Офисные технологии. Учебно-методический комплекс для студентов очной и заочной форм обучения по направлениям подготовки 100100.62 «Сервис», профиль по

Вид письма

Назначение

Речевые клише для составления

Инструк-

Содержит рекомендации, ука-

тивное

зания, разъяснения по вопро-

(дирек-

сам отчетности, налогов, эко-

тивное)

логии и т. п. Исходят из

письмо

государственных или муни-

ципальных органов власти и

управления

Сопрово-

Составляется, когда направ-

«Представляем Вам…»;

дительное

ляемый

адресату

основной

«Направляем Вам…»;

письмо

документ требует

дополни-

«Высылаем Вам…»;

тельного пояснения. В сопро-

«В соответствии с предварительной

водительном письме указыва-

договоренностью высылаем

ется, с какой целью направ-

Вам…»;

ляется

основной

документ,

«В соответствии с дополнительным

что с ним необходимо сделать

протоколом высылаем Вам…»;

и в какие сроки

«В подтверждение нашей догово-

ренности высылаем Вам…».

34

Вид письма

Назначение

Речевые клише для составления

Гаран-

Содержит

гарантии

оплаты,

«Оплату гарантируем»;

тийное

сроков поставки или качества

«Качество продукции наша фирма

письмо

продукции

гарантирует»

Информа-

Содержит сообщения, прось-

«Мы хотели бы привлечь Ваше

ционное

бы, напоминания, предложе-

внимание к...»;

письмо

ния

«Поводом для этого письма являет-

ся...»;

«Прошу рассматривать данное

письмо как...»

Письмо-

Используется в

случаях,

ко-

«Напоминаем Вам, что…»;

напомина-

гда

организация-партнер не

«По истечении ... срока предложе-

ние

выполняет

взятые

на

себя

ние нашей фирмы теряет…»;

обязательства или принятые

«Вторично напоминаем Вам…»;

договоренности

«Обращаем Ваше внимание на то,

что…»;

«Ставим Вас в известность, что…»;

«Фирма оставляет за собой право

обратиться ..., если Вы ....»;

«Задержка поставок может привес-

ти к ....»;

«Данное Вами обещание, к сожале-

нию, не выполняется, поэтому мы

вынуждены...»

Рекламное

Содержит рекламу, цены

«Вам выпал редкий шанс принять

письмо

предлагаемых товаров, услуг

непосредственное участие в....»;

«Вы, конечно же, откликнетесь на

наш призыв...»;

«Мы будем только рады, если...»

Коммер-

Составляется при заключении

«Мы рады предложить Вам...»;

ческое

и

выполнении

контрактов.

«Предлагаем Вам...»;

письмо

Представляет собой

обраще-

«Мы можем рекомендовать ....»;

ния покупателей к продавцам

«Мы уверены, что Вы заинтересо-

с просьбой дать подробную

ваны...»

информацию о товарах, услу-

гах и/или направить предло-

жение (оферту) на поставку

товара, ответы продавцов,

рекламации, ответы на рек-

ламации, кредитные письма и

т. п.

35

Вид письма

Назначение

Речевые клише для составления

Реклама-

Составляется в случае, когда

«Заявляем рекламацию на …»;

ционное

предприятие требует возме-

«Заявляем претензию…»;

(претен-

щения убытков, нанесенных

«На основании … мы предъявили

зионное)

из-за невыполнения или на-

претензию к …»

письмо

рушения условий контракта

другой стороной (контраген-

том)

Письмо-

Цель письма – получение ин-

«Просим Вас провести…»;

запрос

формации, услуг, товаров, не-

«Просим Вас предоставить…»;

(просьба

обходимых организации-

«Просим Вас сообщить…»;

автору

«Надеемся на положительное ре-

шение вопроса…»;

«Надеемся, что Вы сочтете воз-

можным рассмотреть наше обра-

щение»

Письмо-

Цель – заставить адресата

«Требуем выполнить взятые на се-

требование

выполнить взятые на себя

бя обязательства…»;

