Раздел 2.
В данном разделе описывается последовательность создания структуры проекта с помощью Microsoft Project. Данный проект является одним из вариантов индивидуальных практических заданий (Кейс №4 – см. «Исходные данные для практических заданий. Раздел 3 – Microsoft Office Project»). Студентам при выполнении данного практического задания не нужно создавать проект «с нуля»; необходимо всего лишь «перенести» свой вариант проекта, т.е. шаблон (расширение .mpt) в среду Microsoft Project, используя представленные инструменты.
Приведенный в этом разделе вариант проекта называется «Проект внедрения системы управления проектами». С ним мы и будем работать.
Запуск программы Project.
При запуске программы Microsoft Office Project из подменю Microsoft Office меню Пуск → Программы (Start → Programs) откроется основное окно Project 2007 (рис. 2.1), в левой части которого отображается новая область задач Консультант (Project Guide). Область задач Приступая к работе (Getting Started) оказывается полезной при создании нового проекта.
Рис. 2.1. Основное окно программы Project с новой областью задач Консультант (Project Guide).
Примечание: Проект можно открыть, дважды щелкнув на значке его файла в окне программы Проводник. Файлы проектов сохраняются с расширением .mpp.
По умолчанию программа Project всегда открывает новый проект в представлении Диаграмма Ганта (Gantt Chart). В данном пособии упомянуто и другое представление (сетевой график), однако большую часть времени вы будете работать именно с представлением Диаграмма Ганта (Gantt Chart), которое позволяет отобразить исчерпывающую информацию на одном экране.
Рис. 2.2. В пустом проекте информация не содержится. Когда информация вводится в представлении Диаграмма Ганта, на экране данные отображаются как в текстовом, так и в графическом виде.
Представление Диаграмма Ганта.
Представление Диаграмма Ганта (Gantt Chart) состоит из двух частей: таблицы и диаграммы. После того как введена информация о задаче, в столбцах таблицы Диаграмма Ганта (Gantt Chart) (левая панель) отобразятся сведения о проекте (название задачи, длительность, дата начала и т.д.). Диаграмма Ганта (правая панель) является графическим представлением, которое позволяет увидеть распределение задач на шкале времени и определить связи между задачами (рис. 2.3).
Шкала времени в верхней части диаграммы Ганта выступает в роли календаря, расположенного горизонтально. Представьте, что это линейка, с помощью которой вы выделяете задачи в проекте. Однако на этой линейке вместо сантиметров в качестве единиц измерения используются часы, дни, недели и месяцы. Обратите внимание на то, что на диаграмме одновременно отображены две шкалы времени: вверху диаграммы и прямо под ней. Указанные шкалы времени представляют два способа измерения времени одновременно (например, день и час или неделю и день).
Рис. 2.3. Проект в представлении Диаграмма Ганта(Gantt Chart). На экране отображаются таблица и отрезки, соответствующие введенным задачам.
На экране в представлении Диаграмма Ганта (Gantt Chart) представлены все инструменты, которые вы можете использовать. Программа будет применять внесенные изменения также к другим представлениям. Научившись перемещаться между ними, вы сможете просмотреть информацию о временных рамках и выделении ресурсов. Вы можете настроить каждое представление в соответствии с ценностью той или иной информации. Например, можно использовать разделительную полосу, расположенную между правой и левой частями представления Диаграмма Ганта (Gantt Chart), для предоставления необходимого пространства каждой из этих частей. Перемещение разделительной полосы вправо позволит отобразить большее количество столбцов данных о проекте в таблице. Перемещение разделительной полосы влево позволит отобразить большее количество отрезков задач на диаграмме.
Кроме того, можно изменить масштаб шкалы времени. Для того чтобы увеличить масштаб шкалы времени на диаграмме Диаграмма Ганта (Gantt Chart), щелкните на кнопке Увеличить (Zoom in), а для того чтобы уменьшить масштаб, щелкните на кнопке Уменьшить (Zoom out). Заметим, что в нижней части обеих панелей представления Диаграмма Ганта (Gantt Chart) расположены полосы прокрутки. Для выполнения необходимых действий используйте соответствующую полосу прокрутки, чтобы выбрать объекты на соответствующей панели.
Ввод информации.
