Аудит систем качества. Учебное пособие

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РЯЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РАДИОТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им. В.Ф.УТКИНА

А.В. ГУБАРЕВ, С.В. ГУБАРЕВА

АУДИТ СИСТЕМ КАЧЕСТВА

Учебное пособие

Рязань 2020

УДК 658.5

Аудит систем качества: учеб. пособие / А.В. Губарев, С.В. Губарева; Рязан. гос. радиотехн. ун-т. Рязань, 2020. 80 с.

Рассматриваются теоретические и практические основы аудита систем менеджмента качества. Отражены аспекты подготовки и проведения аудита систем менеджмента качества, а также вопросы подготовки отчетных документов по результатам аудита.

Предназначено для магистрантов, обучающихся по направлению подготовки 27.04.06 «Организация и управление наукоемкими производствами».

Табл. 8. Ил. 6.

Аудит, документация системы качества, ИСО 9001, план аудита, программа аудита, отчет об аудите, система качества

Рецензент: кафедра ЭМОП РГРТУ (зав. кафедрой д-р экон. наук, доц. Е.Н. Евдокимова)

Гу б а р е в Андрей Викторович

Гу б а р е в а Светлана Владимировна

Аудит систем качества

Подписано в печать 15.10.20. Усл. печ. л. 5,0. Тираж 20 экз.

Рязанский государственный радиотехнический университет 390005, Рязань , ул. Гагарина , 59/1.

Редакционно-издательский центр РГРТУ.

4.5.5.Оценивание свидетельств аудита. Наблюдения аудита.. 46

4.7.4.Предварительный контакт с проверяемой организацией . 51

4.7.6.Перечень документов и сведений для анализа

4.7.7.Инспекционный контроль систем менеджмента качества 53

4.8.1.Показатели, направления и технология аудита системы

5

Введение

Под аудитом понимается систематический, независимый и документируемый процесс получения объективных свидетельств и их объективного оценивания для установления степени соответствия критериям аудита. В качестве критериев аудита выступает совокупность политик, процедур или требований, используемых для сопоставления с ними объективных свидетельств.

Международные стандарты ИСО серий 9000 и 14000 придают особое значение аудитам. Они как методы менеджмента применяются для обеспечения мониторинга и верификации результативности внедрения политики организации в области качества и/или экологического менеджмента. Аудиты являются также существенной

сертификации/регистрации, оценке поставщиков, инспекционном контроле.

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования» в организациях, внедряющих систему менеджмента качества, должны планово проводиться внутренние аудиты качества. Данный стандарт является важнейшим критерием аудита, его положения используются в процессе аудита. Порядок и методика проведения аудитов систем менеджмента качества, требования к компетентности аудиторов, процесс подготовки аудиторов регламентированы стандартом ГОСТ Р ИСО 19011-2012 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента».

1. Общие сведения об аудитах качества

1.1. Цели и задачи аудита качества

Процесс аудита следует рассматривать как выявление фактов, а не как контролирующую меру. Задача аудита состоит в получении информации о том, насколько хорошо работает система менеджмента качества (СМК). Информация, полученная в ходе внешнего аудита, будет указывать на области, требующие улучшения или корректирующих действий. Выполнение этих действий должно привести систему в соответствие с текущими требованиями или достичь сертификации.

Цель аудита качества – оценить адекватность и эффективность мероприятий организации в области качества. Это достигается путем сбора и использования объективных доказательств, а также путем определения и регистрации несоответствий в области качества с

6

указанием причин, где это возможно.

Проверки качества обычно проводятся с целью:

определения соответствия или несоответствия системы качества определенным требованиям;

определения, насколько эффективно система решает поставленные задачи;

определения потенциала для совершенствования системы качества;

определения соответствия законодательным требованиям;

сертификации (регистрации) системы качества.

Проверки качества могут проводиться по одной или нескольким причинам:

для начальной оценки потенциального поставщика;

как часть планового анализа системы качества поставщиков, для подтверждения ее соответствия требованиям контракта;

для подтверждения соответствия собственной системы качества организации определенным требованиям;

для оценки собственной системы качества организации на соответствие требованиям стандарта системы качества.

1.2. Классификация аудитов

Аудиты могут быть классифицированы по виду, по стадиям, по объекту и по методу проведения (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Классификация аудитов

7

1.3. Внутренний аудит

Это аудит, проводимый организацией у себя же. Он требует от организации обследования ее собственных систем, процедур и работ, чтобы удостовериться в их адекватности и соответствии. Он предоставляет руководству следующую информацию:

выполняются ли его приказы, распоряжения, директивы;

так ли система действенна и результативна, как ей следует быть;

где система даёт сбои.

Внутренний аудит позволяет обеспечить «каналы связи» по всей организации и выявить возможности улучшения.

Организация руководит своей внутренней проверкой и демонстрирует, что её система менеджмента соответствует требованиям применимого стандарта. Однако можно ожидать, что результаты внутреннего аудита будут рассматриваться с определенным скептицизмом сторонними организациями. Тем не менее, внутренние аудиты можно использовать в процессе подготовки к сертификации для определения, как продвигается организация к проверке второй и третьей стороной. Таким образом, внутренний аудит может являться средством самооценки организации.

1.4. Внешний аудит

Внешний аудит может осуществляться второй или третьей стороной.

