Этические аспекты письменных коммуникаций. Методические указания для студентов всех форм обучения по специальности «Документоведение и архивоведение»
.pdf
1.8.
1.9
Отказ (отклонение)
Уведомление
Ваше предложение отклонено по следующим причинам…
Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с …
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не преДСТавляется
(преДОСТавляется) возможным, поскольку…
Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…
Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…
Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия …
Присланный Вами проект … не может быть утвержден по следующим причинам:
1.…..
2.…..
3.…..
Ставим Вас в известность о том, что…
Организация извещает о ….
Сообщаем Вам …
Довожу (доводим) до Вашего сведения, что….
Докладываем (докладываю) о ….
21
2. Выражения, объясняющие мотивы
|
|
|
В порядке оказания помощи прошу Вас … |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В связи с тяжелым положением…. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В связи с проведением совместных работ… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В соответствии с письмом ….. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В связи с завершением работ по …. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В связи с принятием решения о… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В соответствии с протоколом… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В целях усиления …. |
|
|
|
|
Общие |
|
|
|
|
|
2.1. |
|
В ответ на Вашу просьбу… |
|
|
||
|
|
|
|
|||
|
|
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью… |
|
|||
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
По взаимной договоренности между…. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Согласно Вашей заявке… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В виду особых обстоятельств… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В порядке исключения… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес… |
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
Несмотря на ….(то-то и то-то), продолжает иметь место…. |
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В подтвержденИЕ нашего телефонного разговора… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В подтвержденИЕ нашей договоренности… |
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
1.От третьего лица, единственного числа: «Завод |
«НЛМЗ» не |
||
|
|
лицо |
возражает…», «ООО «Маяк» гарантирует…», «СП «Рэнк-ксерокс» |
|||
|
|
предлагает…» |
|
|
||
|
Автор– |
юридическое |
|
|
||
|
|
|
|
|||
2.2. |
2. От третьего лица, множественного числа: «Дирекция |
и |
||||
|
|
|||||
|
|
|
профсоюзный комитет завода «НЛМЗ» убедительно просят…» |
|
||
|
|
|
|
|
||
|
|
|
3. От первого лица, множественного числа: |
«Просим…», |
||
|
|
|
«Сообщаем…», «Подтверждаем…» |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
22 |
|
|
|
2.3.
Автор – физическое лицо
1. От первого лица, единственного числа: «Прошу…», «Сообщаю о …», «Ставлю в известность…», «Довожу до Вашего сведения,
что …»
2. От первого лица, множественного числа: «Поздравляем…», «Поддерживаем…», «Одобряем…», «Мы получили Вашу телеграмму (письмо)….»
3. Интерпретация позиций (сторон)
|
Собственной |
Наши обращения по данному вопросу не привели к |
|
положительным результатам. |
|
|
|
|
|
|
|
3.1. |
|
Возражений против …. не имеем. |
|
|
|
|
|
Мы не можем поставить Вам товары …в силу следующих причин: |
|
|
………….. |
|
|
|
|
|
Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает |
3.2. |
Другой |
высылку ….. |
|
||
|
Данные Вами обещания не выполняются. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Такая задержка может при вести к … |
|
|
|
4.Отправка документов
4.1.1.Вышестоящие → нижестоящим: «Направляем…»
4.1.4.1.2. Нижестоящие → вышестоящим: «Предоставляем…»
4.1.3.Всем остальным: «Высылаем…», «Посылаем»
5.Уважительная форма обращения
5.1.1. Уважаемый …. (указать имя и отчество)!
5.1.
5.1.2. Уважаемые господа!
23
6.Заключительные слова
6.1.1.Убедительно просим Вас не задерживаться с ответом.
6.1.2.Просим извинить нас за задержку с ответом.
6.1.3.Просим извинить нас за допущенную ошибку.
6.1.4.Надеемся, что наша просьба будет выполнена.
6.1.
6.1.5.Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
6.1.6.С пожеланиями успехов.
6.1.7.Заранее благодарим.
6.1.8.Сожалеем о возникших трудностях.
24
6.РЕКВИЗИТЫ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА
1.Наименование организации (логотип).
2.Адресат.
3.Дата.
4.Номер письма.
5.Ссылки на регистрационные номера и даты тех документов, на которые пишется ответ.
6.Заголовок текста.
7.Уважительное обращение.
8.Преамбула (вводная часть). Ссылки на правовые документы по факту создания письма.
9.Текст письма.
10. Окончание письма. Уважительные фразы. Заключительная форма вежливости.
11.Подпись (наименование должности, подпись, расшифровка: инициалы, фамилия).
12.Исполнитель (фамилия, инициалы, контактный телефон)
Обычно деловые письма оформляются на бумаге, формата А4 (297 Х 210)
или А5 (210 Х 148).
При оформлении писем на бумаге формата А5 допускается отсутствие заголовка текста.
