Тема 10. Проектирование целей и функций управления.

Одним из важнейших и обязательных этапов процесса проектирования системы управления является проектирование целей организации, которое включает в себя 5 этапов (см. схему на с. 103).

1. Исследование назначения организации и ее общей цели

2. Формирование качественных и количественных целей организации

3. Ранжирование целей организации

4. Построение «дерева целей»

5. Оценка степени достижения качественных и количественных целей

Схема. Исследование и проектирование целей организации

Этап 1. Исследуется общая цель организации как системы управления, которая определяется предназначением организации.

Этап 2. Формирование качественных и количественных целей организации. Формулировка целей должна быть предельно четкой и указываться в повелительном наклонении.

Примеры качественных целей:

- обеспечить охрану окружающей среды в регионе;

- повысить уровень образования сотрудников в фирмы;

- обеспечить занятость в странах, где фирма ведет торговлю и т.д.

Количественные цели должны указываться в цифровом измерении.

Примеры количественных целей:

- увеличить объем продаж в 1,5 раза;

- снизить себестоимость продукции на 10%;

- повысить доходы на 500 тыс. руб. и т.д.

Количественные цели определяют выбор методов управления организацией, а также возможности применения компьютерной техники в управлении.

Количественные характеристики целей фиксируются в стратегических и

годовых планах организации. Количественные цели ориентируют организацию на достижение определенных показателей.

Этап 3. Ранжирование целей организации. Необходимость ранжирования целей вытекает из глобальных целей функционирования организации, которые определяются вышестоящей организацией, постановлениями, положением об организации.

Так как все организации – многоуровневые, то ранжирование целей должно осуществляться на всех уровнях управления организацией.

Проблема ранжирование целей очень важна для проектирования организационных систем управления по следующим основным причинам:

1. все реальные организации являются многоцелевыми системами;

2. период действия целей организации различен. Поэтому проектировать систему управления организацией следует исходя из целей, период действия которых сопоставим с периодом проектирования;

3. проектирование системы управления под все цели слишком трудоемко. Поэтому число целей должно быть по возможности ограниченным.

Проблема ранжирования целей часто осуществляются с помощью метода экспертных оценок.

К экспертам предъявляются следующие требования:

1. компетентность – степень квалификации эксперта в определенной области знания (это – основное требование);

2. креативность – способность решать творческие задачи (в том числе его активность или пассивность, желание участвовать в экспертизе);

3. самокритичность - самооценка своей компетенции.

Другими важными характеристиками эксперта являются: аналитичность, широта мышления, свойство коллективизма.

Применение метода экспертных оценок проводится в два этапа:

На первом подготовительном этапе формируются экспертные группы на всех (с учетом вышеназванных требований к экспертам) и подготавливается вся документация, необходимая для проведения экспертизы целей.

На втором организационном этапе осуществляется обработка результатов экспертизы. Процесс обсуждения выбранных целей по каждому уровню управления происходит до тех пор, пока не совпадут мнения большинства экспертов.

Этап 4. Построение «дерева целей».

Построение «дерева целей» (древовидного графа) осуществляется для формализованного отображения процесса распределения целей по уровням управления. Посредством «дерева целей» описывается их состав, взаимосвязь, упорядоченная иерархия. С этой целью производится декомпозиция главной цели на подцели.

Правила построения «дерева целей»:

1. главная цель (вершина «дерева целей») должна содержать описание конечного результата;

2. подцели каждого последующего уровня должны быть направлены на достижение цели предыдущего уровня;

3. подцели каждого уровня должны быть независимы друг от друга;

4. из каждой вершины должно исходить не менее 2-х целей (ветвей);

5. ветви, исходящие из одной вершины, не должны образовывать замкнутого контура;

6. ветви, исходящие из одной вершины, должны быть взаимоисключающими.

Таким образом, «дерево целей» следует считать совокупностью целей и подцелей.

Этап 5. Оценка степени достижения качественных и количественных целей. Степень достижения целей производится путем сравнения их с «эталоном» управления.

Проектирование целей требует внесение изменений в функции управления. В условиях рынка функции развиваются, в частности, появляются функции технического, коммерческого управления и др. Могут появиться новые функциональные подсистемы. Например, если организация наряду со своей основной деятельностью решила заняться производством какой-либо продукции, то она создаст функциональную подсистему «Производство». Эта вновь созданная подсистема будет иметь свои собственные цели, направленные на достижение целей организации.

