2. Задача проверки полноты и достоверности мпд.

Проверка полноты, точности и достоверности множества первичных документов с одной стороны является наиболее трудоемкой и ответственной частью аудиторской проверки, а с другой стороны ее выполнение наименее поддается автоматизации. Аудитор должен просмотреть и проанализировать большое количество документов, убедиться в том, что они составлены правильно, имеют все необходимые реквизиты. Такая проверка может быть совмещена с трудоемкой работой по анализу правильности преобразования П1 (МПД  МЗЖ). Действительно, проверяя правильность оформления первичных документов, полезно в это же время проверить правильность их отражения в форме бухгалтерских записей в журнале.

Массив ЖХО практически в любой стандартной программе автоматизации бухгалтерского учета содержит следующую информацию:

номер документа,

дата операции,

дебетуемый счет (субсчет),

кредитуемый счет (субсчет),

сумма

комментарии:

содержание операции

контрагент (покупатель, поставщик и др. или субконтро)

код документа **

код отражаемой операции **

Наличие данных, отмеченных (**) позволяет автоматизировать преобразование ПО1 при наличии настроечных таблиц соответствия первичных документов и/или хозяйственных операции формируемым бухгалтерским записям в ЖХО.

Эти данные могут храниться в массивах различных структур, но обязательно присутствуют в базе данных АСБУ.

Проверка оформления документа может быть выполнена только при его наличии, проверяющий буквально должен его просмотреть (вынуть из картотеки, посмотреть, положить на место). Проверка такого рода в полном объеме практически невозможна из-за большого количества поступающих или формируемых в бухгалтерии первичных документов. Поэтому такая проверка выполняется, как правило, выборочным методом, при котором вывод о достоверности, полноте и правильности первичных документов аудитор может сделать с определенным риском. Оценкой такого риска служит вероятность положительной оценки положения дел при большом количестве незамеченных нарушений (риск первого рода), или вероятность признания работы бухгалтерии неудовлетворительной по нескольким обнаруженным нарушениям, которые являются случайными и не отражают общего благополучного положения дел (риск второго рода).

Остановимся на более строгой постановке задачи об организации выборочного контроля и принципах, позволяющих сделать выводы по результатам выборки с заданной вероятностью.

Вопросы правильной организации выборочного контроля достаточно подробно представлены в литературе по статистическим методам. Организации выборочного контроля при аудите посвящено правило (стандарт) «Аудиторская выборка», в котором описаны виды выборок, порядок построения выборок, методы оценки результатов выборки. Проверяющий должен определить необходимый объем выборки и правильно организовать отбор проверяемых элементов (документов, записей, показателей).

Приведем простейшие рекомендации по определению объема выборки.

Пусть

N – объем генеральной совокупности,

n – объем выборки,

Q² – дисперсия наблюдаемого признака в генеральной совокупности,

S² – дисперсия наблюдаемого признака по результатам выборки.

Случай 1 – наблюдаемая величина выражается числовым значением (ошибка в сумме, ошибка в начисленном налоге, ошибка в норме амортизации и т.д.).

X_Г – математическое ожидание числового признака в генеральной совокупности,

X_В – математическое ожидание числового признака, рассчитанное по данным выборки,

Х_i – значение числового признака в i-ом наблюдении.

X_Г = ; X_В = ; Q² = ; S² = ;

Случай 2 – проверяется наличие или отсутствие признака (наличие подписи на документе, наличие подтверждающего документа, наличие печати, наличие доверенности и т.д.).

p_Г – доля элементов, содержащих нужный признак, в генеральной совокупности q_Г – доля элементов, не содержащих нужный признак, в генеральной совокупности,

p_В - доля элементов, содержащих нужный признак, в выборке,

q_В - доля элементов, не содержащих нужный признак, в выборке,

Q²= p_Г · q_Г ; S²= p_В q_В ,

Идея выборочного метода оценки состоит в том, что по характеристике, полученной по выборке, оценивается значение этой характеристики в генеральной совокупности с некоторой ошибкой оценки.

Пусть Δ_х – предельное значение допустимой ошибки в оценке математического ожидания числового признака в генеральной совокупности по данным выборки,

Δ_р – предельное значение допустимой ошибки в оценке доли элементов, обладающих нужным признаком в генеральной совокупности по данным выборки.

t – критерий Стьюдента, коэффициент, зависящий от вероятности, с которой данные, полученные по выборке, можно перенести на генеральную совокупность.

Итак, рекомендуемый объем выборки определяется по формулам:

n = ; n =

Заметим, что в формулы входит величина дисперсии признака по генеральной совокупности. Т.к. определить их не представляется возможным, то, очевидно, для расчета используется их оценка S², полученная по предварительной выборке.

Пример1:

10000 документов проверяется на наличие ошибки в оформлении (документ признается достоверным или нет).

В 100 проверенных документах 20 признаны недостоверными.

