2.5. Формирование отчетов
Отчетыпредставляют требуемые пользователям данные в виде полноценных документов с выбранным стилем оформления, которые можно распечатать или отправить по электронной почте.
Отчетысоздаются на базе таблиц или запросов.
Задание 2. На базе двух таблиц СправочникОтделов и Сотрудники создайте отчет с помощью Мастераотчётов.
Выполнение в Access
В Области навигациищёлкните по таблицеСправочникОтделов.
Выполните команды Создание|Отчеты|Мастеротчетов.
Выберите поля НомерОтделаиНаименованиеОтдела.
В поле Таблицы и запросыиз списка выберите таблицуСотрудники.
Из этой таблицы выберите поляФамилия,Имя,Отчество,СемейноеПоложение,Образование.Нажмите кнопку Далее.
Выберите вид представления данных, выделив СправочникОтделов.Нажмите кнопку Далее.
Добавьте уровень группировки по полю НомерОтдела. Нажмите кнопку Далее.
Выберите из списка полеФамилия, по которому необходимо отсортировать данные. Задайте порядок сортировки по полю –возрастающий. Нажмите кнопку Далее.
Выберите вид макета для отчёта – структура, ориентацию страниц –книжная. Нажмите кнопку Далее.
В следующем окне задайте имя отчёта и щёлкните по кнопке Готово.
Результат работы Мастера отчётов представлен на Рис. .
Рис. 23.Фрагмент отчета, созданного Мастером отчётов
Для изменения внешнего вида отчета используйте режим Конструктор. Вконтекстном меню для заголовка отчёта выберите командуКонструктор.
В окне Конструктора отчётовотредактируйте заголовок отчёта, как на Рис. . Сохраните отчёт.
Рис. 24.Справочник сотрудников по отделам организации в окне Конструктора отчётов
Контрольные вопросы
Для чего предназначены СУБД?
Как создать файл новой базы данных в СУБД MSAccess?
Что является основным объектом базы данных MSAccess?
Как создать таблицу базы данных MSAccess?
Чем характеризуется каждое поле таблицы базы данных MSAccess?
Что такое ключ и как определяется ключевое поле в таблице базы дан-ных?
Как осуществляется импорт данных в MSAccessизMSExcel?
Как устанавливается связь таблиц в реляционной базе данных?
Для чего предназначены запросы к базе данных?
Как формируется бланк запроса в СУБД MSAccess?
Как создать форму ввода-вывода базы данных MSAccess?
Как можно сформировать отчет из базы данных MSAccess?
Задания для самостоятельного выполнения
Разработать структуру базы данных для хранения необходимой информации согласно варианту. При необходимости ввести дополнительные поля.
Реализовать проект средствами MS Access.
Сформировать схему данных: установить связи между исходными таблицами, обеспечить условия ссылочной целостности данных.
Выполнить информационное наполнение базы данных. Значения полей базовых таблиц задать самостоятельно.
Выполнить индивидуальные задания (по указанию преподавателя) по ведению баз данных.
ЗАДАНИЕ 1. База данных"Телефонные переговоры" должна хранить следующую информацию:
Фамилия, Имя, Отчество абонента;
Телефонный номер абонента;
Телефонный код и название города, куда звонил абонент;
Дата разговора;
Продолжительность разговора;
Тариф за 1 минуту разговора с указанным городом;
Домашний адрес абонента.
База данных должна содержать информацию о 10 абонентах, 5 городах.
Предусмотреть, чтобы 5 абонентов сделали не менее 2 телефонных разговоров с различными городами.
ЗАДАНИЕ 2. База данных"Договора подряда"должна хранить следующую информацию:
Фамилия, Имя, Отчество сотрудника;
Название должности сотрудника;
Домашний адрес сотрудника;
Характеристика сотрудника;
Наименование проекта, в котором сотрудник принимал участие;
Дата начала/окончания проекта;
Количество дней, отработанных сотрудником в проекте
Должностные оклады;
Описание проекта.
База данных должна содержать информацию о 10 сотрудниках, 4 должностях, 2 проектах. Предусмотреть, чтобы не менее 5 сотрудников работали в 2 проектах одновременно.
ЗАДАНИЕ 3. База данных"Торговые операции" должна хранить следующую информацию:
Название фирмы-клиента;
Фамилия, Имя, Отчество руководителя;
Юридический адрес фирмы-клиента;
Контактный телефон;
Название проданного товара;
Единица измерения проданного товара;
Количество проданного товара;
Дата продажи;
Цена товара;
Скидка;
Описание товара.
База данных должна содержать информацию о 10 фирмах, 5 товарах.
Предусмотреть, чтобы 5 фирм сделали не менее 2 покупок различных товаров.