Организационно-технологическая документация ГПНТБ СО РАН. Система фондов
.pdf2.3. Основными источниками комплектования являются:
—обязательный экземпляр печатных изданий РФ, получаемый из РКП;
—подписка на издания ФИПС, ВНИИКИ, РосНИИПМ, ВНИКИ МВЭС РФ и другие ЦООНТИ;
—приобретение зарубежных изданий за валюту, международный книго-
обмен.
2.4. Патентный фонд комплектуется документацией по всем рубрикам МПК, нормативно-техническая документация — по всем рубрикам "Общероссийского классификатора стандартов".
3.Структура и организация фондов
3.1.В фондах собираются:
—патентная документация РФ, промышленно развитых зарубежных
стран;
—действующая нормативная документация по стандартизации независимо от года ее издания; замененные и отмененные документы по стандартизации переводятся в пассивный фонд (архив) на 10 лет;
—промышленные каталоги на бумажном носителе, изданные в последние 10 лет, на микрофишах — 10 лет, считая текущий год;
—классификаторы технико-экономической информации;
—инструктивно-методические материалы по вопросам изобретательства, рационализации, стандартизации, метрологии, нормативно-методическая литература по изучению деятельности иностранных фирм по проведению конъюнктурных исследований;
—различные виды источников деловой информации (см. Профиль комплектования фонда ЦКО:ПКИ).
3.2. Постоянному хранению подлежат:
—описания изобретений к патентам.
3.3. Временному хранению подлежат:
—действующая нормативно-техническая документация;
—последние издания прейскурантов, промышленных каталогов;
—инструкции по монтажу и эксплуатации машин и приборов;
—промышленные каталоги на микрофишах;
—обзорная и реферативная информация по стандартизации;
—проспекты и рекламные издания;
—экспресс-информация.
3.4.По истечении установленных сроков хранения в зале патентные издания передаются в фонд ЦКО:ХФ, другие источники НТТД и ДИ, утратившие информационную ценность, подлежат исключению из фонда.
3.5.Издания ККИ в зависимости от вида, содержания и информационного спроса имеют различные сроки хранения (см. Инструкцию по исключению изданий из фонда ККИ).
31
3.6.Фонды НТТД и ДИ сосредоточены в трех структурных подразделениях:
— описания изобретений и патентная периодика (чит. зал № 7);
— нормативно-техническая документация (чит. зал № 9);
— конъюнктурная информация.
3.7.Расстановка фондов в каждом структурном подразделении различна:
3.7.1.Описания изобретений Российской Федерации расставляются по
классификационным рубрикам МКИ и номерам документов;
3.7.2.Патентная периодика расставляется по странам в нумерационнохронологическом порядке;
3.7.3.Нормативно-техническая документация расставляется по категориям документов:
— промышленные каталоги на бумажном носителе расставляются в систематическом порядке по ББК, на микрофишах — в нумерационнохронологическом порядке;
—технико-экономические нормы и нормативы, научная документация по строительству, методическая и учебная литература по стандартизации — по ББК;
—нормативная документация по стандартизации — в нумерационном порядке;
—инструкции по монтажу и эксплуатации машин, приборов и оборудования расставляются в порядке алфавита названий и марок машин, приборов и оборудования.
3.7.4. Источники деловой информации расставляются в зависимости от вида литературы:
—фирменные справочники — в алфавитно-страновом порядке;
—книги — в систематическом порядке по ББК;
—периодические и продолжающиеся издания и газеты — в алфавитнохронологическом порядке;
—экспресс-информация — в алфавитно-отраслевом порядке, внутри отрасли — алфавитная расстановка серий, внутри серий — нумерационная расстановка.
3.8. Наиболее используемая часть фондов патентной (периодические издания) и нормативно-технической (бюллетени НПК и микрофиши) документации выделена в открытый доступ.
4.Использование фондов
4.1.Фонды НТТД и ДИ используются учеными и специалистами НИИ СО РАН, предприятий, организаций и фирм для проведения патентноконъюнктурных и маркетинговых исследований; в справочно-информацион- ной работе отдела.