Различные представления или фрагменты представлений в программе Project (например, представление Диаграмма Ганга (Gantt Chart)) используют хорошо знакомый табличный интерфейс. Информация содержится в столбцах и строках. На пересечении столбцов и строк находятся отдельные ячейки. Каждой задаче в проекте соответствует идентификационный номер, который отображается в сером столбце слева от таблицы. Информацию можно вводить либо в диалоговых окнах, либо непосредственно в ячейках. При выборе определенной ячейки в строке ввода отображается информация, содержащаяся в этой ячейке.
Если вы когда-либо использовали Microsoft Excel или другую программу для работы с электронными таблицами, то знаете, как вводить и редактировать информацию в проекте. При вводе в ячейку определенной информации точка вставки отображается справа от любого введенного текста. Чтобы отредактировать текст в ячейке, щелкните на ячейке и нажмите клавишу <F2> или же второй раз щелкните на этой ячейке в том месте, в котором хотите начать редактирование. Если вы нажмете клавишу <F2>, точка вставки появится справа от введенного текста. Если вы щелкнете в ячейке еще раз, точка вставки появится в том месте, в котором вы сделали второй щелчок.
После ввода в ячейку эта информация сразу отобразится в строке ввода, непосредственно под панелью инструментов форматирования. Строка ввода в Project выполняет ту же функцию, что и подобный элемент в программе Excel. Вы можете ввести новый текст или отредактировать старый, щелкнув в любом месте строки ввода. Две кнопки слева от строки ввода позволяют отменить или принять введенную информацию (рис. 2.4).
Рис. 2.4. В строке ввода можно ввести и изменить текст, содержащийся в отдельной ячейке.
Изменение представлений.
Программа Project предлагает различные представления для отображения сведений о проекте. Естественно, что одно представление не способно отобразить всю нужную информацию, касающуюся временной шкалы, связей между задачами, распределения ресурсов и хода проекта. Каждый тип информации требует особого способа текстового и графического представления для их правильной интерпретации. Представьте, что проект — это малое предприятие. Как и на любом предприятии, каждый человек занимается определенной работой. Отдел расчетов отвечает за затраты, связанные с производством. Ответственный за данный участок контролирует сроки выполнения, обеспечивает коллектив оборудованием. Отдел кадров подбирает персонал, бухгалтер выдает зарплату, премии и т.п. Как руководитель проекта вы должны организовать работу всех этих отделов. В проекте, переходя от одного вида ответственности к другому, можно переключиться к следующему представлению для просмотра проекта с иной точки зрения. Каждое представление помогает сосредоточиться на отдельном аспекте хода выполнения проекта. Панель представлений или меню Вид (View) позволяет переходить от одного представления к другому (рис. 2.5.).
На панели представлений
расположены значки для восьми представлений
(щелкните на стрелке внизу панели, чтобы
просмотреть доступные представления).
Переместившись вниз, вы заметите, что
стрелка отображается уже вверху, позволяя
вернуться к началу. Вы можете просмотреть
любые из указанных выше представлений,
щелкнув на соответствующем значке на
этой панели. Точно так же в меню Вид
(View) представлены команды для этих же
восьми представлений; отобразить нужное
представление можно с помощью
соответствующей команды меню Вид (View).
В нижней части панели представлений и в меню Вид (View) доступна команда Другие представления (More Views). Чтобы открыть соответствующее диалоговое окно, выберите эту команду (рис. 2.6.).
Рис. 2.5. Панель представлений предлагает несколько стандартных представлений проекта.
Рис. 2.6. В диалоговом окне Другие представления (MoreViews) перечисляются 24 стандартных представления, к которым можно добавить собственные.
Ввод задач.
Чтобы приступить к созданию проекта, укажем основные этапы достижения цели в том же порядке, в котором они должны выполняться.
Для нашего примера проекта («Проект внедрения системы управления проектами», см. рис. 2.7. на котором представлен окончательный вид задания) выполните следующие действия, чтобы создать первую задачу — Проведение обследования.
Щелкните на столбце Название задачи (Task Name) в первой строке таблицы диаграммы Ганта.
Введите Проведение обследования. Текст появится в ячейке и в строке ввода над таблицей Ганта.
Нажмите клавишу<Enter>, чтобы подтвердить ввод текста.
Примечание: вы также можете подтвердить ввод текста в ячейку и другими способами: с помощью кнопки, расположенной слева от строки ввода; нажав клавишу со стрелкой для перехода к другой ячейке; выбрав другую ячейку указателем мыши или нажав клавишу <Таb>.
