Английский язык для делового общения. Экспресс-курс. Учебное пособие для студентов всех форм обучения

71

End of Conference

72

Участие в международной конференции

Научная конференция, наряду с научными журналами, важный канал обмена информацией между исследователями. Различают три категории научных конференций.

Тематические конференции – это небольшие конференции, посвященные одной конкретной теме.

Конференции широкого профиля с большим количеством тем, рассматриваемых на различных секциях. Обычно такие конференции организуются региональными, национальными или международными научными обществами (Learned societies), они проводятся (are held) регулярно, например, ежегодно

(annually).

Профессиональные конференции – это конференции, в которых принимают участие не только ученые, но и практики.

Конференции обычно включают различные доклады (выступления, презентации), которые, как правило, занимают от 10 до 30 минут, то есть они должны быть краткими и точными, после докладов обычно следует дискуссия. Иногда доклады представляют не только в устной, но и письменной форме и затем публикуют их как материалы конференции (conference proceedings). В последнее время стали создавать веб-сайты конференций и размещать на них тезисы выступлений, аннотации и даже слайды презентаций в программе PowerPoint (формат PDF). Таким образом, научная конференция реализует одну из важнейших задач – служит каналом коммуникации для вхождения исследователей в международное научное сообщество.

Выдающихся ученых традиционно приглашают выступать на конференциях в качестве «ключевых» докладчиков (keynote speakers). Их выступления (keynote lecture) по длительности могут занимать один час и более.

Конференция не ограничивается только ключевыми докладами. В ходе конференции проводятся секционные заседания (panel discussions), круглые столы (round tables) по различным пробле-

мам, а также«мастерские» (workshops), схожиес семинарами.

Втех случаях, когда в конференции принимает участие небольшое количество участников, ее называют семинаром

73

(workshops). Различают конференции, где на каждом заседании присутствуют все участники (single track); конференции, в рамках которых в разных помещениях параллельно заседают не-

сколько секций (multiple track meeting has several parallel sessions).

Как правило, желающих выступить на конференции просят сдать краткую аннотацию (submit a short abstract) выступления. Прежде чем выступление будет принято, аннотация проходит рецензирование (is reviewed). В некоторых случаях участников просят сдать текст выступления (to submit a paper) объемом от 6 до 15 страниц. Эти тексты также рецензируются или члена-

ми организационного комитета (are peer reviewed by members of the program committee), или другими учеными (в данном случае их называют referees – «судьи»), которых назначают члены организационного комитета.

В программу некоторых конференций, особенно международных, включают социальные или развлекательные меро-

приятия (social or entertainment activities), такие как экскурсии и приемы. Чем крупнее конференция, тем больше вероятность того, что она вызовет интерес издательств научной литературы

(academic publishing houses), которые организуют на таких кон-

ференциях выставки.

Заявки на участие в конференции

Заявка на участие в зарубежных конференциях содержит обычно несколько компонентов: регистрационную форму с анкетными данными, а также формы, содержащие информацию о вашем выступлении. Формы предоставления информации о выступлении обычно четко структурированы, жестко регламентируют количество слов в каждом из разделов, а также содержат пояснения относительно того, как заполнить соответствующие разделы.

Oзнакомьтесь с требованиями, предъявляемыми участниками конференции Европейским центром исследований в образовании (ECER), заполните соответствующие рубрики на основе

74

той темы, с которой вы могли бы выступить на международной конференции.

Title of Proposal (Limited to 20 words. Please use “Title Case”, i.e. all words start with a capital letter. Do not use upper or lower case only. Correct: Educational Research in Europe and Education. Not correct: EDUCATIONAL… or: Research in higher education…).

Proposal Information e.g. topic, research question, objective, conceptual or theoretical framework… (Provide a clear outline of your research question and your theoretical framework. Bear in mind that the European/international dimension is vital to the success of your submission. Leigh: up to 500 words).

Methodology or Methods / Research Instruments or Sources Used (Leigh: up to 150 words).

Conclusions, Expected Outcomes or Findings (Leigh: up to 200 words).

References (Please list the most important references for your abstract. Leigh: up to 300 words).

Intent of Publication (If this paper is intended for publication elsewhere, please enter the intended place of publication).

Topic (Please select the topic(s) from the list below that best suit your submission. This is to assist with the review process and the creation of the conference programmer itself).