По какому объему проверенных документов с вероятностью 0.954 можно утверждать, что полученный по выборке результат – часть недостоверных документов - можно распространить на всю совокупность с ошибкой, не превышающей 0,05?

t(0,954) = 2, р = 0,2, q = 0,8, S² = 0,2 · 0,8 = 0,16, Δ_р = 0,05

n = 250

для Δ_р = 0,1 n = 64

Пример 2. 1500 документов проверяется на наличие отклонения в сумме (сданной в банк суммы, рассчитанной суммы амортизации, рассчитанной суммы НДС и т.д.). Итог проверки 100 документов позволяет рассчитать дисперсию встречающихся ошибок 174691. По какому объему проверенных документов можно с вероятностью 0.997 распространить полученную по выборке оценку математического ожидания отклонения распространить на всю совокупность с ошибкой, не превышающей 100?.

t(0,997) = 3

n = 143

Для вероятности 0,954 t(0,954) = 2

n = 67

3. Задача проверки правильности преобразования П1: (МПД) (ЖХО)

Проверка соответствия элементов множества МПД и содержания массива ЖХО должна проводиться в двух направлениях:

• каждый первичный документ должен быть отражен в виде одной или нескольких записей журнала хозяйственных записей,

• каждая запись журнала должна подтверждаться первичными документами.

Проверка бухгалтерских записей, соответствующих первичному документу, возможна по запросу к базе данных по различным признакам: по дате выписки документа, по номеру документа, по типу документа, по сумме отражаемой операции и т.д. Запрос к системе зависит от того, какие идеи структуризации информации положены авторами в основу создания конкретной АСБУ (принципы формирования бухгалтерских записей, соответствующих первичному документу, т.е. в конечном итоге принцип кодирования единиц обрабатываемой информации).

Для ведения количественно-суммового учета многие автоматизированные системы бухгалтерского учета организованы как модули, обслуживающие различные синтетические счета и участки учета:

основных средств,

материальных ценностей,

нематериальных активов,

расчетов с поставщиками и подрядчиками,

расчетов с покупателями и заказчиками,

расчетов с персоналом по оплате труда,

затрат на производство продукции ,

операций по расчетным счетам,

кассовых операций.

Кроме того, для формирования финансовых результатов, анализа экономических показателей и расчетов налогов и отчислений в бюджет АСБУ содержит модуль «Сводный учет и отчетность», для которого основными являются сводный ЖХО и массив сальдо по счетам(субсчетам) бухгалтерского учета на определенную дату ( на дату начала работы системы, на дату начала отчетного периода и т.д.).

В небольших экономических субъектах ведется только сводный ЖХО. При сложном технологическом процессе, сложной хозяйственной структуре экономического субъекта для каждого i- го участка учета ведутся свои классификаторы, картотеки, имеется своя система преобразования первичных документов в бухгалтерские записи, которые образуют ЖХО_i этого участка. Записи каждого участка с той или иной степенью детализации объединяются в сводный ЖХО.

Например, на участке учета материалов обрабатываются товарно-транспортные накладные, на основании которых учитывается приход материалов от поставщиков, что является основанием для бухгалтерских записей Дт 10 Кт 60 и Дт 19 Кт 60. При этом поступающие материалы имеют классификацию по видам, а чаще всего каждый поступающий материал имеет свой номенклатурный номер – сложный код, отражающий различные его признаки. Аудитор должен представлять принципы кодирования поступающих материалов и принципы, по которым к счету 10 открыты субсчета. На участке расчетов с поставщиками и подрядчиками обрабатывают банковские, кассовые документы, счета-фактуры, договора, акты приемки и т.д. Естественно, каждое поступление материала связано с поставщиком, а, следовательно, необходим классификатор поставщиков, и в аналитических записях (проводках) по счету 60 должно быть указание на поставщика или в форме субсчета, кода поставщика, или в комментариях. Если один поставщик осуществляет поставки по нескольким договорам, то полезно указание на номер договора.

Как видно из данного примера, записи по счету 60 могут формироваться как на участке учета материалов, так и на участке учета расчетов с поставщиками. Поэтому особое внимание аудитор должен обратить на принципы распределения функций учета и распределение обязанностей по учету, а также правило импорта этих записей в сводный ЖХО. Аналогичное дублирование имеет место и для других участков. Это дублирование с одной стороны может стать причиной ошибок (если его не исключить), а с другой стороны может быть использовано как во внутреннем аудите, так и при проведении внешнего аудита. Если одинаковые факты хозяйственной деятельности учитываются на разных участках учета, то сравнение итоговых результатов может стать одним из видов контроля ввода.

В АСБУ организаций со сложной финансово-хозяйственной деятельностью преобразование П1: (МПД)(ЖХО) выполняется в несколько этапов: обработка первичных документов на участке учета, где чаще всего формируются оборотные ведомости, учетные карточки, книги учета, в которых отражаются операции в количественно-суммовом выражении, а на основании их – ЖХО_i. Записи ЖХО_i или полностью передаются в сводный ЖХО, или прежде формируются итоговые записи по однотипным операциям, которые и передаются в сводный ЖХО.

Задача аудитора состоит в следующем:

• проверить соответствие первичным документам содержания формируемых на участке регистров в виде оборотных ведомостей, карточек и т.д., и их правильное отражение в ЖХО_i, экспортируемого для сводного учета

• проверить надежность канала передачи информации с отдельного участка учета на участок сводного учета, при этом особое внимание следует уделить вопросам исключения дублирования и увязки корректировок записей в ЖХО_i. участка и уже переданных в сводный ЖХО.

