организация должна на стадии планирования аудитов определить, какие потребуются ресурсы по программе аудита, и обеспечить их выделение.

При определении ресурсов необходимо учитывать:

1. Персонал для проведения внутренних аудитов. Для обеспечения независимости аудиторов от проверяемой деятельности в небольших организациях, возможно, потребуется пригласить для проведения аудитов сторонних специалистов.

2. Ресурсы для обеспечения аудиторов методическими

24

пособиями, справочными документами, инструкциями, формами регистрации информации.

3.Ресурсы для обеспечения командировочных расходов.

4.Ресурсы, необходимые для оценки и поддержания компетентности аудиторов и улучшения их деятельности. Например, ресурсы, необходимые для организации обучения аудиторов, проведения семинаров, обеспечения аудиторов специальной литературой и т.д.

3.4. Мониторинг и анализ программы аудита

Мониторинг процесса внутреннего аудита осуществляется с целью контроля за выполнением запланированных мероприятий и оценки степени достижения целей программы аудита. Поскольку процесс аудита нельзя измерить инструментально, необходимо установить индикаторы процесса, позволяющие проводить мониторинг и оценивать результативность выполнения программы аудита.

Индикаторы необходимо установить таким образом, чтобы они позволяли:

контролировать соответствие деятельности программе и графикам аудитов (например, в соответствующих документах предусмотреть графы для отметок о выполнении запланированных мероприятий, даты их выполнения и подписи ответственного лица);

оценивать способность аудиторских групп реализовать план аудита (в качестве индикаторов здесь могут использоваться: выполнение/невыполнение плана конкретного аудита, соответствие/несоот-ветствие деятельности аудиторов процедурам по программе аудита, соблюдение/несоблюдение сроков сдачи отчёта по аудиту и т.д.).

Организация должна осуществлять анализ данных, полученных в ходе мониторинга программы аудита. В результате такого анализа лица, ответственные за менеджмент программы аудита, должны выявлять возможности и предпринимать действия по улучшению программы аудита, в том числе корректирующие и предупреждающие действия.

Следует заметить, что здесь речь идёт не о корректирующих действиях для устранения причин несоответствий, выявленных в ходе конкретных аудитов, а о корректирующих действиях по отношению к самой программе аудита. Например, в результате анализа может быть установлено, что частота аудитов недостаточна для поддержания системы менеджмента в рабочем состоянии или аудиторы не обладают необходимой компетентностью и т.д.

Изменения в программу вносятся руководителем службы внут-

25

реннего аудита в случаях:

введения в действие новых документов СМК;

поступления информации от потребителей или контролирующих органов о несоответствии качества продукции установленным требованиям;

рекомендаций ведущих аудиторов.

Откорректированная программа утверждается высшим руководством или уполномоченным лицом.

Наряду с планированием аудиторских проверок, планированию подлежат подготовка, повышение квалификации и аттестация внутренних аудиторов.

3.5. Схемы планирования аудиторских проверок

Выделяют горизонтальные и вертикальные схемы проверок. Горизонтальная схема используется для проверки соответствия

отдельного вида деятельности или процесса требованиям системы менеджмента и оценивания их результативности и эффективности в каждой (или нескольких) организационной единице.

Вертикальная схема используется для проверки соответствия деятельности организационной единицы требованиям системы менеджмента и оценивания ее результативности и эффективности.

Вариант «горизонтальной» аудиторской проверки, как правило, является более трудоемким и продолжительным, однако и более значимым, поскольку включает в поле своего зрения деятельность на стыках различных организационных единиц, участвующих в выполнении требований к объекту проверки. Важно и то, что «горизонтальная» аудиторская проверка ломает коммуникационные барьеры между подразделениями и поощряет участников систем менеджмента к взаимодействию друг с другом.

3.6. План аудита

План аудита может разрабатываться как один документ для всех подразделений организации с учетом отличий функций подразделений и целей аудита, заменяя при этом программу аудитов. В большинстве же случаев на каждый отдельный аудит составляется свой план.

Вплане аудита должны быть указаны:

цель аудита;

критерии аудита и ссылочные документы;

область аудита, включая идентификацию подразделений и процессов, которые будут проверяться;

ожидаемое время и продолжительность проведения аудита;

представители проверяемого подразделения;

все, что касается конфиденциальности.

26

План аудита утверждается заказчиком аудита. Основные этапы аудита приведены в табл. 3.1.

Таблица 3.1. Основные этапы аудита

Из таблицы видно, что не все этапы, присущие внешнему аудиту, реализуются при внутреннем.

3.7. Пример плана внутреннего аудита подразделения

УТВЕРЖДАЮ

_____________ /__________/

«_____»____________ 201 г.

