Этические аспекты письменных коммуникаций. Методические указания для студентов всех форм обучения по специальности «Документоведение и архивоведение»
.pdfПредложение – содержит предложение о сотрудничестве и направляется потенциальному партнеру. К таким письмам относятся и коммерческие предложения (оферты). Письмо-предложение может содержать как общую, так и детальную информацию об организации и представляемом продукте:
– краткую историю и общие сведения о вашей организации (год основания,
производственная и складская база, достижения, участие в значимых мероприятиях, награды, дипломы, звания и т.д.);
–реквизиты организации;
–прейскурант с указанием, на какую дату он действителен (если вы хотите представить всю продукцию вашего предприятия в целом и продемонстрировать потенциальному партнеру уровень цен на нее);
–точное наименование представляемого продукта (если предложение составляется на конкретный вид продукции или услуг);
–изображение товара;
–основные и важнейшие характеристики представляемого товара;
–цена представляемого товара или услуг и срок ее действия, с указанием денежной единицы и упоминанием, в каком формате указана цена (с НДС или без);
–условия и стоимость поставки;
–условия получения скидки и т.д.
Письмо-предложение может быть направлено, как одному конкретному адресату, так и рассылаться массово, широкому кругу контрагентов.
Результатом рассмотрения адресатом письма-предложения могут стать деловые переговоры или заключение договора, поэтому от грамотности его составления и точности представленных в нем данных может зависеть будущая прибыль вашей организации.
Подтверждение – вид делового письма, в котором адресат подтверждает
получение каких-либо сведений или документов. Как правило, оформляется в
11
ответ на сопроводительное письмо или письмо-сообщение. В письме-
подтверждении используются фразы:
–«Подтверждаем получение следующих документов:…»;
–«Подтверждаем получение сообщения об изменении реквизитов…» .
Письмо-требование – вид делового письма, который составляется с целью побудить адресата исполнить взятые на себя обязательства. Отличается достаточно категоричным тоном изложения, что достигается использованием в тексте конструкций типа:
–«Срочно требуем погасить задолженность…»;
–«Требуем немедленно произвести отгрузку товара в адрес…» и т.д.
Письмо-требование обязательно должно содержать изложение условий принятых ранее договоренностей, ссылки на документы (договоры, соглашения и т.д.), суть сложившейся ситуации, требование выполнения обязательств, а
также последствия для адресата, если обязательства не будут исполнены,
например: «В случае неисполнения Вами взятых обязательств дело будет передано в Арбитражный суд».
Частным случаем письма-требования является письмо-претензия. От простого письма-требования оно отличается описанием сути неисправности товара, некачественного предоставления услуг и т.д. В заключительной части излагается требование: заменить товар по гарантии, осуществить гарантийный ремонт, вернуть деньги и т.д. Претензия может содержать фотографии неисправного товара, документы, подтверждающие понесенные стороной-
инициатором дополнительные расходы (например, на лечение, вынужденное пользование услугами сторонних организаций и т.д.).
Письмо-ответ – составляется в ответ на запрос, требование или рекламацию.
Остальные виды писем, как правило, ответа не требуют.
12
При составлении ответа не нужно писать в тексте: «В ответ на ваше письмо от… №…», поскольку данные поступившего исходного письма вносятся в реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа» (что предусмотрено бланком организации).
Эта фраза пишется только в том случае, если письмо будет написано не на бланке.
13
4. СПИСОК СЛОВ ДЕЛОВОГО ЯЗЫКА,
ВЫЗЫВАЮЩИХ ТРУДНОСТИ В УПОТРЕБЛЕНИИ
№ |
Термин |
Значение или |
|
ЗАПРЕТ |
|||
п/п |
употребление |
|
|||||
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
1. |
Автобио- |
Биография |
лица, |
Не |
следует |
употреблять |
|
|
графия |
написанная им самим |
тавтологическое |
сочетание |
|||
|
|
|
|
|
«Моя автобиография». |
||
|
|
|
|
|
|
|
|
2. |
Адресант |
Лицо, |
отправляющее |
|
|
|
|
|
|
документ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. |
Адресат |
Лицо, |
|
которому |
|
|
|
|
|
адресован документ |
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|||
4. |
Адресовать |
Кому? |
Например: |
К кому? – недопустимо |
|||
|
|
«адресовать |
запрос |
|
|
|
|
|
|
директору» |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5. |
Аппарат |
Орган, |
выполняющий |
|
|
|
|
|
|
административно- |
|
|
|
||
|
|
хозяйственные функции; |
|
|
|
||
|
|
чего?, |