4.2.Издания выдаются читателям и абонентам для работы в специализированных читальных залах, на выставки, ночной абонемент, на копирование
ипо МБА.
4.3.Издания коммерческого характера выдаче на копирование, ночной абонемент и по МБА не подлежат.
32
5.Информация о фондах
5.1.Фонды НТТД и ДИ (за исключением описаний изобретений) отражаются в общебиблиотечных каталогах.
5.2.Фонды раскрываются также через каталоги и картотеки ЦКО:ПКИ:
— алфавитный каталог нормативно-технической документации;
— алфавитный каталог литературы по изобретательству и патентоведению;
— алфавитный каталог книг к фонду ККИ;
— алфавитно-географический каталог на фонд фирменных справочников;
— предметный каталог нормативно-технической документации;
— предметный каталог нормативной документации по стандартизации;
— предметный каталог источников конъюнктурной информации;
— нумерационный каталог нормативной документации по стандартизации;
— нумерационный каталог описаний изобретений;
— регистрационные картотеки периодических изданий;
— картотеку по вопросам изобретательской, рационализаторской
ипатентно-лицензионной работы;
—справочные картотеки к патентному фонду ГПНТБ СО РАН;
—электронные картотеки ККИ.
5.3. Информирование о фондах осуществляется также посредством проведения мероприятий по их пропаганде.
6.Управление фондами
6.1.Управление фондами регламентируется Уставом ГПНТБ СО РАН, Положением о системе фондов ГПНТБ СО РАН, Положением о центре комплексного обслуживания: патентно-конъюнктурная информация, ТТПК ГПНТБ СО РАН, технологическими инструкциями Библиотеки и ЦКО:ПКИ.
6.2.Методическое руководство осуществляется советом по формированию фондов, комиссией по справочно-библиографическому аппарату, отделами комплектования, методическим советом ЦКО:ПКИ, методическими рекомендациями ВПТБ, ВНИИПИ, ВНИИКИ, ВНИКИ МВЭС РФ, РосНИИПМ.
6.3.Общее организационное руководство осуществляется дирекцией ГПНТБ СО РАН.
6.4.Взаимоотношение с отделами-смежниками в процессе формирования фондов регулируется объединенными методическими советами, методическими комиссиями (постоянными или временными) с определенным целевым назначением.
6.5.Управленческие решения оформляются в виде приказов, распоряжений, постановлений, положений, инструкций и т.д.
6.6.Административное руководство формированием, учетом, организацией, размещением, функционированием и сохранностью фондов ЦКО:ПКИ осуществляется руководителем ЦКО:ПКИ.
33
6.7. Непосредственное руководство формированием, учетом, организацией, размещением, функционированием и сохранностью фондов подразделений ЦКО:ПКИ осуществляют руководители структурных подразделений.
ПОЛОЖЕНИЕ О ФОНДЕ ИЗДАНИЙ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
1.Общие положения
1.1.Фонд документов и изданий ограниченного распространения являет-
ся специализированной частью действующего фонда Библиотеки, входит
всостав ЦКО:ХФ.
1.2.Фонд содержит диссертации, защищенные в диссертационных советах СО РАН, а также другие виды и типы изданий, на которые налагаются ограничения в распространении в связи с содержащимися в них сведениями.
Примечание. К сведениям ограниченного распространения относятся несекретные сведения, предусмотренные перечнями сведений министерств и ведомств, не подлежащих опубликованию в открытой печати, передачах по радио и телевидению.
2.Комплектование фонда
2.1.Фонд изданий ограниченного распространения комплектуется централизованно отделом комплектования отечественной литературой.
2.2.Фонд учитывается по актовой системе и регистрируется в книге движения фонда.
3.Структура и организация фонда
3.1.Фонд изданий ограниченного распространения является многоотраслевым и включает в себя книги, журналы, продолжающиеся издания, патентные документы, диссертации и авторефераты диссертаций, сборники и труды научных учреждений, библиографические издания, отчеты НИР и другие виды документов.
3.2.Структура фонда определяется порядком обращения и хранения документов, дел и изданий, содержащих сведения, открытое распространение которых может нанести вред как государству в целом, так и физическим лицам.