Информация начнет появляться в календарном плане. Например, Project перечислит все задачи в столбце Название задачи (Task Name) и отобразит соответствующие сведения в столбце Длительность (Duration). Знак вопроса в столбце длительности указывает на приблизительное время. В соответствии со значением в поле Начало (Start) задача начинается сегодня, а отрезок задачи отражает длительность в один день в графической форме. Во время работы Project выделяет любые изменения, оказывающие влияние на календарный план (рис. 2.8.).
Рис. 2.7. Окончательный вид заданиия - «Проект внедрения системы управления проектами».
Рис. 2.8. Project выделяет длительность и даты изменений в календарном плане проекта.
Примечание: длительность по умолчанию для новых задач принимается равной одному дню.
В соответствии со значениями, указанными в столбце Начало (Start), все задачи начинаются сегодня. Кроме того, отрезок задачи отображает однодневную длительность каждой задачи. Обратите внимание, что в индивидуальных вариантах практических заданий даты начала проекта и отдельных задач имеют отличный характер от настоящего времени (прошедший год, месяц и т.п.). Каждый студент вправе сам назначать даты начала и окончания проекта, единственное что должно быть неизменно – это значения в столбце Длительность (Duration).
Средство Выделение изменений (Change Highlighting), представленное в Project 2007, выделяет сведения о длительности и дате для всех задач, на которых отразятся изменения, внесенные в календарный план проекта. При внесении разных изменений Project выделяет сведения о длительности и дате для разных задач различным цветом, что позволяет легко идентифицировать их. Для активизации этого средства щелкните на кнопке Выделение изменений (Change Highlighting) стандартной панели задач или выберите из меню Вид (View) команду Выделение изменений (Show Change Highlighting). Чтобы отключить это средство, выберите команду Скрыть изменения (Hide Change Highlighting).
Если вы используете полосу прокрутки, расположенную под таблицей диаграммы Ганта, передвиньте ее вправо, чтобы получить сведения о дате окончания. Можно также переместить разделительную полосу, отделяющую таблицу Ганта от диаграммы Ганта, чтобы расширить видимую область таблицы.
спользуя указатель мыши или клавишу со стрелкой, направленной вниз, перейдите ко второй строке столбца Название задачи (Task Name) и введите Анализ существующих у Заказчика документов в качестве названия следующей задачи. Аналогичным образом введите названия задач в следующих строках:
Разработка корпоративного стандарта УП,
Настройка и развертывание Microsoft Project и т.д. по таблице 1. После этого календарный план будет выглядеть так, как показано на рис. 2.9.
Таблица 1.
|
Название задачи |
|
Проведение обследования Разработка корпоративного стандарта УП Настройка и развертывание Microsoft Project Пилотная эксплуатация Проект завершен (внутр.) Резерв Проект завершен |
Рис. 2.9. Обратите внимание на то, что по умолчанию длительность каждой задачи одинакова и ее началом служит дата начала проекта.
Если вы допустили ошибку, щелкните на кнопке Отменить (Undo). Каждый раз, после щелчка на кнопке Отменить (Undo) Project 2007 отображает предыдущую версию проекта. На кнопке Undo (Отменить) можно щелкать неограниченное количество раз.
Ввод подзадач.
После того как будут введены основные задачи в проекте, можно разбить их на части, добавляя подчиненные задачи, также называемые подзадачами. Когда вы добавляете подзадачу, то задача верхнего уровня становится суммарной задачей. Суммарные задачи и подзадачи обеспечивают структурирование календарного плана.
Такой подход к структуризации в Project позволяет также отображать и выводить на печать информацию о проекте с различными уровнями детализации. Например, отображая только суммарные задачи, можно увидеть структуру верхнего уровня проекта, которая, как правило, представляется руководству. С другой стороны, можно углубиться в детали проекта только для одного или двух его этапов, чтобы обсудить проблемы с теми, кто непосредственно выполняет соответствующие задачи. Древовидная структура предоставляет вам большую гибкость в работе с календарным планом.
При внесении в проект новая задача появляется над только что выбранной задачей. Начните вводить подзадачи для задачи Проведение обследования. Чтобы ввести новую задачу, выполните следующие действия:
Щелкните на задаче Разработка корпоративного стандарта УП.
Выберите команду Вставка → Новая задача (Insert → NewTask). Вторая строка станет пустой, все остальные задачи переместятся на одну строку вниз, а курсор останется на строке новой задачи.