Объекты анализа и возможности применения ВТ при проверке деятельности персонала по обработке документов и формирования бухгалтерских регистров представлены на рис. 2.

Основная задача аудитора при оценке надежности работы автоматизированной системы бухгалтерского учета – выделить в сложном процессе обработки информации операции, выполняемые с участием бухгалтера, и операции, выполняемые автоматически, а также возможности бухгалтера корректировать результаты автоматически выполняемых операций.

3. Значение классификаторов первичных документов, учитываемых хозяйственных операций, рабочего плана счетов организации для автоматизации проверки состава ЖХО.

Как правило, в стабильно работающей организации со сложившимся производственным процессом бухгалтерия использует ограниченное число типовых бухгалтерских записей (проводок), отражающих содержание стандартных первичных документов, поступающих или формируемых в бухгалтерии.

Любая система автоматизации бухгалтерского учета должна включать классификаторы: корреспонденций счетов (бухгалтерских проводок) и видов первичных документов. Кроме того, предусмотрены четкие правила, по которым в журнал бухгалтерских записей попадают бухгалтерские проводки, отражающие содержание обрабатываемого документа или отражаемую хозяйственную операцию. Эти правила могут быть представлены как настраиваемые таблицы соответствия.

В том случае, если журнал формируется с помощью ручного ввода данных, эти правила обычно имеют форму инструкций бухгалтерам или операторам, обрабатывающим документы. Аудитор не всегда может с ними познакомиться, т.к. часто эти инструкции не оформлены в виде руководящих документов, поэтому он вынужден осмысливать их сам и уточнять в процессе проверки.

В большинстве применяемых автоматизированных систем бухгалтерского учета заложены алгоритмы обработки данных первичных документов, когда по признаку документа (например, по его коду) данные автоматически преобразуются в бухгалтерские записи. В такой системе содержится классификатор обрабатываемых документов и некая таблица соответствия документов и соответствующих им бухгалтерских записей (проводок).

Пример соответствия «документ – записи» приведен в табл. 1.

Таблица 1

Наименование документа	Код документа	Записи по счетам		Сумма
		Д	К
Приходная накладная Счет-фактура Выписка банка об оплате счета Расходная накладная	1001 1002 1003 1004	10 19 60 68 20	60 60 51 19 10	Стоимость НДС Стоимость с НДС НДС стоимость

Пример соответствия «хозяйственная операция – записи» приведен в табл. 2.

Таблица 2

Наименование хозяйственной операции	Код	Записи по счетам		Сумма
		Д	К
Оплата счета с расчетного счета Поступление материала на склад Возмещение НДС	2001 2002 2004	60 19 10 68	51 60 60 19	Стоимость с НДС НДС Стоимость НДС

Например, при поступлении счета-фактуры от поставщика бухгалтер вводит сумму поставки, ставку НДС, наименование (или код) поставщика, дату, наименование материальной ценности или услуги, счет учета материальной ценности или услуги, а система сама формирует бухгалтерские записи:

Дт 41 (10, 12,01, 20, 44) Кт 60

Дт 19 Кт 60

Дт 68 Кт 19 *)

Последняя запись появляется в том случае, если оплата по этому счету произведена. Для проверки последнего факта счет должен иметь такие признаки, как № договора или заказа, а учет по синтетическому счету 60 должен обеспечивать учет расчетов по этим признакам.

Таким образом, первой проверкой ЖХО должна быть проверка соответствия его записей принятой методике бухгалтерского учета. В процессе такой проверки необходимо выявить в ЖХО записи, в которых корреспонденции счетов не соответствуют классификатору допустимых корреспонденций, не соответствуют классификатору учитываемых первичных документов, не соответствуют классификатору учитываемых хозяйственных операций. Правда, отсутствие ошибок такого рода еще не может свидетельствовать о правильности всех записей сводного ЖХО. Поэтому важной является проверка формирования ЖХО на каждом участке учета.

3. Возможность автоматизации проверки преобразования П2: (ЖХО) )  (РБУ)

В каждой АСБУ на основании данных ЖХО все регистры бухгалтерского учета формируются автоматически, поэтому и проверку всех расчетов на основании данных этого массива можно выполнить автоматически. Аудитор на основании журнала хозяйственных операций и данных о сальдо по всем аналитическим счетам на начало интересующего его периода, полученным от экономического субъекта, должен провести соответствующие расчеты и сравнить результаты с данными регистров бухгалтерского учета.

Таким образом, для решения такой задачи

1.аудитор получает от экономического субъекта массив ЖХО, массив началь- ных сальдо и основные регистры бухгалтерского учета,

2. конвертирует полученные массивы в форму, читаемую СААД,

3. выполняет расчеты и формирует аналогичные регистры бухгалтерского уче- та,

3. сравнивает рассчитанные и полученные из бухгалтерии регистры.

Такая проверка не представляет никакой сложности и наиболее проста в исполнении.