Право подписания документов

Первое лицо - Директор/Руководитель:  Подписывает все основные документы (приказы, положения, договоры).

Делегирование полномочий - Уполномоченные лица: Главный бухгалтер, руководители структурных подразделений (на основании доверенностей или приказов).

Процесс подписания: Документ визируется (согласуется) непосредственными исполнителями и руководителями различных подразделений или отделов организации, а затем подписывается уполномоченным лицом. 

• Финансовые документы: право первой подписи обычно у руководителя, второй- у главного бухгалтера.

• Оформление подписи: включает должность, личную подпись и расшифровку (инициалы и фамилия). При использовании электронного документооборота ставится отметка об электронной подписи.

Чтобы руководитель не тратил время на подписание каждого документа компании, он делегирует свое право подписи. Так можно позволить другим людям заверять финансовые, кадровые и другие документы Существуют следующие виды права подписи:

• Право первой подписи;

• Право второй подписи;

• Передача полномочий сотруднику.

По умолчанию право первой подписи есть только у директора - он выступает от лица компании и заверяет все документы. Когда бумаг становится слишком много, право подписи некоторых документов передают сотрудникам.

Право первой подписи

Право первой подписи, или подписи директора - это полномочие удостоверять все документы, которые возникают в процессе работы бизнеса: кадровые, финансовые, гражданско‑правовые, локальные нормативные акты и другие.

Это право появляется у руководителя компании после ее создания: он единственный, кто может подписывать документы от лица компании без специального приказа или доверенности (п. 3 ст. 40 закона от 08.02.1998 № 14‑ФЗ).

В корпорациях - компаниях, где высший орган состоит из собрания участников, может быть несколько руководителей, если это закреплено в уставе организации. Тогда право первой подписи есть у всех директоров и их подписи имеют одинаковую силу (п. 3 ст. 65.3 ГК РФ).

Руководители могут делегировать свое право подписи на документах другим работникам или третьим лицам. Это полезно, чтобы работа компании не останавливалась, когда директор не может подписать документ:

Делегирование полномочий:

• во время болезни, отпуска или командировки;

• из‑за круглосуточной или ежедневной работы компании;

• потому что документов стало очень много.

Право подписывать внутренние документы можно передать приказом, а для остальных нужна доверенность. С правом подписи поверенный не получает всех полномочий руководителя. В приказах и доверенностях указывают перечень документов, в которых человек сможет расписываться вместо директора.

Право второй подписи

Вторая подпись ставится после первой в документах, где это необходимо. В них первой подписью считают подпись директора компании, второй - главного бухгалтера.

Как передать полномочия сотруднику

В компаниях, чтобы передать сотруднику право подписи, нужно издать приказ. Приказ позволяет сотруднику подписывать только внутренние документы и счета‑фактуры. Если нужно больше полномочий, тоже нужна доверенность. Утвержденной формы у такого приказа нет, можно написать в произвольной. В документе должны быть:

• реквизиты компании;

• дата, номер приказа и цель издания  - например, «для своевременного оформления бухгалтерской документации»;

• Ф. И. О. человека, которому передается прав и  его должность;

• перечень передаваемых полномочий - нужно описать, какие виды документов поверенный сможет подписывать без заверения директора. Если хотите передать право второй подписи в его классическом понимании  - вторая подпись в документе после отметки директора,- это тоже нужно указать;

• дата и срок делегирования - срок может быть любым: день, год или неограниченный;

• подпись директора или другого лица, уполномоченного действовать от его имени: если руководитель компании до этого передал исполнительному директору полномочия передавать право подписи.