для |
чего?. |
|
|
|
|
|
Например: «аппарат для |
|
|
|
||
|
|
регулирования |
процесса |
|
|
|
|
|
|
производства», |
«аппарат |
|
|
|
|
|
|
управления» |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
6. |
Ассигнова- |
На что?. Например: |
|
|
|
||
|
ния |
«ассигнования |
на |
|
|
|
|
|
|
строительство» |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
7. |
Благодаря |
Предлог, |
употребляется |
Недопустимо с |
родительным |
||
|
|
с дательным |
падежом |
(кого, чего) |
|
||
|
|
(кому, чему?) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
14
8. |
Более |
|
Наречие |
|
Недопустимо |
сочетание этого |
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
наречия |
с |
прилагательными и |
||
|
|
|
|
|
|
|
|
наречиями |
в |
сравнительной |
||
|
|
|
|
|
|
|
|
степени («более лучший») |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
9. |
Бухгалтер |
|
Сотрудник бухгалтерии. |
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
Множественное число – |
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
бухгалтерЫ |
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
10. |
Вакансия |
|
Свободное |
рабочее |
Не рекомендуется |
употреблять |
||||||
|
|
|
место |
|
|
|
|
тавтологическое |
сочетание |
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
«свободная вакансия» |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
11. |
Вложение |
|
Во |
что? |
Например: |
Недопустимо: на что? |
||||||
|
|
|
«рост |
|
|
капитальных |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
вложений |
в |
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
строительство» |
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
12. |
Выговор |
|
Мера |
|
|
|
|
Нельзя: |
выговора |
|
||
|
|
|
административного |
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
взыскания. |
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
Множественное число – |
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
выговорЫ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||
13. |
Директор |
|
Руководитель |
|
Нельзя: директоры |
|
||||||
|
|
|
организации, |
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
предприятия. |
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
Множественное число – |
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
директорА |
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|||||||
14. |
Договор |
|
Соглашение между кем- |
Нельзя: договора |
|
|||||||
|
|
|
то. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Родительный |
падеж |
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
(кого, чего?). |
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
Например: |
«договор |
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
15 |
|
|
|
|
|
|
|
|
купли-продажи», |
|
|
|
|
|||||
|
|
|
«договор |
|
поставок», |
|
|
|||||
|
|
|
«договор |
|
служебной |
|
|
|||||
|
|
|
тайне» и т.д. |
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
Множественное число – |
|
|
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
договорЫ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||||
15. |
Заведующий |
|
Руководящая должность. |
Нельзя: |
З. (зав.) отдела, З. |
|||||||
|
|
|
Применяют |
|
к |
лицам |
(зав.)управления, З. (зав.)склада, |
|||||
|
|
|
мужского |
и |
женского |
З. (зав.)поликлиники |
||||||
|
|
|
пола – одинаково. |
|
|
|
|
|||||
|
|
|
Чем? |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Например: «заведующий |
|
|
|||||||
|
|
|
отделом», |
«заведующий |
|
|
||||||
|
|
|
кафедрой», |
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
«заведующий |
складом», |
|
|
||||||
|
|
|
«заведующий |
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
поликлиникой» |
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|||||||
16. |
Информация |
|
Какие-либо данные. |
|
Нельзя: По чему? |
|||||||
|
|
|
О чем? |
|
|
|
|
|
«информация по этому вопросу», |
|||
|
|
|
Например: «информация |
«информацию по нашей кафедре» |
||||||||
|
|
|
об |
этом |
|
|
вопросе», |
|
|
|||
|
|
|
«информацию |
о |
нашей |
|
|
|||||
|
|
|
кафедре Вы можете…» |
|
|
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
17. |
КварТАЛ |
|
Ударение |
|
всегда |
на |
|
|
||||
|
|
|
втором слоге !!!!! |
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
18. |
Конференция |
|
Собрание |
|
по |
какому- |
Нельзя: |
О чем? |
||||
|
|
|
либо |
|
|
|
вопросу |
(в |
|
|
||
|
|
|
основном, |
|
|
|
|
по |
|
|
||
|
|
|
научному). |
|
По чему? |
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
16 |
|
|
|
19. |
Опись |
|
Перечень. |
|
|
|
||
|
|
|
Чего? На что? |
|
|
|||
|
|
|
