4 Возможности microsoft access
Проектирование базовых объектов информационных систем. Это двумерная таблица с разными типами данных. Осуществляется установление связей между таблицами с поддержкой целостности данных каскадного обновления и удаления записей.
Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирование табличной и аппаратно-логической алгебры для фильтрации данных.
Создание, модификация и использование производных объектов информационных систем (формы, запросы, отчеты). С помощью которых, в свою очередь, выполняются следующие операции: оптимизация пользовательского ввода и просмотра данных, соединение данных из различных таблиц, проведение групповых операций с расчетом и формированием вычислительных полей, отбор данных с применением аппарата логической алгебры (запросы), составление печатных отчетов по данным, которые содержатся в таблице и запросах.
В Microsoft Access имеется возможность открывать таблицы, запросы и другие объекты в режиме сводной таблицы и в сводной диаграмме. Так же существует возможность сохранять эти представления в качестве страниц доступа к данным, которые затем можно рассматривать с помощью сетей.
Именно в этой программе мы будем создавать базу данных «Поликлиника».
5 База данных «поликлиника»
Основу любой базы данных составляют хранящиеся в ней данные. Однако в базе данных есть и другие важные компоненты, которые принято называть объектами. Ниже приводится список объектов, с которыми я буду работать.
Таблицы – содержат данные.
Запросы – позволяют задавать условия для отбора данных и вносить изменения в данные.
Формы – позволяют просматривать и редактировать информацию.
Отчеты – позволяют обобщать и распечатывать информацию.
База данных «Поликлиника» создавалась с целью хранения большого объема информации и быстрой ее обработки. База позволяет поликлинике быстро повысить эффективность своей работы за счет систематизации и быстрого поиска нужной им информации. Это гораздо упрощает работу, т.к. отпадает необходимость просматривать горы бумаг в поисках нужной информации, писать справки каждому пациенту и отчеты о работе начальству.
5.1 Физическая модель бд «Поликлиника»
В своей курсовой работе я составляла таблицы с помощью конструктора таблиц, так как он позволяет вводить поля самостоятельно, кроме того, выбирать самостоятельно тип данных для каждого поля. Описывать, что значит каждое из полей, а также такие свойства полей как значения по умолчанию, маски ввода, поля подстановок, размер и формат поля.
5.2 Создание базы данных «Поликлиника»
База данных «Поликлиника» состоит из:
Таблица Должность (атрибуты таблицы представлены на рисунке 1),
Таблица Работник (рис. 2)
Таблица Услуга (рис. 3)
Таблица Услуги (рис. 4)
Рис.5.1 Конструирование таблицы «Должность»
Рис. 5.2 Конструирование таблицы «Работник»
Рис. 5.3 Конструирование таблицы «Услуга»
Рис. 5.4 Конструирование таблицы «Услуги»
Определение связей между таблицами - эта задача выполняется в окне Схема данных. Открываем окно схема данных. Щелкаем по кнопке отобразить таблицу на панели инструментов. В диалоговом окне Добавление таблицы двойным щелчком выбираем необходимые таблицы, если они не отображаются на схеме данных, то нажимаем кнопку мыши на поле связи одной таблицы и перетаскиваем его на поле связи в другую таблицу. Если нам необходимо связать таблицы по нескольким полям, нужно щелкнуть на второй строке в столбце Таблица/запрос и выбрать в раскрывающемся списке следующее поле связи другой таблицы. Мы повторяем этот шаг для каждой дополнительной пары полей, по которым следует связать таблицы. Щелкаем по кнопке «Создать», чтобы установить связь.
Взаимосвязь таблиц приведена на рисунке 5.
Рис. 5.5 Схема данных
В базе данных информация хранится в таблицах. Для удобства ввода и просмотра интересующей информации созданы формы. Каждая форма отвечает за информацию своей области. БД «Поликлиника» содержит 4 формы:
Рис. 5.6 Форма «Должность»
Рис. 5.7 Форма «Работник»
Рис. 5.8 Форма «Услуга»
Рис. 5.9 Форма «Услуги»
Для более эффективного извлечения информации используются запросы. С помощью запросов можно делать выборку данных из одной или нескольких таблиц сразу.
Создадим запросы:
Выплаты всем за последние 30 дней;
Выплаты за определенный период;
Выплаты при увольнении;
Сводная таблица доходов;
Создание и выполнение запроса рассмотрим на примере запроса «Выплаты всем за последние 30 дней».
Для создания данного запроса понадобятся таблицы «Должность», «Работник», «Услуга» и «Услуги». В режиме конструктора добавим эти таблицы. Поля, которые нам понадобятся – это поле «Код работника», «ФИО», «Должность», «Услуга», «Стоимость», «Доля», «Доход», «Дата выполнения».
Рис. 5.10 Создание запроса «Выплаты всем за последние 30 дней»
При запуске базы данных автоматически открывается Главная кнопочная форма.
Кнопочная форма содержит 3 кнопки:
Добавление и редактирование данных.
Поиск по БД
Выход из базы данных.
Рис. 5.11 Главная кнопочная форма