3.1.3. Изучение документации

Изучение документации составляет фундамент аудитов системы менеджмента, поскольку в ходе проведения анализируется соответствие документированной системы менеджмента требованиям стандарта и выполнение ее положений.

Анализ документации осуществляют путем проверки соответствия документированных процедур, используемых на рабочих местах, тем, которые официально установлены в системе менеджмента.

Например, на заводе имеется 47 экземпляров документированной процедуры по процессу «Управление документацией»; в цехе № 13 должен быть экземпляр этой процедуры с определенным номером. При посещении этого цеха необходимо проверить номер имеющейся документированной процедуры (не исключено, что на рабочем месте экземпляр документированной процедуры потерян, а на время проверки взят из другого цеха); при внутренней проверке надо проверять не только наличие документов, но и их регистрационные номера в соответствии с внутренним реестром рассылки.

В рамках аудитов всех типов изучение различных видов документации, также как анализ данных и записей, служат для выявления проблем в планировании и осуществлении деятельности, координации и обмене информацией, а также для выявления прошлых проблем организации (в целях анализа результативности предпринятых корректирующих и предупреждающих мер, масштаба имевшего место воздействия на окружающую среду).

3.1.4. Наблюдение деятельности

Наблюдение деятельности позволяет независимо оценить выполнение установленных требований, адекватность усилий организации по контролю экологических аспектов; оценить масштаб имеющего место воздействия на окружающую среду и здоровье персонала.

Свидетельства аудита должны быть оценены с точки зрения критериев аудитадля формирования наблюдений аудита. Должен быть подведен итогсоответствия критериям аудитас указанием подразделений, функций и процессов, которые были проверены в ходе аудита.

Наблюдение за деятельностью необходимо для того, чтобы сформулировать результаты оценки соответствия или несоответствия установленным требованиям в виде заполненных форм регистрации несоответствий или уведомлений.

Наблюдения аудита могут указывать либо на соответствие, либо на несоответствие критериям аудита. Если это было определено целями аудита, наблюдения могут указывать на возможности для улучшения. При необходимости, аудиторская группа должна собираться для анализа наблюдений аудита на соответствующих этапах в процессе аудита.

Если это предусмотрено планом, то отдельные наблюдения аудита о соответствии и их свидетельства также должны протоколироваться. Несоответствия и подтверждающие их свидетельства аудита должны регистрироваться. Несоответствия могут быть классифицированы. Они должны анализироваться совместно с представителем проверяемой организации для получения подтверждения того, что свидетельства аудита точны и несоответствия поняты.

Должно быть сделано все возможное для преодоления любых разногласий относительно мнений, свидетельств и/или наблюдений аудита, нерешенные вопросы должны протоколироваться.

3.1.5. Интервьюирование

Интервьюирование позволяет проанализировать знание и выполнение персоналом установленных требований, готовность к действиям в нештатных ситуациях, адекватность и полноту системы управления и применяющихся подходов, в том числе к мотивации, обучению и обмену информацией. Метод интервьюирования используется на протяжении всей программы экологического аудирования, и связан он с непосредственными контактами аудиторов и представителей предприятия.

Опрос (интервью) является одним из важных средств сбора информации и должен проводиться с учетом ситуации и характера собеседника. При этом аудитор должен учитывать ряд особенностей:

• опрос (интервью), должен проводиться в подразделениях с лицами, выполняющими работы или решающими задачи в пределах области аудита;

• опрос должен проводиться в обычное рабочее время и, по возможности, на обычном рабочем месте собеседника;

• должно быть сделано все возможное, чтобы как до, так и во время опроса собеседник не чувствовал себя скованно;

• должна быть разъяснена причина проведения опроса и каждая сделанная запись;

• опрос может начинаться с просьбы к собеседнику описать свою работу;

• следует избегать вопросов, содержащих ответ (наводящих вопросов);

• результаты опроса должны быть обобщены и проанализированы совместно с собеседником;

• после опроса следует поблагодарить собеседника за участие и сотрудничество.

На этапе планирования программы аудиторские протоколы заполняются со слов представителей природоохранной службы (интервью работников органов экологического контроля); интервьюирование активно используется аудиторами при проведении «обзорных туров» по территории предприятия (интервью непосредственных участников тех или иных событий, работников различных производственных служб т. д.). Так как много интересующей аудиторов информации может быть не зафиксировано документально, то для уточнения исходных данных аудирования и формирования собственных аудиторских оценок также может быть использован метод интервьюирования. Для проведения различных интервью аудиторами могут быть составлены специальные вопросники.

Предварительный вопросник (questionnaire) обычно включает лишь вопросы, позволяющие собрать общую предварительную информацию по основным объектам аудита. Такой вопросник, помимо проблемно-ориентированных вопросов, как правило, включает перечень документации, которая потребуется аудиторам в процессе работы на предприятии, а также предварительный список персонала, чье интервьюирование может быть целесообразным.

Аудиторы должны стремиться разумно использовать метод интервью, не отрывая чрезмерно персонал предприятия от работы. Преимущество отдается интервью на рабочем месте; при этом следует задавать простые вопросы в корректной, но не жесткой форме, предпочтительно – требующие развернутого ответа («открытые вопросы»), а не «закрытые», требующие только ответа «да» или «нет».

Аудитор не должен комментировать правильность или неправильность ответов и действий, но может попросить пояснить причины, по которым осуществляются те или иные действия. По окончании беседы целесообразно повторить услышанное (и записанное) так, чтобы убедиться в том, что запись действительно является свидетельством аудита, а не фиксацией ошибочного впечатления аудитора.

Аудитор должен направлять ход интервью в те области, которые связаны со стоящими перед ним задачами. Проведение опроса вызывает напряжение как у человека, задающего вопросы (аудитора), так и у отвечающего на них. Для того чтобы минимизировать влияние стресса и повысить объективность результатов интервью, необходимо установить взаимопонимание между участвующими в нем сторонами.

Для внешнего аудитора при этом важно иметь представление о структуре системы менеджмента организации и области ответственности интервьюируемого сотрудника. Аудитор и его деятельность также должны быть адекватно представлены интервьюируемому сопровождающим лицом. В соответствии с задачами аудита может проводиться интервью заинтересованных сторон, например, специалистов контролирующих органов в области охраны окружающей среды.