Например: «опись дел», |
|
||||
|
|
|
«опись |
имущества», |
|
|||
|
|
|
«опись на имущество», |
|
||||
|
|
|
«опись на квартиру» |
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
||
20. |
Отпуск |
|
Свободное |
|
время, |
Нельзя: «в отпуску»; мн.ч. |
||
|
|
|
каникулы. |
|
|
«отпуски» |
||
|
|
|
Р.п.: «отпуска»; |
|
|
|||
|
|
|
Пр.п.: «об отпуске», «в |
|
||||
|
|
|
отпуске». |
|
|
|
||
|
|
|
Множественное число – |
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
отпускА |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
21. |
Расписка |
|
Документ |
об |
изъятии |
Нельзя: О чем? |
||
|
|
|
или |
получении |
чего- |
«расписка о получении денег» |
||
|
|
|
либо. |
|
|
|
|
|
|
|
|
В чем? |
|
|
|
||
|
|
|
Например: |
«расписка в |
|
|||
|
|
|
получении денег» |
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
||
22. |
Секретарь |
|
Применяют |
к |
лицам |
Нельзя: «секретарша» |
||
|
|
|
мужского |
и женского |
|
|||
|
|
|
пола – одинаково. |
|
||||
|
|
|
|
|
||||
23. |
Совещание |
|
О чем? (например: «по |
|
||||
|
|
|
вопросу |
о |
….», |
|
||
|
|
|
«совещание |
|
о |
|
||
|
|
|
внедрении»). |
|
|
|||
|
|
|
По |
чему? |
(например: |
|
||
|
|
|
«совещание |
|
по |
|
||
|
|
|
проекту»). |
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
17 |
|
24. |
Табель |
|
Документ для учета. |
Нельзя: «табелей» |
|||
|
|
|
|
|
Р.п.: табеля. |
|
|
|
|
|
|
|
Множественное число – |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
табелИ |
|
|
|
|
|
|
|
|
||
25. |
ОбуслОвливать |
Нельзя: ОбуслАвливать |
|||||
|
|
|
|
|
|||
26. |
РационалиЗИРОвать |
Нельзя: РационалиЗОВАть |
|||||
|
|
|
|
|
|||
27. |
СосредотОчивать |
Нельзя: СосредотАчивать |
|||||
|
|
|
|
|
|||
28. |
УполномОчивать |
Нельзя: УполномАчивать |
|||||
|
|
|
|
|
|||
29. |
Исходя |
из |
… (кого, чего? – |
|
|||
|
родительный падеж) |
|
|||||
|
|
|
|||||
30. |
Согласно …. (кому, чему? – дательный |
|
|||||
|
падеж) |
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
18
5. МОДЕЛИ И ВАРИАНТЫ СИНТАКСИЧЕСКИХ КОНСТРУКЦИЙ ДЛЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
|
Наи- |
|
|
№ |
ме- |
Наиболее распространенные варианты моделей конструкций или |
|
но- |
|||
п/п |
изложение (могут быть дополнены) |
||
ва- |
|||
|
|
||
|
ние |
|
|
|
|
|
|
1. Деловое письмо |
|||
|
|
|
|
|
|
Извещаем, что мы …. |
|
|
|
|
|
|
Извещение |
Доводим до Вашего сведения, что …. |
|
|
|
||
1.1. |
Сообщаем, что, к сожалению, не можем Вам выслать …. |
||
|
|||
|
|
||
|
Сообщаем, что задержка в отгрузке…. произошла ввиду…. |
||
|
|
||
|
|
|
|
|
|
Ставим Вас в известность, что руководство приняло решение…. |
|
|
|
|
|
|
|
Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято…. |
|
|
|
|
|
|
|
Просим Вас проверить ход выполнения работ…. |
|
|
|
|
|
|
|
Прошу принять меры… |
|
|
|
|
|
|
|
Прошу Вас направить в мой адрес… |
|
|
|
|
|
|
|
В связи с острой необходимостью в…. настоятельно прошу Вас… |
|
|
Просьба |
|
|
1.2. |
Убедительно прошу Вас решить вопрос о… |
||
|
|||
|
|
||
|
|
В рамках предварительной договоренности с представителем |
|
|
|
Вашей организации прошу рассмотреть возможность… |
|
|
|
|
|
|
|
Исходя из величины годового лимита по … прошу изыскать для |
|
|
|
нужд организации… |
|
|
|
|
|
|
|
Прошу сообщить данные о …. |
|
|
|
|
|
|
Подтверждение |
Подтверждаем получение… |
|
|
|
||
|
|
|
|
1.3. |
|
С благодарностью подтверждаем получение …. и приступаем к |
|
|
его выполнению…. |
||
|
|
||
|
|
|
|
|
|
Завод «НЛМЗ» подтверждает условия поставки ….. |
|
|
|
|
|
|
|
19 |
|
1.4.
1.5.
1.6.
1.7.
Напоминание
Гарантии
Приглашение Предложения
Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны….
Напоминаем Вам, что через такое-то время срок соглашения истекает….
Организация уведомляет Вас о том, что…
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…
Напоминаем, что в соответствии с …Вы должны…
Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу с …
Напоминаем, что Ваша задолженность по оплате составляет…
Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о ….
Напоминаем, что срок предоставления рукописи истекает….
Напоминаем о том, что согласно приказу….
Последняя строка текста письма:
Оплату гарантируем.
Качество изделий гарантируем.
Сроки выполнения гарантируем.
Мы можем предложить Вам….
Предлагаем Вам приобрести на комиссионных началах…
Мы можем рекомендовать Вам обратиться….
Мы можем рекомендовать Вам подрядчика, который гарантирует выполнение указанной работы в период с… по…
Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить….
Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта…
Просим принять участие в обсуждении проблемы…
20