3.3.Для организации фонда используется хронологическо-нумерационная система расстановки.
4.Использование фонда
4.1.Фонд документов и изданий ограниченного распространения используется исследователями и специалистами в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 в специализированном читальном зале (чит. зал № 12) при наличии письменного запроса
34
тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.
4.2. Документы и издания ограниченного распространения не подлежат выносу из зала, не выдаются на ночной и индивидуальный абонементы. Снятие копий с документов и изданий ограниченного распространения производится только на основании письменных запросов по разрешению организации, подготовившей эти документы или издания.
Примечание. Издания "Для служебного пользования" с разрешения руководителя организации могут выдаваться по МБА на основании письменных запросов руководителей организаций, которым эти материалы требуются.
5.Информация о фонде
5.1.Фонд документов и изданий ограниченного распространения отражается в следующих каталогах и картотеках:
— генеральном алфавитном каталоге;
— в алфавитном и систематическом каталогах читального зала № 12;
— СВТЛ — в нумерационной картотеке читального зала № 12;
— диссертации — в алфавитной картотеке читального зала № 12;
— поступление изданий за текущий год — в картотеке новых поступлений зала.
6.Управление фондом
6.1. Управление фондом регламентируется правительственными и ведомственными инструкциями и распоряжениями о порядке учета, обращения и хранения документов, дел и изданий, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения; Уставом ГПНТБ СО РАН; Положением
оЦКО:ХФ; технологическими инструкциями Библиотеки и подразделения.
6.2.Общее организационное руководство осуществляется дирекцией ГПНТБ СО РАН.
6.3.Методическое руководство фондом осуществляется советом по формированию фондов, комиссией по сохранности фондов, научно-методическим советом ЦКО:ХФ.
6.4.Административное руководство формированием, учетом, организацией, размещением, функционированием и сохранностью фонда документов и изданий ограниченного распространения осуществляет руководитель подразделения ЦКО:ХФ.
6.5.Непосредственное руководство фондом осуществляет заведующий читальным залом № 12.
35
3. ОБМЕННО-РЕЗЕРВНЫЕ ФОНДЫ
ПОЛОЖЕНИЕ О РЕЗЕРВНОМ ФОНДЕ
1.Общие положения
1.1.Резервный фонд ГПНТБ СО РАН является составной частью обмен- но-резервных фондов Библиотеки.
1.2.Резервный фонд создается в целях формирования вновь создаваемых библиотек НИИ СО РАН, докомплектования отдельных тематических разделов фондов библиотек при расширении НИР в НИИ, для пополнения утраченных в процессе обслуживания читателей ГПНТБ СО РАН частоспрашиваемых изданий.
1.3.Резервный фонд является дублетным по отношению к действующим фондам библиотеки. Он состоит на балансе отдела комплектования отечественной литературой (ОКОЛ).
2.Комплектование фонда
2.1.Резервный фонд комплектуется централизованно отделом комплектования отечественной литературой изданиями с учетом перспектив развития научных исследований в Сибирском отделении Российской академии наук. При комплектовании этого фонда используются все основные источники.
2.2.Первичный отбор для комплектования фонда отечественных изданий
ивторичный отбор отечественных изданий в целях исключения изданий из резервного фонда производятся комплектаторами сектора заказа и распределения ОКОЛ.
2.3.Экземплярность изданий, находящихся в резервном фонде Библиотеки, составляет от одной до трех единиц. В отдельных случаях экземплярность может быть увеличена.
2.4.Издания в фонде учитываются суммарно.
3.Структура и организация фонда
3.1.Резервный фонд является универсальным по своему составу, но наиболее полно в нем представлен раздел естественно-научной тематики.
3.2.Фонд включает книги, продолжающиеся издания и журналы на русском языке. Предпочтение отдается монографиям, энциклопедиям, справочным изданиям.
3.3.Резервный фонд состоит из следующих частей:
—фонда книг и продолжающихся изданий;
—фонда журналов.
3.4. В резервном фонде используются следующие системы расстановок:
—порядковая — для книг;
—алфавитно-хронологическая — для журналов.
