Возможности системы «е1 Евфрат»
Система «Е1 Евфрат» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации:
Ввод и регистрация документов
Бумажные и электронные документы могут быть автоматически импортированы в систему. Механизм «понимания» документов (поиск в электронном документе реквизитов и данных) и технология Drag&Recog (распознавание реквизитов с отсканированного документа) обеспечивают максимальную автоматизацию ввода и регистрации документов в системе.
Работа с электронными документами
Применяемая схема документооборота обеспечивает хранение документов всех типов в единой базе и предоставляет такие возможности, как пакетный ввод бумажных документов (специальный режим оформления документов, позволяющий создавать однотипные документы для разных складов и контрагентов), автоимпорт и поддержка версионности документов (обзор всех версий(видов) этого типа документа), полнотекстовый поиск, создание аналитических отчетов и многое другое.
Контроль исполнения
Взаимодействие сотрудников в ходе бизнес-процессов поддерживается системой согласований и поручений, гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину. Важный документ не потеряется в ходе согласований. Всегда есть возможность отследить, на какой стадии работы он находится. Время согласования документов сокращается в разы.
Движение документов (технология Workflow)
Реальные бизнес-процессы компании поддерживаются за счет использования концепций WorkFlow (система управления бизнес-процессами) и BPM (Business Performance/Proccess Management - управление эффективностью бизнеса). В визуальном редакторе можно создавать жесткие и гибкие маршруты любой сложности, где блоки схемы и связи представлены в наглядной графической форме. Автоматически выполняются наиболее стандартизированные операции: регистрация документов, присоединение файлов, запуск документов по типовым маршрутам, создание связей между документами, формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам.
Рассылка документов
Автоматическая рассылка документов по адресам электронной почты позволяет избавиться от рутинных процессов, на которые тратится значительная часть рабочего времени. Вы можете настроить уведомления на все возможные случаи для разных типов пользователей.
Хранение документов
Система позволяет создать единый электронный архив документов практически неограниченного объема и эффективно управлять им. Поддержка версионности позволяет вести всю историю изменений документа, не упустив ни малейшей детали. Благодаря средствам оперативного поиска вы сможете найти нужный документ за секунды, а система автоматического резервного копирования позволит надежно сохранять базу документов.
Внутренняя почта
Система позволяет осуществлять внутреннюю переписку между сотрудниками с использованием встроенного почтового клиента, обладающего всеми функциями стандартных почтовиков. Таким образом, пользователи могут обмениваться всеми типами информации в рамках единой системы.
Электронный документооборот
На все типы документов в системе формируется электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа. Электронные документы в системе могут быть созданы ранее или в процессе текущей работы в каком-либо редакторе (текстовом или графическом) и прикреплены к РКК. К одной РКК может быть прикреплено сколько угодно много электронных документов разных форматов. При регистрации каждому документу в системе присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в организации стандартами и формируется РКК документа.
В базовый комплект поставки Е1 входят пять форм РКК для регистрации следующих типов документов:
входящие документы;
исходящие документы;
внутренние документы;
договоры;
служебные записки.
«Е1 Евфрат» позволяет регистрировать документы, полученные по электронной почте, созданные в MS Word и MS Excel, а также в аналогичных приложениях Open Office или из Проводника MS Windows, используя соответствующую кнопку на панели инструментов указанных приложений. Регистрируемые документы распределяются по потокам, отражающим номенклатуру дел организации, например, входящие документы, исходящие, приказы, договоры и т.д.
Администратор системы имеет право корректировать их (создавать/удалять, давать название, регулировать текущее значение счетчиков, состав реквизитов, значения словарей и справочников).
В РК можно устанавливать связки с другими документами из любых потоков: если вы зарегистрировали входящий документ, отработали его, то на его основании можно зарегистрировать исходящий.
К РК могут быть присоединены файлы любых форматов: это может быть текст электронного документа, изображение, график, диаграмма, аудио- и видеоматериал.
Поддержка электронно-бумажного документооборота в «Е1 Евфрат» позволяет использовать бумажные документы только тогда и там, где это действительно необходимо. Например, при подготовке к аудиторской проверке компании все электронные документы без усилий могут быть переведены в бумажные копии.
Управление договорами
Система Е1 Евфрат поддерживается весь жизненный цикл работы с договорами (подготовка проекта, согласование, регистрация, исполнение, хранение, версионность), что позволяет значительно ускорить бизнес-процессы организации и систематизировать договорную деятельность. Автоматизация договорной деятельности с помощью системы электронного документооборота Е1 Евфрат позволяет в значительной степени снизить время подготовки и согласования договоров, свести к минимуму количество спорных ситуаций и штрафов, а также создать единое упорядоченное хранилище договоров.