ПЛАН ВНУТРЕННЕГО АУДИТА №__

в подразделении: Отдел материально-технического снабжения

«___-___» ____________ 201 г.

ЦЕЛИ АУДИТА: проверка соответствия требованиям к СМК процесса ведения документации и основных процессов

27

ПЛАН АУДИТА СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА ДЕЙСТВУЮЩЕЙ

на (наименование организации) 1. ЦЕЛЬ И ОБЛАСТЬ АУДИТА

Аудит и оценка системы менеджмента качества (наименование организации) проводятся на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2015 применительно к производству и поставке (наименование продукции).

2.ВРЕМЯ ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТА

12– 13 февраля 201 г.

3.СОСТАВ КОМИССИИ

ФИО, должность - руководитель группы аудиторов ФИО, должность - аудитор ФИО, должность - технический эксперт 4. ОБЪЕКТЫ АУДИТА

28

5. ТРЕБОВАНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ Комиссия (пункт 3 настоящего плана) обязуется не разглашать

конфиденциальную информацию, полученную в ходе аудита системы менеджмента качества (наименование организации).

СОГЛАСОВАНО

29

3.9. Особенности планирования внутренних аудитов

К особенностям планирования внутренних аудитов можно отнести следующее:

цель внутреннего аудита состоит в совершенствовании СМК и заключается в обеспечении качества системы, процессов, продукции путем выявления несоответствий для разработки программ улучшений;

планирование человеческих ресурсов для внутреннего аудита (внутренних аудиторов) осуществляется исходя из имеющихся специально обученных кадров;

внутренний аудитор должен хорошо знать особенности процессов проверяемого подразделения и обладать достаточными временными возможностями для осуществления аудита;

сроки проведения внутренних аудитов в подразделениях могут корректироваться в большей степени, чем внешних, с учетом производственной необходимости;

наряду с плановыми аудитами в организации могут проходить внеплановые аудиты по инициативе администрации;

не все типовые этапы аудита могут иметь место при внутреннем аудите;

внутренний аудит осуществляется на основе разработанной в организации процедуры, в которой оговорены сроки предоставления отчета об аудите, формы рабочих документов и др.

3.10. Особенности планирования внешних аудитов

На фазе планирования внешний аудит обладает следующими отличиями:

цель внешнего аудита состоит в определении степени соответствия системы менеджмента качества требованиям;

по результатам внешнего аудита организация может получить сертификат соответствия, что повышает значимость аудита;

проведение внешнего аудита требует значительных финансовых ресурсов;

время внешнего аудита весьма ограничено, поэтому проверяемая организация старается тщательно и в полном объеме подготовить документы - свидетельства аудита;

для подготовки организации к внешнему аудиту в организации издается приказ;

предусмотрено предварительное знакомство аудиторов с проверяемой организацией и уровнем подготовленной документации;

предусмотрено письменное уведомление проверяемой

30

организации о сроках проведения аудита;

отчет об аудите проверяемая организация получает в течение не более 90 дней со дня окончания аудита;

при положительном заключении группы аудиторов организация получает сертификат соответствия СМК.

3.11. Уведомление об аудиторской проверке

После разработки и утверждения плана аудиторской проверки ведущий аудитор должен официально (в форме служебной записки или извещения) заранее (например, за неделю до начала проверки) уведомить о ней владельца (руководителя) процесса или руководителя аудитируемого подразделения. При уведомлении указываются объект, цель, критерии, дата и время аудиторской проверки.

«Золотое» правило аудиторской проверки: она никогда не должна быть сюрпризом. Внезапная аудиторская проверка может препятствовать производственной деятельности, приводить к финансовым убыткам, порождать негативное отношение к службе внутреннего аудита.

Предварительное уведомление дает владельцу процесса или руководителю аудитируемого подразделения побудительный мотив к улучшению процесса или состояния дел в подразделении. Однако времени от уведомления до начала аудиторской проверки (1-2 недели) явно недостаточно для исправления существенных недостатков.

Предварительное уведомление лишает сотрудников аудитируемого подразделения возможности обнаруженные при аудиторской проверке несоответствия объяснять таким аргументом, как «Вы выбрали неудачное время проведения проверки, нехарактерное для нормальной деятельности» или «Мы не можем прервать рабочий процесс, чтобы предоставить необходимые данные».

Ниже приведен пример формы письменного уведомления об аудиторской проверке.

Руководителю (наименование подразделения)

Служебная записка

В соответствии с программой аудита на 201_г., утвержденной (наименование документа, кем и когда утвержден) в период

__________________, в Вашем подразделении должна быть проведена аудиторская проверка.

Прошу обеспечить необходимые условия для работы аудиторов в указанное время.

Одновременно направляю Вам опросный лист, который после заполнения необходимо представить в отдел качества не позднее (указать дату).