2. Описание документов постоянного и временного сроков хранения. Обеспечение сохранности документов и работа с ними. Передача дел в архив

Документы делятся на постоянного  (историческая ценность, передаются в госархивы после 10 лет в организации) и временного хранения (до 10 лет и более, уничтожаются по истечении срока), их сохранность обеспечивается правильной организацией, систематизацией (по структуре, тематике), соблюдением условий (температура, влажность, защита от повреждений), а передача дел в архив - это процедура оформления описей (для постоянного хранения), экспертизы ценности и передачи документов на государственное хранение после установленного срока [2]. 

Документы постоянного и временного сроков хранения

• Документы постоянного хранения: Имеют вечную (постоянную) ценность. Это учредительные документы, приказы по основной деятельности, годовые отчеты, личные дела сотрудников. Хранится в организации до 10 лет, затем передается в государственный или муниципальный архив.

• Документы временного хранения:  Имеют срок хранения от 1 до 75 лет (например, 1, 3, 5, 10, 45, 50, 75 лет). Это рабочие документы, не имеющие исторической ценности, которые по истечении срока уничтожаются [5]. 

Обеспечение сохранности документов и работа с ними

• Систематизация: Группировка документов по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения.

• Условия хранения: Создание и соблюдение нормативных условий (температура, влажность, освещение), защита от хищения, утраты, повреждений. Хранение должно быть организовано в специально выделенном помещении или здании.

• Учет: Составление описей дел, учет физического состояния документов. Карточки учета для документов постоянного хранения хранятся до их передачи в архив.

• Ответственность: Назначение ответственного сотрудника, соблюдение локальных нормативных актов. 

Передача дел в архив

• Экспертиза ценности: Определение сроков хранения и выделение документов на постоянное хранение.

• Оформление: Составление описей дел постоянного хранения, которые являются архивными справочниками. Это систематизированный перечень заголовков дел для учета и раскрытия их содержания.

• Передача: Документы постоянного хранения передаются в госархив после 10 лет хранения в организации. Документы временного хранения хранятся в организации и по истечении срока уничтожаются. 

Архив на предприятии: организация хранения документов

• Правила хранения документов

• Когда необходим внутренний архив

• Оформление документов архива предприятия

• Жизненный цикл документа

Правила хранения документов

С 31 июля 2023 года вступил в силу приказ Росархива № 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях". Изменения затронули порядок работы с документами и принципы организации архивного хранения как в государственных, так и коммерческих структурах. Поэтому правила актуальны для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.

Документы, созданные в организации, можно разделить на три группы: со сроком хранения до 10 лет включительно, сроком хранения свыше 10 лет, с постоянным сроком хранения.

Документы временного срока хранения до 10 лет могут находиться как в структурных подразделениях компании, так и в архиве. По истечении времени их отправляют на экспертизу или уничтожат. Если по заключению экспертной комиссии документ представляет ценность для организации или может понадобиться для работы, срок хранения продлевается.

Документы временного срока - свыше 10 лет и постоянного срока хранения следует передать в архив, оформлять в описи дел в соответствии с установленными правилами.