Keywords (Please provide 3 to 5 keywords, separated by commas).

Remark/Message to the program Committee and Chairs.

Выступление на конференции

Стендовый доклад

Помимо обычных докладов и презентаций, на конференциях часто предлагаются выступления с так называемыми стендовыми докладами (poster presentation). В стендовом докладе информация об исследовании излагается на постере. Преимущество постера заключается в том, что он позволяет сочетать максимум наглядной и минимум текстовой информации, обеспечивает доступность информации большому количеству аудитории за

75

короткое время, то есть позволяет экономить время. Размеры его могут быть разными, предпочтительным жеявляется размер А1.

Подписи и текст должны читаться на расстоянии не менее одного метра, оптимальный размер шрифта 16, интервал – 1,5. На постере обязательно указывают название доклада, имя автора и место работы, цели исследования, методы и выводы. Выводы могут быть представлены в виде таблиц, графиков, диаграмм и проч. Постеры и аннотации к ним также проходят процедуру рецензирования.

Постеры развешиваются в специальном помещении, авторы их, находясь рядом с постером, дают необходимые пояснения всем, кто интересуется их исследованием. На крупных конференциях может быть представлено до нескольких тысяч постеров, во почему этот способ презентаций становится все более популярным.

Как подготовить презентацию

Дейл Карнеги выделяет так называемые «4П» (4Ps), необходимые для создания хорошей презентации: планирование,

подготовка, практика, презентация.

1. Планирование.

Для того, чтобы выступление было успешным, нужно начать с его тщательного планирования. Для этого нужно продумать, на какой именно секции или заседании конференции вы будете выступать, попробовать разобраться, насколько владеет вашей темой аудитория. Организаторы конференций обычно размещают списки участников. Изучите, с какими докладами они выступают, какие организации или проекты представляют. Обязательно обратите внимание на то, есть ли доклады по теме, смежной с вашей или близкой ей. Это поможет вам понять, что уже известно данной аудитории и не нуждается в подробных пояснениях или определениях, что еще не известно и требует пояснения, то есть на каких аспектах стоит остановиться поподробнее. Конечно, точно определить это будет сложно, однако вы сможете предположить, какие вам могут задать вопросы, какие положения вашего выступления могут вызвать возражения. Все это поможет вам подготовиться к ответам оппонентам, к ответам на возможные вопросы.

76

Прежде чем начать подготовку презентации, подумайте о том, какое время выделяется на данной конференции для выступлений, потратите ли вы все время на выступление или оставите время на вопросы и дискуссию.

2. Подготовка.

Сформулировав тему доклада, составьте его план, обращая особое внимание на взаимосвязь темы и структуры. Все излагаемые вами основные идеи должны соответствовать теме: в условиях ограниченного времени его нельзя тратить на «лирические отступления» и не имеющей большой значимости факты.

Общая структура выступления включает три части: введение, основную часть и заключение. Обычно рекомендуется, чтобы введение занимало от 5 до 10 % презентации, основная часть

– от 80 до 85 %, заключение – от 5 до 10 %.

Существуют различные схемы организации содержания выступления. Ознакомьтесь с ними и выберите наиболее соответствующую принципу, на котором строится ваш доклад.

1)Принцип решения проблемы.

Вступление – описание ключевой проблемы.

Основная часть – описание составляющих ее компонентов; предлагаемые решения для этих составляющих.

Заключение – как решение составляющих позволяет решить проблему в целом.

2)Принцип соответствия требованиям.

Вступление – описание требуемых характеристик.

Основная часть – описание существующих характери-

стик.

Заключение – выводы о соответствии требованиям и возможных перспективах приведения к соответствию.

3)Принцип пирамиды.

Вступление – описание ключевых пунктов.

Основная часть – углубленное рассмотрение ключевых пунктов.

Заключение – подведение итогов по каждому из ключевых пунктов.

4)Принцип анализа перспектив

Вступление – описание текущей ситуации.

77

Основная часть – изложение фактов, данных, вариантов стратегий на будущее.

Заключение – прогнозы на будущее, исходя из выбранной стратегии.

