Определение прав пользователей системы

Определение прав доступа пользователей к объектам системы производится командой Вид>Доступ.

1. Выполните команду Вид>Доступ. Откроется окно Права доступа.

2. В открывшемся окне на левой панели Разделы выберите объект системы, а на правой выберите пользователя и установите флажок в необходимых строках. Установленный флажок указывает на возможность доступа к объекту.

Другие настройки

Данные организации-владельца базы данных вносятся в поле Конт­рагент «Мы» на вкладке Организация окна Параметры. Это окно можно открыть с помощью команды Файл>Параметры.

В этом же окне выполняется закрытие периода. Подробнее об этом будет рассказано далее.

Итак, модуль Администратор предназначен для конфигурирования системы. После того как настройка в модуле Администратор будет завершена, можно переходить к работе в модуле Бухгалтерия.

Создание резервной копии

Резервные копии базы данных (архивные файлы) также создаются в модуле Администратор. Рекомендуется создавать резервные копии, по крайней мере, один раз в неделю и сохранять их не только на жестком диске, но и отдельно, на дискете. Это поможет восстановить ваши данные в случае сбоев в работе компьютера и других непредвиденных обстоятельств. В этом же модуле можно восстановить базу данных из резервной копии. Подробнее о сохранении базы данных будет рассказано далее.

9.2.2 Модуль Бухгалтерия

Если модуль Администратор нужен лишь на этапе настройки программы, то модули Бухгалтерия и Реализация используется бухгалтером каждый день.

Модуль Бухгалтерия становится доступен из Главного меню, если была произведена описанная ранее настройка базы в модуле Администратор. В этом разделе мы дадим краткое описание основных объектов модуля.

• Словари содержат данные об объектах аналитического учета, таких как материалы, номенклатура товаров, сотрудники, а также предоставляют справочную информацию о ставках налогов и курсах валют.

• План счетов представляет собой список счетов предприятия.

• Весь учет в системе ведется в виде таблиц, которые называются журналами. Журналы являются аналогом журнально-ордерной формы учета. В журналах фиксируются операции и первичные документы, дебиторская и кредиторская задолженности, причем разные виды учета фиксируются в разных журналах, что является полным аналогом обычной работы бухгалтера.

• Отчеты отражают итоговую информацию, а функции позволяют произвести такие операции, как перенос остатков и переоценку валюты. Отчеты и документы формируются средствами программы Excel.

Модуль Бухгалтерия мы рассмотрим более подробно на следующих занятиях, а сейчас кратко расскажем, как можно использовать модули Зарплата и Реализация.

9.2.3 Модуль Зарплата

Система Зарплата 7.30 предназначена для автоматизации расчета заработной платы в небольших и средних хозрасчетных и бюджетных организациях.

Система обеспечивает автоматизацию следующих процессов:

• учет штатной структуры предприятия на уровне подразделений и должностей;

• учет информации о сотрудниках в объеме, необходимом для расчета заработной платы и формирования отчетности;

• расчет заработной платы (денежного довольствия);

• формирование документов на выплату заработной платы;

• депонирование и перечисление наличных сумм;

• формирование сводов проводок по оплате труда;

• формирование отчетов Министерства по налогам и сборам и Пенсионного фонда и вывод данных в электронном виде;

• формирование банковских и кассовых документов, а также отчетных документов во внебюджетные фонды

Документы

Раздел Документы включает команды для создания, редактирования и учета финансовых документов, ведомостей и проводок.

Раздел Входящие документы предназначен для ведения учета данных, сформированных вне системы, и расчета на основании этих данных заработной платы сотрудников. Данные – сведения об отработанном времени, о выработке продукции и т. п. – импортируются в раздел из внешних приложений.

Раздел Ведомости предназначен для учета расчетно-платежных документов на выдачу заработной платы. Ведомости формируются в разделе лицевых счетов (команда меню Расчет>Расчет заработной платы) и автоматически помещаются. в раздел учета ведомостей. В разделе могут выполняться следующие операции:

• печать ведомостей и отчетов;

• формирование сводов проводок по заработной плате (мемориальных ордеров);

• формирование кассовых документов (РКО, ПКО и др.).

Раздел Проводки предназначен для ведения учета сводов проводок по заработной плате.

В разделе учета ордеров выполняются следующие операции:

• просмотр и исправление свода проводок ордера;

• печать свода ордеров и отчетов;

• отработка свода ордеров в учете.

Разделы Депоненты и Перечисления предназначены для ведения учета карточек депонентов и перечислений. Депонирование и перечисления выполняются в разделе учета ведомостей.

Разделы Банковские и Кассовые документы предназначены для ведения учета соответствующих документов.

Учет

Разделы Сотрудники и Лицевые счета предназначены для учета информации, необходимой для расчета заработной платы сотрудников предприятия.

Данные о сотруднике включают информацию о сотруднике как о физическом лице и сведения о выполняемой им работе. Учет сведений о сотруднике как о физическом лице (паспортные данные, данные для МНС и ПФ, семья, стаж и т. д.) ведется в анкете; учет информации о выполняемой сотрудником работе на предприятии ведется на лицевых счетах.

Раздел Подразделения предназначен для ведения учета подразделений предприятия. За счет того, что одни подразделения могут быть включены в другие, в программе можно создать многоуровневую систему, соответствующую штатной структуре предприятия.

Раздел Календари служит для формирования календарей рабочего времени, на основании которых определяются месячные нормы рабочего времени для сотрудников, работающих по различным графикам. Нормы рабочего времени исполь­зуются при расчете выплат, зависящих от отработанного времени.

В разделе Отработанное время ведется учет фактически отработанного времени. Данные о фактически отработанном времени наряду с нормой используются при расчете заработной платы.

Расчет заработной платы

Раздел предназначен для расчета заработной платы сотрудников, формирования, печати и записи в файл выходных документов, а именно:

• расчетно-платежных ведомостей;

• расчетных листков;

• лицевых счетов;

• ведомостей отпусков и больничных листов;

• отчетов для МНС и ПФ.

Словари

Группа словарей Параметры системы предназначена для задания величин, которые система использует при расчете заработной платы и формировании отчетов.

В соответствии с используемым в системе принципом хронологического учета данных величины, которым свойственно меняться с течением времени, задаются с указанием периода действия. В основном это величины, устанавливаемые в законодательном порядке: размер минимальной оплаты труда, ставки налогообложения и т. д. При очередном изменении величины в словарь вносятся ее новое значение и дата начала действия. Все старые данные сохраняются. Таким образом, в словаре содержится история изменений значения величин во времени. В этом разделе также существует возможность добавления или изменения любых выплат (удержаний), а также описываются шкалы процентов, стажей должностей, тарифные сетки и т. д. Кроме того, система позволяет изменять параметры расчетов выплат и удержаний в зависимости от потребностей конкретного предприятия.