Оформление внутренних документов организации

Внутренние нормативные документы компании имеют юридическую значимость и являются нормативными актами. Они подтверждают о5рганизационную деятельность и принимаемые на их основе управленческие решения. Поэтому оформление внутренних документов производят в строгом соответствии с действующими ГОСТами.

Оформление внутренних документов компании должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2025, вступившем в силу с 18 августа 2025 года и заменившем действовавший ранее ГОСТ Р 7.0.97-2016. Изменения, внесенные новой редакцией стандарта, незначительные, но их нужно учитывать при оформлении документов (основные реквизиты документа: наименование организации, дата, номер, заголовок, текст, подпись) [1].

ГОСТ-2025 устанавливает требования к форматам листов, размеры отступов, составу и расположению реквизитов внешних и  внутренних документов.

Алгоритм оформления внутренних документов:

- составление первичного проекта; 

- согласование; 

- доработка на базе предложенных замечаний; 

- повторное согласование; 

- оформление в соответствии с требованиями законодательства и локальными нормативными актами;

-  утверждение; 

- подписание; 

- регистрация документов.

Структура внутренних документов организации зависит от того, к какому виду или категории относится тот или иной документ. Как правило, описание структуры разных видов документов, участвующих в документообороте организации, устанавливается локальным нормативным актом - положением или инструкцией по делопроизводству в соответствии с требованиями ГОСТов.

Разработка внутренних документов организации включает в себя несколько этапов:

1. Передача ответственному лицу (исполнителю); 

2. Исполнение; 

3. Контроль исполнения; 

4. Подшивка в дело.

Регистрация внутренних документов

Именно внутренние документы регламентируют производственную и организационную деятельность компании. Поэтому организация работы с внутренними документами подразумевает ведение строгого учета и регистрации, обеспечивающих возможность оперативного доступа. Порядок регистрации внутренних документов определяют исходя из их принадлежности к той или иной категории. Так, например, постановления, указания, решения, распоряжения регистрируют в том же порядке, что и приказы. Официальные бумаги, которые принадлежат к другим категориями, чаще всего регистрируют аналогично с исходящей документацией.  Каждому объекту присваивают уникальный регистрационный индекс, который состоит из кода структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера в пределах делопроизводственного года. Регистрация внутренних документов часто происходит децентрализовано по группам в тех структурных подразделениях, где они оформляются. Это может быть бухгалтерская документация, бумаги кадрового отдела или канцелярии.  Каждый локальный акт организации нужно зарегистрировать в день его подписания или утверждения руководителем.

Формы регистрации внутренних документов

Регистрация документа-запись учетных данных о документе по установленной форме, которая фиксирует факт его создания, отправления или получения.

Существует три формы регистрации документов:

1. журнальная,

2. карточная,

3. автоматизированная.

Компания, в зависимости от своих потребностей, вправе самостоятельно выбрать, какую форму регистрации внутренних документов использовать.

Журнальная

Предпочтительна в случае незначительного объема документооборота, предполагает наличие отдельного журнала для каждой категории локальной документации. Удобная форма, когда документальный учет выступает на первое место в связи со спецификой деятельности компании. Занимает значительное время, приводит к дублированию операций, усложняет справочную работу и контроль сроков исполнения. Чтобы упростить поиск, целесообразно вести отдельные журналы регистрации для каждого вида внутренних документов, например, журнал регистрации: дополнительных соглашений, приказов по основной деятельности, договоров аренды, служебных записок и пр.

Карточная

Регистрация производится с помощью регистрационных карточек, форму которых определяют внутри компании и закрепляют в Положении по делопроизводству. При использовании данного метода в процессе могут участвовать несколько сотрудников, пропадает необходимость повторно регистрировать документы, облегчается систематизация картотеки и справочная работа, контроль за исполнением становится проще.

Наиболее удобной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере.

Учёт внутренних документов

Учет внутренних документов - важная часть общего учета документации. Его основные цели: 

1. получить информацию для расчета численности персонала делопроизводственной службы; 

2. выбрать технические средства, которые отвечают потребностям организации; 

3. скорректировать загрузки исполнителей и отделов учреждения при работе с документацией.

Правильно организованный учет позволяет оценить объем документооборота, с легкостью определить местоположение любого объекта и очередность работы с ним.

Для учета локальной документации используют ее базовые атрибуты, которые позволяют однозначно идентифицировать любой объект:

- Порядковый регистрационный номер;

- Дата регистрации; 

- Содержание; 

- Подразделение-составитель; 

- Исполнитель; 

- Срок исполнения; 

- Ход исполнения; 

- Номер дела.

Правила оформления внутренних документов включают обязательные реквизиты (название, дата, текст, подпись с расшифровкой) и порядок составления (проект, согласование, утверждение, регистрация). Право подписи внутренних документов передается приказом руководителя, который определяет круг полномочий сотрудника (какие документы и на какой срок), а при необходимости и внешних - оформляется доверенностью. Подписант несет ответственность, поэтому подпись должна быть расшифрована, а основание для права подписи (приказ, доверенность) должно быть доступно. 

Правила оформления

• Основные реквизиты подписи: Наименование должности, личная подпись, расшифровка (инициалы и фамилия).

• Реквизиты документа: Название, дата, текст, подтверждающий факт, и подписи ответственных лиц.

• Порядок создания: Создание проекта, согласование с заинтересованными лицами, доработка, утверждение, подписание и регистрация.

• Формат: Используются стандартные форматы, часто на бланках организации, с отступом для переплета.