857

3.8. Подготовка, утверждение и рассылка

ОТЧЕТА ПО АУДИТУ

Подготовка отчета по аудиту

Руководитель группы несет ответственность за подготовку и содержание отчета по аудиту.

Отчет по аудиту должен содержать полную, точную и понятную запись.

В него должны быть включены следующие сведения (или сделана ссылка на них):

а) цели аудита; б) область аудита, в частности идентификация организаци­

онных и функциональных единиц или процессов; в) идентификация клиента; г) идентификация членов группы;

д) даты и места проведение аудита «на месте»; е) критерии аудита; ж) наблюдения; з) заключения.

Отчет по аудиту должен также включать следующее (или ссылку на указанное далее):

и) план аудита; к) список представителей проверяемой организации;

л) итоги аудита, включая любые препятствия при его проведении;

м) подтверждение достижения целей аудита в пределах области аудита и в соответствии с его планом;

н) области, не охваченные аудитом, но входящие в его сферу;

о) неразрешенные проблемы между группой по аудиту и проверяемой организацией;

п) рекомендации, направленные на улучшение ситуации, если это предусмотрено целями аудита;

р) согласованные планы последующих аудитов; с) сообщения о конфиденциальности сведений; т) список рассылки отчета по аудиту.

Утверждение и рассылка отчета Отчет по аудиту должен быть оформлен в согласованные

сроки. Если это невозможно, то о причинах отсрочки необходи­ мо сообщить клиенту и согласовать новые даты.

Отчет по аудиту должен быть датирован, проанализиро­ ван, утвержден в соответствии с процедурами программы ауди­ та. Отчет рассылается получателям, указанным клиентом.

Отчет по аудиту является собственностью клиента, и конфиденциальность должна строго соблюдаться группой по аудиту и всеми получателями.

3.9. Завершение аудита

Хранение документов Документы, имеющие отношение к аудиту, должны хра­

ниться или изыматься в соответствии с процедурами програм­ мы аудита, соглашением между сторонами и контрактными требованиями.

Окончание аудита Аудит завершается, когда работа, предусмотренная планом,

закончена и утвержденный отчет по аудиту разослан.

Проведение последующих аудитов В заключении аудита может содержаться указание на

выполнение корректирующих, предупреждающих действий и действий по улучшению (при необходимости).

Завершение и результативность корректирующих действий проверяются согласно соответствующей процедуре. Эта верифи­ кация может быть частью последующего аудита.

Классификация несоответствий

♦Основана на влиянии на систему.

♦Не учитывает влияние на качество продукции, загряз­ нения окружающей среды, травматизм.

♦Не учитывает финансовые показатели.

Существенное несоответствие

♦Не учитывается требование стандарта или другого кри­ терия аудита.

♦Требование не выполняется систематически.

Несущественное несоответствие

Однократное отклонение от требований QMS, EMS, OHMS. Несущественное несоответствие может иметь неблаго­ приятные последствия для системы менеджмента или финан­

совых показателей!

Сценарий 1 (рис. 4.1)

Рассмотрим производство - отдел оптики W-4. Утренняя смена.

- 4 работника из 18 не имеют на голове защитных нейло­ новых шапочек. Средства защиты можно получить на входе.

-Согласно WI4-01, пункту 6, необходимо, чтобы все ра­ ботники при входе в W-4 надевали защитные нейлоновые ша­ почки. С инструкцией можно ознакомиться на входе.

Сценарий 2 (рис. 4.2)

Рассматривается производствообработка тонколисто­ вых металлов. Участок W-6.

Установка КТ 1 0 - контроль размеров по чертежам ТТ-100-01, ТТ-100-02 (утвержденным для производства). На чертежах указаны только номинальные размеры. Отсутствуют допуски. Сверка с отделом проектирования по допускам не проводится.

Сценарий 3 (рис. 4.3)

Отдел обслуживания, утренняя смена.

Баллон с ацетиленом доставлен, но хранится на небезо­ пасной территории.

WI4-01 (пункт 6) требует, чтобы после доставки все огне­ опасные газы хранились в безопасном месте.

Подразделения: Отдел обслуживания

Отчет об отклонениях Н»: 3

Норма /свод правил: Процесс: Элемент: ИСО 14001, 4.4.6

Описание отклонения:

Во время утренней смены АЦЕТИЛЕН был оставлен на небезопасной территории.

WI4-01, пункт 6, требует, чтобы огнеопасные газы хранились в безопасном месте.

Отклонение установленное не осиоое протоколе H i : 1

Причины отклонения:

Рис. 4.3. Форма регистрации несоответствия по сценарию 3

Сценарий 4 (рис. 4.4)

При проведении 20.05.02 аудита СУОС нефтеперерабаты­ вающей компании 0MV представитель системы экологического менеджмента не представил целевые и плановые экологические показатели компании на 2002 г.

Процедура № ИК-ИК (п. 2.4.5) требует, чтобы компания документально оформляла свои целевые показатели ежегодно, в срок до 15.01.

подразделамив: Представитель СУОС

Описание отклонения:

В компании не установлены документированные целевые и плановые экологические показатели на 2002 г.

Процедура № ИК-ИК (п.2.4.5) требует, чтобы компания документально оформляла свои целевые показатели ежегодно, в срок до 15.01.

Отклонение установленное на ооюее протокола И» : 1

Рис. 4.4. Форма регистрации несоответствия по сценарию 4

Требование профессиональной осторожности к аудиторам может быть выполнено с учетом следующих рекомендаций к действию:

Внимание!

♦Не делайте скоропалительных выводов!

♦Не судите по первому впечатлению!

♦Убедитесь, что у вас достаточно доказательств!

♦Убедитесь, что доказательства объективны!

♦Если сомневаетесь, изучите ситуацию!

♦Определите направление дальнейшего изучения.

Пример ведения заметок

Производство - лакокрасочное.

Манометр № 017на приборе нет информации о калиб­ ровке.

Проверить: назначение. Влияет ли на качество, окружаю­ щую среду, промышленную безопасность?

Нужна ли калибровка?

Производилась ли калибровка? Если «да», посмотри записи. Почему на приборе нет информации?

Проверить процедуру.

Корректирующее действие

Действие, предпринятое для устранения причин выявлен­ ного несоответствия или другой нежелательной ситуации.

Устраняйте не только симптомы! Ликвидируйте причину! Действия аудитора и проверяемого представлены схема­

тично на рис. 4.5.

Рис. 4.5. Схема действий аудитора и проверяемого

На практике встречаются бланки регистрации несоответ­ ствий - рис. 4.6 (бланк запроса на корректирующее действие), состоящие из 4 частей. Отличие состоит в последней части, в которой предлагается оценить эффективность корректирую­ щего действия.