Этические аспекты письменных коммуникаций. Методические указания для студентов всех форм обучения по специальности «Документоведение и архивоведение»

УДК 005.92(07)

П523

Рецензент – канд. филологических наук, доц., зав. кафедрой гуманитарного и эстетического образования ГАУДПО Липецкой области «Институт развития образования» Н.В.Углова

Половинкина, М.Л.

П523 Этические аспекты письменных коммуникаций. Методические указания для студентов всех форм обучения по специальности «Документоведение и архивоведение» / М.Л.Половинкина, О.И.Вознюк. – Липецк: Издательство Липецкого государственного технического университета, 2017. – 26 с.

Настоящие методические указания имеют своей целью оказать учебно-

методическую помощь студентам всех форм обучения по специальности

представлены основные принципы деловой переписки, требования к тексту

письма, рекомендации по написанию текста, классификации деловых писем.

© ФГБОУ ВО «Липецкий государственный технический университет», 2017 © Половинкина, М.Л., 2017

2

4.СПИСОК СЛОВ ДЕЛОВОГО ЯЗЫКА, ВЫЗЫВАЮЩИХ ТРУДНОСТИ В УПОТРЕБЛЕНИИ…………………………………... 14

5.МОДЕЛИ И ВАРИАНТЫ СИНТАКСИЧЕСКИХ КОНСТРУКЦИЙ ДЛЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА…………………………………………... 19

6. РЕКВИЗИТЫ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА…………………………… 25

7.НАИБОЛЕЕ ЧАСТО УПОТРЕБЛЯЕМЫЕ СЛОВА И

ДОКУМЕНТОВ………………………………………………………… 26

8. БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК…...……………………………. 29

3

1. ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ Этика делового общения посредством письменной речи, т.е. посредством

документов, заключается в необходимости знания и соблюдения следующих

принципов.

1.Знать, уметь применять на практике и неукоснительно придерживаться:

–норм служебной переписки;

–правил создания, оформления, регистрации и хранения документов, принятых в стране;

–изъясняться на языке партнера по общению (для правильного понимания).

2.Стремиться облегчить партнеру работу с документами, направляемыми ему (знание и использование привычных для партнера правил делопроизводства).

3.Проявлять скромность в общении, при этом, не терять достоинства.

4.Помнить, что направленный Вами адресату документ:

–это Ваше заочное представление потенциальному партнеру;

–степень впечатления:

«Грамотный – неграмотный»; «Правильный – неправильный»; «Скромный – амбициозный»;

«Составлен на понятном деловом языке – составленный по непонятным правилам» и т.п..

–от впечатления зависит развитие деловых отношений и их длительность.

5.Помнить, что:

–в любом учреждении или организации (особенно государственном) важно соблюдать этическую норму – переписка – лицо руководителя;

–в серьезном бизнесе самое ценное – клиент, а из клиентов самый ценный – постоянный клиент, партнер – это важное правило для предприятий (частных, малых и крупных).

6.Ваш документ – элемент Вашего имиджа; а в имидже – репутация честного и надежного партнера.

4

2. СОСТАВЛЕНИЕ ТЕКСТА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Цель составления письма: необходимость осветить какой-либо вопрос или послужить побудительным мотивом.

2.1.ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ПИСЬМА

1.Тактичность.

2.Персональность.

3.Позитивность.

4.Энергичность, активность.

5.Цельность.

6.Связность.

7.Ясность. Четкость. Лаконичность.

8.Краткость.

9.Удобочитаемость (разумная краткость предложений и используемых

слов).

10.Наличие элементов унификации. Возможно использование шаблонных оборотов (или языковых формул), характерных для отдельной отрасли или вида деятельности.

11.Письмо должно быть посвящено одному вопросу. Допустимо

взаимосвязаны.

12.Соответствие действующему законодательству.

13.Нейтральный, деловой тон изложения.

14.Допускается применение аббревиатур (ООО, МЧС, МВД, ГРЭС,

ГИБДД и т.д.) и общеупотребительных сокращений (кв. м, кг, гр-н, стр., др., а/я

ит.д.).

15.Стиль ответа должен соответствовать стилю письма, на которое вы

грамматических ошибок).

5

2.2.РЕКОМЕНДАЦИИ ПО НАПИСАНИЮ ТЕКСТОВ

1.Собирать и накапливать возможные варианты решения проблемы, советоваться с коллегами и деловыми партнерами, заимствовать их опыт.

2.Читать новую литературу по правилам деловой переписки и составлению деловых писем и текстов.

3.Использовать в качестве заключительной формы вежливости обороты типа: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «Желаем Вам всяческих успехов».

4.В ответном письме использовать формулы, аналогичные тем, что использовал Ваш деловой партнер (если это возможно).

2.3.СТРУКТУРА ТЕКСТА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Текст делового письма состоит из:

–обращения (вступительной этикетной формулы);

–вступительной части;

–основной части;

–заключительной части;

–заключительной этикетной формулы.

Обращение (вступительная этикетная формула, формула вежливости и т.п.) призвано выразить уважение к адресату, привлечь внимание адресата к теме письма и может содержать должность, фамилию, имя и отчество лица,

которому адресовано данное письмо.

Если в письме обращаются к коллективу организации или к некой группе сотрудников, то этикетная формула выглядит так: «Уважаемые господа!».