обязательства в условиях, ко-

«Срочно требуем выполнить (вы-

гда имеются серьезные нару-

слать, предоставить, перечис-

шения ранее принятых дого-

лить)…»;

воренностей

«Требуем незамедлительно выпол-

нить… и т. д.»;

«В противном случае дело будет

передано в Арбитражный суд…»;

«В противном случае Вам будут

предъявлены штрафные санк-

ции…»

Письмо-

Составляется как ответ на

«На Ваш запрос…сообщаем… и

ответ

письмо-просьбу или письмо-

просим…»;

на запрос

запрос. Ответ может быть по-

«На Ваш запрос… отправляем

ложительным или отрица-

Вам…»;

тельным (письмо-отказ)

«К сожалению, Ваша просьба не

может быть удовлетворена

по следующим причинам:…»;

«К сожалению, удовлетворить Ва-

шу просьбу в ближайшее время мы

не можем...»;

«К сожалению, мы не можем при-

нять Ваше предложение из-за...»

36

Вид письма

Назначение

Речевые клише для составления

Письмо-

Адресат подтверждает

полу-

«Концерн... подтверждает ....»;

подтвер-

чение сведений,

документов

«Подтверждаем, что партия това-

ждение

или других материалов, ранее

ра… получена…».

достигнутые договоренности,

намерения и т. п.

Письмо-

Информирует о публичных

«Сообщаем Вам, что...»;

извещение

мероприятиях (совещаниях,

«Ставим Вас в известность, что...»;

семинарах, выставках, конфе-

«Извещаем Вас, что...»

ренциях и т. п.)

Письмо-

Разновидность

письма-

«Просим принять участие в ....»;

приглаше-

извещения. При оформлении

«Приглашаем Вас...»;

ние

писем-приглашений

могут

«Мы рады пригласить Вас...»

использоваться

различные

элементы украшения. Адре-

суются конкретному лицу

Письмо-

Направляется в организацию,

«Благодарим за оказанную помощь

благодар-

должностному лицу или гра-

в…»;

ность

жданину с выражением бла-

«Выражаем Вам свою благодар-

годарности за совершенные

ность за…»;

действия

«Позвольте Вас поблагодарить

за…»;

«Позвольте выразить Вам искрен-

нюю благодарность за…»

Письмо-

Составляется в торжествен-

«Поздравляем Вас в связи с…»;

поздрав-

ных случаях, связанных со

«Искренне поздравляем Вас с…»;

ление

значительными событиями

«Примите наши искренние по-

в положении должностного

здравления в связи с…»;

лица, организации, учрежде-

«Сердечно поздравляем Вас с…»

ния, предприятия

Дей-

Название документа

Требования

Структура

ствие

к оформлению

персонала

Резюме – документ, содержащий информа-

Оформляется

- ФИО и контактная информация соискателя

цию о навыках, опыте работы, образовании

в свободной

должности;

датуры человека для найма на работу

форме

- опыт работы по специальности в обратном

и другой относящейся к делу информации,

- краткое описание претендуемой должности;

обычно требуемый при рассмотрении канди-

- описание основных умений (навыков);

Подбор

хронологическом порядке;

- образование (дипломы, сертификаты и пр.);

- достижения и доступные рекомендации

Заявление – официальное сообщение в уст-

В произвольной

- адресат (кому адресуется заявление);

39

ной или письменной форме

форме рукописным

- автор;

способом

- место проживания автора (должность);

- наименование вида документа (заявление);

- текст;

на работу

- подпись заявителя;

- дата составления

Автобиография – документ, который автор

Оформляется

- название документа;

Прием

составляет самостоятельно

произвольно.

- ФИО автора;

Форма изложения –

- число, месяц и год рождения;

повествовательная

- сведения о родителях (фамилия, имя, отчест-

(от первого лица)

во, место работы);

- образование и специальность по диплому;

- вид трудовой деятельности;

- последнее место работы и должность;

- награды и поощрения;