2. Учёт дебиторской задолженности
За купленную продукцию клиент может рассчитываться сразу, как например в розничной торговле: Дебет Счета учета денежных средств и Кредит Реализация. Но чаще всего покупатель расплачивается не сразу, а по прошествии некоторого времени. У предприятия образуется дебиторская задолженность или дебиторы. В момент выставления счета делается проводка Д-т Дебиторская задолженность (Accounts receivable or Receivables) К-т Реализация (Sales). В момент получения фактической оплаты , соответственно, дебетуются счета учета денежных средств и кредитуются счета дебиторов : Д-т деньги К-т Дебиторы.
Концепция реализации
Эта концепция предполагает, что прибыль от реализации признается в тот момент, когда признается реализация независимо от того были или нет получены денежные средства. С одной стороны это позволяет признавать доходы одновременно с понесенными расходами. С другой стороны это создает разрыв между прибылью и реальным движением денежных средств.
Собираемость долгов
Бизнес, осуществляющий реализацию продукции в кредит может столкнуться со следующими проблемами:
Покупатель может оказаться недобросоветсным, бесследно исчезнуть или обанкротится. Маловероятно, что такой покупатель вернет долг.
Если покупатель испытывает финансовые трудности или находится в стадии ликвидации, то получение суммы долга может оказаться проблематичным.
Если невозможность получения оплаты становиться очевидной, то такой долг признается безнадежным (bad debt). Если все же вероятность получения долга существует, то такой долг признается сомнительным (doubtful debt). В соответствии с принципом осмотрительности (prudence) необходимо исключить сумму безнадежного долга из сетов учета дебиторской задолженности. В то же время нельзя затрагивать счета реализации т.к. фактически реализация состоялась. Поэтому вводится специальный счет Расчеты по безнадежным долгам и делают следующую проводку: Д-т безнадежные долги (Bad debt еxpence) К-т Дебиторы. К концу отчетного периода все безнадежные долги собираются на счете безнадежные долги и затем списываются на счет прибылей и убытков. Иногда возникает ситуация, когда долг, признанный базнадежным все же возвращается. При обычном ведении бизнеса ( т.е. в ситуации когда долг не был признан безнадежным и продолжал числиться в составе дебиторской задолженности) при получении денег была бы сделена проводка: Д-т деньги К-т Дебиторы. Но поскольку задолженность уже списали (Д-т безнадежные долги (Bad debt еxpence) К-т Дебиторы), то необходимо будет сначала восстановить ее на счетах учета дебиторской задолженности : Д-т Дебитрская задолженность. Для отражения второй части проводки вводится специальный счет Возврат долгов, признанных безнадежными (Bad debt Recovered). По аналогии со счетом безнадежные долги (Bad debt еxpence) этот счет рассматнривается как «незапланированная» прибыль и также закрывается на счет прибылей и убытков.
Поскольку через счета учета дебиторской задолженности эта сумма следует транзитом:
Д-т денежные средства К-т Дебиторы и Д-т Дебиторы К-т Возврат долгов, признанных безнадежными (Bad debt Recovered), то всю проводку можно упростить до одной записи: Д-т денежные средства К-т Возврат долгов, признанных безнадежными (Bad debt Recovered).
Что касается сомнительных долгов, то вероятность их получения хотя и вызвает сомниния, но все же существует. Поэтому их нельзя исключать из состава дебиторской задолженности. Тем не менее необходимо показать, что нельзя полагаться на цифру дебиторской задолженности в полном размере, как того требует принцип консерватизма. Для того, чтобы выйти из этой ситуации вводится специальный счет Резерв по сомнительным долгам (Allowance for doubtful debts), который является контрарным к счету дебиторов. Вспомним, что аналогичная ситуация возникала с учетом износа. Счет Резерв по сомнительным долгам также имеет кредитовое сальдо. По дальнейшей аналогии с учетом амортизации суммы с этого счета должны относиться на убытки. Следовательно, проводка будет выглядеть следующим образом: Д-т безнадежные долги (Bad debt еxpence) к-т Резерв по сомнительным долгам (Allowance for doubtful debts).
Теперь, когда мы определились с порядком учета на счетах , возникает вопрос о том, какие именно суммы следует поставить в кредит счета Резерв по сомнительным долгам. Существует два способа образования резерва по сомнительным долгам.
Первый способ – это специфический резерв. (Specific allowance). Такой резерв создается под конкретный долг конкретного а вполне конкретная сумма по конкретной сделке.