В современных условиях далеко не все организации имеют подсистему «Маркетинга». Однако необходимость выживания требует исследования и изучения потребителей, конкурентов, политики цен, информации о товарах и услугах и пр. А это, в свою очередь, вызывает потребность создания дополнительной специфической функции – маркетинговой деятельности - в рамках которой проектируются все общие функции (планирование, организация, мотивация, учет и контроль). Цели специфической функции (маркетинговая деятельность) должны быть непосредственно связаны с глобальной целью организации.

Взаимосвязь специфической функции с общими функциями управления покажем на конкретном примере:

Маркетинговая деятельность

(специфическая функция)

1. Планирование (разработка плана маркетинга)

2. Организация (создание отдела маркетинга, разработка его структуры, делегирование полномочий)

3.Мотивация (создание системы поощрений и санкций)

4. Учет и контроль (наблюдение за выполнение плана

маркетинга и принятие мер по выявлению отклонений)

Таким образом, порядок проектирования специфической функции управления следующий:

Формирование набора управленческих решений по каждой общей функции управления покажем на примере функции «Планирование» маркетинговой деятельности. Функция «Планирование» осуществляется посредством таких управленческих решений, как: определение структуры плана маркетинга, проведение рекламной компании, планирование товародвижения, переход к выпуску нового изделия или оказания нового вида услуг и т.д.

Аналогичный перечень управленческих решений проектируется и по всем остальным общим функциям управления. Таким образом проектируется цепочка: цель – функции – решения.

Спроектированные цели и функции управления должны быть отражены в «Положении» (Уставе) об организации, а положениях о структурных подразделениях и в должностных инструкциях на исполнителей.

ТЕСТЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. Цель имеет временные ограничения: (1 тип, П)

1. да

2. нет

(ответ: а).

2. Проектирование функций осуществляется по следующей цепочке:

(1 тип, С)

1. функции - цель – решения

2. решения - цель – функции

3. цель – функции – решения

4. цель – решения – функции

5. функции – решения - цель

6. решения – функции - цель

(ответ: с).

3. Проектирование функций управления необходимо для: (1 тип, ПС)

1. сокращения затрат на содержание аппарата управления;

2. реализации поставленных целей;

3. оптимизации системы управления;

4. мотивации сотрудников

(ответ: b).

4. Проектирование целей управления осуществляется для: (1 тип, С)

1. совершенствования всей системы управления;

2. изменения штатного расписания;

3. повышения квалификации менеджеров;

4. определения направлений развития организации

(ответ: a+d).

5. Ранжирование целей организации осуществляется: (1 тип, ПС)

1. в порядке, указанном вышестоящей организацией;

2. на всех уровнях управления организацией;

3. на некоторых уровнях управления организацией (ответ: b).

6. Для характеристики эксперта одно из нижеприведенных требований не является обязательным: (1 тип, П)

1. авторитетность;

2. привлекательная внешность;

3. компетентность;

4. творческое мышление

(ответ: b).

Тесты для контроля

1. Отправным моментом при проектировании целей организации является:

(1 тип, П)

1. анализ ресурсов для проведения проектных работ;

2. исследование назначения организации и ее общей цели;

3. изучение внешней среды;

4. наличие квалифицированных работников

(ответ: b).

2. Расставьте этапы проектирования целей организации в логической последовательности: (1 тип, ПС)

1. оценка степени достижения качественных и количественных целей;

2. формирование качественных и количественных целей;

3. ранжирование целей организации;

4. исследование назначения организации и ее общей цели;

5. построение «дерева целей»

(ответ:d - b – c – e - a).

3. Разнесите указанные цели по принадлежности: (2 тип, П)

1. Качественные цели

2. Количественные цели

   1. сокращение затрат на содержание аппарата управления на 30%;

   2. улучшение условий труда сотрудников;

   3. создать два новых отдела;

   4. выйти на новые рынки сбыта продукции;

   5. снизить цены на 5%

(ответ: 1 - b – d – e; 2 – a – c – e ).

4. Декомпозиция – это: (1 тип, ПС)

1. определение главной цели (миссии) организации;

2. проектирование целей подразделений;

3. разделение главной цели на подцели;

4. состав целей организации

(ответ: c).

5. Определите порядок проектирования общих и специфических функций управления: (1 тип, ПС)

1. проектирования общих функций;

2. формирование набора специфических функций;

3. выбор конкретной специфической функции, подлежащей проектированию;

4. определение цели организации

(ответ: d – b – c – a).

6. Спроектированные специфические функции находят отражение в:

(1 тип, С)

1. структуре организации;

2. положениях о структурных подразделениях;

3. режиме работы организации;

4. должностных инструкциях на исполнителей;

5. методах управления

(ответ: a – b – d).