Библиотечный фонд. Практикум по направлению подготовки 51.03.06 (071900.62) «Библиотечно-информационная деятельность», профили «Библиотечно-педагогиче

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 7

6 часов

Учет библиотечного фонда

Цель работы: практическое знакомство с процессами приема и учета документов.

Задачи работы:

-знакомство с регистрами суммарного и индивидуального учета документов для разных типов;

-овладение умениями заполнять учетные регистры при поступлении

ивыбытии документов из библиотечного фонда, а также составлять акты на списание документов из фонда.

Обеспечивающие средства

-комплект из 8–10 книг и одного журнала;

-образцы актов и таблица коэффициентов переоценки для определения рыночной стоимости документов из состава библиотечных фондов;

-комплект учётных форм: книга суммарного учета библиотечного фонда, инвентарная книга, регистрационные карточки учета журналов;

-книжные формуляры;

-персональный компьютер с текстовым процессором MS Word.

Краткие теоретические сведения

Учет библиотечного фонда – это регистрация документа при поступ-

лении в фонд или при выбытии из фонда с целью контроля за состоянием и сохранностью документов из фонда.

Каждый документ обязательно подвергается суммарному и индивидуальному учету. Благодаря суммарному учету можно получить количественные представления о величине, составе, темпах обновления фонда. Индивидуальный учет позволяет получать сведения о наличии и местонахождении каждого отдельного документа. Таким образом, оба вида учета обязательны и дополняют друг друга.

Каждый вид учета воплощается в соответствующих формах (регистрах) учета. Формы (регистры) учета – это унифицированные бланки учетной документации, рекомендованные соответствующими инструктив- но-методическими документами для различных документных фондов.

41

Регистром суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда» («Книга учета библиотечного фонда», КСУ). Она представляет собой журнал (листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде. Допускаются различные модификации книги суммарного учета, отражающие специфику состава библиотечного фонда – по типам или видам документов, тематике, языкам и другим признакам. Форма ее согласована с формами государственной статистической отчетности и с формами ежедневного учета выдачи документов из фонда (например, «Дневника библиотеки»).

«Книга суммарного учета» (КСУ) обязательно имеет три части. Часть I «Поступление в фонд», где фиксируются партии новых документов, и часть II «Выбытие из фонда», где записываются сведения об исключаемых из фонда документах, имеют сходную форму записи.

В части III «Итоги движения фонда» содержатся обобщенные статистические данные о документном фонде. В эту часть поквартально переносятся суммированные сведения о вновь поступивших и о выбывших документах. В конце текущего года подводится общий итог движения фонда с учетом поступивших и выбывших документов и баланс состояния фонда за год в следующих показателях:

«Состоит на начало ____ года» – в этой графе переносятся данные

офонде, полученные по итогам предыдущего года;

«Поступило в течение ____ года» – здесь указываются суммарные сведения о новых поступлениях за минувший год;

«Выбыло в течение ____ года» – приводятся совокупные количественные данные о документах, списанных из фонда в текущем году;

«Состоит на конец ____ года» – в этой графе приводятся итоговые расчетные данные по фонду, полученные путем суммирования исходных данных с данными о новых поступлениях и вычитания из этой суммы числа выбывших документов.

Итоговые данные из части III «Книги суммарного учета» включаются в форму государственной статистической отчетности.

Формы (регистры) индивидуального учета могут быть представле-

ны в различном виде:

42

книжной (инвентарная книга);

карточной (карточка учетного каталога, регистрационная карточка на определенный вид документа – для газет, журналов, электронных, аудиовизуальных и других видов документов);

листовой (лист актового учета).

Регистры индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие параметры: дата записи, номер записи

в«Книге суммарного учета библиотечного фонда», инвентарный номер, сведения об авторе и заглавии, месте издания и годе выпуска, о цене,

атакже отметка о наличии документа при очередной проверке фонда и номер акта об исключении данного экземпляра из фонда.

Процесс учета тесно сопряжен с процессами приема новых поступлений и первичной обработки документов.