Второй способ – это создание общего резерва (General Allowance). Как известно невозврат задолженности не всегда можно предсказать в конкретных суммах. Однако исходя из предыдущего опыта всегда можно предсказать общую сумму такой задолженности, например, в процентах к общей сумме задолженности. Порядок создания общего резерва выглядит следующим образом:
Определяется общий ожидаемый процент невозврата сумм дебиторской задолженности исходя из предыдущего опыта, экономических прогнозов и т.п.
Определяется сумма специфического резерва текущего года
Из общей суммы дебиторской задолженности вычитается сумма специфического резерва
Оставшаяся разница умножается на процент, определенный в п.1 и списывается в качестве резерва текущего года.
Сумма специфического резерва относится на убытки в полном объеме.
Учет резервов по сомнительным долгам
Счет Резерв по сомнительным долгам на конец года не закрывается, а имеет кредитовое сальдо и показывается в балансе. Следовательно в следующем году этот счет будет иметь вступительное сальдо. Сумма требуемого резерва в следующем году будет определяться расчетным путем. В случае превышения расчетной суммы над остатком на счете резервов на сумму разницы делаются следующие проводки:
Д-т безнадежные долги К-т Резерв по сомнительным долгам. Следовательно, только сумма увеличения пойдет на убытки в следующем году.
В случае, если рассчитанный резерв окажется меньше, чем вступительное сальдо по счету резервов, то его необходимо уменьшить. На сумму разницы делается следующая проводка: Д-т Резерв по сомнительным долгам К-т безнадежные долги . Таким образом на счете расходов появляется кредитовое сальдо, что соответствует получению дохода. Эта сумма называется «отрицательными расходами» или «уменьшением резерва по сомнительным долгам».
Учет дисконтов (скидок)
Дисконты (скидки) являются еще одной причиной почему бизнес может не собрать дебиторскую задолженность в полном объеме. Для того, чтобы поощрять покупателей быстро оплачивать счета, компания может предложить покупателям принять в качестве оплаты сумму меньшую, чем фактическая сумма задолженности при условии, что оплата произойдет в течение указанного времени. Сумма такого уменьшения известна как денежная скидка (cash discount). Ставка дисконта обычно устанавливается в процентах к общей сумме оплаты, например, 3% скидка за платеж в течение 30 дней. В учетной практике компании обычно показывают в главной книге отдельно скидки полученные и скидки предоставленные. Скидки предоставленные – это скидки, разрешенные тем покупателям, которые оплачивают счета быстро. Скидки полученные – это скидки, полученные от поставщиков.
При предоставлении денежных скидок делаются следующие проводки: К-т дебиторы на всю сумму задолженности, которая погашается платежом со скидкой. Д-т денежные средства на всю сумму фактически полученных денежных средств. Д-т скидка предоставленная на сумму разницы между дебиторской задолженностью и оплаченной частью. Этот вид скидок также называется финансовыми скидками и предоставленные скидки учитываются в тот момент, когда покупатель оплачивает счет (invoice). Это название происходит из-за того, что они относятся к рассчетам за товары. Учет полученных скидок ведется следующим образом : Д-т кредитор на всю уплаченную сумму и К-т скидки полученные на сумму скидки и К-т денежные средства на уплаченную сумму. Эти скидки относятся на счета прибылей и убытков в конце периода: скидки предоставленные на убытки, а скидки полученные – на доходы.
Помимо финансовых существуют т.н. торговые скидки (trade discount). Многие компании уменьшают запрашиваемые цены за товары , если покупели покупают большие партии. Эти скидки являются результатом самого существа торговой сделки, относятся к цене товара и записи в выставленных счетах уже учитывают сумму со скидкой. Учет подобных скидок не отличается от учета обычной дебиторской задолженности : Д-т закупки К-т кредитор. Полученная торговая скидка в записях не отражается. В отличие от финансовых скидок разницы между суммой, указанной в счете и суммой фактической оплаты нет.
Некоторые компании создают специальныйе резервы под предоставленные скидки дебиторам, числящимся на конец периода. Это позволяет сопоставить скидки с вызвавшей их реализацией. Сам процесс аналогичен созданию резерва по безнадежныи долгам: Д-т расходы по предоставленным скидкам К-т Резервы по скидкам ( Provosion for discounts). По аналогии с резервом по сомнительным долгам резерв по скидкам уменьшает остаток дебиторской задолженности в балансе. Аналогичный резерв может быть создан под т.н. кредитовые ноты. Кредитовые ноты (Credit Notes) исправляют ошщбки в уже выставленных счетах. Например, они высылаются в случае возврата товаров в результате повреждения или нежелательным по иным причинам. Провизия ( резерв создается для сопоставления выписанных кредитовых нот к реализации. Проводки выглядят следующим образом: Д-т реализация К-т Резерв по кредитовым нотам. Этот резерв также сворачивает сальдо по счету дебиторов в балансе.