Панибратство в обращении недопустимо.

Оборот «Дорогой…» или «Дорогие…» и им подобные в деловом письме неуместны.

6

Обращение выравнивается по центру документа.

Обращение не является обязательным элементом письма.

В служебных письмах типового содержания, в сопроводительных письмах, не содержащих просьб, и иных письмах тривиального характера, не требующих личного рассмотрения руководителем, обращение можно опустить.

Вступительная часть. Описывает общую ситуацию и содержит:

–причину, цель составления настоящего письма;

–ссылку на документ, связанный с темой письма;

–краткое изложение ситуации, факта, события;

–фразы этикетного характера, выражающие в зависимости от ситуации благодарность, сожаление, поздравление, соболезнование и др.

Основная часть. Содержит изложение проблемы, ситуации, с

приведением соответствующих фактов, аргументов и доказательств. Должна быть связана по смыслу со вступительной частью и логически приводить к выводам, изложенным в заключительной части. Это самая сложная и насыщенная часть делового письма. Необходимо отнестись к ее составлению очень внимательно и ответственно, подготовив соответствующую доказательную и документационную базу.

Основная часть должна быть четкой и краткой, аргументированной,

объективной (текст письма должен содержать объективные сведения о событиях и фактах), однозначной в терминологии и формулировках. Может состоять из пунктов и подпунктов.

При формулировании фраз выбираем простоту изложения. Простые распространенные предложения воспринимаются гораздо легче, чем сложносочиненные и сложноподчиненные.

7

Заключительная часть является итоговой и содержит:

–выводы, следующие из вышеизложенного (в основной части);

–просьбу;

–требование;

–предупреждение;

–предложение;

–отказ;

–напоминание.

Заключительная этикетная формула, или формула вежливости. Деловое письмо обычно завершают заключительной этикетной формулой – устойчивым выражением, проявляющим уважение, надежду на дальнейшее сотрудничество или сожаление о прекращении сотрудничества или утрате тех или иных возможностей.

Заканчиваться деловое письмо может фразой, содержащей выражение уважения, наименование должности ответственного лица, подписывающего данное письмо, его собственноручную личную подпись и расшифровку подписи.

Завершающая формула вежливости «С уважением» применяется только в том случае, если письмо начиналось с обращения «Уважаемый (Ф.И.О. или должность)!», но не является обязательной.

В зависимости от ситуации повторное выражение уважения может быть неуместным и выглядеть проявлением подобострастия, уничижения или иронии.

8

3. КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Деловые письма, в зависимости от их назначения и содержания, можно разделить на несколько категорий.

Сопроводительные – предназначены для отправки документов, не имеющих адресной части. В тексте сопроводительного письма обязательно должна присутствовать ссылка на приложения – документы, которые отправляются с этим письмом. Такие письма могут содержать просьбы,

пояснения и т.д.

Сопроводительные письма в вышестоящую организацию должны начинаться с фразы «Представляем Вам…», в нижестоящую организацию – с «Направляем Вам…», в стороннюю организацию – с «Высылаем Вам…»

Сопроводительное письмо не является гарантией, того что в полученном вами конверте будут присутствовать именно те документы и в том количестве,

что указано в сопроводительном письме.

Сопроводительное письмо не является обязательным при отправке документов.

Гарантийные – предназначены для подтверждения полномочий или гарантий в решении определенных вопросов. Как правило, содержат две части:

просьбу что-либо исполнить, заверения в исполнении обязательств со своей стороны и юридически являются признанием долга. В гарантийном письме обязательно присутствие фразы: «Оплату гарантируем произвести в срок до…».

Поздравительные – составляются в относительно свободной форме и посвящаются какому-либо торжеству – памятной дате, официальному государственному празднику, значительному для данной организации или лица событию. Поздравительные письма могут быть оформлены как на бланке

9

организации, так и на художественных бланках, могут содержать декоративные и графические элементы.

Благодарственное – направляется гражданину, должностному лицу или организации с выражением благодарности за совершенные действия.

Вписьмах-благодарностях, как правило, используются фразы:

–«Выражаем Вам искреннюю благодарность…»

–«Благодарим Вас за оказанную помощь…»;

–«Позвольте выразить Вам признательность…» .

Извещение – деловое письмо, информирующее или извещающее адресата о каких-либо мероприятиях. Письмо-извещение содержит пояснения

(касающиеся процедуры участия в мероприятии) и приложения (анкета участника, программа мероприятия, регламент, рекламные материалы) и т.д.

Если письмо-извещение предназначено для рассылки широкому кругу лиц, то реквизит «Адресат» на письме не оформляется или оформляется обобщенно. Подписывать такое письмо должен руководитель организации или руководитель, ответственный за проведение данного мероприятия.

Просьба (запрос) – это деловое письмо, направляемое с целью получения какой-либо информации или документов. Письма-запросы требуют обязательного ответа в виде письма-ответа. В тексте письма-запроса обязательно должно содержаться обоснование необходимости предоставления сведений или документов, о которых идет речь.

Сообщение – вид делового письма, информирующий адресата о каких-

либо фактах или событиях, затрагивающий интересы обеих сторон – автора и адресата. Письмо-сообщение может быть кратким и начинаться сразу с фразы

«Сообщаем, что…», а может быть более развернутым и содержать обоснование: «В связи с тем, что…».

10