25
7. НАИБОЛЕЕ ЧАСТО УПОТРЕБЛЯЕМЫЕ СЛОВА И СЛОВОСОЧЕТАНИЯ ПРИ ПОДГОТОВКЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
№ |
Тематика |
Слова и словосочетания |
||
п/п |
||||
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
- |
|
Ввести в эксплуатацию… |
|
|
Устойчивыераспоря |
дительныеобороты |
|
|
|
Обязать руководителя… |
|||
|
|
|||
1. |
Контроль за исполнением настоящего приказа (указания |
|||
Изыскать дополнительные возможности для… |
||||
|
||||
|
|
|
или другого директивного документа) возложить на… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Назначить расследование по факту… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Безопасность гарантируется… |
|
|
важностиособойПодчеркивание |
)фактов(сведений |
|
|
|
Документация выслана в Ваш адрес нарочным… |
|||
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
Предпринимаются энергичные меры по… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Конфиденциальность информации обеспечена… |
|
|
|
|
|
|
2. |
|
|
Содержание проекта оперативно корректируется… |
|
|
|
|
||
|
|
Выявленные недостатки уже устраняются… |
||
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
Выделены дополнительные средства на… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Спланированы мероприятия… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В кратчайшие сроки организуется… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Установлен повседневный жесткий контроль за … |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
наименее сложный… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
наиболее важный… |
|
|
|
обороты |
|
|
|
|
наилучший эффект… |
||
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
наихудший результат… |
|
|
|
Устойчивые |
|
|
3. |
|
оказать помощь… |
||
|
|
|
||
|
|
подтвердите получение… |
||
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
сообщите данные… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
направьте в мой (наш) адрес… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
подготовьте к отправке… |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
26 |
|
4.
Глаголы
решите самостоятельно…
произвести проверку…
руководство считает возможным…
организация не возражает…
срочно сообщите…
немедленно устраните…
обеспечьте выполнение…
создайте необходимые условия…
доложите предложения о (по)….
оптимальное решение…
вероятные сроки…
Выполнить (исполнить)
Решить (разрешить)
Обязать
Завершить
Прекратить
Направить (отправить)
Обратить внимание на…
Ввести В эксплуатацию
Спланировать (скоординировать)
Осуществить (реализовать)
Создать
Восполнить (пополнить)
Организовать
Обеспечить
Сообщить (доложить)
Представить (предоставить)
Уточнить
Установить
Устранить
Выяснить (выявить)
27
5.
Прилагательные
Срочный (оперативный)
Второстепенный
Перспективный
Важный
Главный (основной)
Ведущий
Серьезный (существенный)
Плановый
Дополнительный
Полный
Недостаточный
Заключительный
Промежуточный
Общий
Конкретный
Высший
Первичный
Лучший
Худший
Надежный
28
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1.Андреева, В.И. Делопроизводство [Текст] : практ. пособие /
В.И.Андреева. – 6-е изд., испр. и доп. – Москва : «Бизнес-школа», «Интел-синтез», 2004. – 564 с.
2.Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и введение [Текст] :
учебно-практическое пособие для вузов / В.И. Андреева. – 2-е изд.,
перераб. и доп. – Москва : КноРус, 2007. – 248 с.
3.Андреева, В.И. Работа с документами в делопроизводстве.
Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ) [Текст] / В.И.Андреева.
– Москва : ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 2003. – 144 с.
4.Байкова, И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами [Текст] / И.Ю. Байкова. – Москва : Эксмо, 2013. – 286 с.
5.Барихин, А.Б. Делопроизводство на предприятии: практическое пособие на основе ГОСТов и в соответствии с требованиями Федеральной архивной службы РФ и Министерства РФ по налогам и сборам [Текст] /А.Б. Барихин. – Москва : Книжный мир, 2012. – 160 с.
6.Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах
[Текст] / М.И. Басаков. – 2-е изд., испр. и доп. – Ростов-на-Дону: Феникс,
2015. – 318 с.
7.Басаков, М.И. Современное делопроизводство [Текст] : учеб. пособие для вузов / М.И. Басаков. – Ростов-на-Дону : Феникс, 2007. – 480 с.
8.Кугушева, Т.В. Делопроизводство [Текст] : учебное пособие /
Т.В.Кугушева. Ростов-на –Дону: Феникс, 2012. 256 с.
9.Кузнецова, Т.В. Делопроизводство [Текст] : учебник для вузов / Т.В.
Кузнецова. – Москва : ЮНИТИ, 2009. – 359 с.
10.Курецкий, Б.Я. Организация делопроизводства и управления в офисе
[Текст] / Б.Я Курецкий. – Санкт-Петербург : BHV-Спб, 1997. – 176 с.
29
11. Лопатникова, Е.А. Делопроизводство: образцы док [Текст] / Е.А.
Лопатникова. – Москва : Омега, 2007. – 318 с.
12.Макарова, Н.В. Компьютерное делопроизводство [Текст] : учебный курс /
Н.В. Макарова. – Санкт-Петербург : Питер, 2003. – 410 с.
13.Петелин, В.Г. Делопроизводство на предприятии: краткий курс [Текст] /
В.Г. Петелин. – Москва : Ось-89, 2000. – 111 с.
14.Пшенко, А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса [Текст] / А.В. Пшенко. – Москва : Мастерство: Академия,
2000. – 172 с.
15.Рогожин, М.Ю. Справочник по делопроизводству: организация работы с документами, требования к подготовке документов [Текст] / М.Ю.
Рогожин. – Санкт-Петербург : Питер, 2010. – 192 с.
16.Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере [Текст] : учеб. пособие / Л.В. Павлюк и другие. Москва :
Герда, 2014. 383 с.
17.Янкович, Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе [Текст] / Ш.А.
Янкович. – Москва : Юнити-Дана, 2012. – 160 с.
30