Когда необходим внутренний архив

Хранение документов можно доверить сторонним организациям, для которых это основной вид деятельности, или создать архив на предприятии.

Архив - важное для организации структурное подразделение, в котором производится централизованное хранение, соблюдаются правила учета документов.

Правила организации хранения архивных документов описаны в главе VII приказа Росархива № 77.

При условии, что документов в компании немного, достаточно запирающегося шкафа или сейфа, например, в отделе кадров или в бухгалтерии.

Если объем бумажных документов значительный, нужно выделить для хранения специальное помещение, которое должно соответствовать  нормативным требованиям.

Деятельность архива регулируется локальным нормативным актом организации, также назначается сотрудник, ответственный за хранение и использование документов.

Перед сдачей документации на хранение ее систематизируют в отдельные дела - по структурному, функциональному, тематическому признакам, а также срокам хранения независимо от вида носителя информации (первичная документация, личные дела сотрудников и т.п.). Составляется опись документов.

Компания, даже самая маленькая, имеет собственную историю. Узнать ее можно, изучив приказы, отчеты, справки и так далее. Кроме того, работавшие ранее сотрудники обращаются за сведениями по стажу и заработной плате. Поэтому руководитель должен знать правила хранения архива организации и соблюдать их, так как на него возлагается ответственность за сохранность документов.

Жизненный цикл документа

Период хранения документов налогового и бухгалтерского учета определен Федеральным законом № 402-ФЗ в статье 29 (ред. от 12.12.2023).

Срок хранения различных документов варьируется: 1 год - для свидетельств о постановке на учет в налоговой службе и уведомлений о снятии с учета; 5 лет – для первичных и кассовых документов, счетов-фактур, налоговых деклараций, книг учета доходов и расходов.

Кадровые документы также имеют разные сроки хранения: 1 год - для правил внутреннего распорядка, 5 лет – для журналов учета рабочего времени. Согласно Федеральному закону № 125-ФЗ, бумаги по личному составу должны храниться не менее 50 или 75 лет в зависимости от даты их создания.

Документы передаются в архив согласно правилам, установленным Росархивом, не раньше года и не позднее трех лет после завершения их обработки.

В соответствии с п.49 новых правил, основные этапы организации бумажного архива выглядят так:

а) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;

б) в дело включаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, предусмотренному номенклатурой дел. Заголовок дела уточняется в соответствии с фактическим составом и содержанием документов;

в) в дело включается один экземпляр каждого документа;

г) в дела группируются документы одного календарного года; исключение составляют переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации, а также дела, формирование которых связано с отраслевой спецификой, предусматривающей ведение дела в течение определенного или длительного периода времени;

д) приложения, листы ознакомления, согласования и резолюции к документам являются их неотъемлемой частью и включаются дело вместе с документами, к которым они относятся;

е) приказы (распоряжения) группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;

ж) личные дела формируются отдельно на каждого работника, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления;

з) лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии).

При  прекращении деятельности и банкротстве организации, согласно п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», за передачу документов в архив в данном случае отвечает ликвидатор или конкурсный управляющий. Который должен передать документы на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом.

3. Составить приказ по личному составу о переводе восьми работников на вышестоящие должности с указанием их должностных окладов по итогам проведения аттестации. Реквизиты бланка приказа должны быть оформлены продольным способом

Приложение 1, Приложение 2. [3,4]