Работая над докладом, помните, что чрезмерное насыщение его высказываниями разных экспертов и ссылками на источники нецелесообразно, гораздо правильнее добавлять экспертные мнения только в случае их реальной необходимости. Не перегружайте слушателей информацией, которую вы собрали за последние десять лет. Ваша презентация должна быть легкой, краткой, «прямо в точку». Подумайте, чего ждет от вас аудитория:

знания предмета и подготовленного выступления;

четко и понятно сформулированной идеи;

умения быть кратким и акцентировать свое внимание аудитории на обсуждаемой теме;

организованности.

Следующий этап – подготовка слайдов. При этом необходимо придерживаться определенных правил:

1)один слайд = одна идея;

2)одна мысль-высказывание = одна строка;

3)5-6 строк = один слайд;

4)5-6 слов = одна строка;

5)один слайд = одна минута.

При подготовке слайдов помните, что не следует увлекаться специальными эффектами и перегружать слайд текстом, что орфографическая информация предпочтительнее текстовой.

Первый слайд презентации должен содержать название вашего доклада, ваши имя и фамилию, название организации, которую вы представляете, название конференции, дату выступления. На втором слайде обязательно должен быть представлен план выступления, на последнем – благодарность аудитории за внимание.

78

3. Практика (репетиция).

Подготовьте примечания к слайдам; репетируйте выступление с секундомером; помните, что «репетиция» обычно получается на 20 % короче реального выступления; выучите вступление и заключительные фразы.

4. Презентация (выступление).

Во время выступления важно установить визуальный контакт с аудиторией, избегать монотонности, говорить четко и громко, чтобы вас было слышно не только в «президиуме». Не зачитывайте текст слайдов! Помните, что нельзя заслонять собой экран и стоять спиной к аудитории.

Если вы не укладываетесь в отведенное время, опустите незначительные моменты, оставьте время на вопросы. Прежде чем ответить на вопрос, повторите его. Старайтесь отвечать достаточно полно, но коротко. Если вам нужно подумать, используйте так называемые фразы-клише для пауз (This is a very interesting question). Если вы не готовы ответить, скажите об этом, сделайте пометку об этом и попросите спрашивавшего вернуться к вопросу позже.

Ниже мы приводим характеристики «плохой» презентации, которые создают барьеры на пути достижения взаимопонимания с аудиторией.

Претенциозность.

Задача выступающего с презентацией человека – информировать, а не производить впечатление! Избегайте использования сложных формальных слов и фраз, чтобы не возвести между собой и аудиторией высокую стену. Нарочитость (манерность), как правило, оказывается неэффективной, а простота изложения

– ключ к взаимопониманию.

Банальность.

Выбирая ключевые фразы для доклада, избегайте употребления избитых клише и тривиальных фраз. Используйте слова, которые точно отражают ваши идеи. Ваше сообщение будет более эффективным, если вы подберете свои собственные слова и фразы.

80

 «Говорит и показывает Спина» Постарайтесь во время презентации общаться именно со

слушателями, а не с экраном или маркерной доской. Если вам необходимо обратить взор к этим вещам, то сделайте это, повернувшись не более чем на 45 градусов.

Не используйте собственные пальцы вместо указки

Делая презентацию, помните:

-плохие докладчики – те, кто читает непосредственно с листа. Один из самых простых способов потерять аудиторию – просто прочитать презентацию;

-не читайте демонстрируемый на слайдах текст. Слушатели способны сделать это самостоятельно. Лучше потратьте больше слов, чтобы «оживить» показываемые графики или картинки.

Поездка на конференцию

Как заполнить анкету на визу

Большинство консульств зарубежных государств сегодня просит для получения визы заполнить анкеты онлайн. Для этого надо приготовить необходимые документы, чтобы быстро внести нужные сведения в анкету, заранее ознакомиться с вопросами, на которые надо будет ответить. Приводим некоторые вопросы из анкеты для получения визы и пояснения к тому, как на них отвечать, а также сведения о документах, которые нужно представить в консульство (по материалам веб-сайта UK Border Agency (Руководство по заполнению заявления на визу – Guidance notes/visa application form)).

Приводимая ниже анкета содержит множество вопросов личного характера, например о семейном и финансовом положении. Советуем обратить внимание не только на формулировки вопросов анкеты, но и на те рекомендации и разъяснения, которые к ним даются, например разъяснения относительно слов, обозначающих имена (given name, maiden name), связанных с семейным положением (single, divorced, separated), сведений о проживании (accommodation), о работодателе (employer), о дохо-