Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
зарипов.docx
Скачиваний:
10
Добавлен:
10.02.2015
Размер:
42.22 Кб
Скачать

2.3.2 Унификация организационных документов

Унификация организационных документов направлена на их сокращение и приведение к единообразию (имеется в виду единообразное размещение показателей на формах, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах). Сокращение достигается путем исключения документов, не имеющих существенного значения, и дублируемых показателей.

Унификация форм документов осуществляется на основе единой графической модели их построения-формуляра-образца.

С 1987 года введен ГОСТ 6.10.5-87, который может рассматриваться как основа для проектирования формуляров-образцов на единых методологических принципах.

Унификация формы и содержания документов проводится с первых лет образования Советского государства с целью совершенствования процессов управления и технологии их выполнения управленческим аппаратом. Как общегосударственная проблема унификации документов осуществляется с 1971 года. Во исполнение специального постановления правительства с этого времени стали разрабатываться унифицированные системы документации (УСД), внедрение которых наряду с общесоюзными классификаторами ТЭИ должно способствовать стандартизации информационного обеспечения процессов управления народным хозяйством.

2.3.3 Эффективность рациональной системы организационной

документации

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений и построен на оперативной работе с организационными документами, в которых она фиксируется. Поэтому организационно-документационное обеспечение управления любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Поскольку организационно-документальное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой, а именно: структурным подразделением. Им может быть управление, департамент, отдел, сектор, группа и т.д. В небольших учреждениях, фирмах, где объём обрабатываемых документов невелик и создание специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой делопроизводства, возлагают на секретаря-референта.

Служба делопроизводства, как самостоятельное структурное подразделение, занимающееся организационной документацией, возглавляется руководителем, который в свою очередь подчиняется непосредственно руководителю организации. Объединение делопроизводственной службы с другими подразделениями, например, вхождение этой службы в административно-хозяйственный отдел, является грубой ошибкой.

Основными задачами такой службы является постановка и ведение организационно-документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований. На службу делопроизводства обычно возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства (организационно-документационного обеспечения управления) в организации, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением).

Это достигается разработкой соответствующего пакета организационных и нормативно-методических документов.

Рациональная организация постановки делопроизводства начинается с определения организационно-правового положения службы, её структуры, функций, прав и обязанностей всех, кто занимается документационным обеспечением. Для этого следует разработать организационно-правовые документы: положение о службе делопроизводства и должностные инструкции на каждого работника, занимающегося делопроизводственным обслуживанием, инструкцию по организации делопроизводства.

Без грамотной постановки делопроизводства на предприятии, эффективная деятельность становится невозможной. Подразделения погрязают в бумагах. Отсутствует возможность грамотно планировать работу, т.к. нет четкости в доведении организационной документации до сотрудников компании. Незнание норм времени на выполняемые виды работ не позволяет правильно распределять работу и планировать рабочий день.

Таким образом, организуя делопроизводство у себя в фирме, учреждении, на предприятии необходимо помнить, что качественная постановка делопроизводства требует профессиональных знаний.

Заключение

Для того чтобы достичь успеха, каждая организация должна много времени отводить изучению, анализу и составлению различной документации. Особенно большие трудности возникают, как правило, при разработке организационных документов, что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей. Устранение потерь времени в процессах составления и использования организационных документов требует разумного сочетания формализации и творчества, а это, по мнению авторов, требует, с одной стороны, ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой - формулирование и систематизация общих правил и норм составления основных организационных документов.

Подводя итог курсовой работы, сделаем следующие выводы:

  1. Процесс управления организацией включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Здесь особую роль играет организационная документация.

  2. Организационные документы могут быть достаточно разнообразными. Это могут быть уставы, положения, правила, инструкции.

  3. Для того чтобы организационный документ приобрёл юридическую силу, его необходимо правильно оформить: необходимо включить в него все необходимые реквизиты.

  4. Организационные документы - это очень специфические документы, имеющие множество особенностей. Например, индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные - руководителями предприятий и организаций.

  5. Можно выделить следующие стадии подготовки организационного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание.

  6. Обязательность организационного и других видов документирования информации сегодня определена Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации». В нём указано: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Таким образом, организационные документы - это один из самых сложных и важных видов документации. Ведь они включают комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия.

Список источников и использованной литературы

1. Гражданский Кодекс Российской Федерации. - М.: Маркетинг, 2001.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.

3. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.83 №105).

  1. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., 1994.

  2. ГОСТ Р 6.30-97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт России, 1997.

  3. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами: учебник. - М.: ИНФРА-М, 1998.

  4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999.

Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.

Оставленные комментарии видны всем.