36
3.5. Срок хранения издания определяется перспективным планом развития НИИ СО РАН. Редактирование фонда проводится один раз в пять лет. Отобранные издания из резервного фонда передаются в обменный фонд для перераспределения.
4. Использование фонда
4.1. Резервный фонд используется:
— для формирования ретроспективной части фондов библиотек во вновь открываемых НИИ СО РАН;
— для создания отдельных тематических разделов фонда в действующих библиотеках при расширении или изменении тематики НИР в НИИ СО РАН;
— для докомплектования фондов ГПНТБ СО РАН и библиотек НИИ СО РАН.
5. Информация о фонде
5.1. Резервный фонд отражается в картотеках:
— алфавитной картотеке книг и продолжающихся изданий;
— систематической картотеке книг и продолжающихся изданий;
— регистрационной картотеке журналов.
5.2. Описание изданий, поступающих в резервный фонд, обеспечивается ЦНОД в централизованном порядке. В отдельных случаях библиографические описания составляются сотрудниками сектора ОРФ в соответствии с ГОСТ 7.80—2000 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Заголовок. Общие требования и правила составления" и включают только обязательные элементы описания.
6.Управление фондом
6.1.Управление фондом регламентируется Уставом ГПНТБ СО РАН, Положением о системе фондов ГПНТБ СО РАН, технологическими инструкциями Библиотеки и отдела.
6.2.Общее организационное руководство фондом осуществляется дирекцией ГПНТБ СО РАН.
6.3.Методическое управление осуществляется советом по формированию фондов, комиссией по сохранности фондов и научно-методическим советом отдела.
6.4.Административное руководство формированием, учетом, организацией, размещением, функционированием и сохранностью фонда осуществляет заведующий отделом комплектования отечественной литературой, в ведении которого находится сектор.
6.5.Непосредственное руководство фондом осуществляет руководитель сектора обменно-резервного фонда.
37
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОБМЕННОМ ФОНДЕ
1.Общие положения
1.1.Обменный фонд ГПНТБ СО РАН является составной частью обмен- но-резервного фонда Библиотеки.
1.2.Обменный фонд предназначен для книгообмена и перераспределения дублетных экземпляров изданий, не потерявших информационной и научной ценности.
1.3.Основное ядро обменного фонда составляют издания НИИ СО РАН.
2.Комплектование фонда
2.1. Обменный фонд комплектуется из следующих источников:
—централизованное приобретение изданий СО РАН и изданий Сибирских издательств отделом комплектования отечественной литературой;
—лишние экземпляры изданий, поступающие в отделы комплектования
впроцессе текущего комплектования;
—непрофильные и малоценные издания для фондов ГПНТБ СО РАН, поступающие из Российской книжной палаты в порядке обязательного экземпляра (отбор осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке отбора непрофильной и малоценной литературы, получаемой ГПНТБ СО РАН);
—дублетные издания, исключаемые из фондов ГПНТБ СО РАН (издания поступают в обменный фонд с каталожной карточкой);
—дублетные и непрофильные издания из фондов библиотек НИИ СО РАН в виде карточной информации для перераспределения фондов;
—издания, отобранные из резервного фонда ОРФ и резервного фонда МКО в результате его редактирования (издания поступают с каталожной карточкой);
—дары учреждений, частных лиц (авторов).
2.2.Первичный и вторичный отбор отечественных изданий в обменный фонд и из него производится комплектаторами сектора заказа и распределения ОКОЛ.
2.3.Издания фонда учитываются в книге суммарного учета.
3.Структура и организация фонда
3.1.Обменный фонд Библиотеки является универсальным по своему составу; содержит книги, продолжающиеся и периодические издания на рус-
ском и иностранных языках (преимущественно на английском, немецком
ифранцузском).
3.2.Обменный фонд состоит из следующих частей:
—фонда отечественных изданий (книги и периодические издания);
—фонда иностранных изданий (книги и периодические издания).
38
3.3. В фонде применяются следующие системы расстановок:
—порядковая — для книг;
—алфавитно-хронологическая — для периодических изданий.