Введите Анализ существующих у Заказчика документов и щелкните на кнопке с галочкой, чтобы подтвердить новую задачу.
Щелкните на кнопке На уровень ниже (Indent) панели инструментов форматирования (на ней изображена стрелка, направленная вправо), чтобы применить отступ к задаче (рис. 2.10).
Примечание: по умолчанию суммарные задачи отображаются полужирным шрифтом, а подзадачи - обычным.
Рис. 2.10. Суммарные задачи выделены полужирным шрифтом.
Обратите внимание на то, что суммарные задачи на диаграмме Ганта теперь отображаются сплошными черными линиями с направленными вниз стрелками, указывающими на начало и окончание работ. Если задача становится суммарной (т.е. когда она содержит подзадачи), то ее длительность отражает суммарную длительность, требуемую для выполнения всех подзадач. Если задаче была присвоена длительность и после этого она стала суммарной, то длительности подзадач заменяют назначенную вами длительность. Если вы изменяете длительность подзадач, то внесенные изменения повлияют на длительность суммарной задачи.
Выполните следующие действия, чтобы добавить другие подзадачи.
Щелкните на задаче Разработка корпоративного стандарта УП.
Нажмите клавишу <Ins>. Появится новая пустая строка.
Введите в новой строке Проведение интервью и нажмите клавишу <Enter> для подтверждения ввода. Новая задача будет использовать тот же отступ, что и задача над ней.
Нажмите клавишу <Ins>. Появится новая строка.
Введите Разработка ТЗ и нажмите клавишу <Enter> для подтверждения ввода. Новая задача будет использовать тот же отступ, что и задача над ней.
Нажмите клавишу <Ins>. Появится новая строка.
Введите ТЗ утверждено Заказчиком и нажмите клавишу <Enter>, чтобы подтвердить ввод новой задачи.
Каждая из этих новых задач имеет отступ, соответствующий уровню подчиненности.
Повторите предыдущую последовательность действий для остальных задач.
Разработка корпоративного стандарта УП – суммарная задача, ей соответствуют подзадачи:
Разработка регламента УП
Согласование регламента УП
Разработка дополнительных регламентных документов
Разработка корпоративного стандарта УП завершена.
Настройка и развертывание Microsoft Project:
Настройка конфигурации Microsoft Project
Тестирование конфигурации Microsoft Project
Перенос конфигурации к Заказчику
Настройка и развертывание Project завершены
Пилотная эксплуатация:
Обучение пользователей
Проведение семинара по УП
Проведение семинара по Microsoft Project
Проведение семинара по MicrosoftProject Server
Проведение пилотной эксплуатации
Поддержка и обновление конфигурации
Разработка итогового отчета
Пилотная эксплуатация завершена.
Здесь стоит обратить внимание на то, что задача Обучение пользователей является также суммарной задачей, которая включает в себя 3 подзадачи:
Проведение семинара по УП
Проведение семинара по Microsoft Project
Проведение семинара по Microsoft Project Server
Поэтому необходимо выделить с помощью рамки или клавиши Shift эти задачи и щелкнуть на клавише На уровень ниже (Indent). Таким образом, эти три задачи станут подчиненными для задачи Обучение пользователей, тогда как сама она является подзадачей для задачи Пилотная эксплуатация.
Окончательная структура проекта представлена на рис. 2.11.
Примечание: для перемещения задачи в иерархии на уровень вверх используется кнопка На уровень ниже или выше (Indent; Outdent) панели инструментов форматирования, однако можно прибегнуть к способу перемещения мышью, описанному ниже.
Наведите курсор мыши на название любой задачи, чтобы он превратился в двунаправленную стрелку.
Нажмите кнопку мыши и перемещайте задачу влево до тех пор, пока тонкая серая линия не покажет, что она выровнялась с задачами верхнего уровня в структуре (рис. 2.12.).
Отпустите кнопку мыши.
Рис. 2.11. Окончательный вид.
Рис. 2.12. Для перемещения задач по уровням иерархии проекта можно использовать мышь.
Сохранение файлов проекта.
Конечно, работу нужно сохранять как можно чаще. Частое сохранение файлов проекта является еще более важным, так как большая часть информации находится именно в них. Также существует возможность сохранения проекта в качестве шаблона, т.е. файла, на основе которого можно создать другие календарные планы.