3.19.6 Составление записки-расчета при предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска.

Записка-расчет необходима для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого отпуска и составляется заранее, поскольку отпускные должны быть выплачены работнику за три дня до отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Она оформляется по унифицированной форме N Т-60 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

На первом листе указываются номер и дата составления записки-расчета, табельный номер, ФИО, должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, период работы, за который предоставляется отпуск.

В разделе "А" следует отразить количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится. Первую страницу подписывает работник кадровой службы, при этом должна быть указана его должность, а также иметься расшифровка подписи.

Второй лист содержит расчет оплаты отпуска, начислений и удержаний, а также общей суммы к выплате.

При расчете среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период. Расчетным называется период, за который определяют средний заработок. Он равен 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу наступления отпуска.

В графах 4, 5 указывается количество календарных дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде.

Графа "Количество часов расчетного периода" заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

Второй лист записки-расчета подписывается бухгалтером (с расшифровкой подписи).

3.19.7 Оформление карточки по форме № т-2 при предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска.

В раздел VIII личной карточки работника, оформляемой по форме N Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1), вносится запись о том, что отпуск является ежегодным основным оплачиваемым, указываются периоды работы, количество календарных дней, даты начала и окончания, а также основание отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска). С внесенной в личную карточку записью знакомить работника не нужно.

3.19.8 Оформление табеля учета рабочего времени при предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска.

В табеле учета рабочего времени (унифицированные формы N Т-12 и N Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска работника отмечаются буквенным кодом "ОТ" или цифровым "09".

3.19.9 Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.

1. Категории работников, которым предоставляется дополнительный отпуск

2. Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда

3. Исчисление стажа, который дает право на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда

4. Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за особый характер работы

5. Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем

6. Суммирование дополнительного и основного отпусков

7. Издание приказа о предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска

8. Составление записки-расчета при предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска

9. Оформление карточки по форме N Т-2 при предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска

10. Оформление табеля учета рабочего времени при предоставлении ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска

Ежегодные оплачиваемые дополнительные отпуска дополняют ежегодные основные оплачиваемые отпуска. Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска определяется действующим законодательством. Условно такие отпуска можно разделить на две категории:

- отпуск, который организация обязана предоставить;

- отпуск, который организация может предоставить.

Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются законодательством и коллективными договорами (локальными нормативными актами), которые заключаются (принимаются) с учетом мнения профсоюзной организации (при ее наличии).

1. Категории работников, которым предоставляется дополнительный отпуск

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются:

- работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ). Подробнее об этом см. п. 2 настоящего материала;

- работникам с особым характером работы (ст. 118 ТК РФ). Подробнее об этом см. п. 4 настоящего материала;

- работникам с ненормированным рабочим днем - не менее трех рабочих дней. Подробнее об этом см. п. 5 настоящего материала;

- работникам, работающим в районах Крайнего Севера, - 24 календарных дня, а лицам, работающим в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, - 16 календарных дней (ст. 321 ТК РФ);

- судьям - от пяти до 15 рабочих дней (п. 2 ст. 19 Закона РФ от 26.06.1992 N 3132-1 "О статусе судей в Российской Федерации");

- муниципальным служащим - не более 15 календарных дней (п. 4 ст. 21 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации");

- прокурорским работникам - от пяти до 15 календарных дней (п. 1 ст. 41.4 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации");

- сотрудникам Следственного комитета - от пяти до 15 календарных дней (п. 3 ст. 25 Федерального закона от 28.12.2010 N 403-ФЗ "О Следственном комитете Российской Федерации");

- гражданским служащим - один календарный день за каждый год гражданской службы (ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации");

- работникам профессиональных аварийно-спасательных служб - не более 15 суток из расчета один день отпуска за 24 часа работ (п. 6 ст. 28 Федерального закона от 22.08.1995 N 151-ФЗ "Об аварийно-спасательных службах и статусе спасателей");

- таможенным служащим - от пяти до 15 календарных дней (ст. 39 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ "О службе в таможенных органах Российской Федерации");

- гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне, - 14 календарных дней (п. 15 ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ "О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне");

- гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, - 14 календарных дней (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС");

- работникам Счетной палаты РФ - от 10 до 15 календарных дней (ст. 31 Федерального закона от 11.01.1995 N 4-ФЗ "О Счетной палате Российской Федерации");

- работникам представительств Российской Федерации за границей - не менее трех календарных дней. Условием предоставления такого отпуска является работа в определенных странах (Постановление Правительства РФ от 21.04.2010 N 258). Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска этих работников зависит от страны, в которой они работают (Приложение к Приказу МИД России от 08.08.2011 N 14299);

- работникам федеральной противопожарной службы - от 3 до 15 календарных дней (Приказ МЧС РФ от 03.06.2011 N 285).

На дополнительный отпуск продолжительностью до года не реже чем через каждые 10 лет работы имеют право педагогические работники образовательного учреждения. Порядок и условия предоставления такого отпуска определяются учредителем и (или) уставом образовательного учреждения (ст. 335 ТК РФ).

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 30.12.1998 N 1588 врачам общей практики (семейным врачам) и медицинским сестрам врачей общей практики (семейных врачей) предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый трехдневный отпуск за непрерывную работу в этих должностях свыше трех лет.

2. Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда

Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска определяется по результатам аттестации рабочих мест, но должна составлять не менее семи календарных дней (ст. 117 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 20.11.2008 N 870).

3. Исчисление стажа, который дает право на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда

В стаж работы, который дает право на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в таких условиях время (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ст. 120 ТК РФ).

4. Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за особый характер работы

В соответствии со ст. 118 ТК РФ отдельным категориям работников, труд которых связан с особым характером работы, предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Однако сам Трудовой кодекс РФ не раскрывает понятие особого характера работы.

Перечень категорий работников, которым устанавливается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за особый характер работы, а также минимальная продолжительность этого отпуска и условия его предоставления определяются Правительством РФ (ч. 2 ст. 118 ТК РФ).

Например, согласно п. 5 Постановления Правительства РФ от 31.12.1994 N 1440 "Об условиях оплаты труда и предоставлении дополнительных льгот работникам, находящимся в Чеченской Республике" работникам территориальных органов, а также работникам, командированным в Чеченскую Республику, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью два календарных дня за каждый полный месяц работы.

Также ежегодный дополнительный оплачиваемый трехдневный отпуск предоставляется врачам общей практики (семейным врачам) и медицинским сестрам врачей общей практики (семейных врачей) за непрерывную работу в этих должностях свыше трех лет (Постановление Правительства РФ N 1588 от 30.12.1998).

5. Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем

В соответствии со ст. 119 ТК РФ работникам с ненормированным рабочим днем предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка.

Следует отметить, что продолжительность такого отпуска не может быть менее трех календарных дней (ч. 1 ст. 119 ТК РФ).

Для организаций, финансируемых из федерального бюджета, порядок и условия предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем устанавливаются Правительством РФ (ч. 2 ст. 119 ТК РФ).

Постановлением Правительства РФ от 11.12.2002 N 884 утверждены Правила предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в организациях, финансируемых за счет средств федерального бюджета.

Согласно п. 3 указанных Правил продолжительность дополнительного отпуска, предоставляемого работникам с ненормированным рабочим днем, не может быть менее трех календарных дней и зависит от объема работы, степени напряженности труда, возможности работника выполнять свои трудовые функции за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и других условий.

В организациях, финансируемых из бюджета субъекта РФ, порядок и условия предоставления ежегодного дополнительного отдыха устанавливаются органами власти субъекта РФ, а на предприятиях, финансируемых из местного бюджета, - органами местного самоуправления.

Соответственно, в локальном нормативном акте коммерческой организации может быть установлен размер дополнительного отпуска большей продолжительности, чем определено в законе, но при этом должна быть соблюдена его минимальная продолжительность.

6. Суммирование дополнительного и основного отпусков

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ст. 120 ТК РФ). Методика суммирования ежегодных отпусков в календарных днях и отпусков в рабочих днях представлена в письме Минтруда России от 01.02.2002 N 625-ВВ. Порядок действий при этом таков:

- от даты начала ежегодного основного отпуска необходимо отсчитать определенное количество календарных дней;

- от даты, следующей за последним днем отпуска, следует отсчитать соответствующее количество дней дополнительного оплачиваемого отпуска в расчете на шестидневную рабочую неделю;

- полученный период нужно перевести в календарные дни.

Полученное количество календарных дней и будет являться общей продолжительностью ежегодного оплачиваемого отпуска, расчет которого следует производить по правилам, установленным ст. 139 ТК РФ.

7. Издание приказа о предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска

Приказ о предоставлении отпуска издается по унифицированной форме N Т-6 или N Т-6а (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). В приказе указываются номер и дата его составления, табельный номер, ФИО, должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, период работы, за который предоставляется отпуск.

В разделе "Б" формы N Т-6 следует записать - "ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск", а также указать количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится.

Если дополнительный отпуск оформляется вместе с основным, то заполняется также раздел "А" формы N Т-6.

В разделе "В" формы N Т-6 следует указать общее количество дней и даты отпуска (независимо от того, был ли заполнен раздел "А").

Приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. С приказом работника необходимо ознакомить под роспись. Если работник отказывается от подписи, следует оформить соответствующий акт.

8. Составление записки-расчета при предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска

Записка-расчет необходима для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска и составляется заранее, поскольку отпускные должны быть выплачены работнику за три дня до отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Она оформляется по унифицированной форме N Т-60 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). На первом листе указываются номер и дата составления записки-расчета, табельный номер, ФИО, должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, период работы, за который предоставляется отпуск.

Раздел "А" заполняется, если дополнительный отпуск предоставляется вместе с основным.

В разделе "Б" формы N Т-60, кроме названных сведений, указывается код отпуска и основание его предоставления, т.е. реквизиты соответствующего приказа.

В разделе "В" следует отразить общее количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится.

Первую страницу подписывает работник кадровой службы, при этом указывается должность и приводится расшифровка подписи.

Второй лист содержит расчет оплаты отпуска, начислений и удержаний, а также общей суммы к выплате.

При расчете среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период.

В графах 4, 5 указывается количество календарных дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде.

Графа "Количество часов расчетного периода" заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

Второй лист записки-расчета подписывается бухгалтером, при этом необходима расшифровка подписи.

9. Оформление карточки по форме N Т-2 при предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска

В раздел VIII личной карточки работника, оформляемой по форме N Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1), вносится запись о том, что отпуск является ежегодным дополнительным, указываются периоды работы, количество календарных дней, даты начала и окончания, а также основание отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска). С внесенной в личную карточку записью работника знакомить не нужно.

10. Оформление табеля учета рабочего времени при предоставлении ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска

В табеле учета рабочего времени (унифицированные формы N Т-12 и N Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работника нужно отметить путем проставления буквенного кода "ОД" или цифрового - "10".