4.Использование фонда
4.1.Обменный фонд обеспечивает деятельность Библиотеки по ведению книгообмена с библиотеками различных ведомств для комплектования ее фондов и фондов библиотек НИИ СО РАН отечественными изданиями.
4.2.Структурные подразделения Библиотеки имеют право приоритетного отбора изданий из обменного фонда в целях:
—докомплектования своих действующих фондов;
—замены ветхих изданий в действующих фондах;
—докомплектования фонда библиотек НИИ СО РАН;
—докомплектования резервного фонда;
—международного книгообмена.
4.3.Обменный фонд ГПНТБ СО РАН используется для комплектования
идокомплектования действующих библиотек всех систем и ведомств.
4.4.Выдача изданий производится в порядке безвозмездной передачи или продажи.
4.5.Издания из фондов НИИ СО РАН выдаются и рассылаются фондодержателями.
4.6.Взаимосвязь обменного фонда с другими фондами Библиотеки осуществляется путем приема дублетных и непрофильных изданий из всех ее фондов, фондов библиотек НИИ СО РАН и фонда международного книгообмена.
4.7.В отдельных случаях, когда действующие фонды не могут удовлетворить читательский спрос по причине "занято", "нет на месте", издания обменного фонда выдаются в читальные залы, по МБА, на выставки литературы.
4.8.Издания, помещенные в "Указатель литературы обменных фондов библиотек", через год после опубликования указателя подлежат исключению из фондов путем продажи населению на основании Приказа Министерства культуры СССР № 341 от 23.08.88 и последующей сдачи невостребованной части в макулатуру.
5.Информация о фонде
5.1.Издания, предназначенные для перераспределения среди библиотек всех систем и ведомств, представлены в "Указателе литературы обменных фондов библиотек", БД "Указатель литературы обменных фондов библиотек" выставлена на сайте ГПНТБ СО РАН.
5.2.В обменном фонде ведутся следующие картотеки:
— алфавитная картотека книг и продолжающихся изданий на русском языке (карточки для картотек поступают в ОРФ в централизованном порядке из ЦНОД, в отдельных случаях описания составляются самостоятельно сотрудниками ОРФ);
39
—систематическая картотека книг и продолжающихся изданий на русском языке;
—регистрационная картотека журналов;
—картотеки изданий фондов библиотек НИИ СО РАН, предназначенных для перераспределения (хранятся в обменном фонде до включения их в "Указатель литературы обменного фонда ГПНТБ СО РАН").
6.Управление фондом
6.1.Управление фондом регламентировано Уставом ГПНТБ СО РАН, Положением о системе фондов ГПНТБ СО РАН, настоящим Положением, технологическими инструкциями Библиотеки и отдела.
6.2.Общее организационное руководство фондом осуществляется дирекцией ГПНТБ СО РАН.
6.3.Методическое руководство осуществляется советом по формированию фондов, комиссией по справочно-библиографическому аппарату, отделами комплектования и научно-методическим советом отдела комплектования отечественной литературой.
6.4.Административное руководство формированием, учетом, организацией, размещением и сохранностью фонда осуществляет заведующий отделом комплектования отечественной литературой, в ведении которого находится фонд.
6.5.Непосредственное руководство формированием, учетом, организацией, размещением, функционированием и сохранностью фонда осуществляет руководитель структурного подразделения.
ПОЛОЖЕНИЕ О РЕЗЕРВНОМ ФОНДЕ МЕЖДУНАРОДНОГО КНИГООБМЕНА
1.Общие положения
1.1.Фонд МКО является составной частью обменно-резервного фонда Библиотеки.
1.2.Резервный фонд является базой, обеспечивающей деятельность ГПНТБ СО РАН по обмену изданиями с зарубежными организациями, для комплектования ее фондов и фондов библиотек НИИ СО РАН зарубежной литературой.
1.3. Фонд имеет универсальный профиль, включая в себя вышедшие в Российской Федерации наиболее важные в научном, историческом и художественном отношении книги, журналы и продолжающиеся издания.
1.4. Фонд международного книгообмена является дублетным по отношению к действующим фондам Библиотеки. Он состоит на балансе ОКИЛ.
40