При поступлении партии новых документов от поставщика комплек-

таторы должны провести сверку поступивших документов с сопроводи-

тельными документами (накладной, счет-фактурой, квитанцией или др.). Цель сверки – установление физического наличия документов, указанных

всопроводительных документах. Если выявлено несоответствие между поступившими изданиями и сопроводительным документом, то составля-

ется акт о недостаче документов в поступившей партии. Акт подпи-

сывают не менее трех лиц, присутствовавших при получении документов, как правило, это сотрудники отдела комплектования.

Фондовая обработка документов направлена на подготовку документов к дальнейшему хранению и использованию. Смысл процесса фондовой обработки документов состоит в том, чтобы обеспечить документ всеми элементами, которые позволяют идентифицировать его принадлежность к фонду/подфонду, четко определить его место (адрес) в фонде, с тем чтобы ускорить его расстановку, поиск и оформление выдачи пользователю.

При традиционной технологии оформления выдачи документа используется формуляр документа (книжный формуляр). Он представляет собой бланк форматом 5х10 см, содержащий основные идентифицирую-

щие сведения о документе (автор, заглавие, выходные данные, цена), а также инвентарный номер и шифр хранения. Формуляр хранится вместе с документом и предназначен для замещения документа при его выдаче пользователю. На формуляре документа при выдаче издания пользователь

43

ставит свою подпись, подтверждающую факт выдачи ему документа из фонда. В случае невозвращения взятых из фонда документов, книжный формуляр предоставляет все необходимые данные для распознавания документа из фонда, для оформления штрафных санкций к нарушителю, а также для списания утерянного документа.

Более подробно по данным темам можно прочитать в [3, с. 182–200

или 4, с. 173–197; 5, с. 94–103; 6, с. 31–41].

Задание: осуществите прием и учет новой партии книг, а также списание документов из фонда.

Последовательность выполнения задания

1.Осуществите сверку поступившей партии (учебного комплекта документов) с сопроводительным документом (накладной). Несоответствия отразите в акте приема, составив его по установленной форме (см. образец акта о недостаче документов в поступившей партии в приложении

кданной практической работе).

2.Осуществите суммарный учёт партии новых поступлений в «Книге учёта библиотечного фонда» / «Книге суммарного учета фонда» (ч. 1).

3.Произведите индивидуальный учёт документов в инвентарной

книге.

4.Заполните книжные формуляры на три книги.

5.Составьте акт на списание семи документов по причине ветхости по форме, приведенной в приложении к Порядку учета документов, входящих в состав библиотечного фонда (см. образец акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда в приложении к данной практической работе).

6.Произведите учет выбывших документов в «Книге учета библиотечного фонда» / «Книге суммарного учета фонда» (ч. 2).

7.Сделайте отметки об исключении документа из фонда в инвентарной книге.

8.Подведите итоги движения фонда в «Книге суммарного учета» (ч. 3).

Требования к отчету

Проверка правильности выполнения каждого этапа задания осущест-

вляется преподавателем в ходе практического занятия. Составленные акты сохраняются студентом на внешнем носителе для продолжения работы с ними на последующих занятиях.

44

Контрольные вопросы

1.Назовите документ, дающий общие сведения о библиотечном

фонде.

2.Перечислите признаки, по которым ведётся суммарный учёт библиотечного фонда.

3.Необходимо ли полное библиографическое описание документа

вучётных формах? Почему?

4.Как вы думаете, почему акт о списании документов предусматривает список документов как обязательное приложение?

5.Какие должностные лица подписывают и утверждают акт на списание документов из фонда?

6.Почему акты необходимо составлять по установленной форме,

ане в виде свободного текста?

Список рекомендуемой литературы

1.Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда [Электронный ресурс] : утв. приказом министра культуры РФ от

08.10.2012 г. № 1077. – Режим доступа : http://www.rg.ru/2013/ 05/22/fond-dok.html. – Загл. с экрана.

2.ГОСТ Р 7.0.20-2014. Библиотечная статистика: показатели и единицы исчисления [Электронный ресурс]. – Введ. 01.01.2015. – Режим доступа : http://docs.cntd.ru/document/1200113790. – Загл. с экрана.

