Квадрант IV «НЕСРОЧНЫЕ и НЕВАЖНЫЕ»

Это всевозможная рутинная работа, некоторые письма и телефонные звонки, поглощение ненужной информации, ненужное, бесцельное общение, «пожиратели» времени и т.п.

Сюда обычно «сбегают» люди, уставшие работать в Квадранте I, они ищут себе видимость занятий, имитируют бурную «трудовую деятельность», или просто тянут время, не находя в себе сил заняться чем-то действительно важным. В условиях работы, профессиональной деятельности это пустое времяпрепровождение, обусловленное ленью, несобранностью, неумением организовывать свой рабочий день.

(Однако в плане личной жизни данный Квадрант также зарезервирован для таких видов жизнедеятельности как отдых, развлечения, хобби и имеет право на существование, если он не гипертрофирован по отношению к другими жизненным целям и приоритетам.)

Следует учесть, что один и тот же вид деятельности может находиться в разных квадрантах. Например, экстренное совещание, связанное с резким падением продаж, относится к I-му квадранту, запланированное совещание, на котором обсуждаются перспективы развития организации – ко II-му Квадранту, если тема совещания, на котором Вы присутствуете, не имеет

кВам никакого отношения, но Вы обязаны на нем быть – это III-й квадрант.

2.3.«Ловушки» времени

17

«Прерыватели времени» – это вид стандартных ситуаций, временно останавливающих основную работу, которые могут быть четко обозначены во времени и которые в определенной мере способствуют решению поставленных задач. Это телефонные разговоры, совещания, личные и деловые встречи, срочно возникающая работа с документацией или посетителями.

Многие люди неправильно воспринимают значение «прерывателей времени», считая их основным элементом своего рабочего дня и забывая о поставленных целях и задачах, которые необходимо решить. Справиться с «прерывателями времени» позволяют принципы квадранта II

иэффективное планирование.

К«ловушкам времени», которые отнимают его у важных дел и не способствуют их реализации, относятся весьма распространенные ошибки:

откладывание выполнения трудной или объемной работы, принятия неприятного решения;

стремление делать несколько дел сразу, перескакивая с одного на другое, не доводить ни одного из них до конца;

беспорядок на рабочем месте (время уходить на поиск нужных вещей в «бумажных завалах»);

выполнение чужой работы, неспособность сказать «нет»;

привычка делать по чуть-чуть незавершенную работу (растягивать ее на несколько дней и даже недель).

2.4. Инструменты Time-management

Метод «швейцарского сыра»

Метод «швейцарского сыра» является инструментом психологической победы над слишком большой, слишком трудной или попросту неприятной задачей, проблемой, которую необходимо решить. И, в первую, очередь, данный метод помогает справляться с вышеописанным «синдромом откладывания», являющимся одной из самых распространенных «ловушек времени» в практике Time-management.

Вот основные механизмы, обеспечивающие эффективность этого метода:

18

Сложная задача, разбитая на несколько кусочков, на множество мини-целей (как сыр на несколько ломтиков), перестает казаться такой уж большой и сложной. Поэтому приступайте к ее выполнению без страха, отделяя от нее «по кусочку», который на данный момент Вы в состоянии «проглотить».

Когда Вы не знаете с чего начать, как подступиться к слишком большой проблеме, начните как угодно и с чего угодно, лишь бы начать (точно также, как все равно, с какой стороны сыра откусить).

Фиксация уже достигнутых результатов и пройденных этапов (как тающая на глазах головка сыра) придает уверенности в себе в и даже ускоряет процесс реализации этой цели. Фиксация может происходить в символической, визуальной форме (напр., на графике выполнения работ), а также в форме мелких вознаграждений себе за каждый пройденный этап.

Диаграммы и графики Ганта

Так называемые графики и диаграммы Ганта являются эффективным инструментом описания и планирования рабочей деятельности (бизнеспроцесса). Самое простое описание бизнес-процесса имеет три признака: функция (название работы, выполняемой как бизнес-процесс), исполнитель функции и связь между ними. Атрибуты простейшего описания рабочего процесса отвечают на вопросы: кто? что?

Примером более сложной схемы описания бизнес-процесса может служить диаграмма Ганта. Процесс в таких диаграммах задается функцией, соответствующей функции работой, имеющей начало и конец, длительность, связь функции и исполнителя. При наличии нескольких работ они располагаются в порядке последовательности их выполнения. Атрибуты описаний в диаграммах Ганта отвечают на вопросы: кто? что? когда? в какой последовательности?

19

Применяются и довольно сложные описания бизнес-процессов, В качестве атрибутов (признаков) описания используют целые списки характеристик: функция – работа - начало работы – конец работы – время работы – стоимость работы – качество работы – исполнитель работы и т.д.

Когда в бизнес-процессе реализуется сразу много функций и участвует много исполнителей, возникает проблема описания – удобного, наглядного, допускающего необходимую размерность, и на смену графикам и диаграммам Ганта приходят другие инструменты. Для упорядоченности описания подобных функций используют уже иерархические модели функций, иерархические модели исполнительных звеньев, матрицы соответствия между функциями и звеньями. На подобных подходах строятся простейшие многоразмерные схемы описания бизнес-процесса.

Для учета постоянных дел и отражения их продолжительности удобнее всего графики Ганта. Это своеобразные комбинации таблиц и графиков.

Сущность их состоит в том, что в первой слева графе перечисляются разного рода работы, люди, помещения, т.е. объекты планирования. А в первой горизонтальной строке указывается время в различных измерениях (в зависимости от поставленной задачи): годы, месяцы, дни и т.д.

Горизонтальные линии разных видов, проведенные слева направо, отмечают плановую продолжительность работ. Пунктирными линиями другого типа отмечают фактическую продолжительность работ. Такой график является и средством контроля. График строится на бумаге или лучше на плотном картоне, существуют также компьютерные программы, позволяющие строить подобные графики и управлять ими. Размеры графика определяются его содержанием.

Сначала в график вносят дела, намеченные в расписании постоянных дел. В начале месяца (или семестра, года, квартала) заносят все заранее известные сведения: выходные дни, часы докладов подчиненных лиц, встречи с сотрудниками, доклады у руководителя, время постоянных заседаний, обеденные перерывы и т. п. Регулярно повторяющиеся мероприятия можно отмечать в графике цветными чернилами или карандашами Постоянные дела удобнее не записывать, а отмечать какимилибо условными знаками или теми условными обозначениями, какие применялись в карточке учета времени.

Система учета времени»

Предпосылкой того, что в Вашем личном рабочем стиле вообще что-либо изменится, является представление о том, куда уходит Ваше время, что и как Вы делаете. Инвентаризация личного рабочего времени за несколько рабочих дней позволит проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени.

20