3. Експорт особових карток до Управління державної служби Головдержслужби України в Миколаївській області.
Після введення особових карток державних службовців, Вам обов’язковопотрібно зробити експорт і надіслати копії особових карток разом із заповненою формою № 4 до Управління державної служби Головдержслужби України в Миколаївській області.
Форма № 4 є своєрідним контрольнимдокументом,термін подання якого – до 1-го числа місяця наступного за звітним.
Її місцезнаходження наступне:
Мой компьютер
диск С
Docs
Форма 4.
Цю форму потрібно заповнити та надіслати на адресу Управління державної служби Головного управління державної служби України в Миколаївській області.
Для успішного експорту особових карток потрібно зробити наступні дії:
1. Знаходимо ярлик KL_K11OR, який знаходиться Мой компьютер Диск С kartka.arm.
2. Запускаемо його, отримуємо вікно:
Малюнок 17 – вікно системи експорту
3. Нажимаємо планку
.
В отриманому вікні натискаємо планку
.
Отримуємо
вікно:
Малюнок 18 – вікно системи експорту
Аналіз
змін починається після натискання на
планку 
.
На
приведеному прикладі можна подивитися
як власне відбувся аналіз.
Результати
аналізу:
1) всього було розглянуто 1252 особові картки,
2) 1226 з них підлягають експорту до територіального управління Головдержслужби,
з числа тих, які мають експортуватись не експортувались взагалі 1226 ОК,
3) 26 особових карток заборонено передавати до експорту.
Особову картку ДС автоматично заборонено експортувати, якщо в ній :
1) відсутня назва органу,
або 2) відсутня назва посади,
або 3) відсутня категорії персоналу,
або 4) відсутня категорія посади,
або 5) відсутній ранг державного службовця,
або 6) відсутня дата народження особи,
або 7) немає відомостей про освіту,
або 8) не введено жодного запису про трудову діяльність.
Для того щоб подивитися, в яких саме особових картках є помилки, необхідно поставити «точку» на відповідне поле. Після цього необхідно запам’ятати в яких особових картках допущені помилки, закрити всі вікна, увійти до основної програми через яку потрібно виправити помилки. Далі необхідно ще раз провести вище описану процедуру. Слід зауважити, якщо система вказує на помилку: «відсутній ранг державного службовця», але у даної особи триває випробувальний термін і ранг йому ще не присвоєний, то дозволяється не зараховувати цю помилку як таку.
Після
того як всі можливі помилки будуть
виправлені, нажимаємо планку 
,
та отримуємо наступне вікно:
Малюнок 19 – експорт особових карток
З даного малюнку бачимо, що відомості з розділів ОК "Члени сім'ї", Відпустки", "Відомості про військовий облік" не будуть передаватись до експорту. Крім того, значення деяких полів, зокрема, "Оклад", "Паспортні дані", "Домашня адреса" тощо теж не будуть надходити до експорту. Такі режими експорту встановлюються автоматично. Дані відомості є персональними і експорту не підлягають.
Далі
натискаємо планку 
.
Процес експорту розпочався.
Після експорту система запропонує заархівувати отримані нею файли:
Малюнок 20 – вікно експорту особових карток
Далі,
як правило, натискають на планку 
і усі особові картки увійдуть до одного
архіву.
Наступним кроком є визначення місцезнаходження архіву з особовими картками і надіслання їх до бази даних Управління державної служби Головдержслужби України в Миколаївській області.
Робимо наступні дії:
Мой компьютер
Диск С
kartka.arm.
OK
OUT
Копіюємо архівну папку на диск 3’5. Дану папку (диск) разом із щомісячною формою № 4 відправляємо по електронній пошті (поштою) на електронну адресу: udsmo@mykolayiv-oda.gov.ua або на поштову адресу: 54055, м.Миколаїв, пр-т.Леніна, 97.
Процес експорту закінчений.