3.Морева, О. Н. Документные фонды библиотек и информационных служб [Текст] / О. Н. Морева. – Санкт-Петербург : Профессия, 2010. – 400 с.

4.Морева О. Н. Формирование документного фонда [Текст] : учеб. пособие для студентов специальности 071201 «Библиотечно-инфор- мационная деятельность» / О. Н. Морева. – Кемерово : Кемеров. гос. ун-т культуры и искусств, 2010. – 299 с.

5.Морева, О. Н. Комплектование библиотечного фонда [Текст] : учеб.-практ. пособие / О. Н. Морева. – Санкт-Петербург : Профессия, 2012. – 142 с.

6.Морева, О. Н. Организация библиотечного фонда [Текст] : учеб.- практ. пособие / О. Н. Морева. – Санкт-Петербург : Профессия, 2012. – 144 с.

45

ПРИЛОЖЕНИЯ

Форма акта о недостаче документов в поступившей партии

АКТ № ___

«_____» ______________ 20____ г.

Настоящий акт составлен __________________________________________

________________________________________________________________

(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)

в том, что при приеме партии книг (или других документов), полученных от ______________________________________________________________

(наименование учреждения, от которого получены книги и другие документы)

по _____________________ № __________________ 20___ г.

обнаружено:

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

46

Форма акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда

УТВЕРЖДАЮ

Должность и Ф. И. О. руководителя учреждения

_______________________________

(место для подписи)

«______» _______________ 20 ___ г.

АКТ № ______

«_____» ______________ 20___ г.

Комиссия в составе________________________________________________

(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)

________________________________________________________________

_______________________________________________________________ ,

назначенная приказом от «___»____________ 20__ г. №___ произвела проверку состояния документов _______________ и установила, что перечис-

ленные в прилагаемом списке ______________________________________

(указать вид документа)

документы в количестве____экз. на сумму ____________________ (______)

(прописью) (цифрой)

подлежат списанию и исключению из учета по причине _______________.

Приложение: список на исключение объектов библиотечного фонда.

В инвентарной карточке учета основных средств выбытие объектов библиотечного фонда отмечено.

47

Приложение к акту №____ от «____»__________ 20__ г.

СПИСОК на исключение объектов библиотечного фонда

по причине ____________________________________

Всего:

«____»_____________20__ г.

Выбытие списанных объектов библиотечного фонда

48

Сводная таблица коэффициентов переоценки для определения рыночной стоимости документов из состава библиотечных фондов

3«Коэффициенты, применяемые для переоценки основных средств и нематериальных активов бюджетных учреждений» (утв. Росстатом 27.10.2006 г.)

4Рекомендации НИОБФ РНБ (дек. 2013 г.)

49

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 8

8 часов

Статистический анализ библиотечного фонда Цель работы: выработать умение выявлять проблемы и тенденции

вразвитии документного фонда библиотеки посредством статистического анализа показателей состояния и использования фонда.

Задачи работы:

-практическое знакомство с базовыми и относительными показателями библиотечного фонда;

-освоение метода статистического анализа библиотечного фонда;

-развитие умения анализировать состояние библиотечного фонда

вдинамике и делать на этой основе управленческие выводы по его совершенствованию.

Обеспечивающие средства

-таблицы с абсолютными показателями библиотечного фонда (по вариантам);

-таблица расчетов относительных показателей библиотечного фонда;

-калькулятор;

-персональный компьютер с текстовым процессором MS Word.

Краткие теоретические сведения

Статистический анализ фонда – это анализ количественных показателей, характеризующих его состояние и использование.

Как метод изучения библиотечного фонда статистический анализ имеет ряд преимуществ:

он экономичен, поскольку не требует специального сбора сведений, а основывается на данных библиотечной статистики;

он прост и доступен, ибо не требует специальной математической подготовки;

он оперативен, так как с его помощью можно быстро анализировать состояние фонда и принимать соответствующие управленческие решения;

он эффективен, потому что дает возможность изучать фонд одновременно для нескольких целей, таких как:

– определение базовых показателей при планировании;

– определение соответствия фонда потребностям пользователей;

50