Аудит второй стороной проводится по инициативе заказчика. Положительный результат такого аудита называют еще одобрением поставщика. Цель аудита второй стороной - получить достаточную информацию о системе менеджмента организации для обеспечения уверенности потребителя в том, что его специфические требования будут выполняться гарантированно и стабильно.

Важно, чтобы аудит проводился профессионально и достоверно отражал результативность системы менеджмента организации. Необходимо помнить, что результаты аудита повлекут коммерческие решения, которые могут повлиять на будущее обеих организаций. Следовательно, он должен быть проведен квалифицированным обученным персоналом, что является гарантией получения достоверной информации.

Аудит второй стороной может проводиться независимой организацией (например, органом по сертификации или консалтинговой компанией), но это будет аудит от имени заинтересованной стороны, если она выступает в роли заказчика аудита и соответственно получает от проверяющей организации отчет по результатам проверки.

8

Аудит третьей стороной – это проверка, проводимая внешней независимой организацией. Чаще всего оценка третьей стороной применяется с целью сертификации. Аудит третьей стороной также предъявляет особые требования как к аудитору, так и к проверяемой организации. Аудитор должен быть профессиональным и компетентным, чтобы результаты аудита точно и справедливо отражали состояние системы менеджмента.

1.5. Достоинства и недостатки внешних аудитов

Внешние аудиты имеют свои положительные и отрицательные стороны по сравнению с внутренними.

К положительным сторонам внешних аудитов относятся:

более высокий уровень объективности (поскольку это «взгляд со стороны»);

большая эффективность работы (поскольку внешний аудит проводится аудиторами высокой квалификации);

позитивное воздействие критики на проверяемую организацию;

возможность использования результатов внешних аудитов проверяемой организацией в рекламных целях;

возможность использования результатов внешних аудитов для демонстрирования результативности и соответствия системы менеджмента установленным требованиям;

точность определения расходов.

К отрицательным сторонам внешних аудитов относятся:

незнание традиций предприятия;

предубежденность персонала проверяемой организации к «чужакам» и, как следствие, возможность сокрытия информации;

незнание неформальных лидеров затрудняет получение необходимой информации;

вероятность использования аудитором конфиденциальной информации, полученной в ходе аудита;

ограниченные сроки аудита не дают возможности аудитору досконально проверить всю систему, и, следовательно, заключение по результатам аудита основывается на выборке из имеющейся информации.

1.6. Стадии аудита

Внутренние аудиты, так же как и внешние, обычно имеют две стадии: проверка адекватности и проверка соответствия (рис. 1.2).

9

Рис 1.2. Стадии аудита системы менеджмента качества

При проверке адекватности определяется степень, с которой документированная система адекватна требованиям применимого стандарта.

Проверка адекватности может выполняться путём:

рассмотрения требований соответствующего стандарта с определением тех частей документированной системы, которые относятся к данным требованиям;

проработки пункт за пунктом документированной системы и сопоставления с применимыми требованиями стандарта.

У всех проверок третьей стороной и многих проверок второй стороной следующая стадия проверки зависит от результатов первой. Если документация системы менеджмента неадекватна требованиям применимого стандарта, то нет смысла проверять, соответствует ли деятельность на местах требованиям, установленным в этой документации.

Проверка соответствия призвана установить степень, с которой документированная система понимается, внедрена и поддерживается работниками. В тех случаях, когда применимый стандарт не требует для осуществления той или иной деятельности разрабатывать документированную процедуру, проверка соответствия производится относительно применимых требований стандарта.

1.7. Объекты аудита

Объектами аудита могут быть продукция, процесс или система менеджмента.

10

Аудит продукции предназначен для проверки соответствия фактических характеристик продукции установленным требованиям.

Аудит процесса предназначен для оценки соответствия процесса установленным требованиям. При этом проверяется способность процесса обеспечить достижение запланированных результатов.

Наиболее распространенными являются проверки специальных процессов (сварки, литья, термической обработки и т.п., а также большинства процессов оказания услуг). Т.е. проверяются процессы, недостатки которых не могут быть выявлены последующим измерением продукции (результата процесса), а выявляются только после начала использования продукции.

Аудит системы менеджмента предназначен для определения соответствия системы установленным требованиям. По сравнению с аудитами продукции и процессов это наиболее сложный аудит, связанный с получением и анализом большого объема информации.

1.8. Методы аудита

Взависимости от специфики системы менеджмента организации,

атакже с целью оптимизации затрат и достижения задач программы аудита его можно планировать (строить) по следующим схемам:

1. Аудит деятельности подразделений обследует все процессы, в которых оно задействовано.

Недостатком данного метода является отсутствие прослеживаемости взаимодействия между подразделениями в рамках процессов системы менеджмента.

2. Аудит взаимодействия процессов системы менеджмента обследует последовательно каждый процесс в разных подразделениях организации.

Аудитор имеет возможность «проследить» весь процесс с учётом структуры организации и получить информацию о взаимодействии подразделений в рамках процессов.

Недостатком данного метода является необходимость дополнительных затрат времени на перемещение аудиторской группы из подразделения в подразделение при отслеживании цепочки процессов. Кроме того, из поля зрения неопытного аудитора могут выпасть вспомогательные процессы (управление документами, записями и т.п.).

На практике наиболее часто применяется комбинированный метод, при котором аудит проводится по подразделениям, но для аудита выбираются несколько конкретных объектов (проекты, контракты, изделия и т.п.). При проверке различных подразделений аудиторы прослеживают взаимодействие процессов, относящихся к данному объекту аудита.