Работа с финансовыми документами
Благодаря системе «Е1 Евфрат» вы сможете автоматизировать процесс согласования оплаты счетов и выдачи поручений на их оплату, а также реализовать систему автоматических напоминаний о необходимости получения от контрагента (контрагент – одна из сторон договора) закрывающих документов сотрудникам, инициировавшим оплату.
Работа с первичными бухгалтерскими документами.
Автоматизация процессов согласование оплат.
Возможность создания различных маршрутов согласования для различных типов счетов.
Возможность интеграции с 1С: Предприятие 7.7 и 8.0.
Интеграция справочников контрагентов для 1С.
Вызов документов, зарегистрированных в «Е1 Евфрат» непосредственно из пользовательского интерфейса 1С (в рамках проектного решения).
Открытый API для интеграции с учетными системами.
Электронный архив
В системе электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «Е1 Евфрат» реализован весь необходимый функционал для организации электронного архива (в том числе и в соответствии с требованиями ГОСТ). «Е1 Евфрат» обеспечивает ведение единой базы данных, исключающей дублирование документов и информации. Это позволяет экономить время как на регистрации и копировании документов, так и на их транспортировке между удаленными структурными подразделениями.
Зарегистрированные в СЭД «Е1 Евфрат» документы попадают в оперативный архив, из которого их можно быстро извлечь средствами поиска.
После завершения работы над документом и/или снятия его с контроля он может быть списан на долговременное хранение в раздел архивных документов. Хранение документов осуществляется в папках (делах) с учетом установленных сроков хранения. При этом возможна установка связи между архивными документами и документами, находящимися в оперативном документообороте, обеспечивается сквозной поиск как по оперативной базе, так и по архивной.
Возможности
Создание единой базы электронных документов любых форматов (*.doc, *.xls, *.pdf, *.tif, *.jpeg, *.wav и т. д.) в соответствии с регламентами и классификацией, принятыми в организации;
Ввод бумажных (с помощью встроенных средств сканирования) и электронных документов, том числе в автоматическом режиме (функция «Автоимпорт документов»);
Поддержка коллективной работы с документами: версионность, назначение заданий и т.д.;
Оперативный доступ к документам, в том числе с использованием полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка;
Создание отчетов и аналитических справок;
Обеспечение информационной безопасности путем разграничения прав доступа, протоколирования действий пользователей, применения ЭЦП и криптографического шифрования, а также автоматического резервного копирования базы документов.
Работа с клиентами
Система позволяет создать единую базу организаций и контактных лиц, при помощи которой можно вести взаимодействие с клиентами.
Ведение базы клиентов с возможностью осуществления различных видов поиска.
Автоматическая загрузка новых клиентов из внешних приложений и баз данных.
Возможность автоматического и ручного распределения новых клиентов по менеджерам;
Отдельный поток «Работы» для создания задач по взаимодействию с клиентом;
Модуль «Планировщик задач» с удобным календарем и системой напоминаний;
Возможность заводить новые задачи и отчитываться об их исполнении непосредственно из планировщика задач;
Фиксация действий менеджеров (звонки, письма, встречи, мероприятия);
Построение отчетов по работе отдела продаж в целом и по работе конкретных менеджеров;
Удобная система обработки новых обращений.
Генератор отчетов
Отчет формируется в соответствии с заданной отчетной формой и содержит краткие сведения о документах или поручениях. Отчетная форма определяет внешний вид отчета и составляющих его элементов. Формы отчетов, а также их вид и количество, могут быть изменены самим пользователем с помощью генератора отчетов.
Возможности
Разработка и редактирование отчетных форм, используемых при работе с системой;
Импорт и экспорт отчетных форм;
Создание структуры папок для удобства работы с отчетными формами;
Создание отчетов с предварительным заданием параметров формирования;
Использование в макетах отчетов вычисляемых переменных и арифметических операций;
Возможность использования графических объектов и диаграмм;
Возможность задания сортировки данных внутри отчетных форм.
Автообработка документов
С помощью функции автообработки документов можно автоматизировать не требующие вмешательства человека операции.
Регистрация документа в указанном потоке;
Автоматическая постановка документа на маршрут;
Автоматическая постановка на контроль исполнения;
«Понимание» текстовых документов форматов doc и docx по заранее настроенным шаблонам;
Отправка письма по электронной почте по заранее настроенному шаблону;
Отправка письма по внутренней почте;
Выполнение поискового запроса с использованием в качестве параметров реквизитов регистрационно-контрольной карточки (РКК) документа;
Создание файлов Microsoft Word по заранее настроенному шаблону;
Создание связи между документами (указание связанных документов);
Создание подпоручений и дочерних согласований;
Присоединение файлов к любому документу комплекса;
Автоматическое снятие документов с контроля.